大數(shù)據(jù)視野下檔案業(yè)務(wù)流程再造方法研究

陳貞蓉

摘要：本文深刻研究了中國檔案多年的發(fā)展歷程，重構(gòu)檔案業(yè)務(wù)流程的含義。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展環(huán)境中，根據(jù)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，提出了重新建立包括大數(shù)據(jù)在內(nèi)的檔案業(yè)務(wù)程序的方法。其中包括方式優(yōu)化、流程簡化、流程具體化、信息化程度和員工職業(yè)素質(zhì)，提高我國的文檔服務(wù)，進(jìn)行升級(jí)改革，對(duì)檔案業(yè)務(wù)的收集、分布、存儲(chǔ)、提供促進(jìn)開發(fā)前流程大數(shù)據(jù)化的平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案業(yè)務(wù);流程再造

引言

隨著我國在國際上逐漸占據(jù)主動(dòng)地位，我國的軟實(shí)力發(fā)展也有一定的日程安排，檔案作為我國的基本資源，其地位日漸明顯，檔案事業(yè)應(yīng)當(dāng)按照國家的要求發(fā)展。綜合利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)，為傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行供應(yīng)商改革，優(yōu)化檔案收集、儲(chǔ)存、開發(fā)、服務(wù)功能，建立新型檔案管理業(yè)務(wù)，為現(xiàn)代社會(huì)的新價(jià)值需求要滿足。隨著檔案作業(yè)部門的努力，目前的檔案業(yè)務(wù)流程在重建過程中取得了很大的發(fā)展，但現(xiàn)階段的檔案業(yè)務(wù)流程仍然存在很多矛盾。要深入分析大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案業(yè)務(wù)的意義，提出大數(shù)據(jù)時(shí)代的流程升級(jí)措施，為國家大數(shù)據(jù)發(fā)展增添力量。

一、檔案業(yè)務(wù)流程重塑的涵義

（一）、檔案工作發(fā)展路程

不同時(shí)期，中國對(duì)國政、綜合國力、階段的要求不同，中國的檔案業(yè)務(wù)發(fā)展經(jīng)歷了三個(gè)時(shí)期，就是實(shí)體管理、信息管理和知識(shí)管理。這三個(gè)階段的管理方法、管理理念、管理程序各不相同。

實(shí)體管理最初主要分為收集、整理、感情、保管、統(tǒng)計(jì)、利用。之后隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也有了新的目標(biāo)和動(dòng)力，增加了搜索和研發(fā)兩個(gè)部分，隨著管理方法、管理理念、管理流程的變化，檔案管理工作進(jìn)入了新的階段。

現(xiàn)在的檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)沖擊了檔案管理原來的管理思考、管理方法、管理程序。為了適應(yīng)新時(shí)代的需求，檔案管理方法利用大數(shù)據(jù)思維方式進(jìn)行數(shù)字檔案管理，簡化管理程序，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)的供給方面改革。

（二）、探析檔案業(yè)務(wù)流程重塑涵義

重新建立檔案業(yè)務(wù)程序的意義始于美國。主要內(nèi)容是對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行庫存修改，為企業(yè)在各領(lǐng)域取得進(jìn)步打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這一概念傳入中國后，檔案管理系統(tǒng)也會(huì)按照這個(gè)概念對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行研討和創(chuàng)新。中國對(duì)當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)分析主要分為以下幾個(gè)方面：

（1）研究檔案業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)是什么，如何進(jìn)行，為什么進(jìn)行，學(xué)者認(rèn)可的是檔案業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)，包括管理事故、管理等級(jí)、管理內(nèi)容、管理規(guī)定在內(nèi)，直面大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。第一，要利用信息數(shù)據(jù)化進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)流程管理。第二，要提高員工的職業(yè)素質(zhì)，重新建立檔案業(yè)務(wù)流程，檔案分類更加協(xié)調(diào)，信息提取更加方便，有利于社會(huì)為國家提供服務(wù)。

（2）各行業(yè)重構(gòu)檔案業(yè)務(wù)流程的迫切性，企業(yè)檔案、學(xué)校檔案、環(huán)保檔案等幾個(gè)方面都試圖重構(gòu)檔案業(yè)務(wù)流程。從管理等級(jí)、管理內(nèi)容、管理事故、管理人員等幾個(gè)方面進(jìn)行研究，結(jié)果顯示，現(xiàn)代環(huán)境中檔案管理數(shù)量、項(xiàng)目、活動(dòng)之間的關(guān)系發(fā)生了變化，與檔案實(shí)體階段的檔案管理方法再也不適用，因此再進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)流程必須構(gòu)筑。

（3）檔案業(yè)務(wù)流程重構(gòu)的意義，在大數(shù)據(jù)時(shí)代重構(gòu)檔案業(yè)務(wù)流程時(shí)，應(yīng)充分尊重用戶的需求，作為出發(fā)點(diǎn)，重新規(guī)劃和修改檔案業(yè)務(wù)流程。從整體的局面出發(fā)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建將技術(shù)和服務(wù)合為一體的檔案業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)流程的穩(wěn)定有力運(yùn)行。

企業(yè)在檔案管理過程中，記錄了所有與文檔相關(guān)的方面，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)全面觀察檔案業(yè)務(wù)流程，對(duì)流程中出現(xiàn)的麻煩部分進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)流程再設(shè)計(jì)、利用問題進(jìn)行突破、創(chuàng)新推進(jìn)提高檔案管理工作效率，切斷大眾對(duì)信息知識(shí)的提高要求，提高企業(yè)在社會(huì)上的知名度，維護(hù)企業(yè)運(yùn)營效率，在市場上利用信息科技研發(fā)的檔案業(yè)務(wù)管理軟件由于大量的出現(xiàn)，檔案業(yè)務(wù)管理具備了足夠的大數(shù)據(jù)應(yīng)用環(huán)境，促進(jìn)了檔案業(yè)務(wù)管理和大數(shù)據(jù)的深入融合。

（三）、檔案業(yè)務(wù)流程重塑在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的對(duì)策研究

重新建立檔案業(yè)務(wù)流程，就是檔案管理工作應(yīng)供給方進(jìn)行結(jié)構(gòu)性改革的實(shí)踐。主要是檔案內(nèi)容管理程序管理方式。從管理者等幾個(gè)方面入手，堅(jiān)持以群眾為本、以創(chuàng)新為動(dòng)力的原則，根據(jù)管理檔案業(yè)務(wù)過程中存在的弊病，提高管理內(nèi)容的整理效率，簡化檔案管理人員，將重復(fù)的工作簡單化，將工作流程切實(shí)應(yīng)用于實(shí)際情況，員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)起著關(guān)鍵作用，對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，使員工熟悉檔案業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)流程，并對(duì)供應(yīng)商結(jié)構(gòu)上的應(yīng)對(duì)改革的要求。

二、改變傳統(tǒng)觀念，提高檔案管理工作質(zhì)量

檔案管理者要改變傳統(tǒng)觀念，提高對(duì)檔案整理工作的重視度，學(xué)習(xí)新知識(shí)，引入先進(jìn)的管理理念，在新的時(shí)期適應(yīng)檔案管理部門發(fā)展的要求，檔案保管企業(yè)要改變傳統(tǒng)的管理改革體系領(lǐng)導(dǎo)要改革管理理念，做好對(duì)員工的工作培訓(xùn)。營造良好的工作氛圍，提高員工的技能水平，提高員工的責(zé)任感和創(chuàng)新意識(shí)，明確分工，盡職盡責(zé)，上級(jí)做好監(jiān)督管理工作，做好資源分配工作，做好工作改變模式，提高員工素質(zhì)，才能保證檔案管理質(zhì)量。

三、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的技能水平與專業(yè)素質(zhì)

檔案管理者的素質(zhì)直接影響了檔案的保管、開發(fā)和利用的效率，檔案業(yè)務(wù)對(duì)檔案管理者具有堅(jiān)定的政治素質(zhì)，貫徹“保守秘密，依法治理檔案”的行為準(zhǔn)則，并貫徹檔案的開發(fā)和利用業(yè)務(wù)要積極，檔案管理工作量大，周期長，單調(diào)乏味，服務(wù)質(zhì)量容易下降，在實(shí)際工作中樹立“熱愛崗位，尊重工作，服務(wù)第一”的思想，以文書管理人要熱愛自己的工作，忠實(shí)于工作，有較高的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，細(xì)致的工作態(tài)度和服務(wù)精神，加強(qiáng)對(duì)檔案員工的教育，不斷加強(qiáng)教育，結(jié)合學(xué)習(xí)和使用，根據(jù)需要，要實(shí)施教育，遵守實(shí)效方針。對(duì)檔案管理者要進(jìn)行多元化、全方位的教育，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，使他們熟悉、熟練地操作檔案的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，提高專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，同時(shí)提高檔案管理者隨著時(shí)代的發(fā)展趨勢，需要根據(jù)新情況的要求，努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作功能，面對(duì)電子文檔的大量增加和信息媒介的多樣化，檔案管理者能夠掌握這些新的知識(shí)和新的業(yè)務(wù)，并掌握綜合實(shí)踐能力，要提高。

四、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

檔案業(yè)務(wù)現(xiàn)代化是指將檔案的記錄、存儲(chǔ)、整理、加工、探索、傳達(dá)等工作過程用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行裝備，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)手段的現(xiàn)代化，廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、微型技術(shù)、聲音影像技術(shù)同時(shí)，利用電腦進(jìn)行檔案檢索、目錄編制、倉庫管理、閱覽管理和各種統(tǒng)計(jì)工作，有機(jī)地結(jié)合計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化的微型技術(shù)、通信技術(shù)，有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。

現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用不完善，建立檔案信息資源共享意識(shí)，建立設(shè)施，加快設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的應(yīng)用速度，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化工作水平，快速配置檔案管理現(xiàn)代化所需的電腦、光盤記錄機(jī)、高速掃描儀、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，加快CD技術(shù)、利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，起到檔案管理軟件輔助作用，加快檔案信息數(shù)的字體化處理速度，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高查詢效率，節(jié)約搜索時(shí)間，保證搜索的準(zhǔn)確性，提高檔案的安全性讓其完成并確保檔案的完整性。

五、采取雙套模式，構(gòu)建手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系

這里所說的雙組模式是指檔案管理機(jī)構(gòu)將紙檔案、電子檔案“雙套”同時(shí)進(jìn)行管理的模型，由于存儲(chǔ)媒體的不穩(wěn)定性，電子檔案的完整性和真實(shí)性大大降低，電子檔案的載體都將重新編制性由于對(duì)電子信息的復(fù)制和修改變得非常簡單，因此很難確保電子檔案的真實(shí)性和援助，過度依賴電腦設(shè)備，導(dǎo)致信息的真實(shí)性和完整性嚴(yán)重缺失，如果電腦出現(xiàn)硬件故障或硬件故障。當(dāng)病毒發(fā)生時(shí)，整個(gè)檔案信息系統(tǒng)會(huì)癱瘓，存儲(chǔ)的檔案也會(huì)消失，另一方面，隨著檔案數(shù)據(jù)數(shù)量的不斷增加，各地區(qū)的文檔倉庫日益豐滿。隨著時(shí)代的發(fā)展，紙檔案已經(jīng)陳舊退化，急需新技術(shù)的開發(fā)和利用，隨著現(xiàn)代信息的載體和記錄方式的多樣化，許多活動(dòng)記錄不再使用紙型。這是現(xiàn)代檔案管理必須隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展的。

檔案管理的現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)不是能在短時(shí)間內(nèi)完成的，而是需要一個(gè)過程。在此過程中，手工作業(yè)與現(xiàn)代化管理將共存，比如檔案管理的基礎(chǔ)作業(yè)，比如壓縮檔案管理和檔案基礎(chǔ)材料的收集、情感，整治等主要是由手工作業(yè)來完成的，對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化，不提及的話，就要完全放棄傳統(tǒng)的手工作業(yè)，因此，我們?cè)诜e極引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)的同時(shí)，注重傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，重視傳統(tǒng)技術(shù)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合，避免因電腦硬件或軟件而產(chǎn)生的危險(xiǎn)導(dǎo)致檔案丟失或惡意刪除。

六、重視規(guī)范化，完善檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)和體系

為了防止在檔案管理工作中出現(xiàn)無法跟上的混亂局面，檔案管理業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化首先實(shí)現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化管理，檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化是最好的文檔業(yè)務(wù)質(zhì)量建立書籍，保證最好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，同時(shí)也是推動(dòng)檔案理論研究和發(fā)展的重要手段，在制定檔案標(biāo)準(zhǔn)的過程中，從系統(tǒng)中獲得一致認(rèn)可，為發(fā)展提供有利的條件和機(jī)會(huì)同時(shí)，檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定必須接受相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，充實(shí)地發(fā)展檔案管理學(xué)的內(nèi)容。

通過制定檔案管理業(yè)務(wù)的組織標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來引導(dǎo)檔案管理工作更加科學(xué)地進(jìn)行，順利地進(jìn)行檔案管理工作，在檔案管理業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化過程中，現(xiàn)代化的設(shè)備、現(xiàn)代化技術(shù)方法都是現(xiàn)代化思想，擁有的人要掌握并運(yùn)用。目前由于檔案管理者的知識(shí)素質(zhì)，無法充分發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的作用，還有一些檔案管理部門的現(xiàn)代化設(shè)備還沒有發(fā)揮足夠的作用，甚至處于閑置狀態(tài)，關(guān)鍵是管理者的素質(zhì)問題，所以較高的知識(shí)建設(shè)具有素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力素養(yǎng)的檔案管理組是檔案業(yè)務(wù)現(xiàn)代化的基本保障。如果沒有這樣的球隊(duì)，就不能說現(xiàn)代化。

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