人才流動(dòng)背景下人事檔案管理的完善對(duì)策

摘要：人才流動(dòng)的發(fā)展可以有效帶動(dòng)市場(chǎng)中人力資源的良好整合，但同時(shí)人才流動(dòng)中的不科學(xué)因素也會(huì)給人事檔案管理造成一定限制?；诖?，本文對(duì)人才流動(dòng)背景下的人事檔案管理展開探討，并提出了完善信息數(shù)據(jù)庫(kù)、提升建檔、管檔的規(guī)范性、優(yōu)化留人放人問題處理以及提升人事檔案科學(xué)化管理水平等有效策略。

關(guān)鍵詞：人才流動(dòng);人事檔案管理;完善對(duì)策

引言：社會(huì)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的發(fā)展帶動(dòng)了就業(yè)環(huán)境的明顯轉(zhuǎn)變，其中人才流動(dòng)的速度與規(guī)模均在不斷提升，這給人事檔案管理工作造成了一定的困難;同時(shí)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革也針對(duì)人事檔案管理提出了更多的問題。因此，有必要不斷加強(qiáng)人事檔案管理工作的相關(guān)研究，進(jìn)而促進(jìn)人事管理系統(tǒng)的完善以及管理水平的提升。

一、人才流動(dòng)對(duì)于人事檔案管理的意義

在現(xiàn)階段的發(fā)展進(jìn)程中，人才是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中最重要的資源之一，進(jìn)而直接影響了企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的綜合水平。據(jù)調(diào)查顯示，人才流動(dòng)更愿意產(chǎn)生于競(jìng)爭(zhēng)激烈的企業(yè)和行業(yè)中，同時(shí)科學(xué)的人才流動(dòng)也有利于員工價(jià)值的不斷開發(fā)。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的不斷完善，國(guó)家越來越重視人才流動(dòng)的發(fā)展規(guī)律，進(jìn)而在原有的基礎(chǔ)上不斷采取相應(yīng)的宏觀調(diào)控實(shí)現(xiàn)對(duì)人才資源的合理調(diào)配。另外，為進(jìn)一步消除人才流動(dòng)的制約條件以及提升人力資源市場(chǎng)的運(yùn)轉(zhuǎn)力，應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)人才流動(dòng)的科學(xué)性的正確認(rèn)識(shí)，有效推進(jìn)人力資源從計(jì)劃配置到市場(chǎng)配置的轉(zhuǎn)變，帶動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的整體發(fā)展。

二、人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來的問題

（一）重檔現(xiàn)象十分常見

隨著人才資源競(jìng)爭(zhēng)的不斷激烈，部分企業(yè)為促進(jìn)自身發(fā)展通過強(qiáng)行扣留員工人事檔案的方法達(dá)到留住人才的目的，針對(duì)這一問題，政府出臺(tái)了相關(guān)人才允許重新建檔進(jìn)而促進(jìn)人才流動(dòng)的新政策。然而，檔案的重復(fù)建立大大增加了人事檔案管理的工作負(fù)擔(dān)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展壓力也在逐漸增大，進(jìn)而對(duì)企業(yè)的后續(xù)發(fā)展帶來不利影響。

（二）人事檔案管理局面混亂

在人才流動(dòng)規(guī)模日益增加的基礎(chǔ)上，人事檔案集中管理的難度也在隨之提升，尤其是人事檔案交接管理混亂已經(jīng)成為了相關(guān)工作人員急待解決的問題。同時(shí)，目前關(guān)于人事檔案管理移交的政策制度不夠完善，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案在交接時(shí)很容易出現(xiàn)原材料流失、造假行為難以考證的問題，造成了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中人才資源流失的現(xiàn)象。

（三）人事檔案失效嚴(yán)重

隨著用人制度和就業(yè)觀念的不斷轉(zhuǎn)變，企業(yè)在進(jìn)行人才招聘時(shí)更會(huì)更多地關(guān)注其實(shí)際專業(yè)應(yīng)用能力以及內(nèi)在價(jià)值，這也會(huì)造成應(yīng)聘者在遞交相關(guān)簡(jiǎn)歷信息以后企業(yè)不會(huì)過多地重視其上的內(nèi)容。在這樣的情況下，企業(yè)不會(huì)要求應(yīng)聘者提交個(gè)人人事檔案，這也在一定程度上提升了跳槽現(xiàn)象的發(fā)生概率，刺激了“棄檔”問題的產(chǎn)生[1]。

三、人才流動(dòng)背景下規(guī)范人事檔案管理的有效策略

（一）完善信息數(shù)據(jù)庫(kù)

建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)信息的查詢與處理是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)與促進(jìn)人事檔案管理工作發(fā)展的有效途徑，而加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立工作主要可以從以下三方面入手：首先是要使用統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建軟件，信息處理軟件的使用不僅關(guān)乎于使用習(xí)慣的選擇，對(duì)最終的數(shù)據(jù)庫(kù)建立效果也會(huì)起到很大的影響。使用不同的軟件不僅在操作方法上存在差異，也極易引發(fā)文件相互不兼容以及信息亂碼問題的出現(xiàn)，而人事檔案相關(guān)信息數(shù)量龐大，一旦出現(xiàn)問題則會(huì)大大增加相關(guān)工作人員的工作壓力。因此應(yīng)選擇兼具實(shí)用度和兼容性的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，從而在保障信息數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上促進(jìn)人事檔案管理信息化的不斷發(fā)展。其次是在進(jìn)行信息記錄的過程中應(yīng)對(duì)其反復(fù)核查，從而確保人事檔案信息的正確性和完整性，信息錄入之后還應(yīng)進(jìn)行多次審查，以確保系統(tǒng)人才信息的準(zhǔn)確無誤。最后是應(yīng)用有效的安保措施，完善人事檔案的保護(hù)工作。一方面應(yīng)健全信息備份機(jī)制，確保一旦電子檔案正處于危險(xiǎn)狀態(tài)可以及時(shí)進(jìn)行有效的記錄復(fù)制;而另一方面要提升信息管理服務(wù)器的反黑客能力，避免因黑客的惡意攻擊而造成個(gè)人信息泄露問題的發(fā)生。

（二）提升建檔、管檔的規(guī)范性與合法性

建檔的規(guī)范性與管檔的合法性是提升人事檔案管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)條件，相關(guān)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行人事檔案管理的過程必須遵循集中統(tǒng)一管理的理念和原則，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員檔案管理的有效規(guī)范。在此過程中主要可以從兩個(gè)方面入手：第一是相關(guān)工作應(yīng)嚴(yán)格按照政策法規(guī)執(zhí)行，通過強(qiáng)有力的管控措施實(shí)現(xiàn)對(duì)人才流動(dòng)人員人事檔案的優(yōu)質(zhì)監(jiān)督與控制;同時(shí)對(duì)沒有科學(xué)開展人事檔案管理的單位給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰與行政處罰，進(jìn)而有效防范流動(dòng)人員人事檔案管理不合規(guī)問題的出現(xiàn)。第二是針對(duì)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)立相應(yīng)的歸檔制度和轉(zhuǎn)遞制度，對(duì)于相關(guān)的歸檔資料展開嚴(yán)格審查，著重提升人事檔案的管理質(zhì)量。而進(jìn)行人事檔案的轉(zhuǎn)遞時(shí)也應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，不僅要禁止流動(dòng)人員自帶檔案的現(xiàn)象，還要拒收不按照規(guī)范流程轉(zhuǎn)遞的人事檔案。

（三）優(yōu)化留人放人問題的處理方法

在人才市場(chǎng)當(dāng)中人才是十分自由的個(gè)體，每個(gè)人才都擁有著平等的自主選擇權(quán)利，因此每一個(gè)人都可以自由選擇是留在原單位還是去尋求更適合自己的平臺(tái)。因此企業(yè)在面對(duì)人才流動(dòng)時(shí)也應(yīng)充分尊重人才的選擇，遵循人才流動(dòng)規(guī)律，進(jìn)而正視放人留人的問題，促進(jìn)人才與企業(yè)自身的共同發(fā)展。很多時(shí)候的人才流動(dòng)是去探索更加廣闊的發(fā)展平臺(tái)進(jìn)而實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的進(jìn)一步提升，而如果新平臺(tái)提供了更高更豐厚的薪資待遇，則這也是流動(dòng)人員個(gè)人價(jià)值的最佳體現(xiàn)。每個(gè)人才都具備著實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值、提升人生高度的自我需求，因此在這樣的需求下，企業(yè)應(yīng)幫助人才順利解決工作項(xiàng)目交接以及勞動(dòng)合同期限未滿等問題，進(jìn)而快速辦理離職手續(xù)而不是將人才強(qiáng)行扣留，這樣不僅不會(huì)起到發(fā)揮人才效用的作用，而且還會(huì)使得企業(yè)形象受損。因此企業(yè)在面對(duì)人才流動(dòng)問題時(shí)應(yīng)給予人才足夠的理解與尊重，實(shí)現(xiàn)在留人和放人問題上的正確處理，有效為人才流動(dòng)提供積極的影響，提升單位本身的形象與口碑，并以此吸納更多的優(yōu)質(zhì)人才。

（四）不斷提升人事檔案科學(xué)化的管理水平

要想進(jìn)一步提升人事檔案科學(xué)化的管理水平主要應(yīng)從四個(gè)方面入手：一是加強(qiáng)人事檔案管理方式的培訓(xùn)，邀請(qǐng)人事檔案管理方面的專家在進(jìn)行宣傳講座，進(jìn)而樹立企業(yè)人員在管理上的新思維方式，最終促進(jìn)人才流動(dòng)的穩(wěn)定發(fā)展;二是加強(qiáng)對(duì)管理模式變的把控，有效掌握人事檔案管理科學(xué)化實(shí)踐過程中的方向調(diào)度，一旦偏離了原有的發(fā)展目標(biāo)應(yīng)及時(shí)更正并總結(jié)原因以致力于將人事檔案管理工作落到實(shí)處;三是加強(qiáng)人事檔案管理結(jié)果的考核與評(píng)估，將人事檔案管理工作納入到考核體系并定時(shí)展開抽查，對(duì)于缺少合理人事檔案管理的人員予以一定的出發(fā)。同時(shí)將考核項(xiàng)目與企業(yè)的實(shí)際情況相結(jié)合，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案工作的嚴(yán)格管理;四是提高人事檔案管理的信息化水平，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理軟件通過電子化方式實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化與有序化，進(jìn)而大大減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，提升整個(gè)企業(yè)的工作效率[2]。

總結(jié)：綜上所述，就業(yè)環(huán)境和人才市場(chǎng)的不斷變化推動(dòng)了人才流動(dòng)的快速發(fā)展，這也使得對(duì)應(yīng)的人事檔案管理工作需要做出一定改變以適應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境的變化。同時(shí)，人事管理檔案是人才流動(dòng)的基礎(chǔ)，因此必要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)階段其中出現(xiàn)問題的分析與研究，并提出積極有效的解決方案，以不斷促進(jìn)人才流動(dòng)機(jī)制的發(fā)展與提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱俊.新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].人才資源開發(fā)，2020（13）：87-88.

[2]張琳.關(guān)于企業(yè)人事檔案管理科學(xué)化的研究[J].陜西檔案，2020（04）：43-44.

作者簡(jiǎn)介：

朱作發(fā)（1990）男 漢 籍貫：天津 最高學(xué)歷：大學(xué)本科;目前職稱;研究方向：檔案。