編輯與作者雙向溝通模式探索

摘 要：編輯與作者的溝通出現(xiàn)在約稿、投稿、編校等多個(gè)環(huán)節(jié)中。編輯和作者進(jìn)行有效溝通，需要二者雙向努力。采用雙向溝通模式，不僅可提高編校質(zhì)量，促進(jìn)期刊良好發(fā)展，而且可縮短論文發(fā)表周期，有利于作者評(píng)定職稱(chēng)需要。雙向溝通可以提高雙方的工作效率，實(shí)現(xiàn)編輯與作者的共贏，本文給出的有效溝通策略可供編輯和作者參考。

關(guān)鍵詞：編輯；作者；雙向溝通模式

中圖分類(lèi)號(hào)：G232 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-8883（2020）07-0176-02

在期刊的選題策劃、編輯、校對(duì)及出版的復(fù)雜過(guò)程中，常常伴隨著編輯與作者的溝通。從論文投稿到論文發(fā)表，與出版社或編輯部密切接觸的是編輯。然而，溝通不及時(shí)或不恰當(dāng)，給作者和編輯雙方的心理都會(huì)帶來(lái)負(fù)性情緒，影響工作效率。對(duì)于作者而言，溝通不暢可能影響論文的如期發(fā)表；對(duì)于編輯而言，會(huì)影響期刊的形象和發(fā)展。良好的溝通是至關(guān)重要的，編輯和作者的溝通是二者的雙邊活動(dòng)，是語(yǔ)言、情感的雙向交流。時(shí)代變遷，編輯必須不斷地發(fā)展和提高溝通的技能，以便最大限度地與作者進(jìn)行有效的溝通。通過(guò)有效溝通，可獲取作者的好感，[1]進(jìn)而取得作者對(duì)本刊的認(rèn)同。隨后編輯主動(dòng)向作者約稿也成為了可能，讓作者樂(lè)意將優(yōu)質(zhì)稿源投到本刊，從而獲得更多高質(zhì)量的學(xué)術(shù)論文。[2]編輯與作者溝通時(shí)，應(yīng)換位思考，采用共情理論，雙向溝通。雙向溝通，即編輯與作者之間不是單向傳輸信息，而是互動(dòng)對(duì)話。筆者接下來(lái)從編輯和作者兩方面提出有效溝通的對(duì)策和建議。

一、從編輯角度分析與作者的溝通策略

（一）提高編輯素養(yǎng)，盡力做好服務(wù)

期刊編輯應(yīng)努力傳承精益求精的工匠精神，給作者提供更好的服務(wù)，這是作為編輯義不容辭的責(zé)任。[3]編輯與作者溝通時(shí)，應(yīng)該熟悉編輯業(yè)務(wù)知識(shí)。作者有時(shí)會(huì)質(zhì)疑論文表達(dá)沒(méi)有錯(cuò)，為什么還要修改，編輯應(yīng)從期刊規(guī)范的角度給作者進(jìn)行專(zhuān)業(yè)講解。當(dāng)作者打電話咨詢(xún)時(shí)盡可能做好答疑工作，有時(shí)候作者打電話來(lái)編輯可能正好忙著核紅或編輯稿件，就算這樣編輯也應(yīng)盡可能放下手里的工作，傾聽(tīng)作者的聲音，用心交流。在回答作者問(wèn)題時(shí)，一定要有耐心，應(yīng)盡量規(guī)避有情緒的字眼語(yǔ)言帶入溝通交流中，[4]不要讓作者感到編輯的業(yè)務(wù)知識(shí)不全面、不專(zhuān)業(yè)，這樣會(huì)影響作者對(duì)本刊的評(píng)價(jià)。在高校學(xué)報(bào)的作者群中有一定程度是本校的師生，有時(shí)候他們會(huì)直接到辦公室領(lǐng)雜志或是直接溝通稿件事宜。這樣面對(duì)面的溝通能夠感受對(duì)方的眼神及肢體語(yǔ)言，使溝通更通暢，更有效果。筆者曾接觸到本校的研究生的寫(xiě)作問(wèn)題，電話溝通了幾次都沒(méi)有結(jié)果，后建議學(xué)生直接到辦公室，給學(xué)生講解實(shí)例，作者明白了問(wèn)題所在。編輯事務(wù)工作比較多，當(dāng)作者主動(dòng)來(lái)咨詢(xún)問(wèn)題時(shí)應(yīng)放下手里的工作，認(rèn)真與作者面對(duì)面交流，盡力做好答疑工作。

（二）多種溝通方式并存

近年來(lái)，QQ及微信社交平臺(tái)給人們的交流和溝通帶來(lái)了極大的便利，但每個(gè)人依附的交流平臺(tái)不一樣。大多數(shù)編輯工作者喜歡使用QQ平臺(tái)，因?yàn)樗奖銈鬏斘募?。而有些作者不用QQ，只用微信，甚至兩者都不用，這類(lèi)作者還較多。因此，不能單一地只選擇一種交流方式與作者溝通，要針對(duì)不同的作者，選擇合理的溝通方式。筆者一般在專(zhuān)家初次審稿之后就會(huì)在稿件上方用醒目的字樣提醒作者需提供第一作者的QQ號(hào)或微信號(hào)，方便后期稿件聯(lián)系。加上作者的QQ號(hào)或是微信號(hào)的同時(shí)，最好注明好作者姓名及聯(lián)系電話，雖然已經(jīng)和作者有QQ或微信聯(lián)系方式，但也有可能作者沒(méi)有關(guān)注這些信息。如果該問(wèn)題比較重要，需要緊急處理，也可以及時(shí)打電話溝通，用簡(jiǎn)單的語(yǔ)句告訴作者有些問(wèn)題需要溝通，請(qǐng)看QQ或微信，這樣作者能盡快利用空余時(shí)間處理，也加快了修改速度。QQ或微信溝通的優(yōu)點(diǎn)是直觀，當(dāng)有些問(wèn)題不好用文字描述清楚的，直接在校對(duì)稿上批注好以拍照的形式發(fā)給作者，作者即使沒(méi)有看到原始稿件，修改起來(lái)也比較容易。在編輯工作時(shí)也可以通過(guò)語(yǔ)音留言的方式告訴作者，這也是一種快捷的溝通方式。

（三）合理轉(zhuǎn)達(dá)審稿意見(jiàn)

編輯是審稿專(zhuān)家和作者之間的紐帶，[5]專(zhuān)家的審稿意見(jiàn)有些比較委婉，有些比較鋒利，有些比較簡(jiǎn)單。編輯不能簡(jiǎn)單復(fù)制專(zhuān)家的審稿意見(jiàn)，應(yīng)該整理審稿專(zhuān)家的意見(jiàn)。審稿專(zhuān)家主要在宏觀上把握稿件的質(zhì)量、創(chuàng)新性及學(xué)術(shù)價(jià)值等，編輯還應(yīng)當(dāng)對(duì)全文進(jìn)行閱讀，根據(jù)自己所學(xué)的背景及編輯背景兩方面綜合考慮并提出具體的修改意見(jiàn)。修改意見(jiàn)在文章中以批注的形式說(shuō)明，這樣的形式呈現(xiàn)給作者，讓作者理解起來(lái)比較容易。

（四）及時(shí)歸納稿件共性問(wèn)題

編輯每天要看大量的稿件，可能有些問(wèn)題是作者普遍存在的，比如統(tǒng)計(jì)方法的描述不專(zhuān)業(yè)、三線表不規(guī)范、參考文獻(xiàn)基本格式、圖注問(wèn)題等，這些共性的問(wèn)題可以分類(lèi)建立答疑問(wèn)題Word文檔。為了方便作者修訂，可以提供一個(gè)三線表的基本模板，參照陳浩元等[6]總結(jié)的表格規(guī)范要點(diǎn)制作標(biāo)準(zhǔn)的三線表格，通過(guò)“表格的構(gòu)成”示例，作者一目了然。或?qū)⒈究寻l(fā)文章中的圖表截圖下來(lái)保存，這樣當(dāng)作者不清楚如何修訂的時(shí)候編輯能快捷地回應(yīng)，不僅能縮短溝通時(shí)間，還能讓作者滿意。

二、從作者角度分析與編輯的溝通策略

（一）手機(jī)里保存期刊的聯(lián)系方式

一般每個(gè)期刊的官網(wǎng)上都有期刊的聯(lián)系方式，或電話或郵箱。作者投稿時(shí)應(yīng)該主動(dòng)保存期刊編輯部的聯(lián)系電話，這個(gè)不起眼的行為可能會(huì)給后面稿件的處理帶來(lái)便利，減少誤會(huì)。稿件處理都有一定的周期，過(guò)一段時(shí)間，有些作者投的哪個(gè)雜志都忘記了。保存所投期刊社或編輯部的電話有兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)：一方面，過(guò)了一段時(shí)間，在不清楚稿件的處理狀態(tài)的情況下，作者方便咨詢(xún)；另一方面，當(dāng)編輯有事需要找你的時(shí)候，你不會(huì)以為是騷擾電話而掛掉，從而有效避免了誤會(huì)，縮短溝通時(shí)間。如果在同一段時(shí)間多投了幾篇，每篇文章所投的期刊要一一對(duì)應(yīng)，最好在電話本上做個(gè)標(biāo)記，以防編輯打電話來(lái)與你交流時(shí)茫然不知，或者不能對(duì)號(hào)入座。

（二）手機(jī)里保存論文的原始稿件

稿件處理周期各有不同，短的有幾周，長(zhǎng)的達(dá)幾個(gè)月。時(shí)間太長(zhǎng)，作者不一定能全部記住文章的內(nèi)容。筆者在給作者聯(lián)系時(shí)常常會(huì)遇到作者說(shuō)因在外地出差，沒(méi)有電腦不方便看文章全文的情況?，F(xiàn)在絕大多數(shù)工作者都是用的智能手機(jī)，在手機(jī)里看PDF文件或者是Word文檔比較方便，因此，作者在手機(jī)里不僅要保存期刊通訊錄，還應(yīng)該備份一份投稿論文的原始稿件。有些編輯也能理解臨床工作者工作繁忙，可能是抽中午休息時(shí)間給你打電話，但是如果作者身邊沒(méi)有原始稿件，溝通起來(lái)還是比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

（三）選擇合適的咨詢(xún)時(shí)間和問(wèn)題

編輯處理的稿件較多，作者應(yīng)該理解并認(rèn)同編輯工作，注意稿件咨詢(xún)的相關(guān)問(wèn)題要合理把握一個(gè)度。有些作者在投稿系統(tǒng)里投了文章，投稿時(shí)間不到一周，便打電話到編輯部咨詢(xún)：文章怎么還在初審狀態(tài)。有時(shí)也經(jīng)常接到這樣的電話內(nèi)容：稿子投了好久，現(xiàn)在不知道情況怎么樣了？每個(gè)雜志的審稿周期不同，在投稿時(shí)應(yīng)該對(duì)本刊的雜志有全面的了解。一般在期刊的官網(wǎng)上特別說(shuō)明了審稿時(shí)間、錄用周期。審稿專(zhuān)家一般都是兼職人員，他們?cè)诠ぷ鏖g隙抽空審稿。作者如要咨詢(xún)審稿進(jìn)度，一定不要太著急。如果是在線投稿，一般都能看到稿件處理狀態(tài)，如果確實(shí)時(shí)間比較久的應(yīng)當(dāng)請(qǐng)編輯查詢(xún)，找出原因。由于期刊的稿件數(shù)量較多，因此同名同姓的作者時(shí)常出現(xiàn)，為了確保準(zhǔn)確地對(duì)號(hào)入座，在查詢(xún)前需明確投稿文章的稿號(hào)，以便編輯查詢(xún)。

（四）稿件修訂及時(shí)并仔細(xì)作答

在工作中常常遇到文章的總體質(zhì)量比較好，為了搶占優(yōu)質(zhì)稿源，期刊一般會(huì)優(yōu)先錄用，后期再對(duì)稿件作進(jìn)一步完善和修訂。筆者在處理稿件過(guò)程中發(fā)現(xiàn)一個(gè)現(xiàn)象：稿件在錄用前作者修改的時(shí)效比錄用后強(qiáng)。有的文章一經(jīng)錄用，編輯讓作者再次修訂，與作者溝通不暢，[7]稿件遲遲不修回。如采編系統(tǒng)里已經(jīng)錄用后的文章，需要作者修訂時(shí)，一般都通過(guò)郵箱、QQ或是微信傳輸。然而，作者修改稿件時(shí)間大多都是晚上或是周末，而編輯通常是正常工作日上班。筆者整理稿件中發(fā)現(xiàn)有些作者一個(gè)月未修回，調(diào)查發(fā)現(xiàn)作者是在規(guī)定時(shí)間內(nèi)某天晚上通過(guò)QQ傳送了修改稿，但編輯查看電腦卻沒(méi)收到。究其原因，作者在晚上用QQ傳送的信息存在了編輯手機(jī)里而電腦上沒(méi)有顯示，編輯在第二天上班時(shí)查詢(xún)電腦QQ信息時(shí)，故存在查漏的情況。如果作者晚上修回的稿件，建議作者最好留言或抽空問(wèn)問(wèn)編輯是否收到稿件。另外，在修回的稿件中，作者容易把專(zhuān)家的意見(jiàn)刪除，這樣編輯只好打開(kāi)專(zhuān)家修改意義一一比對(duì)，才能知道修改得是否到位，所以作者在修改文章時(shí)，請(qǐng)勿刪除專(zhuān)家意見(jiàn)。如果對(duì)專(zhuān)家的意見(jiàn)有疑惑的地方，也可以作說(shuō)明，由編輯與專(zhuān)家再次溝通，但不要抱著僥幸心理，不回答專(zhuān)家意見(jiàn)或刪除，文章大概修改一下就返回來(lái)，這樣只會(huì)增加修改時(shí)間，增加編輯的工作，讓編輯反感。

三、結(jié)語(yǔ)

由于工作時(shí)間、工作性質(zhì)、工作角色不同，編輯和作者之間的溝通需要雙向調(diào)節(jié)。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，編輯與作者的溝通方式已發(fā)生了巨大變化，編輯需用好“互聯(lián)網(wǎng)+”新技術(shù)，[8]不能采用單一的溝通方式，應(yīng)合理選用手機(jī)、郵件、微信、QQ，多種溝通方式并存。編輯應(yīng)理解作者，在非上班期間也盡可能為作者答疑。另外，編輯要不斷擴(kuò)充自己的知識(shí)儲(chǔ)備，不斷總結(jié)編校中作者的共性問(wèn)題，踐行“標(biāo)準(zhǔn)化”的工匠精神，以直接明了的方式讓作者修訂，縮短作者修改論文的時(shí)間。作者也應(yīng)該理解編輯工作的繁雜，了解期刊的審稿周期并保存期刊的聯(lián)系方式。當(dāng)編輯和作者彼此之間用心溝通，互相多一分理解、多一份信任，相信編輯和作者會(huì)取得雙贏，縮短編修時(shí)間及稿件進(jìn)程，提高期刊質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊秀芳.圖書(shū)編輯如何與作者進(jìn)行有效溝通[J].科技傳播，2019，11（17）：193-194.

[2] 李靜，游蘇寧.回歸本源：論新時(shí)期科技期刊編輯的基本素養(yǎng)[J].編輯學(xué)報(bào)，2017，29（3）：210-213.

[3] 游蘇寧.把優(yōu)秀論文刊登在祖國(guó)的期刊上：科技期刊編輯的時(shí)代使命[J].編輯學(xué)報(bào)，2017，29（1）：1-4.

[4] 張琳，劉曉涵.提高科技期刊編輯與作者溝通效率的研究[J].編輯學(xué)報(bào)，2017，29（1）：17-20.

[5] 李曉波，宋勝合，周銳.如何有效避免科技期刊論文的反復(fù)退修[J].編輯學(xué)報(bào)，2016，28（6）：553-555.

[6] 陳浩元，王媛媛.科技學(xué)術(shù)期刊使用《學(xué)術(shù)出版規(guī)范表格》的要點(diǎn)提示[J].編輯學(xué)報(bào)，2019，31（4）：386-390.

[7] 祁麗娟.編輯評(píng)審意見(jiàn)在科技期刊論文評(píng)審中的應(yīng)用[J].編輯學(xué)報(bào)，2017，29（S1）：22-23.

[8] 游蘇寧，陳浩元，冷懷明.砥礪前行 實(shí)現(xiàn)科技期刊強(qiáng)國(guó)夢(mèng)[J].編輯學(xué)報(bào)，2018，30（4）：331-336.

作者簡(jiǎn)介：周紅利（1983—），女，四川宜賓人，研究生，碩士，編輯職稱(chēng)，研究方向：期刊出版。