法院訴訟檔案信息化建設(shè)的困境與對(duì)策研究

王瑋?張俊

摘要：訴訟檔案作為法院發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)十分重要的構(gòu)成內(nèi)容，對(duì)于法院各項(xiàng)工作的推進(jìn)有著十分重要的意義。與其他類(lèi)型的檔案相比，法院訴訟檔案有著自身鮮明的特點(diǎn)，文章在此基礎(chǔ)上結(jié)合實(shí)際情況對(duì)法院訴訟檔案的特點(diǎn)以及管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，同時(shí)結(jié)合其中存在的一些問(wèn)題提出了幾點(diǎn)有效的建議，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：法院;訴訟檔案;信息化;建設(shè);路徑

一、引言

檔案工作對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展有著十分重要的作用，它記錄了單位的歷史進(jìn)程，能夠?yàn)閱挝唤窈蠊ぷ鞯拈_(kāi)展提供良好的根據(jù)。法院訴訟檔案作為人民法院在審判活動(dòng)中的重要依據(jù)，主要是訴訟當(dāng)事人與訴訟參與人根據(jù)相關(guān)的法律在共同進(jìn)行的訴訟活動(dòng)中形成的，這個(gè)過(guò)程中形成的訴訟檔案對(duì)于整個(gè)訴訟活動(dòng)的開(kāi)展具有較大的參考與利用價(jià)值，因此做好訴訟檔案的立卷與歸檔保存工作有利于對(duì)訴訟信息作出最原始與最全面的記錄。法院的訴訟檔案作為國(guó)家發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)最為重要的專(zhuān)業(yè)檔案真實(shí)的對(duì)法院的審判以及其他各項(xiàng)工作作出了記錄，隨著信息與數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展訴訟檔案的管理形式越來(lái)越多元化，為了提升訴訟檔案的管理水平，將先進(jìn)的信息技術(shù)融入其中是十分有必要的。

二、訴訟檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

訴訟檔案作為法院受理訴訟案件過(guò)程中形成的專(zhuān)業(yè)檔案與其他形式的檔案有著明顯的區(qū)別，一方面表現(xiàn)作為訴訟檔案通常情況下都是以案件為單位成套性的形成的，檔案的編號(hào)是根據(jù)年度、類(lèi)別以及與之相關(guān)的案件的序列號(hào)來(lái)進(jìn)行編排的。每一卷的檔案都對(duì)案件辦理過(guò)程進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，信息真實(shí)并且全面。另一方面訴訟檔案具備特定的法律效力，由于訴訟檔案對(duì)這項(xiàng)訴訟活動(dòng)進(jìn)行了記錄，因此訴訟檔案中的一些筆錄等信息具有一定的不可替代性，如果不是根據(jù)法定程序不能夠擅自銷(xiāo)毀，需要通過(guò)嚴(yán)格的程序來(lái)進(jìn)行辦理。此外，訴訟檔案形成的時(shí)間往往跨度較大，具有很強(qiáng)的實(shí)效性，在后期各項(xiàng)工作的開(kāi)展過(guò)程中社會(huì)利用率極高，這也是訴訟檔案的一個(gè)重要特點(diǎn)。

從目前訴訟檔案的主要管理方式來(lái)看，法院的檔案管理部門(mén)已經(jīng)在管理檔案的過(guò)程中逐漸形成了符合自身發(fā)展的管理體系，訴訟檔案在送到法院的檔案管理部門(mén)之后由專(zhuān)業(yè)檔案工作者進(jìn)行檢查并且收檔，并且按照相應(yīng)的序列號(hào)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)保管。外部人員調(diào)取檔案需要嚴(yán)格按照相關(guān)流程進(jìn)行查閱和利用，申請(qǐng)材料不完善的人員不得直接接觸訴訟檔案。從目前的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理作為作為一項(xiàng)工程浩大的任務(wù)管理人員所承擔(dān)的責(zé)任也是十分重大的，因此很多法院大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)來(lái)管理檔案，方便了不同部門(mén)的查檔需要，提升了訴訟檔案的管理效率。

三、訴訟檔案信息化建設(shè)面臨的困境

目前法院檔案在推進(jìn)信息化建設(shè)的過(guò)程中已經(jīng)取得了一定的效果，但是在具體的實(shí)施環(huán)節(jié)依舊存在一些問(wèn)題：一是檔案數(shù)字化管理還不夠統(tǒng)一，不同地區(qū)的檔案管理數(shù)字化進(jìn)程具有一定的差異性，有些大院調(diào)閱卷宗的形式依舊停留在實(shí)體查找的階段，不利于工作的開(kāi)展。同時(shí)由于信息軟件的開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)不夠統(tǒng)一，不同的法院在開(kāi)展電子化管理的過(guò)程中往往“各自為政”，這種管理方式給跨地區(qū)的訴訟檔案信息共享增加了難度;二是檔案數(shù)字化管理具有一定的專(zhuān)業(yè)性，但是對(duì)于訴訟檔案數(shù)字化工作人力、物力投入難以得到有效的保障，有些檔案需要電子掃描，周期長(zhǎng)設(shè)備落后，需要投入大量資金，這也是制約法院檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)瓶頸;三是訴訟檔案管理需要進(jìn)一步提升安全質(zhì)量，作為機(jī)密文件訴訟檔案一旦丟失帶來(lái)的損失十分嚴(yán)重，目前黑客技術(shù)不斷翻新，各種病毒更新迅速，在此形式下如何保障電子檔案的安全性也成為制約訴訟檔案管理的一大障礙。

四、完善法院訴訟檔案信息化管理工作的對(duì)策建議

（一）樹(shù)立信息化訴訟檔案管理意識(shí)

要想加快訴訟檔案的信息化建設(shè)首先需要相關(guān)工作人員從意識(shí)和觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，例如某法院為了加快自身信息化建設(shè)，在構(gòu)建信息化訴訟檔案系統(tǒng)的過(guò)程中借助公眾信息平臺(tái)以及動(dòng)員大會(huì)的形式向職工征集意見(jiàn)，同時(shí)宣傳了建設(shè)信息系統(tǒng)的必要性以及意義，讓職工們意識(shí)到了信息化建設(shè)給檔案工作所帶來(lái)的積極的變化，最大程度的提升檔案管理工作人員的信息化意識(shí)。員工在培訓(xùn)過(guò)程中結(jié)合實(shí)際情況，總結(jié)出了經(jīng)驗(yàn)，為法院訴訟檔案管理工作提出了諸多的可信性建議，同時(shí)也為后期的檔案管理創(chuàng)新打下了良好的基礎(chǔ)。此外，法院還需要培養(yǎng)更多的信息化檔案管理人才，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，法院訴訟檔案具有更強(qiáng)的技術(shù)性與綜合性，因此開(kāi)展信息化建設(shè)以高素質(zhì)人才為依托。法院需要進(jìn)一步對(duì)檔案管理人員進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，鼓勵(lì)職工進(jìn)行自我建設(shè)，借助職業(yè)技能大賽等相關(guān)技術(shù)活動(dòng)來(lái)考察職工技術(shù)與理論知識(shí)的掌握程度，同時(shí)給予專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才以豐富的獎(jiǎng)勵(lì)與工作支持，全面推動(dòng)訴訟檔案的高效發(fā)展。

（二）制定信息化訴訟檔案管理規(guī)程

信息化訴訟檔案不但需要先進(jìn)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，同時(shí)還需要完善檔案管理規(guī)程只有這樣才能對(duì)信息化工作的方法以及流程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范。管理規(guī)程主要包含兩個(gè)模塊的內(nèi)容，一個(gè)是對(duì)信息化訴訟檔案本身的要求，需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案，將信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)需要包含相應(yīng)的項(xiàng)目以及具體分類(lèi)形式以及編碼流程等等。除此之外還需要進(jìn)一步規(guī)范檔案查閱、調(diào)取環(huán)節(jié)的審批權(quán)限，根據(jù)不同系統(tǒng)來(lái)規(guī)定相應(yīng)的層次查閱和操作權(quán)限，這樣可以確保相關(guān)工作人員嚴(yán)格遵守工作流程;其次就是對(duì)檔案管理人員自設(shè)行為進(jìn)行規(guī)范，嚴(yán)謹(jǐn)超權(quán)限行為，對(duì)于工作人員違規(guī)行為界定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分并納入到規(guī)程當(dāng)中，嚴(yán)懲故意泄露訴訟信息的行為。同時(shí)針對(duì)檔案的安全工作法院還可以聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行指導(dǎo)，并且定期進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)處理系統(tǒng)與實(shí)際工作不符的情況，從根源上杜絕法院訴訟檔案的丟失以及泄露現(xiàn)象，以保證法院訴訟檔案管理的技術(shù)安全。

（三）努力完善法院網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)

法院網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)行與建設(shè)是規(guī)范管理訴訟檔案的重要途徑，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行改造和升級(jí)能夠?yàn)樵V訟檔案的管理提供一個(gè)快捷安全的操作環(huán)境。訴訟檔案在錄入系統(tǒng)的過(guò)程當(dāng)中需要使用掃描儀以及相應(yīng)的數(shù)碼設(shè)備，因此法院需要據(jù)此來(lái)加大對(duì)硬件設(shè)施以及軟件系統(tǒng)更新方面的投入，保證訴訟檔案信息化的高效開(kāi)展。在實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)逐漸成為獲取資料數(shù)據(jù)的首要渠道，因此數(shù)據(jù)庫(kù)中資料的準(zhǔn)確與完整性十分重要。在建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及對(duì)目錄進(jìn)行分級(jí)編制的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將對(duì)原始資料的錄入工作并且作為重點(diǎn)進(jìn)行檢查。例如對(duì)于原始訴訟資料是否缺損以及排序是否混亂等問(wèn)題進(jìn)行重新檢驗(yàn)，對(duì)于存在的缺損的地方進(jìn)行補(bǔ)齊和整改，在保障原始資料質(zhì)量的基礎(chǔ)上展開(kāi)錄入工作。此外在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中系統(tǒng)面臨著較高的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，法院需要重點(diǎn)做好風(fēng)險(xiǎn)防御系統(tǒng)的構(gòu)建工作，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行更新與維護(hù)，并且安裝性能較高的殺毒軟件以及防火墻，借助賬號(hào)密碼來(lái)限制外部人員的登錄，同時(shí)根據(jù)相關(guān)工作人員的職能來(lái)對(duì)他們的操作進(jìn)行限定，借助安全防護(hù)系統(tǒng)杜絕惡意入侵和信息泄露的現(xiàn)象。

五、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，法院的訴訟檔案信息化依然成為大趨勢(shì)，要想提升訴訟檔案管理效果需要各級(jí)法院梳理其信息化建設(shè)的意識(shí)，借助完善的規(guī)程以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效提升，同時(shí)培養(yǎng)出更多的訴訟檔案管理人才全面推動(dòng)法院訴訟檔案信息化建設(shè)的高效開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]孫嵐. 基層法院檔案數(shù)字化之略見(jiàn)——基于法院訴訟檔案電子化管理視角[J]. 卷宗， 2019， 009（018）：46.

作者單位：江蘇省淮安市金湖縣人民法院