淺析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑

葉曉慶

摘要：醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院文化建設(shè)、迎接檢查、精細(xì)化管理等工作都具有重要意義。但是，目前醫(yī)院檔案管理在規(guī)范化流程、信息化建設(shè)、科學(xué)化利用等方面亟待加強(qiáng)，今后醫(yī)院檔案管理應(yīng)從信息應(yīng)用、專業(yè)隊(duì)伍、編研開發(fā)三方面進(jìn)行優(yōu)化，體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化、專業(yè)化、數(shù)字化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;優(yōu)化

一、醫(yī)院檔案管理的重要意義

（一）是醫(yī)院文化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要

文化貴在傳承，院史記錄著醫(yī)院的歷史發(fā)展足跡，傳承著醫(yī)院的文化基因，更為醫(yī)院今后的文化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，詳實(shí)、豐富的院史檔案是所有醫(yī)院的寶貴財(cái)富。每一份院史年鑒都承載著醫(yī)院先輩們艱苦的奮斗歷程，每一張病歷資料都再現(xiàn)了學(xué)術(shù)前輩們嚴(yán)謹(jǐn)?shù)尼t(yī)學(xué)態(tài)度，每一個(gè)聲像資料都記錄了醫(yī)院發(fā)展的文化沉淀。這些豐富繁重的院史檔案，為青年職工們種下了醫(yī)院文化的種子，為新時(shí)代醫(yī)院的文化建設(shè)提供寶貴經(jīng)驗(yàn)，激勵(lì)后輩們繼承發(fā)揚(yáng)醫(yī)院的價(jià)值理念和精神追求，開拓創(chuàng)新醫(yī)院發(fā)展的新篇章。

（二）是醫(yī)院迎接檢查的明確要求

近年來，醫(yī)院接受的公立醫(yī)院巡查、巡查式評(píng)審、專項(xiàng)領(lǐng)域重點(diǎn)督查等各項(xiàng)檢查日益增多，檢查范圍涉及醫(yī)院管理、黨風(fēng)廉政建設(shè)、經(jīng)濟(jì)管理等多方面的工作，其中查閱檔案是各類檢查的一項(xiàng)重要手段。醫(yī)院保存的原始檔案如院長(zhǎng)辦公會(huì)、黨委會(huì)會(huì)議記錄等，都是由當(dāng)事人原話詳細(xì)記錄，可以真實(shí)還原關(guān)鍵事件的決策過程。而財(cái)務(wù)憑證等重要票據(jù)都附有附有事件當(dāng)事人的簽名及印信等，也可以了解關(guān)鍵人物的具體信息。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保各項(xiàng)原始檔案完整長(zhǎng)久的保存具有十分重要意義。

（三）是醫(yī)院精細(xì)化管理的必然要義

隨著深化醫(yī)改的不斷推進(jìn)，公立醫(yī)院的加強(qiáng)精細(xì)化管理的需要日益迫切，這與醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、績(jī)效管理、學(xué)科建設(shè)、后勤運(yùn)營(yíng)都息息相關(guān)。醫(yī)院的綜合檔案范圍全面，包含醫(yī)療業(yè)務(wù)類、黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療科研類、設(shè)備儀器類、后勤基建類等，都可以為醫(yī)院的科學(xué)化建設(shè)提供了有利的依據(jù)。 在精細(xì)化管理的過程中，只有充分應(yīng)用醫(yī)院檔案，才能全面掌握、分析醫(yī)院的綜合情況。管理者既可以將醫(yī)院的綜合檔案進(jìn)行專題編研，與行業(yè)中領(lǐng)先的醫(yī)院進(jìn)行橫向?qū)Ρ?，與可以與本單位的前期數(shù)據(jù)進(jìn)行縱向?qū)Ρ?，全面分析?yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，提升醫(yī)院管理水平。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）規(guī)范化管理有待加強(qiáng)

檔案管理是一項(xiàng)科學(xué)性的管理工作，無論是檔案的鑒定、整理、保存，還是檢索、統(tǒng)計(jì)和利用等環(huán)節(jié)，都有標(biāo)準(zhǔn)的操作流程。但是，目前較多醫(yī)院未達(dá)到檔案管理的規(guī)范化要求。有的醫(yī)院未設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，僅把檔案管理的工作歸在行政辦公室等部門，對(duì)檔案管理的重要性和支持度不高;有的醫(yī)院檔案管理人員較少，專業(yè)性不足，缺乏系統(tǒng)的理論知識(shí)和工作方法;有的醫(yī)院檔案室設(shè)置不合理，空間狹小，未達(dá)到“五防”要求;有的醫(yī)院缺乏檔案管理的各項(xiàng)制度和預(yù)案，資料散存在各部門，存在文件丟失、破損的現(xiàn)象。

（二）信息化建設(shè)步伐滯后

檔案信息化、數(shù)字化具有調(diào)取方便、傳遞速度快、檔案資源利用率高等優(yōu)點(diǎn)，是醫(yī)院信息建設(shè)中重要內(nèi)容。近年來國(guó)家檔案局頒發(fā)了許多指導(dǎo)文件，如《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等，對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了明確要求。但是，由于許多醫(yī)院的檔案工作重視程度不夠，在整體醫(yī)院信息化建設(shè)過程中未將檔案信息化納入其中，導(dǎo)致綜合檔案管理網(wǎng)絡(luò)化無法推進(jìn)，大部分醫(yī)院仍然停留在紙質(zhì)保存、紙質(zhì)查閱的階段，數(shù)字化檔案室的建設(shè)停滯不前。一方面，部分醫(yī)院未配備掃描儀、計(jì)算機(jī)、微縮相機(jī)等重要設(shè)備，影響紙質(zhì)檔案的數(shù)字化錄入;另一方面，部分醫(yī)院在OA建設(shè)和重用中，存在重流轉(zhuǎn)輕歸檔的現(xiàn)象，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的全過程監(jiān)管。同時(shí)，部分醫(yī)院對(duì)電子文件的安全監(jiān)管重視不夠， 如光盤、移動(dòng)硬盤、錄音像帶等電子資料，存在泄密或存儲(chǔ)信息損壞的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（三）科學(xué)化利用程度較低

目前，許多醫(yī)院的檔案管理人員并未樹立跟蹤服務(wù)的理念，僅是將檔案進(jìn)行單一的保管儲(chǔ)存，并未對(duì)檔案資源進(jìn)行全面整合，檔案管理仍然停留在“封閉型”、“保管型”。如醫(yī)院的病歷資料豐富，但部分醫(yī)院科研處未充分利用，未從中提煉創(chuàng)作出高質(zhì)量的學(xué)術(shù)科研論文。而且，醫(yī)院作為醫(yī)療救治機(jī)構(gòu)，處在SRAS、新冠肺炎疫情等重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件的前線。詳實(shí)留存、全面記錄了醫(yī)院科學(xué)防控的全過程，不僅可以豐富醫(yī)院館藏，也可以為今后疫情防控、臨床診療、公共衛(wèi)生體系建設(shè)作出重要貢獻(xiàn)。但是，部分醫(yī)院在疫情爆發(fā)后未第一時(shí)間收集、編研檔案，難以對(duì)今后的疫情防控提供信息支撐。

三、醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化路徑

（一）注重信息應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

檔案數(shù)字化是醫(yī)院檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是信息融合一體化發(fā)展的基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)堅(jiān)持問題導(dǎo)向，做好信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。一是要將老舊檔案數(shù)字化，投入資金、人力、設(shè)備等全力打造數(shù)字化檔案室。將醫(yī)院檔案信息化納入HRP系統(tǒng)以及醫(yī)院互聯(lián)互通標(biāo)準(zhǔn)化成熟度建設(shè)。二是在新綜合檔案的收集上逐漸由雙軌制轉(zhuǎn)變?yōu)閱诬壷?，豐富數(shù)字檔案資源庫(kù)，為后續(xù)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)提供支撐。三是使用信息化技術(shù)，建立檔案管理信息化平臺(tái)。同時(shí)，應(yīng)充分利用信息化軟件對(duì)管理中存在的問題進(jìn)行分析，制作檢索需求曲線、問題分析曲線等。

（二）培養(yǎng)專業(yè)隊(duì)伍，體現(xiàn)高素質(zhì)

隨著檔案管理工作的發(fā)展，需要多舉措打造高素質(zhì)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，醫(yī)院檔案管理應(yīng)組織專職隊(duì)伍，確保專人管理。一是積極引進(jìn)專業(yè)人才，尤其是應(yīng)該引進(jìn)信息化、計(jì)算機(jī)專業(yè)、檔案管理專業(yè)人才，優(yōu)化工作人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)及年齡結(jié)構(gòu)。二是構(gòu)建豐富多元的長(zhǎng)期培訓(xùn)體系，可以通過外出參觀學(xué)習(xí)、專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)歷提升等方式，不斷拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域。三是采取檔案管理傳幫帶、崗位輪換等方式，暢通人力資源開發(fā)渠道，打造可持續(xù)人才隊(duì)伍。四是構(gòu)建檔案管理人才激勵(lì)機(jī)制，從晉升、薪資、福利等方面保障檔案管理人才的提升發(fā)展，注重個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展。

（三）加強(qiáng)編研開發(fā)，提升專業(yè)性

單純的整理歸檔已無法適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的要求，醫(yī)院檔案管理編研應(yīng)結(jié)合醫(yī)院中心任務(wù)，拓展選題范圍，凸顯醫(yī)療衛(wèi)生的專業(yè)特色。例如自貢市第四人民醫(yī)院在新冠疫情防控工作中，完整收集檔案資料，迅速開展檔案編研，編輯了《英雄的四醫(yī)院人戰(zhàn)役日記》繪畫版、文字版、書法版3套叢書，收錄了本院三批21名支援湖北人員的一線日記，為弘揚(yáng)抗疫精神提供了精品資料。同時(shí)，在全市舉辦了抗疫書畫作品展，大力彰顯了醫(yī)務(wù)人員救死扶傷、敬業(yè)奉獻(xiàn)的大愛精神。

作者單位：自貢市第四人民醫(yī)院