淺析高校二級學(xué)院行政秘書的工作現(xiàn)狀以及特點

馮曉雯

摘要：行政秘書是高校行政管理中的基層人員，需要具有較強的協(xié)調(diào)能力和組織能力，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種行政事務(wù)，完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各項事宜，是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手。就行政秘書的工作特點以及存在進行分析，以更好的為學(xué)院提供更加便捷、有效的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校二級學(xué)院行政秘書;工作;現(xiàn)狀;特點

一、高校行政秘書的崗位職責(zé)

現(xiàn)今高校行政秘書說白了，就是學(xué)院的“小管家”，沒有多大的權(quán)利，卻需要管人、管物、管錢，了解學(xué)院的現(xiàn)狀以及重要事件，以便隨時應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)提問以及為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考意見。[1]管人就是要做好各個部門的溝通橋梁，學(xué)院教職職工的考勤還有上級以及各部門吩咐的各種瑣事以及突發(fā)事件;管物就是要時刻關(guān)注學(xué)院的固定資產(chǎn)情況，知道各個固定資產(chǎn)的擺放地方以及狀況以及最學(xué)院的重要信息進行收集、保管、送存等;管錢就是等于是學(xué)院的財務(wù)，報賬、關(guān)注每個項目的進度，時刻向領(lǐng)導(dǎo)匯報學(xué)院的資金進度情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理學(xué)院的資金使用情況，時刻為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的財務(wù)信息。為了做好這個“小管家”需要行政秘書具有良好的溝通能力、應(yīng)變能力、工作細(xì)致細(xì)心、有專業(yè)的財務(wù)知識儲備和辦公軟件應(yīng)用能力等。

二、高校行政秘書的工作特點

1.輔助性

行政秘書是行政管理層的小助手，要注意領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，完成領(lǐng)導(dǎo)交代下來的任務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成學(xué)院日常管理工作以及根據(jù)自身對學(xué)院師生、財務(wù)等情況的了解給領(lǐng)導(dǎo)提供參考意見，必須做到不越位、不出錯。熟悉運用辦公軟件，以便于在短時間內(nèi)完成領(lǐng)導(dǎo)吩咐的任務(wù)以及上級要求的突發(fā)任務(wù)。自覺服從領(lǐng)導(dǎo)，在思想上與領(lǐng)導(dǎo)共振，在行動上與領(lǐng)導(dǎo)步調(diào)一致[2]。

2.廣泛性

行政秘書的工作內(nèi)容很廣泛，常常需要與院校各個職能部門、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、老師以及校外人員溝通交流。行政秘書不但服務(wù)于學(xué)院教師與領(lǐng)導(dǎo)，肩負(fù)著上傳下達(dá)的任務(wù)，保證學(xué)院工作的正常運行，身為行政秘書還涉及與各部門進行溝通的職責(zé)，是個領(lǐng)導(dǎo)與部門的“傳聲筒”。學(xué)院事情五花八門，需要有良好的溝通能力以及應(yīng)變能力，以應(yīng)付和處理一些特殊事件。所以需要加強自身的溝通交流能力，從而更好的與學(xué)校 各職能部門、學(xué)院師生協(xié)同配合，完成本職工作。

3.繁雜性[3]

行政秘書幾乎每天都面對著大量的工作，且大多時候是同一時間處理不同的大小事務(wù)，與不同的人員打交道，工作內(nèi)容繁瑣。以致于行政秘書每天上班就跟打仗似的，工作涉及到學(xué)院的方方面面，除了正常的日常任務(wù)，還有很多突發(fā)性的臨時任務(wù)，造成每天都有完不成的任務(wù)，整天埋頭苦干，不知道自己做什么事，做了什么事，但是就是忙忙忙，感覺永遠(yuǎn)做不完工作。

4.專業(yè)性

行政秘書是學(xué)院的財務(wù)，需要有專業(yè)的財務(wù)知識儲備以更好地完成學(xué)院財務(wù)咨詢、報賬、資金進度監(jiān)控等工作?，F(xiàn)今高校采用友財系統(tǒng)進行網(wǎng)報，需要有充足的財務(wù)知識儲備，熟悉財務(wù)系統(tǒng)的操作，對各項業(yè)務(wù)進行分類填報以及提供相應(yīng)的附件資料，對各筆業(yè)務(wù)進行認(rèn)真核對檢查，減少退單以及重復(fù)性工作。對于某些老師提出的關(guān)于報賬的問題，給予熱情的服務(wù)，專業(yè)性的回復(fù)，并引導(dǎo)他們順利完成報賬。

5.程序性

行政秘書處理微觀性事務(wù)性工作一般應(yīng)該按正常的辦事渠道，遵循一定的辦事程序 [4]。行政秘書在財務(wù)報銷工作、經(jīng)費申請、資產(chǎn)采購等工作時，為減少失誤、重復(fù)工作，需要熟悉國家以及學(xué)校的相關(guān)文件并按照規(guī)定的流程走程序。

三、高校行政秘書工作存在問題

1.工作任務(wù)重、職責(zé)不明確

現(xiàn)今，絕大部分高校教師都認(rèn)為行政秘書是個打雜、跑腿的，可有可無，但是學(xué)院大大小小的瑣事都要行政秘書完成。有些教師覺得某某事情就是行政秘書應(yīng)該做的，明明是自己的私事就經(jīng)常以沒有時間，行政秘書就應(yīng)該代勞完成，甚至只要沒有人愿意做的瑣碎事情，就是行政秘書的工作。做好了，那是職責(zé)范圍內(nèi)的，沒做好或者拒絕幫忙，就會引發(fā)大家的不滿，認(rèn)為服務(wù)態(tài)度不行、效率不高、沒認(rèn)真做事。就這樣，由于本身業(yè)務(wù)繁重，加上分工不明，行政秘書工作起來越來越難。

2.待遇偏低，人員流動性大

當(dāng)今高校的行政秘書，絕大多是引進人才的家屬或者是對外招聘的編外人員，對學(xué)院沒有歸屬感。編外人員待遇低，工作量大，形成付出與收獲不成正比，大大的打擊了行政秘書工作的積極性，大多同崗位的同事都是抱著“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)，每天做好領(lǐng)導(dǎo)吩咐的分內(nèi)事就好，或是騎牛找馬，以此為跳板，找到好點的就跳槽，造成了該崗位的人員流動相當(dāng)大。

3.工作不被重視，晉升空間少[5]

行政秘書的工作多而繁雜，涉及到學(xué)院的方方面面，有時候幾件事情一起做，總會有個輕重緩急，這時候有人就感覺自己被怠慢了，行政秘書服務(wù)不到位，甚至還會被投訴。沒有人做的事情，領(lǐng)導(dǎo)就讓你幫忙完成，最后就到這是你行政秘書的工作，工作多做了，領(lǐng)導(dǎo)不會記得，也不會重視。到了評職稱或者評這獎那獎的時候，行政秘書永遠(yuǎn)不在他們的考慮范疇內(nèi)，因為他們認(rèn)為這個是本職工作。目前對于行政秘書的工作性質(zhì)存在著一些片面的認(rèn)識，對其工作難度和強度往往不予重視。因此行政秘書普遍存在晉升機會渺茫，發(fā)展空間小等現(xiàn)狀。

四、結(jié)語

綜上所述，行政秘書在高校中扮演著十分重要的角色，是學(xué)院管理層的左右手，行政秘書的工作具有輔助性、廣泛性、繁雜性、專業(yè)性以及程序性，我們要在工作實踐中不斷積累經(jīng)驗，確實提高工作效率，通過不斷學(xué)習(xí)完善自我，提高抗壓能力和情緒管理能力，即使受到委屈，也不要逃避。同時還要學(xué)會管理自己的不良情緒，學(xué)會控制、調(diào)整自己的情緒。只有這樣才能更好地做好服務(wù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、及廣大師生的工作，為學(xué)校和院系的健康發(fā)展貢獻自己的智慧和力量。

參考文獻：

[1]尉曉君.淺析高校行政秘書工作現(xiàn)狀及建議[J].課程教育研究，2017，47—0013—02

[2]劉明偉.高校行政秘書教學(xué)秘書工作芻議[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2008，（6）：232.

[3]肖榮英.淺析高校二級學(xué)院行政秘書工作的特點和現(xiàn)[J].中國高校教育下旬刊

[4]盧如華 . 現(xiàn)代秘書行為引論 [M]. 電子工業(yè)出版社 . 2009（2）.

[5]唐素梅. 談?wù)剬Ω咝６墝W(xué)院行政秘書工作的幾點認(rèn)識[J].教育現(xiàn)代雜志. 2018.50.059