分析檔案安全保障管理機制的構建

高艷霞

摘要：檔案信息的安全保障是檔案管理的首要任務和檔案管理的管理目標之一。隨著信息化時代的快速進步，我國的檔案管理領域也引進了信息技術，信息技術的引進讓檔案管理更為便利，也加強了檔案信息的安全保障。但是目前我國檔案安全保障管理機制還很不健全，無法保證檔案信息的完全安全，而影響檔案信息安全的因素有很多，檔案管理人員要想有效的杜絕這些安全隱患，就要更加全面和完善的做好檔案安全保障工作，建立一個完善健全的檔案安全保障管理機制。

關鍵詞：檔案;安全保障;管理機制;構建對策

檔案是我國文化的一種體現(xiàn)形式，也是我國公民個人信息的儲存載體，但是由于如今有大部分的檔案管理工作者對檔案信息的安全保障不夠重視，導致檔案信息的安全越來越?jīng)]有保障，這樣很容易導致我國的公民信息泄露，進而造成嚴重的后果?；诖耍覈臋n案安全管理工作者有必要采取有效的手段來加強對檔案安全保障機制的建設和健全。檔案管理工作者要充分利用信息安全技術等現(xiàn)代化科學技術來加強對檔案信息管理的安全保障，為檔案的安全信息管理創(chuàng)造良好的環(huán)境，確保安全管理工作的順利進行。本文對影響檔案安全保障的因素做了簡要分析，重點探究了健全檔案安全保障管理機制的構建對策[1]。

一、影響檔案安全保障的原因分析

（一）社會原因

社會問題是影響檔案信息安全保障的因素之一。戰(zhàn)爭和我國的社會暴力等都會對我國的檔案安全管理造成不可抗拒的影響，而這些因素都可歸納為社會因素。另外，人文因素也會對檔案信息的安全保障管理機制造成一定的影響。經(jīng)調查顯示，我國的很多企業(yè)在整改、合并和破產的時候都會導致企業(yè)的檔案信息有一定的損壞或者流失。還有一個原因就是檔案在通過互聯(lián)網(wǎng)進行數(shù)字化建設時可能會遇到網(wǎng)絡黑客的襲擊，或者網(wǎng)絡病毒的破壞，進而導致我國數(shù)字化檔案的安全保障機制很容易被攻破，由此檔案信息就會泄露。

（二）環(huán)境影響

檔案保存的環(huán)境也會對檔案信息的安全保障機制造成一定的影響。如果檔案儲存的環(huán)境中存在有害物質，比如有害氣體、霉菌和強光等有害物質很容易讓光盤的表面造成污染，在系統(tǒng)無法完整的讀取光盤里儲存的信息，而有害氣體就容易腐蝕光盤，這些環(huán)境因素都會對儲存檔案的光盤造成一定的損壞。除此之外，檔案光盤的儲存環(huán)境里的溫度要適宜，太高的溫度和過低的溫度都會讓儲存檔案的光盤或者磁盤形狀發(fā)生變形，進而導致里面儲存的檔案信息遭到損壞。

二、檔案安全保障管理機制的構建對策

（一）建立完善的法律法規(guī)

要想保證檔案安全保障系統(tǒng)和檔案信息不被破壞，首先有關部門要制定檔案信息安全管理的相關法律法規(guī)，法律法規(guī)的建立是保證檔案安全保障管理機制順利有效運行的前提。完善且嚴謹?shù)姆煞ㄒ?guī)能夠讓檔案管理工作者端正自身的工作態(tài)度，能夠給他們在心理上的威懾。其次，在檔案管理人員在依據(jù)所制定的法律法規(guī)對檔案進行安全管理，對于損害檔案安全保障管理機制的人為因素，相關部門的管理人員要對這些違法人員進行嚴厲的懲罰，讓制定的檔案管理法律法規(guī)能夠發(fā)揮應有的價值。與此同時，相關檔案管理部門要加強檔案管理法律法規(guī)的普法性，加強對檔案管理人員的守法意識，讓他們更加熟練的了解和掌握相關法律知識。比如，檔案管理部門可以開展法律法規(guī)的普法講座，進而加強對法律法規(guī)的宣傳力度，讓檔案管理工作者在管理時能夠規(guī)范的做到嚴格守法，從而加強檔案信息的安全保障[2]。

（二）健全檔案管理監(jiān)督體系

在對檔案安全保障管理系統(tǒng)進行優(yōu)化和健全的過程中，檔案管理部門的工作人員要建立科學合理的檔案安全管理目標，然后再根據(jù)所制定的管理目標不斷的完善和健全檔案安全管理機制，以此增強檔案信息的安全性。除此之外，檔案管理相關部門還要建立一個健全的檔案安全管理監(jiān)督體系，健全的檔案安全管理監(jiān)督體系有利于加強對檔案管理的執(zhí)法力度以及對檔案管理監(jiān)督控制的力度，能夠為檔案安全保障管理機制的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。想要建立一個健全的監(jiān)督體系，光靠管理部門工作者的努力是遠遠不夠的，在此期間還要有國家權威立法機構的支持和幫助，這樣才能夠保證監(jiān)督機制的正規(guī)性和合法性。另外，檔案管理部門的所有工作人員要不斷的加強檔案管理安全意識，并且要細心嚴謹?shù)膱?zhí)行檔案安全管理制度，這樣才能夠有效的優(yōu)化檔案安全保障管理體系。

（三）定期對檔案管理進行風險評估

不論是什么性質的管理工作都存在一定的風險，檔案安全保障管理工作也是如此。因此，要想強化檔案管理機制的安全性，檔案管理部門的相關工作人員一定要定期對檔案的安全管理進行風險評估。影響檔案安全管理保障機制的因素有很多，如果檔案管理人員能夠對檔案安全管理工作進行適時的評估，就能夠有效的避免很多對檔案的安全性有影響的風險，能夠幫助儲存檔案信息的光盤或者磁盤減少不必要的損壞。比如，檔案管理人員首先要對檔案安全管理工作各個方面的實際情況有所了解，然后在根據(jù)實際情況對檔案存放的環(huán)境進行定時的風險評估。如果發(fā)現(xiàn)了安全隱患，管理人員要選擇正確的風險規(guī)避方式，及時的解決問題。對檔案安全管理工作進行風險評估能夠及時的發(fā)現(xiàn)對檔案信息安全保障機制造成影響個各種因素，并且及時規(guī)避[3]。

三、結束語

總而言之，健全我國檔案的安全保障管理機制是一項至關重要的任務，檔案管理部門要重視對我國檔案安全保障管理機制的構建，及時的發(fā)現(xiàn)檔案管理機制中存在的種種安全隱患，并且要將信息化的科學技術應用到對檔案安全保障管理機制的健全和完善工作中去，通過各種有效的構建手段來發(fā)揮信息技術在檔案管理工作中的意義和價值。此外，還要加強相關部門檔案管理人員職業(yè)水平和專業(yè)素養(yǎng)，進而確保檔案安全保障工作的有效開展，推動檔案安全管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

[1]金淑紅‘做好檔案安全保障體系建設的幾點想法[J].蘭臺內外，2019（27）：42.

[2]楊衛(wèi).試析強化檔案安全保障體系的建設要點[J].蘭臺內外，2019（20）：65-66.

[3]黃偉明.檔案信息安全體系建設思考[J].辦公室業(yè)務，2019（09）：43.