企業(yè)行政效能提升之信息化手段探索

高燕

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，國家建立健全應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段進行行政管理的制度，山西省制定了“以數(shù)字政府建設(shè)為牽引進一步優(yōu)化營商環(huán)境行動計劃”。本文淺析了企業(yè)在信息化行政管理趨勢中提升管理的必要性，探索了企業(yè)在行政管理中使用信息化手段提升效能的方法。

關(guān)鍵詞：行政效能;信息化;提升

一、企業(yè)行政效能定義

效能，是指事物所蘊藏的有利的作用。行政效能是行政主體在實施行政行為時，以較小的行政資源投入來實現(xiàn)最佳的行政工作目標(biāo)，達到資源配置的最優(yōu)狀態(tài)。具體到企業(yè)，就是企業(yè)在發(fā)展過程中，企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)規(guī)章制度以及企業(yè)行政行為的集合體。

企業(yè)行政管理工作是以企業(yè)的行政部門為中心，負責(zé)企業(yè)的行政事務(wù)和辦公事務(wù)，最終目標(biāo)是通過各種規(guī)章制度和措施使企業(yè)各部門之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使企業(yè)在運作過程中成為穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的整體，完成企業(yè)目標(biāo)發(fā)展任務(wù)。

二、潞安集團行政效能提升的信息化措施探索

潞安集團作為省屬國有企業(yè)，加強行政效能管理，直接關(guān)系著企業(yè)的切身利益以及轉(zhuǎn)型發(fā)展的大局。要想適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展，行政管理應(yīng)樹立現(xiàn)代化管理的觀念，必須完善行政管理制度，創(chuàng)新行政實施手段，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，全方位提升企業(yè)行政效能，使高質(zhì)效的行政效能成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展的有力輔助。為使潞安集團在信息化行政管理趨勢中把握機遇，以深化放管服效改革為指引，集團提出全面優(yōu)化行政質(zhì)效方案，建設(shè)一站式企務(wù)服務(wù)平臺，開展線上、線下審批服務(wù)。平臺通過線上和線下兩條渠道，開展行政服務(wù)和審批工作。線上建設(shè)依托集團現(xiàn)有OA平臺，平臺功能，增設(shè)兩個線上平臺：業(yè)務(wù)受理大廳信息化平臺、督辦平臺;線下設(shè)立業(yè)務(wù)受理大廳，設(shè)置一個指導(dǎo)中心：政務(wù)辦理指導(dǎo)中心。通過此三平臺一中心，原則上可實現(xiàn)“線上服務(wù)不跑腿、線下服務(wù)最多跑一次”，進而全面提高企業(yè)行政效能。

（一）業(yè)務(wù)受理大廳

業(yè)務(wù)受理大廳建立線下實體大廳和線上業(yè)務(wù)受理大廳審批平臺，受理各類審批事項。①整合梳理集團涉及審批事項的辦理流程、并向服務(wù)對象提供政策解釋;②接收駐外單位因地域原因不便辦理的事項;③接收涉及多部門協(xié)調(diào)辦理的事項;④接收主管部門不明確的事項;⑤提供政務(wù)辦理政策指導(dǎo)。

（二）OA辦公平臺

OA平臺充分利用網(wǎng)絡(luò)的智能化、快捷性、安全性等特點，實現(xiàn)企業(yè)辦公的高效便捷，提高企業(yè)行政效率。通過OA平臺可實現(xiàn)以下功能：1.公文流轉(zhuǎn)、跟蹤及查詢利用。公文管理是行政部門參與企業(yè)行政事務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營事務(wù)的核心體現(xiàn)。公文流轉(zhuǎn)中要加強公文處理流程的規(guī)范化，提高公文處理質(zhì)量和效率。公文的OA流轉(zhuǎn)實行流程化運作，可以做到嚴(yán)格把關(guān)、規(guī)范操作。充分利用OA平臺便捷的特點，大幅提高辦文效率，為各單位提供文件跟蹤查詢服務(wù)。另外，根據(jù)公文間的相互聯(lián)系、特征和保存價值對其進行分類整理，及時歸檔，保證公文電子檔案的完整。2.領(lǐng)導(dǎo)干部請假報備及公示。通過綜合辦公的“請假報備”板塊，各單位主要負責(zé)人工作日外出向集團請假，公休日離開本單位駐地向集團報備。3.車輛管理。對集團現(xiàn)有公務(wù)車輛進行信息化管理。

（三）業(yè)務(wù)受理大廳審批平臺

1.前期梳理集團公司及其它單位工作涉及較多的審批事項，將審批事項及流程納入業(yè)務(wù)受理大廳審批平臺，各單位可通過業(yè)務(wù)受理大廳審批平臺或各專業(yè)信息系統(tǒng)網(wǎng)上申辦，平臺即時受理，轉(zhuǎn)辦責(zé)任部門，在規(guī)定時限內(nèi)辦理完結(jié)。2.用印審批。機關(guān)部門通過OA系統(tǒng)申請使用公章?；鶎訂挝煌ㄟ^根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，通過業(yè)務(wù)歸口管理的機關(guān)部門申請使用公章。3.會議審批通過OA平臺對會議室進行統(tǒng)籌管理;對各類會議實行會議申請和審批流程。4.公務(wù)用車審批。公務(wù)車輛信息納入審批平臺，機關(guān)各部門通過OA平臺申請使用公務(wù)車輛。

（四）督辦平臺

集團對各部門督辦事項進行歸集，統(tǒng)一發(fā)起督辦。OA文件根據(jù)內(nèi)容分類，督辦類審批后直接介入督辦平臺;業(yè)務(wù)大廳接收需要督辦的事項后，上傳督辦平臺;基層單位、機關(guān)處室提請督辦事項，經(jīng)審核后上傳平臺;由主辦部門提交的集團專題會議、經(jīng)理辦公會、臨時性會議部署的督辦事項。

（五）政務(wù)辦理指導(dǎo)中心

專業(yè)人員對政府文件、政策、戰(zhàn)略、行業(yè)動態(tài)、發(fā)展方向等進行專業(yè)的、深刻的研究，對企業(yè)一政府業(yè)務(wù)辦理進行政策指導(dǎo)，減少企業(yè)對政府及其部門業(yè)務(wù)辦理中不必要的事項、環(huán)節(jié)和資料等。建立涉企文件資料庫。登錄任一平臺均可利用資料。

三、建設(shè)部門信息化管理系統(tǒng)，提升行政效能

潞安集團的每個部門承擔(dān)大量業(yè)務(wù)，面對復(fù)雜的專業(yè)工作，存檔、查詢及過程管理等面臨極大挑戰(zhàn)，而充分利用信息化手段，可把部門業(yè)務(wù)信息化、規(guī)范化、簡單化，推進信息技術(shù)與業(yè)務(wù)工作的有機整合。

綜合辦公室作為企業(yè)行政機構(gòu)的核心，為提高行政能力，建立了部門信息管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)采集源頭信息、基礎(chǔ)信息，將日常工作依據(jù)的背景資料、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等納入該系統(tǒng)資料平臺，形成扎實的企業(yè)部門基礎(chǔ)工作管理體系，助力企業(yè)各項具體工作的高效、干凈、穩(wěn)定推進;將非一次性辦理事項實施跟蹤實現(xiàn)閉合;對備案工作進行梳理分析，形成報告，指導(dǎo)下一階段工作等。

部門信息化管理系統(tǒng)可有效對日常工作進行風(fēng)險防控，避免傳統(tǒng)辦公方式無痕跡記錄的弊端，以及工作資料由個人保存可能造成的遺失、泄露或人員更替等人為原因造成的運作不流暢、責(zé)任傳遞斷檔等缺陷，并可留存完整的電子資料，便于追溯和利用。這一系統(tǒng)對業(yè)務(wù)工作進行全面管理、信息管理和規(guī)范管理，對優(yōu)化辦公室內(nèi)部管理過程、員工規(guī)范化操作、對推動企業(yè)綜合管理，提升企業(yè)行政能力有很重要的意義。

在企業(yè)利用信息化手段提升行政效能過程中，要強化企業(yè)信息化建設(shè)成果應(yīng)用，優(yōu)化融合各平臺功能，發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)。1.建立平臺間的鏈接。OA平臺的公文、業(yè)務(wù)辦理信息平臺的審批事項均可轉(zhuǎn)至督辦平臺。督辦完結(jié)事項可轉(zhuǎn)至其它平臺開展后續(xù)工作。2.推進線上線下服務(wù)深度融合，做到線上線下受理辦理“一個標(biāo)準(zhǔn)”。同時，在圍繞服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中，通過流程再造、承諾辦理、限時辦結(jié)等方式，切實解決辦事難、歷時長等問題，充分利用各種便利條件，改善服務(wù)方式，全面提升企業(yè)行政效能。

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