提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

岳玉輝

摘要：隨著科技的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已經(jīng)到來，而檔案的管理作為我國事業(yè)單位信息建設(shè)的重要部分，將互聯(lián)網(wǎng)的有利影響引入其中是非常必要的，檔案管理的信息化不僅可以一定程度地提升事業(yè)單位的服務(wù)效率，也能使其跟上社會(huì)發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)?？傊?，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)是一個(gè)不可抵擋的趨勢。本文主要就兩個(gè)方面來探討，一個(gè)是當(dāng)前檔案管理所面臨的主要問題，另一個(gè)是針對這些問題所提出的解決辦法，希望對相關(guān)人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

檔案作為一項(xiàng)對社會(huì)的記錄，同時(shí)也記載著事業(yè)單位的重要信息，對于社會(huì)或者事業(yè)單位都有著重要的價(jià)值。對于社會(huì)而言，它記錄著豐富的社會(huì)常態(tài)，從人民群眾的日常生活到國家制定的政策制度，可以說涵蓋了社會(huì)的方方面面;對于事業(yè)單位，對檔案的管理有方直接影響了事業(yè)單位的辦事效率。隨著社會(huì)的快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，事業(yè)單位的檔案信息越來越多，對于檔案管理的要求也日益提高，而互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理上的應(yīng)用可以增強(qiáng)事業(yè)單位的信息化建設(shè)，對于檔案管理建設(shè)具有積極意義。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的問題

（一）缺乏專業(yè)管理人才

對于檔案管理工作的質(zhì)量而言，管理人員的素質(zhì)、能力是至關(guān)重要的，只有好的管理人員團(tuán)隊(duì)，才會(huì)做出好的檔案管理工作。然而，現(xiàn)今的事業(yè)單位中，大多數(shù)負(fù)責(zé)檔案管理的人員并沒有相應(yīng)的專業(yè)知識，很多工作人員在校學(xué)習(xí)專業(yè)和檔案管理工作并無聯(lián)系，不僅如此，在負(fù)責(zé)文件管理這個(gè)崗位上，有很多工作人員的都是年齡比較大的，除了缺乏專業(yè)知識和相關(guān)技能，面對檔案管理的信息化建設(shè)，更加力不從心，難以適應(yīng)檔案管理向現(xiàn)代化過渡的工作環(huán)境。此外，許多檔案管理工作人員對于這份工作并沒有很大的熱情，只是按部就班地完成工作，這種怠惰的工作態(tài)度嚴(yán)重降低了我國事業(yè)單位檔案管理的效率。

（二）缺乏對檔案管理的重視

隨著市場經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，社會(huì)對于人才全方面能力的培養(yǎng)越來越重視，人才發(fā)展的多元化，滿足了市場對各個(gè)專業(yè)人才的需求，然而在文件、檔案管理方面，并沒有跟上社會(huì)迅速發(fā)展的步伐，現(xiàn)代技術(shù)的日新月異、人才自身的潛能發(fā)展，這一切都與管理發(fā)展的滯后形成鮮明對比，管理機(jī)制的失調(diào)一定程度上也給社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來了不利影響，這是社會(huì)、相關(guān)機(jī)構(gòu)對文件管理機(jī)制的疏漏。另一方面，很多事業(yè)單位對檔案管理這個(gè)工作也不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)們認(rèn)為給單位招進(jìn)先進(jìn)人才是重點(diǎn)，而檔案管理并不會(huì)對事業(yè)單位的發(fā)展有太大的影響，所以在檔案管理制度的制定或者監(jiān)督上，很多領(lǐng)導(dǎo)都敷衍了事甚至置之不理。但實(shí)際上，檔案不管對社會(huì)還是對于事業(yè)單位的發(fā)展，都有重要的積極意義，不僅和事業(yè)單位的每個(gè)人都有關(guān)，甚至和國家的經(jīng)濟(jì)都會(huì)有間接或直接的聯(lián)系[1]。

二、多方面發(fā)展檔案管理信息化

（一）建立健全檔案管理

檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理到信息化管理，將檔案從實(shí)體化變得信息虛擬化，方便了對檔案信息的查閱、利用及共享。想要將信息化更有效地落實(shí)到檔案管理中，首先要將檔案信息以同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)確無誤地錄入、上傳，這樣才可以實(shí)現(xiàn)共享。所以，相關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要嚴(yán)格按照國家制定的管理標(biāo)準(zhǔn)，并依據(jù)本單位的發(fā)展特點(diǎn)，建設(shè)適合自身的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。主要做到以下兩個(gè)方面：按照國家統(tǒng)一的檔案記錄格式、方式來錄入，以防檢索結(jié)果不準(zhǔn)確，錯(cuò)誤讀取數(shù)據(jù);要規(guī)范統(tǒng)一檔案管理數(shù)據(jù)庫的文檔格式，信息檔案與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案要一致。

（二）完善檔案管理服務(wù)設(shè)備

對檔案的信息化管理是借助相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和通信設(shè)備來完成的，所以能夠承載、儲(chǔ)存、使用、傳輸這些檔案的設(shè)備正常與否以及工作效率是直接和檔案管理的工作質(zhì)量掛鉤的。相關(guān)事業(yè)單位要配備和采購檔案信息化管理所需要的相關(guān)設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等等，并且定期地對這些設(shè)備進(jìn)行全方面地檢查和維護(hù)，以保證檔案信息化的正常管理。此外，對于除了硬件設(shè)備的準(zhǔn)備，事業(yè)單位工作人員要對軟硬件是否兼容，以及系統(tǒng)的更新和維護(hù)，有一定的了解。只有這樣，才會(huì)為檔案信息化管理做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備，從而促進(jìn)管理信息化建設(shè)[2]。

（三）加強(qiáng)檔案管理的安全建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，雖然互聯(lián)網(wǎng)為人類提供了許多的便利，然而信息安全也成為了我們使用過程中的一個(gè)隱患。在檔案管理系統(tǒng)中，因?yàn)闄n案記載信息的特殊性和真實(shí)性，一旦泄露將會(huì)帶來不可估計(jì)的后果，所以更要加強(qiáng)安全建設(shè)。針對檔案信息的安全管理要做到以下幾點(diǎn)：最基礎(chǔ)也是非常重要的，管理人員要對檔案做好加密設(shè)置、身份識別等，依據(jù)不同重要程度的檔案做不同程度的加密，最大程度地保護(hù)檔案安全;相關(guān)工作人員要及時(shí)、經(jīng)常地網(wǎng)上巡邏，防止系統(tǒng)被入侵、惡意破壞等行為對檔案信息構(gòu)成威脅;在信息檔案儲(chǔ)存室，配置相應(yīng)的安全設(shè)施，比如滅火器、警報(bào)器、監(jiān)控等。

（四）發(fā)展檔案管理員的能力和素養(yǎng)

目前檔案信息化建設(shè)還處于初級階段，很多管理人員還習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對于將檔案信息化的建設(shè)不甚熟悉，所以在新的趨勢下，檔案管理工作人員不僅需要具備檔案管理相關(guān)技能和知識，還需要對計(jì)算機(jī)操作、信息化管理有一定的了解。所以，一方面，事業(yè)單位可以組織一些相關(guān)技能的培訓(xùn)，來提升管理人員對計(jì)算機(jī)、信息化等方面的知識，另一方面，檔案管理工作人員也要自覺地學(xué)習(xí)、跟上社會(huì)發(fā)展步伐，以良好的心態(tài)面對挑戰(zhàn)。

三、結(jié)束語

如今互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)是社會(huì)發(fā)展的總體趨勢，漸漸深入到社會(huì)各個(gè)層面，在這一趨勢下，檔案管理模式也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，只有這樣，才可以解決當(dāng)前檔案管理的諸多問題，促進(jìn)管理效率提升的同時(shí)，完善我國的事業(yè)單位檔案管理建設(shè)。當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案的日益增多，然而相關(guān)的管理人員和管理制度并沒有隨之得到很大的改善，可以說還存在著諸多問題，所以提升事業(yè)單位的檔案管理水平，是當(dāng)前我國事業(yè)單位面臨的一個(gè)亟待解決的問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]闞澤微.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017（6）：193-193.

[2]梁穎.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].絲路視野，2017（18）：167-167.