解析食品藥品監(jiān)管檔案管理工作

趙華

摘要：食品藥品監(jiān)管工作目的是保障人民群眾飲食用藥安全。近幾年隨著食品藥品立法的推進(jìn)，各地食品藥品安全監(jiān)管工作力度不斷加大，產(chǎn)生了大量的執(zhí)法案卷、檢測(cè)報(bào)告、監(jiān)督檢查記錄、行政審批材料等檔案，如何系統(tǒng)地管理并利用這些檔案，并及時(shí)對(duì)社會(huì)公布有價(jià)值的信息，是在執(zhí)法以外必須重視的工作?；诖?，本文概述了食品藥品監(jiān)管檔案管理，簡述了食品藥品監(jiān)管檔案管理工作的重要意義，對(duì)做好食品藥品監(jiān)管檔案工作的策略進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：食品藥品;監(jiān)管檔案管理;意義;策略

食品藥品監(jiān)管過程中，會(huì)形成大量檔案資料，包括行政執(zhí)法案卷、監(jiān)督檢查記錄、行政審批申報(bào)資料，以及專業(yè)性較強(qiáng)的各種檢測(cè)報(bào)告，這些檔案具有嚴(yán)肅性和保密性的特點(diǎn)，也具有十分重要的利用價(jià)值。

一、食品藥品監(jiān)管檔案管理的概述

食品藥品監(jiān)管檔案管理是指將食品藥品監(jiān)管過程中產(chǎn)生的文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像等資料進(jìn)行記錄并整理歸檔的過程。一旦發(fā)生食品藥品安全事件，將以食品藥品監(jiān)管檔案中的文字、數(shù)據(jù)等資料進(jìn)行闡述，并通過數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)和總結(jié)作用，有效提高食品藥品安全應(yīng)急處置效率。因此，對(duì)食品藥品監(jiān)管檔案必須進(jìn)行規(guī)范化管理。在監(jiān)管過程中所形成的各類記錄信息必須準(zhǔn)確、真實(shí)，所記錄的資料必須具有全面性，絕不能出現(xiàn)概念不清或者信息片面的問題。

二、食品藥品監(jiān)管檔案管理工作的重要意義

（一）提升管理及使用效率。食品藥品監(jiān)管涉及到多方面的資料信息，為了對(duì)食品藥品監(jiān)管檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，需要將檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化分類，使不同項(xiàng)目內(nèi)容之間有著明確的劃分，以保證檔案管理的有序性。要對(duì)食品藥品監(jiān)管過程中形成的各類信息資料進(jìn)行歸類整理，嚴(yán)格區(qū)分種類予以存檔，這樣就不會(huì)出現(xiàn)信息混亂的情況，方便查驗(yàn)以提升管理質(zhì)量與效率。

（二）保證信息的真實(shí)性。食品藥品監(jiān)管檔案管理工作中，對(duì)各類信息進(jìn)行分類管理，多以計(jì)算機(jī)技術(shù)為輔助手段，將所有的信息輸入管理系統(tǒng)，進(jìn)行加密管理，如果需要調(diào)閱某方面的信息，由檔案管理專門人員在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中抽取。由于操作系統(tǒng)有專業(yè)管理人員權(quán)限限制，避免了查閱檔案人員隨意修改檔案信息資料的可能，保證了檔案信息資料的原始真實(shí)性。

（三）保障檔案的安全性。食品藥品監(jiān)管檔案合理有序管理，不僅要對(duì)各類資料文件及時(shí)收集歸檔、及時(shí)錄入系統(tǒng)，還需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，購置、升級(jí)計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，購置檔案盒、檔案架、檔案柜及相應(yīng)的防護(hù)設(shè)施，以保證檔案資料有序存放，避免因隨意堆砌、亂放出現(xiàn)檔案資料損毀、丟失，或檔案信息資料不全等問題。

三、做好食品藥品監(jiān)管檔案工作的策略

（一）合理設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)。做好檔案管理工作，首先需要配備專門的檔案管理人員，構(gòu)建起單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)，成立專門的檔案室，工作小組，鑒定小組，總負(fù)責(zé)人最好是單位一把手，分管各部門工作的分管負(fù)責(zé)人應(yīng)參與進(jìn)來，需要移交檔案的部門指定一名聯(lián)絡(luò)員。檔案室負(fù)責(zé)制定檔案歸檔范圍和保管期限的相關(guān)文件，并報(bào)當(dāng)?shù)貦n案局審批，同時(shí)應(yīng)建立各項(xiàng)管理制度。檔案室應(yīng)具備檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，在信息化迅速發(fā)展的今天，應(yīng)建立電子檔案。單位每年應(yīng)投入一定經(jīng)費(fèi)進(jìn)行軟硬件升級(jí)更新，并刊檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。

（二）構(gòu)建完善的食品藥品監(jiān)管檔案工作網(wǎng)絡(luò)。實(shí)施食品藥品監(jiān)管檔案管理，首先需要根據(jù)管理要求，將具體工作任務(wù)科學(xué)劃分給各個(gè)層級(jí)檔案管理人員。最基礎(chǔ)一級(jí)的檔案管理人員應(yīng)參照檔案歸檔范圍和保管期限，對(duì)手頭上紛繁復(fù)雜的原始資料進(jìn)行區(qū)分、鑒別、整理，并按期上交上一級(jí)部門的檔案管理人員。卜一級(jí)管理人員審核無誤，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)符合審批后，統(tǒng)一交回檔案室，裝訂歸檔，并進(jìn)行掃描，構(gòu)建電子檔案。所有檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守歸檔辦法，統(tǒng)一編號(hào)，集中歸檔保存，不得擅自增改內(nèi)容，更不得隨意帶出檔案室。檔案室每年應(yīng)清理一次檔案，對(duì)達(dá)到保管期限的檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀，銷毀必須負(fù)責(zé)人簽字，并經(jīng)兩人復(fù)核。

（三）加強(qiáng)案卷檔案管理工作力度。案卷檔案是指具體案件檔案，即具有行政處罰決定書及罰款結(jié)果的檔案。此類檔案既有一般檔案的特點(diǎn)，又具有其特殊性，它不僅是工作痕跡，更是執(zhí)法依據(jù)。案卷的來源有日常監(jiān)督檢查、專項(xiàng)檢查、投訴舉報(bào)等，包括案件來源登記表、現(xiàn)場檢查筆錄、責(zé)令整改通知書、行政處罰決定書等一系列材料，這些材料都應(yīng)按照先后發(fā)生次序整理裝訂，需要簽名或書寫處筆記應(yīng)該清晰，不得隨意涂改，所有案卷歸檔前都應(yīng)由法制部門審核，對(duì)于不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)、不明確的執(zhí)法案卷不得進(jìn)入檔案室，一旦進(jìn)入檔案室不得隨意調(diào)換更改。良好的執(zhí)法案卷，不僅為以后工作提供參考，也是和當(dāng)事人發(fā)生糾紛的最直接證據(jù)，為了執(zhí)法的嚴(yán)謹(jǐn)性和工作人員安全，這部分案卷應(yīng)特別重視。

（四）強(qiáng)化食品藥品監(jiān)管檔案資料服務(wù)效能。開展食品藥品監(jiān)管檔案資料的收集，最終目的是為了服務(wù)于實(shí)際工作，因此保證檔案質(zhì)量，提高利用價(jià)值，滿足社會(huì)各界合理的查檔需求，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，也是我們檔案室應(yīng)盡的義務(wù)。借閱檔案應(yīng)做好登記工作，復(fù)印檔案需負(fù)責(zé)人審批，避免出現(xiàn)丟失、損毀等意外事故。

四、結(jié)束語

綜上所述，為了發(fā)揮食品藥品監(jiān)管檔案的功能作用，需要針對(duì)食品藥品監(jiān)管檔案建立完善的工作網(wǎng)絡(luò)，由點(diǎn)到線，由線到面，只有執(zhí)法、檢驗(yàn)、行政審批等形成食品藥品監(jiān)管檔案資料的各類人員與檔案管理人員密切配合，才能有力推進(jìn)食品藥品監(jiān)管檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理進(jìn)程。

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