檔案管理工作的一些合理化建議

郭鐵柱

摘要：作為檔案工作者要高度重視這項(xiàng)工作的開展，自覺做好事業(yè)單位專門檔案的管理工作，按照上級(jí)頒發(fā)的專門檔案管理辦法和各自的行業(yè)規(guī)范，遵循各專門檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，根據(jù)它們之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行收集、整理、保管和利用，為豐富館藏檔案奠定物質(zhì)基礎(chǔ)，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供信息資源，為增強(qiáng)單位整體檔案管理工作合理化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)揮重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;合理建議;公文

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。

一、簡(jiǎn)析如何提高公文質(zhì)量

第一，公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施。事亞單位中形成的專門檔案，是檔案管理中不可缺少的一部分，也是各單位不容忽視的歸檔類別。由于專門檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)各有不同，其收集和管理工作就要不同于文書檔案而具有相對(duì)獨(dú)立性。

二、概述專門檔案的含義

專門檔案是指某些專業(yè)范圍內(nèi)產(chǎn)生，有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式和形成規(guī)律，有各自整理和管理辦法的各種門類檔案的總稱。它是個(gè)群體概念，不特指某個(gè)檔案種類的實(shí)體。專門檔案類別很多，涵蓋內(nèi)容也很廣泛，如藝術(shù)檔案、工程檔案、審計(jì)檔案、訴訟檔案等等。事業(yè)單位中形成的專門檔案是本單位檔案管理中不可缺少的一部分，也是各單位不容忽視的極為重要的歸檔類別。事業(yè)單位專門檔案包括財(cái)會(huì)檔案、科研成果檔案、基建工程檔案、學(xué)籍檔案、聲像檔案和出版刊物檔案等。由于專門檔案具有特定的形成規(guī)律，其收集和管理工作就要有別于文書檔案而具有相對(duì)獨(dú)立性。

三、提出對(duì)檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）專門檔案歸檔要掌握靈活性

文書檔案的歸檔時(shí)間一般是以年度為界，而專門檔案記述和反映了機(jī)關(guān)某些專業(yè)方面的工作活動(dòng)情況，其形成檔案的規(guī)律和特點(diǎn)各有不同，因而專門檔案的歸檔時(shí)間要掌握靈活性。如科研成果檔案要以科研項(xiàng)目完成時(shí)間歸檔，一項(xiàng)科研項(xiàng)目根據(jù)科技立項(xiàng)、擬訂方案及開展研究，到最終完成需要一年、幾年甚至十幾年時(shí)間?；üこ虣n案要以工程竣工時(shí)間歸檔，基建工程從項(xiàng)目報(bào)批、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、動(dòng)士施工到項(xiàng)目竣工也不是一年時(shí)間就可以完成的。因此，這類檔案要以其完成時(shí)間歸檔。如果研究項(xiàng)目或工程竣工時(shí)間過長(zhǎng)，也可以按照研究程序和工程進(jìn)度，分階段歸檔。聲像檔案是實(shí)時(shí)瞬間和階段的真實(shí)記載，是保存在膠片、相紙、磁盤、光盤等感光材料或磁性材料等載體上的影像和聲音。它記載和反映了單位的重大事件、重要活動(dòng)和重要人物的真實(shí)面貌，相比文字檔案來說，更直觀、真實(shí)、形象、生動(dòng)。

（二）專門檔案收集要重視完整性

由于專門檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)具有特殊性，一是各專業(yè)內(nèi)容性質(zhì)不同造成在歸檔時(shí)間上不統(tǒng)一;二是某些檔案形成的時(shí)間過長(zhǎng)，如果專業(yè)工作人員歸檔意識(shí)淡薄，就容易造成檔案內(nèi)容缺失。因此在收集各類專門檔案時(shí)，要特別注意檔案內(nèi)容的完整性。如基建工程檔案，具有工程周期長(zhǎng)、工作流程長(zhǎng)、工期階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性和成套性等特性。一項(xiàng)基建工程項(xiàng)目，要有工程項(xiàng)目前期文件、勘察測(cè)繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件，從工程立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、審批、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工等多項(xiàng)程序。由于基建工程人員流動(dòng)性大，工程各參建部門缺乏相互溝通，加之基建工程人員對(duì)工程檔案管理的專業(yè)知識(shí)不甚了解，極易造成工程項(xiàng)目管理和技術(shù)檔案存在分散、損壞或內(nèi)容丟失等問題。在收集基建工程檔案時(shí)，要特別強(qiáng)調(diào)基建工程檔案內(nèi)容的完整性，按照基建工程建設(shè)形成規(guī)律收集、整理和保存，確?；üこ虣n案齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

聲像檔案的收集工作存在同樣的問題，從客觀上看，影像存儲(chǔ)隨意性很強(qiáng)，產(chǎn)生的電子照片丟失的概率也很高，如果不注意保存和備份，就容易丟失。因此，檔案部門對(duì)聲像檔案的歸檔監(jiān)督極為重要。在收集工作中，既要重視對(duì)某項(xiàng)工作和重大活動(dòng)形成聲像檔案的完整性，又要強(qiáng)調(diào)單張影像歸檔的全面性，如時(shí)間、地點(diǎn)、人物、工作內(nèi)容和活動(dòng)名稱，都要注有詳細(xì)的說明，便于日后的查閱和利用。

（三）專門檔案管理要強(qiáng)調(diào)實(shí)效性

專門檔案記載和反映的內(nèi)容是機(jī)關(guān)某個(gè)方面的工作活動(dòng)情況，外觀沒有固定的格式，載體沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因而具有內(nèi)容的單一性、形式的特殊性、載體的多樣性、歸檔的固定性和服務(wù)對(duì)象的針對(duì)性。對(duì)于專門檔案的管理就要根據(jù)其特點(diǎn)有別于文書檔案。文書檔案可以按照年代、部門和保管期限進(jìn)行統(tǒng)一管理，而專門檔案要強(qiáng)調(diào)利用的時(shí)效性，根據(jù)各自不同的特點(diǎn)分門別類進(jìn)行單獨(dú)管理。如財(cái)會(huì)檔案、出版刊物檔案可以按照年度和保管期限進(jìn)行整理上架;科研成果檔案、基建工程檔案和聲像檔案就要根據(jù)檔案內(nèi)容，不同載體形式分項(xiàng)進(jìn)行保管;教學(xué)工作的學(xué)籍檔案則要以學(xué)年為單元進(jìn)行管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

在新形勢(shì)下，檔案工作面臨新的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)，只有進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，努力發(fā)揮檔案工作的獨(dú)特作用，更好地服務(wù)于本單位工作大局，更好地發(fā)揮檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用，服務(wù)政治建設(shè)、促進(jìn)政務(wù)公開的作用，服務(wù)文化建設(shè)、促進(jìn)文化繁榮的作用，服務(wù)社會(huì)建設(shè)、促進(jìn)社會(huì)和諧的作用，服務(wù)黨的執(zhí)政能力建設(shè)、促進(jìn)長(zhǎng)治久安的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘇萬欽.當(dāng)前檔案管理工作的問題與對(duì)策建議[J].行政論壇，2018（6）.

[2]孟曉鵬.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].才智，2019（28）.

[3]孫云紅.關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）.