檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與應(yīng)用

張海軍

【摘 ? ?要】隨著近年來(lái)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展的要求，檔案部門正緊跟時(shí)代步伐大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。本文在分層次分析檔案管理信息化的必要性后，進(jìn)一步總結(jié)了這種管理方式的優(yōu)缺點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上有針對(duì)性地提出關(guān)于優(yōu)化加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)的措施，以期為檔案信息化建設(shè)建言獻(xiàn)策。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化 ?社會(huì)信息化 ?檔案管理

中圖分類號(hào)：G4 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2020.17.082

檔案管理信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，作為檔案管理人員，應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，不斷學(xué)習(xí)，認(rèn)真研究和規(guī)劃;而檔案管理部門更要適當(dāng)加大管理投入，及時(shí)配備相應(yīng)的人才與設(shè)施，促使檔案管理水平走上一個(gè)新的高度。檔案信息化就是以原紙質(zhì)的檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來(lái)的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使檔案信息化，在企業(yè)內(nèi)部，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便企業(yè)人力資源部和各個(gè)層次的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)查閱動(dòng)態(tài)的本企業(yè)人才的檔案信息。

一、檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案事業(yè)不斷發(fā)展的必然

（一）檔案信息化是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求

近年來(lái)，檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐迅速加快對(duì)人才的需求和利用日益擴(kuò)大，人員的流動(dòng)也不斷增加，檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多，加強(qiáng)信息化管理，已經(jīng)成為檔案管理部門檔案管理的一個(gè)主要趨勢(shì)和途徑。因此，檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要，是檔案工作的主流，是檔案管理改革的方向。

（二）檔案信息化是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇

面對(duì)全球信息化的浪潮，傳統(tǒng)的檔案管理正面臨前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。檔案信息化管理正是在這樣一個(gè)時(shí)代背景下對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的改革和創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理都是以紙為載體，很容易就出現(xiàn)損壞或者遺失，不利于傳遞，也不利于攜帶。檔案管理信息化建設(shè)之后，各種信息資源都是以數(shù)字信號(hào)和磁場(chǎng)信號(hào)的形式出現(xiàn)，而不再是過去的實(shí)物形式，這樣一來(lái)，使得使用和傳輸?shù)男蚀蟠蠹涌?。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案信息化建設(shè)提上了議事日程，為檔案工作取得了跨越式發(fā)展的歷史性機(jī)遇。檔案的信息化管理，也是檔案工作發(fā)展的必然選擇。

（三）檔案信息化是人事制度改革和發(fā)展的關(guān)鍵步驟

檔案材料是反映干部情況的基本憑證和重要依據(jù)，是干部工作、人才工作的重要信息，是記載干部一生個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字資料，是干部個(gè)人的信息存儲(chǔ)庫(kù)，是全面考察、了解和正確選拔任用干部的重要參考。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和人事干部體制改革的不斷深入，新時(shí)期如何推進(jìn)干部檔案信息化管理水平，如何開發(fā)檔案本身所具有的潛在價(jià)值，使檔案成為真正的信息資源，使之更好地為人事干部和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，成為一個(gè)嶄新的課題。

二、檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

（一）方便快捷

傳統(tǒng)的檔案管理存在紙張容易受潮、查找不方便的缺點(diǎn)，但如果建立一個(gè)電子檔案，不但查找方便，還能提高辦事效率。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極快，而人工操作很慢，容易出錯(cuò)，反復(fù)查閱還會(huì)使紙張受損，但電子檔案卻不會(huì)存在原件受損的情況。人們?cè)诮㈦娮訖n案的時(shí)候，按照檔案的類型進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，縮短了時(shí)間，方便快捷。

（二）能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享

傳統(tǒng)的檔案管理由于是手工操作，所以無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享、交流，給各部門之間的工作造成一些不便，而電子檔案利用網(wǎng)絡(luò)通信工具來(lái)傳輸，瞬時(shí)間可以完成大量信息的傳遞，還可以重復(fù)傳遞，不存在資料被人占用了，另一人就無(wú)法占用的缺點(diǎn)。人們既可以交流和傳遞部門之間的信息，也可以隨時(shí)查閱和分享不同時(shí)期的信息。

（三）容易被侵?jǐn)_和盜取

雖然檔案信息化管理存在方便快捷、資源共享的優(yōu)點(diǎn)，但由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境存在一定的復(fù)雜性，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身就存在缺陷，或者是安全措施不夠，就會(huì)給網(wǎng)絡(luò)黑手可乘之機(jī)，使檔案資源和數(shù)據(jù)資料被盜取或者被侵?jǐn)_和毀壞。

（四）技術(shù)上不全面

在建立電子信息檔案的時(shí)候，需要把紙質(zhì)檔案上的內(nèi)容用掃描儀或者其他設(shè)備來(lái)輸入到電腦中，形成電子檔案，但目前我國(guó)很多單位和機(jī)構(gòu)都采用價(jià)格便宜的平板掃描儀，這種掃描儀雖然經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，但速度跟不上，無(wú)法在短期內(nèi)將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案。

三、如何加強(qiáng)檔案信息化管理

（一）轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是搞好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及多個(gè)部門和領(lǐng)域。需要組織、人事和各個(gè)部門齊抓共管，協(xié)調(diào)一致才能搞好。因此，需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，優(yōu)化管理人手，構(gòu)建干部檔案管理框架，領(lǐng)導(dǎo)率先垂范，更新觀念，帶頭學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)，加快檔案信息化管理進(jìn)程，并把檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入法制管理軌道，從而為信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系

標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范是電子檔案管理的重要原則，檔案管理部門首先要建立完善的管理制度，加大投入的力度，配備齊全的設(shè)備。另外，還要多渠道、多層次地收集檔案信息，實(shí)行一體化管理，形成檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，以保證檔案的完整。

（三）有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”;突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目錄庫(kù)建立起來(lái)，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

（四）注重管理的效益

檔案信息化管理是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要單位和機(jī)構(gòu)投入一定的物力、人力、財(cái)力，所以必須注重信息化管理的效益。根據(jù)自身的實(shí)際、需求、基礎(chǔ)，將利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，利用率不高的檔案則無(wú)須數(shù)字化，否則會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。

（五）設(shè)計(jì)科學(xué)高效的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案管理信息化建設(shè)最基礎(chǔ)也是最重要的工作，數(shù)據(jù)庫(kù)是系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集合，其中既有檔案本身的數(shù)據(jù)信息，也有檔案管理過程中新生成的信息，所以數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)應(yīng)確保將檔案管理中所涉及的環(huán)節(jié)全面體現(xiàn)，以使用便捷、管理嚴(yán)謹(jǐn)作為原則，防止信息化管理的漏洞出現(xiàn)。同時(shí)，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理體系，按照管理權(quán)限，在領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室間建立檔案信息管理局域網(wǎng)，實(shí)行檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，使信息得到共享。在使用權(quán)上，根據(jù)不同用戶通過密碼和身份確認(rèn)后，及時(shí)提供所需信息，快速準(zhǔn)確獲取干部的基本情況等方面的綜合信息。改變過去從紙面上靜態(tài)了解干部人事情況的傳統(tǒng)方式，實(shí)現(xiàn)從形式上變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，檔案管理部門應(yīng)以社會(huì)信息化為依托，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)，不斷解放思想、與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、更新理念、整合資源，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)較完整意義上的檔案工作信息化、現(xiàn)代化和資源共享，使檔案工作更好地服務(wù)社會(huì)，從而推進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)檔案工作的健康、順利發(fā)展。

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