企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)過程與思考

羅富敬

一、數(shù)字檔案室建設(shè)背景與意義

1.企業(yè)概況及信息化發(fā)展情況。廣東省水利電力勘測設(shè)計研究院（以下簡稱我院）成立于1956 年，擁有工程勘察（綜合類）、工程設(shè)計（水利、水利發(fā)電、建筑）、工程咨詢、環(huán)評、水保等15 項甲級資質(zhì)和工程設(shè)計（風(fēng)力發(fā)電、送電、變電、道路、給水、排水）、環(huán)境、測繪等8 項乙級資質(zhì)，可承接相應(yīng)級別的工程。我院積累了豐富的經(jīng)驗和突出的業(yè)績，在業(yè)界獨樹一幟。我院檔案由檔案管理中心集中統(tǒng)一管理，專職檔案人員11 人，都是信息技術(shù)技能人員，重視信息化建設(shè)工作，起步早，一直處于省內(nèi)領(lǐng)先水平，獲得“廣東省重大建設(shè)項目檔案金冊獎”，順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”“大數(shù)據(jù)”等新形勢要求，建設(shè)數(shù)字檔案室。

2. 建設(shè)背景。隨著知識經(jīng)濟(jì)時代社會信息化的實現(xiàn)，檔案載體將由傳統(tǒng)的“白紙黑字”轉(zhuǎn)變成“電子數(shù)字”，未來檔案的收集、存儲、管理和利用等工作都將發(fā)生本質(zhì)的改變，從企業(yè)內(nèi)部講，數(shù)字檔案室必將成為智慧企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的有力支撐，是促進(jìn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級的重要舉措[1]；從企業(yè)外部來講企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)已成為全球信息化背景下檔案管理工作發(fā)展趨勢[2]。2017 年9 月1 日，國家檔案局印發(fā)了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，為企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）提供了理論和技術(shù)支持。2018 年4 月27 日，廣東省檔案局轉(zhuǎn)發(fā)《國家檔案局辦公室關(guān)于確定企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點單位的通知》（粵檔辦〔2018〕48 號），將我院列為全國35 家企業(yè)數(shù)字檔案館（室）試點單位之一。

3.企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)意義。數(shù)字檔案室建設(shè)有利于實現(xiàn)檔案工作精細(xì)化管理；有利于變被動服務(wù)為主動服務(wù)；有利于實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)信息互訪和流程協(xié)作；有利于實現(xiàn)收集、整理工作自動化、簡單化；有利于檔案的安全，防止流失；有利于打破時空概念，利用時效加快；有利于有效保護(hù)檔案原件，減少實體檔案調(diào)閱次數(shù)；有利于有效降低人力、紙張、耗材及庫房成本。

二、企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)過程與實例分析

1.領(lǐng)導(dǎo)重視,統(tǒng)籌規(guī)劃,經(jīng)費保障。我院主要領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)數(shù)字檔案室試點建設(shè)工作高度重視，多次召開專題會議和院務(wù)會議就如何做好試點建設(shè)工作進(jìn)行討論，將數(shù)字檔案室建設(shè)作為一項系統(tǒng)工程進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計, 該試點工作被納入我院2019 年重點工作任務(wù)和我院“十三五”規(guī)劃中。2018 年8 月30 日，我院成立企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)試點領(lǐng)導(dǎo)小組，院長擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長，檔案部門、信息化部門和保密部門等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員參加，并明確各自職責(zé)。一年多來，為順利完成試點任務(wù)，提高檔案信息化建設(shè)和發(fā)展水平，我院技術(shù)質(zhì)量部（含檔案管理中心）牽頭，會同相關(guān)部門按照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》要求，以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，按照試點申請書的預(yù)期工作目標(biāo)、工作計劃、工作內(nèi)容穩(wěn)步推進(jìn)試點工作。

經(jīng)費全部由我院每年檔案專項經(jīng)費支出，2018 年12 月，“企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)研究”科研項目順利通過我院立項，為數(shù)字檔案室試點建設(shè)工作提供了強(qiáng)有力的經(jīng)費保障。2019 年7 月，“面向勘測設(shè)計人員需求的數(shù)字檔案資源建設(shè)與服務(wù)研究”（項目編號：YDK-243-20190）通過廣東省檔案局立項，獲得相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业南ば闹笇?dǎo)，為本項目的順利實施奠定基礎(chǔ)。

2.建立健全各項標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完善設(shè)施設(shè)備。我院參照國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實際情況，研究制定數(shù)字化檔案室建設(shè)實施方案,研究解決數(shù)字檔案室建設(shè)過程中的重大問題。分步實施，以需求為導(dǎo)向，建立健全適合我院檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作協(xié)調(diào)機(jī)制，修改各項規(guī)章制度，健全管理體系，修改《圖紙和報告出版流程》，完成《數(shù)字檔案系統(tǒng)利用權(quán)限分配方案》《電子文件歸檔與管理制度》《電子檔案檢測制度》《項目類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《錄音錄像類、特殊載體類、會計類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《工程項目檔案歸檔范圍》《文書檔案歸檔范圍》等規(guī)章制度,形成了本企業(yè)基于數(shù)字檔案室的電子檔案收、管、存、用等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

升級完善數(shù)字檔案室建設(shè)所需的硬件設(shè)施設(shè)備，配備視頻監(jiān)控系統(tǒng)、密集架、防磁柜、防火防盜自動報警系統(tǒng)，完成了機(jī)房及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，如dwg 文件的在線瀏覽和pdf 轉(zhuǎn)換（集成工作）、斷點續(xù)傳、四性檢測等，配置檔案專用服務(wù)器、在線存儲設(shè)備、計算機(jī)、大圖幅掃描儀和A4 平板掃描儀、刻錄機(jī)、移動存儲介質(zhì)、正版操作系統(tǒng)、基礎(chǔ)軟件等，滿足檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫安全高效運行及在線存儲要求。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)力度，為建設(shè)提供有力保障。為強(qiáng)化試點工作小組成員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能，促進(jìn)試點工作順利進(jìn)行，我院選派小組成員參加各類主題培訓(xùn)，如《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》宣貫培訓(xùn)班、《建設(shè)項目檔案》專題培訓(xùn)班、檔案人員綜合業(yè)務(wù)知識專題培訓(xùn)班等等。為方便工作開展，在我院TeamCQ 內(nèi)部通訊軟件建立“數(shù)字檔案室建設(shè)”項目群，有關(guān)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的政策法規(guī)、上級文件、工作成果等都上傳至云盤。數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)供應(yīng)商選定后，雙方參與人員在QQ 上建立了“廣東水電設(shè)計院數(shù)字檔案室項目”工作群，方便項目參與人員溝通。

4.項目實施過程控制，確保每一個節(jié)點扎根落地。（1）完成試點方案的制定。針對我院數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀和行業(yè)特點，先后到廣東省國土廳、省交通廳、中山市檔案局、天津軌道交通集團(tuán)有限公司調(diào)研學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)做法以探索我院數(shù)字檔案室建設(shè)思路，完成調(diào)研報告編寫，在此基礎(chǔ)上形成了我院《企業(yè)數(shù)字檔案室創(chuàng)建方案》并經(jīng)2018 年7 月9 日院務(wù)會議討論通過。為使數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作不偏離方向，我院嚴(yán)格按照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》要求開展試點建設(shè)工作，并定期向國家檔案局、省檔案局領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進(jìn)展，聽取有關(guān)專家對我院數(shù)字檔案室試點工作提出的建議和要求。2019 年1 月24 日，我院邀請了國家檔案局、中山大學(xué)資訊管理學(xué)院、廣東省檔案局、廣東省國土資源檔案館以及廣東省交通檔案信息中心的有關(guān)專家對我院《企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)招標(biāo)采購項目需求（評審稿）》進(jìn)行評審，為我院順利開展數(shù)字檔案系統(tǒng)招標(biāo)工作打下基礎(chǔ)。（2）完成數(shù)字檔案系統(tǒng)招標(biāo)和合同的簽訂。（3）數(shù)字檔案系統(tǒng)的實施，2019 年3 月22 日，承包方正式進(jìn)場開展工作。結(jié)合我院各部門工作職能和業(yè)務(wù)實際，試點小組和系統(tǒng)承包商一道，開展全院范圍的系統(tǒng)需求征集意見，著重梳理相關(guān)部門檔案業(yè)務(wù)需求，試點工作小組又與系統(tǒng)承包商項目組對系統(tǒng)需求和樣式設(shè)計進(jìn)行逐一梳理、細(xì)化、明確。最終形成涵蓋數(shù)字檔案系統(tǒng)四級功能需求的《項目需求說明書》，以條目形式逐項細(xì)化分類，包括數(shù)字檔案系統(tǒng)需求213 項。本次試點建設(shè)首先完成OA 系統(tǒng)、CDMS 文檔協(xié)同系統(tǒng)和TeamCQ 即時通訊系統(tǒng)的在線歸檔。2019 年8 月中旬，項目雙方討論了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)組織架構(gòu)與我院組織架構(gòu)的對接方案及文檔協(xié)同系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接方案，完成數(shù)字檔案系統(tǒng)管理平臺和利用平臺的前端設(shè)計、多次討論修改并進(jìn)行了系統(tǒng)上線。（4）完成檔案數(shù)字化掃描工作，電子文件歸檔穩(wěn)步實施。對存量檔案進(jìn)行數(shù)字化是數(shù)字檔案室建設(shè)的第一步[2]38，我院2011 年起開始進(jìn)行傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作，分期、分批完成了我院1956 年建院到2017 年底全部檔案的整理、掃描和檢查、驗收等數(shù)字化工作，包括229 萬頁文字、34 萬張圖紙、4471 張照片和磁帶及22 盒錄像帶。存量檔案數(shù)字化的同時，相應(yīng)的目錄也已實現(xiàn)電子化，現(xiàn)我院檔案系統(tǒng)中電子目錄33 萬條，室藏檔案100%建立了電子目錄。目前，所有紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果均已上傳新系統(tǒng)并上線，后進(jìn)行了數(shù)據(jù)遷移。此外，我院還引進(jìn)了CDMS 文檔協(xié)同系統(tǒng)，從立項開始所有文件和資料均通過這個系統(tǒng)產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、簽名、歸檔，增量電子文件通過內(nèi)置接口直接接入到數(shù)字檔案系統(tǒng)中。（5）數(shù)字檔案系統(tǒng)功能設(shè)計。按照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》的要求，基于各類數(shù)據(jù)庫支撐，將系統(tǒng)按照功能邏輯結(jié)構(gòu)分為四個層次:支撐層、應(yīng)用層、用戶層、展示層。管理平臺是基礎(chǔ)應(yīng)用支撐平臺，可實現(xiàn)電子檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、銷毀、系統(tǒng)管理功能。利用平臺是前端展示頁面，主要負(fù)責(zé)利用功能的實現(xiàn)。目前已定義好與組織架構(gòu)對接、文檔協(xié)同系統(tǒng)對接方式及完成OA 的歸檔范圍。管理和利用平臺設(shè)計已完成，且在以后的工作中進(jìn)一步開發(fā)。

三、實踐中產(chǎn)生的問題與思考

由于設(shè)計成果在線歸檔工作需要，CDMS 文檔協(xié)同系統(tǒng)推廣力度還不夠大；與其他試點單位互動少。基于這些問題，我們從建設(shè)、使用、管理中不斷總結(jié)經(jīng)驗，逐步形成建設(shè)與應(yīng)用的一套理論[3]，真正意識到：只有做到領(lǐng)導(dǎo)重視、組織保障是前提；統(tǒng)籌規(guī)劃是根本；經(jīng)費與人才保障是基礎(chǔ)；制訂規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是關(guān)鍵，才能實現(xiàn)檔案接收電子化、檔案存儲數(shù)字化、檔案管理自動化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、安全保障多元化的檔案信息資源管理新格局，成為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)領(lǐng)先、管理一流、模式先進(jìn)的數(shù)字檔案室，提高我院綜合競爭力。

綜上所述，企業(yè)要想在競爭中生存、發(fā)展，就應(yīng)立足自身，不斷求新求變，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。建設(shè)符合國家、社會和企業(yè)信息化發(fā)展要求的企業(yè)數(shù)字檔案室，才有利于整合企業(yè)信息資源，增強(qiáng)檔案信息管理與服務(wù)能力，提高企業(yè)管理水平。