對行政單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討

王儉奎

摘要：在行政單位當(dāng)中，檔案管理是非常重要的一部分，主要由檔案管理人員對此單位的人員檔案以及單位發(fā)展情況等數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，在行政單位工作過程中，人們能夠通過檔案查找到很多有參考價值的信息。但是在高速發(fā)展的現(xiàn)代社會伴隨大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理方式和理念存在很大的不足，不利于行政單位的良好運營，因此應(yīng)該適當(dāng)進(jìn)行創(chuàng)新。文章首先分析了行政單位檔案管理的相關(guān)原則，在明確檔案管理中所存在的問題基礎(chǔ)上，對相創(chuàng)新策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：行政單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

對傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新和改變有利于行政單位各項工作的順利開展。正視其中的問題，并從問題的根源出發(fā)來進(jìn)行管理工作的創(chuàng)新是行政單位應(yīng)該重視的問題，能夠加強人們對于行政工作的認(rèn)識，在有效與信息技術(shù)結(jié)合的基礎(chǔ)上為行政單位的各項工作順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

一、行政單位檔案建設(shè)管理的原則分析

（一）規(guī)范和靈活統(tǒng)一的原則

國家對于行政單位的檔案管理有明確的制度來進(jìn)行規(guī)范，但是因為不同行政單位的職責(zé)和工作內(nèi)容有所不同，因此也要根據(jù)自身的特點來制定符合自身發(fā)展的檔案管理制度，綜合來看行政單位的檔案管理工作既要遵循國家部門的相關(guān)規(guī)定，具備一定的規(guī)范性，也要符合自身的實際情況，達(dá)到一定的靈活性和統(tǒng)一性。

（二）兼顧職責(zé)和權(quán)益的原則

在行政單位中任何部門或者領(lǐng)導(dǎo)人員都要對自身的檔案管理職責(zé)有明確的認(rèn)識，并能夠根據(jù)行政部門的工作情況來制定檔案管理的目標(biāo)，不定期的對檔案管理情況進(jìn)行檢查也是促進(jìn)其管理水平提高的重要舉措。在檔案管理工作中工作人員的合法權(quán)益應(yīng)到受到保護(hù)，因此領(lǐng)導(dǎo)人員也要加強此方面的認(rèn)識。

（三）靜態(tài)管理和動態(tài)管理相結(jié)合的原則

檔案管理要有專門的制度來進(jìn)行規(guī)范，但是在新時代的背景下，各種事物都是不斷變化的，檔案管理的相關(guān)制度也要隨著進(jìn)行改變，才能更好的發(fā)揮檔案的作用和價值。因此靜態(tài)的檔案管理也要適當(dāng)進(jìn)行創(chuàng)新，善于根據(jù)自身發(fā)展情況來引入一些先進(jìn)的管理理念和方法，要落實動態(tài)管理，使得檔案管理的效率更高。

二、當(dāng)前行政單位檔案管理存在的問題

首先，因為一些領(lǐng)導(dǎo)干部沒有從客觀的角度去認(rèn)識檔案管理工作，因此其偏見導(dǎo)致檔案干禮不受到重視，這樣會使其工作的進(jìn)行和價值的發(fā)揮受到影響。其次，行政單位中的檔案管理人員身兼數(shù)職的情況比較多變，這樣會影響工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)知識也有很大的提升空間。最后，行政單位的檔案管理方式并沒有根據(jù)時代的發(fā)展和先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用而進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，在強大的工作量和工作壓力下管理工作就容易產(chǎn)生混亂，其可操作性有所下降。管理人員的思想和專業(yè)知識技能較差，不能在信息化時代提高檔案信息的安全性，阻礙了檔案管理工作向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的進(jìn)程。

三、對行政單位檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）提高行政單位各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識

要提高行政單位各級領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的認(rèn)識，使其從內(nèi)心真正意識到檔案管理對于自身以及單位發(fā)展所產(chǎn)生的巨大作用。思想上提高重視才能在實際工作中有所行動，要將檔案管理工作的各項任務(wù)進(jìn)行明確并加強監(jiān)督力，確保各項工作能夠落到實處。此外，各級領(lǐng)導(dǎo)也要加強對于檔案管理工作的宣傳力度，促使每一位管理人員能夠高度重視自身所擔(dān)負(fù)的責(zé)任。行政單位的檔案管理工作涉及到多個部門，只有加強合作和溝通才能使得檔案管理工作順利進(jìn)行，所以各級領(lǐng)導(dǎo)也要充分發(fā)揮帶頭作用，積極鼓勵各部門能夠良好的配合管理工作，這也在一定程度上提高了管理人員的工作熱情，在工作崗位上發(fā)光發(fā)熱。

（二）完檔案管理制度

任何工作的開展都需要有完善的制度進(jìn)行約束，這樣才能使工作持續(xù)規(guī)范的進(jìn)行下去，對于行政單位的檔案管理工作來說也是如此。社會是不斷發(fā)展和變化的，有其發(fā)展速度之快的信息技術(shù)影響下各個行業(yè)之間的競爭變得愈發(fā)激烈，也為行業(yè)的發(fā)展帶來了新的挑戰(zhàn)，因此行政單位應(yīng)該根據(jù)發(fā)展需求以及時代的變化制定更加完善的檔案管理制度。完善的檔案管理制度制定能夠促使管理人員工作責(zé)任的加強，以更好的熱情投入到工作中，并規(guī)范每一個操作流程，不論是從檔案的收集上，整理以及保存上都會更加規(guī)范性，但管理的規(guī)范化進(jìn)行，在一定程度上降低了管理人員的工作量，促使檔案資料發(fā)揮更大的價值。

（三）創(chuàng)新檔案管理方法

當(dāng)前信息技術(shù)的高速發(fā)展，給各行各業(yè)都帶來了發(fā)展信息，對于行政單位的檔案管理工作也是非常有利的，我們應(yīng)該充分利用信息技術(shù)給檔案管理所帶來的發(fā)展優(yōu)勢創(chuàng)新管理方法。檔案能夠為有關(guān)人員提供針對性的參考，這也是其價值所在，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享。在行政單位建立資源共享平臺時，還應(yīng)該積極鼓勵檔案管理人員學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，能夠熟練操作各種計算機管理軟件，此外也能提供在線服務(wù)，充分提高行政單位檔案的利用價值，促使檔案管理的現(xiàn)代化程度發(fā)展越來越高。

（四）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和水平

連續(xù)性和專業(yè)性是行政單位檔案管理工作的兩大突出特點，管理人員的流動性以及一崗兼多職現(xiàn)象會嚴(yán)重影響管理的效率和水平，所以為了避免此方面對檔案管理所產(chǎn)生的不良影響，行政單位應(yīng)該重視管理崗位的建立，要有專業(yè)的管理人員進(jìn)行檔案管理，并明確其自身的管理任務(wù)，使其能夠以最大的熱情和精力投入到工作中。此外，行政單位也應(yīng)該根據(jù)自身的發(fā)展情況來制定管理人員的培訓(xùn)機制，從專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)方面來對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使管理人員的管理經(jīng)驗以及專業(yè)知識更加豐富，能夠更好的勝任檔案管理工作。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作的有序開展有利于行政單位各項工作的順利進(jìn)行，并為有關(guān)人員提供有力的數(shù)據(jù)信息參考，因此各級領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該給予高度的重視。單位各部門也應(yīng)積極配合檔案人員進(jìn)行科學(xué)的檔案管理，利用現(xiàn)代化技術(shù)和方法提高檔案管理的效率和水平，更好的發(fā)揮其作用。

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