淺談企業(yè)辦公室文秘工作質量和水平優(yōu)化策略

艾鵬飛

國有企業(yè)辦公室是企業(yè)發(fā)展過程中不可或缺的管理部門之一，而辦公室文秘人員則主要負責與企業(yè)生產經營相關文件的登記工作、傳閱工作、催辦工作、分發(fā)工作、分類以及歸檔的相關工作，同時協(xié)調企業(yè)內部各部門做好企業(yè)經營管理的相關工作。由于文秘人員工作效率的高低對于企業(yè)辦公室工作效率的高低有著決定性的影響。因此，現(xiàn)代企業(yè)的辦公室文秘人員必須緊跟時代發(fā)展的腳步，提高自身的工作能力和水平，才能確保辦公室管理工作的高效開展。

一、企業(yè)辦公室文秘工作的原則和重點

文秘工作質量的提升是確保企業(yè)辦公室管理工作順利開展的關鍵。首先，辦公室文秘人員必須充分發(fā)揮其在服務保障、統(tǒng)籌協(xié)調以及承上啟下等各方面的職能作用，嚴格的按照企業(yè)經營管理制度和規(guī)范的要求，及時向企業(yè)管理層匯報工作的細節(jié)，做好企業(yè)向下傳達企業(yè)管理層決策的相關工作，以便于及時的發(fā)現(xiàn)和解決企業(yè)經營管理過程中存在的問題。其次，有效提升辦公室文秘工作人員的綜合素質和能力。國有企業(yè)必須嚴格的按照嚴格審核、急件急辦的原則和要求，提高相關文件運轉和處理工作的效率，同時將文件傳達貫穿于企業(yè)生產經營的各個環(huán)節(jié)中，才能在體現(xiàn)出文件傳達權威性與嚴肅性的基礎上，為企業(yè)生產經營活動的安全有序進行提供全方位的服務。再次，提高辦公室文秘工作人員的預見性。文秘工作人員必須在開展文秘工作時，切實做到未雨綢繆。才能在體現(xiàn)出自身工作全、密、實、早等超前性和預見性特點的基礎上，調動辦公室文秘工作人員工作的積極性和主動性，促進辦公室文秘工作效率的全面提升。最后，強化辦公室文秘工作的督查督辦職能，確保企業(yè)經營管理決策的有效落實。辦公室文秘工作人員必須嚴格做好重要工作以及領導批示工作督辦的力度，充分發(fā)揚文秘工作人員釘釘子的精神，制定完善的辦公室文秘管理工作機制，確保各個時間節(jié)點企業(yè)經營管理工作的有序開展。

二、企業(yè)辦公室文秘工作質量和水平優(yōu)化策略

（一）增強文秘人員的責任心。企業(yè)辦公室文秘工作人員不僅要樹立積極向上工作態(tài)度和為企業(yè)發(fā)展服務的思量和理念，將輔助企業(yè)管理層制定和實施企業(yè)發(fā)展決策作為職業(yè)本能，同時牢記自己的工作使命，推動企業(yè)的不斷發(fā)展。文秘人員作為企業(yè)管理者日常工作中不可或缺的得力助手，更是企業(yè)內部各部門信息傳達的重要環(huán)節(jié)，必須積極的協(xié)助企業(yè)管理層做好企業(yè)發(fā)展決策的制定工作，為企業(yè)的長期可持續(xù)發(fā)展貢獻自己的力量。服務意識的樹立指的就是在認真完成企業(yè)領導安排的日常工作的同時，充分利用空閑時間鞏固自身的專業(yè)知識和技能，才能在促進口身工作技能不斷提高的同時，協(xié)助企業(yè)領導層以及其他各部門同時創(chuàng)造良好的企業(yè)經營管理局面。另外，隨著辦公室文秘人員在和諧工作氛圍中眼界的不斷開闊，文秘人員在多元化知識的熏陶下，其個人心理素質與涵養(yǎng)也得到了顯著的提高。

（二）注重公文書寫規(guī)范，充分發(fā)揮公文作用。企業(yè)辦公室中的公文主要發(fā)揮著總結企業(yè)經營管理工作、安排企業(yè)生產任務、傳達企業(yè)領導層會議精神等各方面作用。由于企業(yè)辦公室文秘公文寫作水平不僅體現(xiàn)出了企業(yè)形象和信息傳播的有效性，而且公文撰寫也是評價企業(yè)文秘工作能力和水平高低的關鍵。所以，企業(yè)辦公室必須嚴格的按照要求做好辦公室文秘工作，才能在保證公文規(guī)范性的同時，充分發(fā)揮出公文在企業(yè)經營管理工作過程中的積極作用。另外，為了最大限度的發(fā)揮出公文的作用，企業(yè)辦公室文秘人員還應根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況，加強相關理論知識研究的力度，通過不斷的學習和研究，提高自身公文的協(xié)作能力與理解能力，同時制定精細且完善的辦公室公文工作模板，才能在保證公文文檔處理標準、流暢、安全的同時，提高公文內容表達的準確性。

（三）提高文秘人員的辦事效率綜合。企業(yè)辦公室作為聯(lián)系企業(yè)上下不可或缺的重要媒介，辦公室工作效率的高低與企業(yè)經營管理活動的開展之間存在著密不可分的聯(lián)系，而企業(yè)文秘人員作為辦公室團隊的重要組成部分，在企業(yè)經營管理過程中發(fā)揮著至關重要的作用。首先，辦公室文秘必須及時的收集和整理上級主管部門下發(fā)的文件，針對需要單位領導親自批示的文件，必須及時上報至企業(yè)領導者。其次，切實做好企業(yè)內部各部門之間的工作，通過建立信息共享平臺的方式，及時向企業(yè)領導層反映企業(yè)經營管理過程中出現(xiàn)的重大問題。

（四）優(yōu)化升級自身綜合能力。隨著企業(yè)經營管理任務日趨繁重，企業(yè)領導綜合素質的不斷提高，現(xiàn)代企業(yè)對辦公室文秘工作提出的要求也隨之進一步提高。作為企業(yè)的辦公室文秘來說，應該時刻保持如履薄冰的謹慎態(tài)度，在日常工作的過程中，通過不斷的學習提高自己，調整文秘工作改革創(chuàng)新的方向，使其從傳統(tǒng)的辦事辦文型轉變?yōu)閰⒅\助手型的新型辦公室文秘。由于辦事與辦文都是企業(yè)辦公室文秘的重要工作內容之一，所以其對于辦公室文秘人員提出的要求也更高。隨著市場經濟的不斷發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展過程中面臨的競爭壓力也越來越大，作為現(xiàn)代企業(yè)來說，應該緊跟市場經濟發(fā)展的腳步，牢牢的抓住市場經濟迅速發(fā)展為企業(yè)發(fā)展提供的契機，嚴格的按照要求落實企業(yè)領導的思想和發(fā)展決策，為企業(yè)領導決策的制定和實施提供全面的支持，才能確保企業(yè)長遠戰(zhàn)略發(fā)展目標的順利實現(xiàn)。

（五）激發(fā)創(chuàng)新意識?，F(xiàn)代企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展離不開創(chuàng)新，所以為了促進企業(yè)辦公室文秘工作質量和效率的有效提升，激發(fā)出辦公室文秘的競爭和創(chuàng)新意識，企業(yè)辦公室文秘人員應該掌握靈活的企業(yè)辦公室文秘工作方法，積極的進行工作順心和行為的創(chuàng)新，同時在辦公室文秘工作中不斷的探索和研究有助于提高自身工作效率的方法，確保辦公室文秘工作的高效開展。這就要求，現(xiàn)代企業(yè)應該在積極鼓勵和引導文秘人員大膽創(chuàng)新的過程中，加強上下級之間相互交流溝通的力度，為企業(yè)文秘人員營造輕松和諧的創(chuàng)新工作環(huán)境。企業(yè)辦公室上級領導應該充分發(fā)揮其帶頭引導作用，將創(chuàng)新理念應用于企業(yè)辦公室創(chuàng)新工作中，帶動文秘人員的創(chuàng)新，促進企業(yè)辦公室文秘工作質量和水平的全面提升。

三、結語

為了促進企業(yè)辦公室文秘工作質量和水平的不斷提升，現(xiàn)代企業(yè)必須嚴格的按照辦公室文秘工作的特點和要求，制定完善的獎懲制度和人性化管理機制，才能在增強文秘人員責任心的同時，激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識，促進文秘人員工作能力和專業(yè)水平的不斷提高。