淺論檔案管理的信息化建設(shè)路徑

歐陽文

摘要：本文以“檔案管理的信息化建設(shè)”為主要研究對象，首先探究了檔案館在檔案管理過程中的信息化訴求，然后從五個角度就如何實踐信息化展開論述。望筆者在本文中所研究的內(nèi)容，能夠為廣大工作人員帶來些許啟示。

關(guān)鍵詞：檔案館;檔案管理;信息化建設(shè)

社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，激發(fā)了信息科技的不斷進步，更直接促成了信息化時代的到來。在這樣一種情況下，各行業(yè)都開啟了以信息科技為主導(dǎo)的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型，檔案館的檔案管理工作自然也不例外。為了讓檔案館內(nèi)的檔案得到更為充分的管理和利用，進一步提升檔案資源的共享性，檔案館的工作人員必須意識到信息化對檔案管理所能產(chǎn)生的積極意義，并著力從過往的檔案管理工作當(dāng)中尋找不足、實現(xiàn)突破。

一、檔案館檔案管理信息化建設(shè)的訴求

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的誕生，為我國各行各業(yè)的發(fā)展打下了先進且優(yōu)良的技術(shù)基礎(chǔ)，對檔案館而言，落后的檔案管理方式是影響和制約其進一步發(fā)展的關(guān)鍵所在。但信息科技的快速發(fā)展，很大程度上為檔案管理的進一步加強提供了更為先進的技術(shù)前提，推進檔案館檔案管理信息化建設(shè)有其必要性、更是其訴求所在。

（一）尋求檔案更為長期的保存

對于檔案保存來說，保存的時間越長，其所能產(chǎn)生的價值越高，其自身的作用更有可能得到發(fā)揮。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很大程度上會因為時間的推移出現(xiàn)諸多保管的困難，但信息化的實現(xiàn)，可以實現(xiàn)檔案的電子化錄入與生成，很大程度上為長期化保存檔案資料提供了條件。

（二）尋求更加快捷可靠的管理模式

檔案管理的信息化模式很大程度上能夠共享檔案信息，這能夠讓檔案管理變得更加方便、快捷，而這也是推進檔案管理工作轉(zhuǎn)型的重要方向。畢竟在我國，各個類型的檔案數(shù)量和種類在不斷增多，管理的任務(wù)也在不斷加重。所以說，檔案館檔案管理信息化的發(fā)展路徑，能夠?qū)?fù)雜的管理模式指向簡單化的發(fā)展形態(tài)，自然會簡化管理工作，促使檔案館的管理及服務(wù)獲得更好的發(fā)展。

二、檔案館檔案信息化建設(shè)的基本路徑

檔案館要想加強信息化建設(shè)，有必要從檔案館的內(nèi)部管理制度率先改革，在注重軟硬件建設(shè)的過程中，更關(guān)注對人才的培養(yǎng)，進而保障信息化的全面推進和落地。

（一）硬件層面：引進先進的計算機及網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備

檔案館檔案管理的信息化建設(shè)離不開必要的硬件設(shè)備，而在選擇硬件時，必須注意幾個關(guān)鍵點：

首先，檔案管理所需的硬件設(shè)備必須滿足存儲大量檔案的基本要求，同時還要有一定的可靠性，防止因為存儲設(shè)備遭到破壞、出現(xiàn)故障，而出現(xiàn)檔案遺失的情況。

其次，檔案管理所需的硬件設(shè)備還必須具備一定的抗外部性，如果其抗外性能不強，其就有可能會因為外部因素遭到損壞，如此必然會對檔案存儲造成嚴(yán)重的威脅。

總之，硬件設(shè)備對于提高檔案館檔案管理的信息化水平意義非凡，檔案館有必要在此方面增加資金投入，來收獲理想的效果。

（二）軟件層面：積極引入或配合開發(fā)檔案管理軟件

檔案館檔案管理的信息化建設(shè)不僅需要加強在硬件方面的投入，在軟件方面也必須重視，檔案管理需要有龐大的軟件系統(tǒng)來維系運行，檔案館有必要根據(jù)自身的實際情況開發(fā)定制系統(tǒng)，并配備熟悉系統(tǒng)的專業(yè)人才，對系統(tǒng)的正常運行進行監(jiān)督管理，確保檔案管理服務(wù)職能的正常實現(xiàn)。

（三）人才層面：加強對檔案管理人才信息化的培養(yǎng)

在信息化建設(shè)過程中，檔案館不能忽視對人才的培養(yǎng)，這是基礎(chǔ)、是關(guān)鍵，是確保信息化管理系統(tǒng)得以順利運行的重要條件。畢竟在過去相當(dāng)長一段時間內(nèi)，檔案館的工作人員都是采取老辦法對各類紙質(zhì)檔案進行管理，而這部分“老工作人員”必須花費一定的時間對現(xiàn)代化的科技、信息技術(shù)進行學(xué)習(xí)，確保自身能夠合理應(yīng)用信息化的管理系統(tǒng);另一方面，為了確保檔案館能夠盡快走上信息化的管理軌道，還需要加強對現(xiàn)代化人才的汲取，這類人才未必都是檔案管理專業(yè)，有可能是信息開發(fā)和計算機專業(yè)，從事系統(tǒng)開發(fā)和維護類的人才。

（四）安全層面：確保建設(shè)過程中載體和渠道的安全性

信息化在不斷發(fā)展的過程中也會催生部分的安全問題，如若處理不當(dāng)，就有可能出現(xiàn)信息泄露、檔案遺失或竊取等危及檔案館工作順利開展、波及檔案館藏甚至為后續(xù)檔案征集工作埋下隱患的情況。加強信息化建設(shè)過程中的安全維護，需要做到：

首先，加強對軟硬件及管理系統(tǒng)的安全維護，確保其不存在管理的疏漏，不存在信息遺失或被第三方人員竊取的情況。

其次，在檔案出借和回收過程中加強安全維護，避免按照信息化出臺的相關(guān)手續(xù)和實際檔案出借過程中，產(chǎn)生信息不對等的情況。

最后，務(wù)必加強對安全服務(wù)人才的引進和培養(yǎng)，目的在于維系檔案安全，并對檔案系統(tǒng)不定期進行檢測、定期進行監(jiān)管和維護，確保其隨時處于正常的運作狀態(tài)。

（五）創(chuàng)新層面：豐富服務(wù)的內(nèi)容以及服務(wù)形式

創(chuàng)新檔案管理信息化的建設(shè)路徑，可以從這樣幾個角度，另辟蹊徑：

首先，積極推進檔案館和其它機構(gòu)的合作，讓檔案的采集、分類和整合工作更加順利進行。具體的合作機構(gòu)包括學(xué)校、其它社會公共服務(wù)部門、醫(yī)院、銀行等。

其次，加強與檔案管理相關(guān)的自媒體建設(shè)，包括社交平臺、官方網(wǎng)站、入駐其它互聯(lián)網(wǎng)交流渠道等，對可以公開的信息以網(wǎng)絡(luò)載體形式進行對外發(fā)布，提高與社會各界對話和交流的頻率，也為大眾提供便捷服務(wù)。

最后，從用戶需求的角度出發(fā)，對檔案進行分組，方便后續(xù)出借和調(diào)閱工作的順利進行。不同行業(yè)、不同崗位的人員對檔案需求是不同的，從這個角度進行分類，很大程度上能夠提升效率、提高受眾的滿意度。

三、結(jié)束語

總而言之，推進檔案館檔案管理的信息化建設(shè)是與時俱進的選擇，也是拓展檔案館服務(wù)職能、提高管理效率的重要手段。只是在應(yīng)用信息化的過程中，其可能存在一定的風(fēng)險和隱患，就需要相關(guān)工作人員在開發(fā)軟硬件的同時，做好輔助的安全保護工作，堅持安全性能和服務(wù)職能的雙向提升。

參考文獻：

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