如何推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化

燕麗

摘要：面對我國事業(yè)單位不斷進行體制改革的時代背景，加強事業(yè)單位的檔案管理工作成為重要的工作內容。當前我國機關事業(yè)單位在進行檔案管理的過程中仍存在許多弊端，針對存在的問題不斷進行完善創(chuàng)新，實現(xiàn)我國機關事業(yè)單位檔案管理工作水平的快速發(fā)展與完善。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;標準化

一、機關事業(yè)單位檔案管理的重要性

很多黨和國家領導人明確強調了檔案工作的重要性，比如，毛澤東同志指出，無論在任何時候都需要保護檔案文件，這關系到人民的命運以及前途;鄧小平同志提到開發(fā)信息資源，服務四化建設;習近平同志提出檔案工作是一項很重要的工作，同時是一項基礎性工作，在各個方面都具有重要意義，在全面建設小康社會中，檔案工作的重要性也不斷凸顯?？梢?，檔案就是真實的歷史記J憶，是確保群眾合法權益的憑據，為相關者奠定了基礎。各級各類檔案部門需要對檔案進行完整的收集、規(guī)范整理、科學安全保管、便捷高效利用。然而一直以來，因為存在很多問題，使得檔案的相關工作效果也受到了限制，這就需要加強檔案管理工作。

二、機關事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）管理方法落伍

大部分機關事業(yè)單位，在進行檔案管理時，采取的都還是傳統(tǒng)的保存方式，通常單位會以一周或是半個月為周期，將這期間的所有檔案先按時間或內容分類，然后再放到規(guī)定的檔案管理室，這中間需要員工專門騰出半天甚至是一天的時間來做這項工作，艱難的完成檔案分類擺放之后，工作還沒有結束，檔案管理的重要目的之一，就是要方便后期對檔案的查詢以及使用，傳統(tǒng)的檔案整理之后，只是大體上看著非常整齊，當真正要用到某一個文件時，我們卻發(fā)現(xiàn)并不是很好尋找，因為每一個檔案袋的外觀都是一樣的，雖然已經做好了分類，但是在真正的查詢過程中，想要快速準確的找到某個檔案，還是需要耗費很多的時間。

（二）檔案管理體系尚未得到完善

我國機關事業(yè)單位在檔案管理工作方面尚未制定完善的管理體系，給檔案管理工作帶來負面影響，致使信息傳輸進度無法得到提升，甚至會給機關事業(yè)單位相關部門帶來一定的經濟損失。

（三）管理工作的重視程度不夠，致使管理水平過低

由于事業(yè)單位工作管理程度不斷完善，間接降低了工作發(fā)展程度，一方面，職員缺乏對管理工作的重視程度，導致機關事業(yè)單位檔案管理工作不能持續(xù)發(fā)展，另一方面，職員缺乏對檔案管理工作的基本內涵與工作意識，工作的認知程度不夠完善。機關單位的領導應該對出現(xiàn)的問題及時解決，堅持檔案管理工作對機關事業(yè)單位的重要意義，在檔案管理工作上投入工作新模式，不能受機關單位傳統(tǒng)工作管理的影響，如果管理工作的重視程度不夠，就會直接影響機關事業(yè)單位檔案發(fā)展水平。

三、如何實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化與標準化

（一）進一步創(chuàng)新檔案管理工作的形式

我國當前國民經濟的發(fā)展水平在不斷提高，同時逐漸提高事業(yè)單位工作的壓力，而在實際開展的各項管理工作中，會涉及到相關信息和數(shù)據，但如果采取先進化的檔案管理形式，就需要將傳統(tǒng)數(shù)據進行調整和更新，從而保證能夠提高檔案管理工作的效率和水平。另外，在實際開展檔案管理工作的過程中，會涉及到大量數(shù)據，所以，在這樣的情況下，就需要采取科學合理的措施，保證能夠對管理形式進行優(yōu)化和創(chuàng)新，確保檔案管理工作能夠逐漸實現(xiàn)信息化的目標，還能夠提高整體工作的效率，從而保證檔案管理工作的順利開展。

（二）完善檔案管理制度和培訓機制

機關事業(yè)單位要想充分發(fā)揮出檔案管理工作的重要性，就要結合自身發(fā)展情況，得到相關部門的配合，不斷完善檔案管理制度。對于檔案管理部門來說，內部的人員要有明確的分工，做到各司其職，并且嚴格按照檔案管理制度開展工作。同時，機關事業(yè)單位其他部門的領導和員工也要重視檔案管理工作的開展，學習、貫徹和遵守檔案管理制度。檔案管理人員要具備良好的專業(yè)素質和責任意識，對新進員工進行崗位培訓，同時檔案管理部門內部也要進行定期的業(yè)務培訓，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標準化。

（三）構建管理隊伍

管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)素質與檔案管理的效率和質量具有密切關系，因此，事業(yè)單位需要通過各種措施和途徑，構建一支高素質、能力強、復合型的現(xiàn)代檔案管理隊伍。首先，事亞單位要結合自身具體情況，積極從高校和社會中吸納具有專業(yè)背景的管理人才，其不僅要具備檔案管理知識，同時還可以熟練操作各種信息化設備;其次，事業(yè)單位要對現(xiàn)有的管理人員開展專業(yè)技能培訓，培新內容要涉及信息技術操作、信息素養(yǎng)、檔案知識和管理學知識，實現(xiàn)管理人員綜合素質與業(yè)務能力的全面提升;最后，事業(yè)單位領導需要給予檔案管理以高度重視，提升管理人員的工薪待遇，優(yōu)化管理隊伍的年齡結構，調動其工作熱情和積極性，主動在動作中開展實踐創(chuàng)新，為檔案管理注入活力與生機。

（四）全面普查案卷，取其精華，去其糟粕

在全部檔案中，會存在許多無用的檔案，或者制作非常粗糙的檔案，這些檔案的存在不僅增加了工作的數(shù)量，還占據了檔案管理資源，為此，需要對這些檔案進行清理，保留有價值檔案，這是檔案管理標準化的第一步工作。綜合性的檔案管理部門，要對管理的檔案進行清查，分門別類，銷毀些無用的檔案資料，然后才能為計算機信息化管理提供幫助。

四、結語

綜上所述，檔案管理作為機關事業(yè)單位的重要工作內容之一，在機關事業(yè)單位中占據著重要地位。只有機關事業(yè)單位認清檔案管理規(guī)范化的重要性，加快規(guī)范化、標準化檔案管理進程，才能提高資源的有效利用率，推動機關事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

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