基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性

范娜

摘要：了解自動化辦公對醫(yī)院檔案管理的重要意義，對醫(yī)院檔案管理辦公自動化有利于提高檔案的及時性與有效性、保障檔案的安全兩點必要性進行分析，提出了構(gòu)建完善的檔案管理子系統(tǒng)、完善管理制度、提高檔案人員管理素質(zhì)等可行性對策，有利于推動辦公環(huán)境實現(xiàn)自動化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公環(huán)境;自動化發(fā)展;檔案管理

隨著我國科技的進步和信息技術(shù)的普及應用，自動化逐漸成為新時代發(fā)展的主流，近幾年檔案管理方面?zhèn)涫荜P(guān)注，醫(yī)院檔案管理呈現(xiàn)出自動化和現(xiàn)代化趨勢，改變了傳統(tǒng)的信息化管理模式，對現(xiàn)代醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)管理發(fā)展有重要意義，同時也能促進我國醫(yī)療事業(yè)科學高效發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理自動化辦公的重要意義

自動化辦公總體來說就是借助高科技信息設備，運用計算機等設備媒介把各種信息進行高效精準的整合、傳遞和存儲的過程。醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)自動化辦公，能夠改變傳統(tǒng)模式下的人為的分層次信息傳遞，對醫(yī)院的信息實現(xiàn)快速流動，加快辦公流程的同時，靈活儲存信息并確保信息的精準度，提高信息的準確性和真實性，保障了檔案管理的安全性，增強了檔案的可靠性和完整性。在提升辦公效率的同時，轉(zhuǎn)變?yōu)楦鼮楦咝П憬莸墓芾砟Ｊ?，徹底實現(xiàn)醫(yī)院無紙化辦公，符合我國走可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略路線，緊跟時代的步伐，對我國醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)自動化辦公有重要意義。

二、醫(yī)院檔案管理辦公自動化的必要性

（一）提高工作效率

醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)辦公自動化，能夠提高檔案的有效性和及時性，加快管理工作的工作效率。檔案信息管理存在著內(nèi)容量多、信息量大、種類復雜多樣等情況，傳統(tǒng)的檔案管理手段是進行人為的信息統(tǒng)計，之后進行編碼、分類、入庫等一系列繁瑣工作，這種管理模式易出現(xiàn)統(tǒng)計錯誤、信息丟失或遺漏等問題出現(xiàn)，而自動化辦公能有效避免這些情況的出現(xiàn)，其原理是將醫(yī)院的檔案通過以數(shù)據(jù)的形式傳送至計算機中，形成電子檔案，存入互聯(lián)網(wǎng)總數(shù)據(jù)庫中，順便將數(shù)據(jù)自動進行分類整理[1]。

（二）保障檔案安全性

在當代科技信息化的影響下，自動化檔案與傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案相比，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對保存的環(huán)境要求較高，能夠影響紙質(zhì)檔案質(zhì)量一般有人為因素和環(huán)境因素兩種。人為可能出現(xiàn)折頁、不小心撕毀等誤差的出現(xiàn)，環(huán)境因素包括潮濕干燥、長時間保存導致紙張氧化或變形、自然災害等，都可以破壞其紙張本身的完整性。但是對于電子檔案來說，以上這些問題都能夠很好的避免，而且其安全系數(shù)更高，操作方式簡便，一般情況下保存期限更長，保存性能更完好，可在毫無壓力備份情況下進行簡單操作的多次分享或內(nèi)容更改，在保障檔案安全性的同時，可減少醫(yī)院檔案管理人員儲存檔案的壓力，防止檔案丟失，加快醫(yī)護人員治療病患的速度，從而進一步促進醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

三、醫(yī)院檔案管理辦公自動化的可行性對策

（一）構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)

在整個檔案自動化管理系統(tǒng)中，子系統(tǒng)是組建整個管理系統(tǒng)的重要組成部分，子系統(tǒng)的質(zhì)量問題能夠影響到整個自動化辦公系統(tǒng)的有序進行和發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理運用自動化辦公時，由于每天病患的人數(shù)日益增多，資料數(shù)據(jù)庫需要在保障安全的同時及時做好更新補充以及整理，與此同時，還可以運用信息技術(shù)與傳統(tǒng)管理模式相結(jié)合的方式，做好電子文檔的規(guī)整后，與紙質(zhì)文檔進行相互整合，能夠在確認檔案信息準確的情況下提供雙重保證，時刻注意管理工作的高效性和全面性，確保管理文檔分類的正確性。想要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理自動化辦公，就必須加大對自動化辦公系統(tǒng)的資金投入，只有具備足夠的資金，才能建設自動化辦公系統(tǒng)，這也是保證能夠有效實施檔案管理運用和資料儲存的基礎。

（二）完善管理制度

目前醫(yī)院檔案管理還不能徹底實現(xiàn)全面自動化辦公，因為還沒有完善自動化相應的管理標準和管理制度。在自動化辦公環(huán)境中，應該對所有有關(guān)檔案的自動化設備進行定期檢查，對相關(guān)管理工作制定并不斷完善管理標準，在有明確流程和分工下進行系統(tǒng)化、整合化、高效能管理運作，其中包含檔案收集、檔案錄入、電子文檔上傳數(shù)據(jù)庫、檔案整理、檔案檢索等。這些流程在一定程度上保證了檔案管理的有效性、及時性和完整性。完善管理制度需要在符合國家相關(guān)部門規(guī)定的情況下，對檔案管理人員進行一定的責任分配明確行為，能夠使檔案管理逐漸規(guī)范統(tǒng)一。醫(yī)院檔案管理人員要積極配合，強化管理制度對醫(yī)院檔案自動化辦公的作用，進一步使醫(yī)院實現(xiàn)全面性自動化管理[2]。

（三）提高人員素養(yǎng)

醫(yī)護人員的專業(yè)素質(zhì)是所有醫(yī)院專業(yè)人員所必須具備的思想核心，醫(yī)院檔案管理對實現(xiàn)辦公自動化非常重要，所以對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求也成為人力資源引進的一個重點方面。

醫(yī)院需要定期對相關(guān)人員組織培訓工作，不斷為員工開拓學習平臺，積極以提高人員專業(yè)素養(yǎng)為主要目的，爭取早日實現(xiàn)建設自動化辦公。例如：武邑骨科醫(yī)院為全體醫(yī)務人員集中辦理了“繼續(xù)教育IC卡”，鼓勵醫(yī)務人員參加上級衛(wèi)生部門舉辦的各類專業(yè)知識培訓;開展醫(yī)務人員、護理人員業(yè)務技能比賽，營造濃厚的學業(yè)務、講業(yè)務學習氛圍;采取“請進來”的方式，聘請知名專家進行培訓;鼓勵醫(yī)護人員通過自學、進修等形式進行在職、在崗學習等。

四、結(jié)論信息化技術(shù)的逐漸普及，讓醫(yī)院檔案管理早日實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化成為迫切需求，根據(jù)構(gòu)建管理系統(tǒng)、不斷完善管理機制、提高人員專業(yè)素養(yǎng)等可行性策略的提出，使我國醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)辦公自動化更進了一步，在此基礎上提升了醫(yī)院的整體服務水平和醫(yī)療建設。

參考文獻：

[1]王偉柯.揮譖辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性[J].傳播力研究，2019，3（23）：297.

[2]陸春娜.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性分析[J].辦公室業(yè)務，2019（01）：121+124.