淺析房地產(chǎn)檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義及對(duì)策

宋海蓉

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)都在實(shí)際工作中引入了信息化技術(shù)，房地產(chǎn)檔案管理行業(yè)也不例外。房地產(chǎn)檔案管理是一個(gè)工作量巨大的工程，其所要收集的信息多種多樣，將房地產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化管理對(duì)提升房地產(chǎn)檔案的管理效率具有重要意義。文章具體闡述對(duì)房地產(chǎn)檔案信息化管理的重要意義，并對(duì)我國(guó)當(dāng)今的檔案管理信息化提出可行的建議。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn);檔案管理;信息化

對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化管理有利于我們研究房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展規(guī)律、彌補(bǔ)經(jīng)營(yíng)過程中的不足，從而為居民提供更好的服務(wù)。然而，我國(guó)處于將房地產(chǎn)檔案管理信息化的初級(jí)階段，如何將檔案管理與信息化技術(shù)深入融合還是一個(gè)重要難題。文章對(duì)房地產(chǎn)檔案管理信息化提出一些建議，希望能為解決檔案管理與信息化的融合問題做出貢獻(xiàn)。

一、房地產(chǎn)檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義

（一）維護(hù)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益

房地產(chǎn)檔案管理信息化有利于完整記錄產(chǎn)權(quán)人各項(xiàng)權(quán)利轉(zhuǎn)移的過程，減少法律糾紛。在國(guó)家機(jī)關(guān)對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)的各項(xiàng)信息進(jìn)行核查時(shí)，信息化的檔案調(diào)出速度更快、核查效率更高，這降低了核查過程出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性，有利于保護(hù)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。

（二）為解決房地產(chǎn)糾紛問題提供依據(jù)

信息化的檔案主要依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行保存，在發(fā)生房地產(chǎn)糾紛的時(shí)候，相關(guān)部門只需要登錄檔案庫，將電子檔案發(fā)送到相應(yīng)的申訴方的電子設(shè)備上即可。這與調(diào)動(dòng)紙質(zhì)檔案相比，不僅提升了檔案調(diào)動(dòng)的效率，還提升整個(gè)過程的安全性。且電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，電子檔案的信息更新及時(shí)、記錄完整，作為解決糾紛依據(jù)比紙質(zhì)檔案更加可靠。

（三）提升檔案杭風(fēng)險(xiǎn)的能力

紙質(zhì)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力較低，各種風(fēng)險(xiǎn)主要出現(xiàn)在檔案更改和運(yùn)輸中。紙質(zhì)檔案更改中，由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的錄入體系，整個(gè)過程很容易出現(xiàn)混亂，如登記者記錄格式錯(cuò)誤、更改人更改的部分標(biāo)注不明確等。電子檔案的應(yīng)用則可以很好地解決這些問題，電子檔案登記的特點(diǎn)之一是標(biāo)準(zhǔn)化，由于特定輸入格式的限制，一旦錄入者錄入的信息不符合規(guī)范，系統(tǒng)便會(huì)提醒錄入者對(duì)格式進(jìn)行修改。另外，檔案修改前，所有工作人員都必須登錄自己的個(gè)人賬號(hào)，這有利于落實(shí)檔案管理的責(zé)任，使得檔案的每一處修改都有跡可循，防止登記混亂的現(xiàn)象出現(xiàn)。紙質(zhì)檔案的另一風(fēng)險(xiǎn)高發(fā)環(huán)節(jié)便是運(yùn)輸環(huán)節(jié)，由于紙質(zhì)檔案本身的特點(diǎn)，檔案在運(yùn)輸過程中很容易受到破壞，且我國(guó)房地產(chǎn)的市場(chǎng)較大，房地產(chǎn)檔案的數(shù)量較多。在房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展較為迅速的地區(qū)，紙質(zhì)檔案的運(yùn)輸成本極高。電子檔案則可以很好地克服這些難題，電子檔案只占用電腦內(nèi)存，且檔案的調(diào)動(dòng)非常便捷，可以在很大程度上降低檔案的儲(chǔ)存與調(diào)動(dòng)的成本。

（四）促進(jìn)國(guó)家政策的實(shí)施

國(guó)家政策的制定和實(shí)施是以現(xiàn)實(shí)的情況為依據(jù)的，國(guó)家制定的房地產(chǎn)政策是否能夠從根本上解決問題，與其調(diào)查所使用的資料的真實(shí)性、可靠性有直接的關(guān)系。如果無法得到真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)，政策就會(huì)失去實(shí)效性，失去宏觀調(diào)控的能力。對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化管理，有利于有關(guān)部門調(diào)動(dòng)資料并對(duì)我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)進(jìn)行深入分析，從而制定符合我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展情況的政策。為了我國(guó)宏觀政策的順利實(shí)施，檔案管理方必須重視房地產(chǎn)檔案的管理，加快房地產(chǎn)檔案管理的信息化進(jìn)程。

二、房地產(chǎn)檔案管理信息化的對(duì)策

（一）提升檔案建設(shè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量

房地產(chǎn)檔案錄入前，相關(guān)負(fù)責(zé)人必須對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的來源進(jìn)行嚴(yán)格審查和篩選，只有保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性，檔案的建立才有意義。因此，資料的收集方必須重視檔案數(shù)據(jù)收集這一基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。由于電子檔案的建設(shè)對(duì)信息技術(shù)的要求較高，檔案管理方在檔案信息化建設(shè)前，必須對(duì)所使用的信息技術(shù)進(jìn)行嚴(yán)格審查，防止檔案信息泄露。檔案建設(shè)方還應(yīng)該搭建可靠的信息管理與查詢平臺(tái)，并對(duì)來自不同地區(qū)的檔案進(jìn)行分類、分級(jí)管理，防止檔案登記出現(xiàn)混亂。在登記過程中，管理方必須加強(qiáng)對(duì)工作人員的監(jiān)督，要加強(qiáng)對(duì)工作人員的監(jiān)督，就必須將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，管理方在正式進(jìn)行檔案錄入工作前，應(yīng)當(dāng)給每一員工分配獨(dú)一無二的工號(hào)，所有的工作人員都必須做到先登記、后工作，如此才能防止無人擔(dān)責(zé)的問題出現(xiàn)。

（二）重視保存雙套檔案的工作

雙套檔案指的是電子檔案與紙質(zhì)檔案，雖然電子檔案給檔案登記工作帶來了諸多便利，但依然不能放松對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。紙質(zhì)檔案的管理對(duì)一些經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)、網(wǎng)絡(luò)不發(fā)達(dá)的地區(qū)的房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展影響較大。管理方應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)檔案與電子檔案記錄的信息內(nèi)容完全符合，同時(shí)，管理方應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行及時(shí)更新，在保管的過程中管理方應(yīng)當(dāng)注意氣候變化等因素對(duì)紙質(zhì)檔案的影響，防止檔案信息模糊等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（三）重視檔案管理信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)

信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的工作人員提出了更高的要求，管理方應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員進(jìn)行多方面的培訓(xùn)，提升工作人員的綜合素質(zhì)以適應(yīng)信息化時(shí)代的更高要求。在信息化時(shí)代，不法人員竊取信息的成本大大降低，管理方應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的道德素質(zhì)教育，加深工作人員對(duì)檔案管理這一工作的理解，從而降低信息泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。除了專業(yè)培訓(xùn)，管理方還可以舉辦檔案管理行業(yè)的人才交流會(huì)，為工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)創(chuàng)造條件。管理方還應(yīng)當(dāng)大力引進(jìn)信息技術(shù)領(lǐng)域的技術(shù)人才對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，一方面，管理方要重視提升檢索系統(tǒng)的檢索效率、簡(jiǎn)化系統(tǒng)檢索信息的流程;另一方面，管理方要加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全性，防止出現(xiàn)黑客入侵導(dǎo)致信息泄漏、數(shù)據(jù)丟失等問題。

（四）完善我國(guó)與檔案管理有關(guān)的法律制度

檔案管理信息化在我國(guó)還是一個(gè)新興產(chǎn)物，我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理行業(yè)還在不斷探討將檔案管理與信息化深度融合的方法，這個(gè)過程充滿了各種不確定因素，要克服這些不確定因素帶來的負(fù)面影響，必須完善相關(guān)法律。只有完善檔案管理的相關(guān)法律，我國(guó)檔案管理的相關(guān)部門在遇到糾紛時(shí)才能夠有法可循。管理方應(yīng)當(dāng)不斷總結(jié)檔案管理中可能出現(xiàn)的問題，通過合理的方式向有關(guān)部門反應(yīng)這些問題，促進(jìn)法律的進(jìn)一步完善。

三、結(jié)束語

房地產(chǎn)檔案管理的信息化是無法一蹴而就的，這個(gè)過程需要各個(gè)部門的協(xié)同合作。檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)也需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，在這個(gè)過程中，建設(shè)方應(yīng)當(dāng)將信息安全放在第一位，只有保障了信息安全，檔案管理信息化才有堅(jiān)實(shí)的保障，才能真正獲得人民的支持與信任。

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