分析檔案管理工作的重要性

張陽(yáng)陽(yáng)

摘要：在企業(yè)中，檔案是非常重要的，其是以圖片、文字等形式記錄的企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的數(shù)據(jù)。在新時(shí)代背景下，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求。下文針對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行深入分析，并提出提升檔案管理工作質(zhì)量的措施，希望可以提升企業(yè)整體管理質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企業(yè);重要性

在企業(yè)管理工作中，檔案管理是非常重要的一部分內(nèi)容。檔案管理工作主要是對(duì)企業(yè)原始資料進(jìn)行收集整理保存，具有較強(qiáng)原則性和密集性的特點(diǎn)。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)能否獲得健康穩(wěn)定的發(fā)展，和檔案管理工作之間存在緊密的聯(lián)系。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)的發(fā)展需求，因此在實(shí)際工作中，檔案管理人員應(yīng)給與檔案管理工作足夠的重視，并結(jié)合實(shí)際情況，通過科學(xué)合理的手段，做好檔案管理工作，提升管理質(zhì)量和水平，使檔案可以充分發(fā)揮出自身的作用，更好的服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展。

一、檔案管理工作的重要性

第一，檔案管理工作有助于提升企業(yè)整體管理水平。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中會(huì)產(chǎn)生一些歷史資料，如企業(yè)業(yè)績(jī)成果等，這些資料會(huì)被記錄到檔案中。因此，為了對(duì)這些歷史資料進(jìn)行有效查詢，需要加強(qiáng)檔案管理工作。這樣才可以使企業(yè)工作人員對(duì)企業(yè)發(fā)展情況進(jìn)行深入了解，使其可以更好的服務(wù)企業(yè)，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展[1]。第二，檔案資料可以對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)準(zhǔn)確的反應(yīng)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層在決策時(shí)可以以檔案資料為依據(jù)，具有輔助作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層可以通過對(duì)檔案記錄進(jìn)行分析研究，總結(jié)過去的工作，對(duì)其中存在的不足進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并借鑒以往經(jīng)驗(yàn)和結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)更加科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行制定。與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作，可以給予各個(gè)部門更好的服務(wù)，使各個(gè)部門可以有序的開展業(yè)務(wù)活動(dòng)。第三，檔案管理工作可以使企業(yè)文化變得更加豐富。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展和企業(yè)文化建設(shè)之間存在緊密的聯(lián)系，在檔案管理工作中可以對(duì)企業(yè)文化形成的過程進(jìn)行精準(zhǔn)記錄，使其可以在長(zhǎng)時(shí)間的傳承發(fā)展中不會(huì)流失和倒退，保持企業(yè)的發(fā)展生命力。因此，企業(yè)檔案管理工作是非常重要。

二、檔案管理工作存在的問題

第一，管理意識(shí)有待提升。現(xiàn)階段，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，部分企業(yè)為了提升自身的管理水平，開始組建了檔案管理隊(duì)伍，負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行整理歸納錄入。但是在實(shí)際工作中，部分管理人員沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，以至于無(wú)法有效整理歸檔文件資料，出現(xiàn)信息資料丟失的情況，嚴(yán)重影響到企業(yè)的發(fā)展[2]。第二，在新時(shí)代背景下，企業(yè)檔案的內(nèi)容和形式也逐漸向著多樣化的趨勢(shì)發(fā)展，在該形勢(shì)下仍然有部分企業(yè)利用傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，這給檔案管理人員帶來(lái)了一定的工作難度。部分企業(yè)雖然已經(jīng)利用了計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理的，但是并沒有配置相應(yīng)的專業(yè)人員，進(jìn)而大大降低了檔案管理工作質(zhì)量。第三，檔案管理人員素養(yǎng)有待提升。在實(shí)際管理工作中，部分檔案管理工作人員的工作能力相對(duì)較低，并且由于薪酬福利待遇等問題，檔案管理工作人員的流動(dòng)性較大，這也在一定程度上影響到檔案管理質(zhì)量的提升。

三、加強(qiáng)檔案管理工作的策略

（一）提升檔案管理意識(shí)

在新時(shí)代背景下，想要有效提升檔案管理工作質(zhì)量，企業(yè)需要不斷提升檔案管理意識(shí)。在實(shí)際工作中，企業(yè)需要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，特別是檔案管理人員要積極主動(dòng)的走出對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，提升自身的管理意識(shí)。與此同時(shí)，還需要對(duì)自身的管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)檔案管理知識(shí)進(jìn)行積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，提升自身的服務(wù)水平[3]。此外，企業(yè)可以結(jié)合自身的發(fā)展特點(diǎn)，組建專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)而保證可以及時(shí)準(zhǔn)確的歸檔整理檔案資料，提升檔案管理工作現(xiàn)代性和規(guī)范性。企業(yè)可以根據(jù)責(zé)任劃分，組建不同的檔案管理小組，如檔案收集小組、檔案修復(fù)小組、檔案借閱小組等。

（二）注重文件資料整理歸檔工作

在企業(yè)檔案管理工作中，文件資料的整理歸檔是非常重要的內(nèi)容。因此，檔案管理人員需要注重文件資料整理歸檔工作。首先，需要篩選所有收集的文件資料。其次，針對(duì)甄選出來(lái)的文件資料，要進(jìn)行及時(shí)歸檔保存;針對(duì)沒有價(jià)值的文件資料，需要及時(shí)進(jìn)行銷毀。最后，針對(duì)具有價(jià)值的文件資料，需要進(jìn)行重點(diǎn)保存，并且還需要移交給相關(guān)部門進(jìn)行電子備份工作，以防文件資料丟失，給企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。此外，需要制定規(guī)定性的文件，對(duì)檔案資料的移交時(shí)間、移交方式、移交資料進(jìn)行明確，并且需要做好電子版檔案移交登記工作，為后續(xù)的查詢和使用工作提供便利。

（三）對(duì)檔案信息資源進(jìn)行共享

在信息時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)。在該過程中，企業(yè)需要注意結(jié)合自身的發(fā)展特點(diǎn)，共享檔案資源。首先，企業(yè)可以創(chuàng)建規(guī)范化的信息系統(tǒng)，提供給相關(guān)人員檢索數(shù)據(jù)，并對(duì)查詢信息權(quán)限進(jìn)行設(shè)置[4]。其次，企業(yè)應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支持進(jìn)行強(qiáng)化，在硬件、軟件方面加大投入，進(jìn)而提供給信息資源共享良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。最后，需要注重資源共享系統(tǒng)的安全管理，以防檔案信息被泄露和竊取。

（四）對(duì)檔案利用水平進(jìn)行提升

在新時(shí)代背景下，對(duì)于企業(yè)檔案管理利用工作提出了更高的要求。檔案管理人員需要具備新的理念，堅(jiān)持創(chuàng)新性原則，對(duì)檔案服務(wù)模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，進(jìn)而對(duì)檔案利用者的需求進(jìn)行滿足。首先，為了方便檔案利用，可以編制專題目錄、概要、索引、指南等手工檢索工具。在編制過程中可以根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)一體化利用[5]。其次，檔案管理人員應(yīng)對(duì)信息化管理知識(shí)和技能進(jìn)行熟練掌握，進(jìn)而提升檔案管理信息化水平。通過互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)建企業(yè)檔案信息網(wǎng)站，對(duì)企業(yè)進(jìn)行宣傳，通過網(wǎng)站優(yōu)勢(shì)，提升檔案信息資源的利用率，拓展企業(yè)檔案服務(wù)渠道。最后，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案翻閱率進(jìn)行及時(shí)掌握，針對(duì)具有較高利用率且具有重要參考價(jià)值的紙質(zhì)檔案，可以優(yōu)先利用錄入、掃描的形式把其轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化檔案，創(chuàng)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)提供給各個(gè)部門檔案服務(wù)。

（五）提開檔案管理人員綜合素質(zhì)

首先，在招聘環(huán)節(jié)中，可以對(duì)人才招聘渠道進(jìn)行拓寬，提升人才準(zhǔn)入門檻，盡可能在招聘環(huán)節(jié)中招聘到具有較高綜合素質(zhì)的檔案管理人才。其次，企業(yè)應(yīng)定期進(jìn)行培訓(xùn)教育活動(dòng)，培訓(xùn)教育內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、信息化管理技能操作、思想道德教育等。通過培訓(xùn)教育的手段，對(duì)檔案管理人員工作能力和素養(yǎng)進(jìn)行提升。最后，企業(yè)可以和當(dāng)?shù)馗叩仍盒＿M(jìn)行合作，通過專業(yè)化教育，培養(yǎng)符合企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)代化檔案管理人才，進(jìn)而有效提升檔案管理工作水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理工作是非常重要的，其不僅影響著企業(yè)整體管理水平，并且還影響著企業(yè)未來(lái)發(fā)展。但是，現(xiàn)階段，由于受到多種因素的影響，部分企業(yè)沒有給予檔案管理工作足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理工作效果不夠理想。想要有效解決該問題，在實(shí)際工作中企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變自身的思想，給予檔案管理足夠的重視。與此同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，通過科學(xué)合理的手段，加強(qiáng)檔案管理工作力度，從多個(gè)方面入手，提升檔案管理工作水平和效果，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

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