化工企業(yè)檔案管理存在的問題及創(chuàng)新思路

賀婧

關(guān)鍵詞：化工企業(yè);檔案管理;存在的問題;創(chuàng)新思路

對(duì)檔案進(jìn)行高質(zhì)量、高水平的管理，是當(dāng)前保證化工企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要手段之一。面對(duì)繁雜的檔案，對(duì)其進(jìn)行分類、整理最后儲(chǔ)存，是化工企業(yè)檔案管理工作的主要流程。在這些環(huán)節(jié)工作進(jìn)展過程中，無論是哪個(gè)環(huán)節(jié)或者是細(xì)節(jié)出現(xiàn)疏忽，就有可能釀成大禍。檔案是化工企業(yè)總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)、失敗原因的重要依據(jù)，同時(shí)也是化工企業(yè)制定適合自身發(fā)展戰(zhàn)略性方案的重要參考依據(jù)。因此，化工企業(yè)在檔案管理工作進(jìn)展過程中，需要不斷尋找自身問題，并及時(shí)制定創(chuàng)新的改進(jìn)思路，從而為化工企業(yè)的穩(wěn)定、健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1 化工企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.1 淡薄的檔案管理意識(shí)

淡薄的檔案管理意識(shí)是當(dāng)前化工企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行中的主要問題，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員怠慢檔案管理工作，同時(shí)還會(huì)使檔案管理人員意識(shí)不到檔案工作對(duì)化工企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要程度，從而導(dǎo)致檔案管理工作中諸多問題的出現(xiàn)[1]。另外，化工企業(yè)檔案管理工作進(jìn)展過程中，有些管理人員對(duì)檔案工作沒有充分的認(rèn)識(shí)，同時(shí)企業(yè)也缺乏相應(yīng)的監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)，最終導(dǎo)致化工企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量及效率與理想狀態(tài)嚴(yán)重不符，嚴(yán)重限制了化工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

1.2 不完善的檔案管理機(jī)制

不完善的檔案管理機(jī)制，檔案人員在檔案管理工作中沒有規(guī)范的工作要求，最終導(dǎo)致檔案管理人員隨意工作。由于每位檔案管理人員的工作風(fēng)格不同，很容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤的分類，這是導(dǎo)致后期檔案“丟失”的重要原因之一。另外，有些化工企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)不符合當(dāng)前企業(yè)對(duì)檔案管理的工作要求，從而導(dǎo)致檔案管理工作水平低，常常出現(xiàn)核心檔案資料整理不全現(xiàn)象，難以為企業(yè)制定發(fā)展規(guī)劃提供正確的參考數(shù)據(jù)。

1.3 檔案歸檔質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、整理過于單一

在檔案歸檔過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)每個(gè)部門及科研人員提交的檔案進(jìn)行嚴(yán)格核對(duì)，隨后在進(jìn)行檔案整理、分類及儲(chǔ)存[2]。但是，在檔案歸檔過程中，一旦不能有效控制檔案上交質(zhì)量就會(huì)導(dǎo)致諸多問題的出現(xiàn)。最常見的問題為檔案不全，內(nèi)容不準(zhǔn)確等。另外，再加上檔案管理人員不能透徹領(lǐng)悟檔案規(guī)章制度，就會(huì)導(dǎo)致在一些檔案疑難問題處理方面出現(xiàn)模棱兩可的現(xiàn)象，這是導(dǎo)致檔案歸檔工作中，檔案不健全、缺少核心資料的主要原因。另外，化工企業(yè)在檔案歸檔過程中，對(duì)一些科研的整理過于單一，且沒有及時(shí)對(duì)其中的核心數(shù)據(jù)信息進(jìn)行記錄，在后期調(diào)取檔案時(shí)，出現(xiàn)無效數(shù)據(jù)或者數(shù)據(jù)不健全問題。

2 化工企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思路分析

2.1 提升對(duì)檔案管理工作的重視程度

為加強(qiáng)化工企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量、提升檔案管理工作水平，首先化工企業(yè)需要詳細(xì)分析當(dāng)前在檔案管理方面出現(xiàn)的問題，并制定具有針對(duì)性的解決策略，從而為促進(jìn)化工企業(yè)檔案管理工作高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)要求行進(jìn)[3]。其次，提升化工企業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視程度，可以定期開展相應(yīng)的宣傳活動(dòng)，讓檔案管理的質(zhì)量好壞直接決定化工企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展快慢的這一意識(shí)在檔案管理人員心中根深蒂固。最后，化工企業(yè)的檔案管理工作不僅是化工企業(yè)總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)發(fā)展過程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤思想的核心參考數(shù)據(jù)，同時(shí)還是化工企業(yè)了解自身發(fā)展情況、在社會(huì)中的地位及制定戰(zhàn)略性發(fā)展目標(biāo)的核心依據(jù)。只有提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，嚴(yán)格的管理制度及發(fā)展體系才能夠保證化工企業(yè)檔案管理工作的高質(zhì)量、高水平進(jìn)展，才能更好地為化工企業(yè)的穩(wěn)定、健康、持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。

2.2 科學(xué)、合理地設(shè)置檔案管理機(jī)制

科學(xué)、合理的檔案管理機(jī)制是保證化工企業(yè)檔案管理工作穩(wěn)定進(jìn)展的核心依據(jù)，同時(shí)也是檔案管理人員規(guī)范工作的重要支撐[4]。化工企業(yè)在制定檔案管理制度時(shí)，一定要嚴(yán)格根據(jù)最新頒布的《檔案法》中的相關(guān)規(guī)章條例，結(jié)合公司的實(shí)際情況，設(shè)定專門的檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)，對(duì)工作不積極、不認(rèn)真的檔案管理人員給予一定的懲罰。對(duì)于多次懲罰過后仍然不改進(jìn)者，考慮調(diào)部門或者將其開除。另外，高素質(zhì)、高專業(yè)能力的檔案管理人員是檔案管理工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)部分，所以化工企業(yè)需要針對(duì)檔案管理人員的綜合專業(yè)素質(zhì)水平，定期參加專業(yè)知識(shí)講座活動(dòng)，也可以不斷招募專業(yè)綜合素養(yǎng)高的檔案管理人才，從而大幅度提升化工企業(yè)檔案管理部門的整體專業(yè)水平。最后，所設(shè)定的檔案管理機(jī)制，一定要保證能促進(jìn)化工企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，并且符合化工企業(yè)當(dāng)前對(duì)檔案管理工作的相關(guān)要求，從而最大程度地促進(jìn)化工企業(yè)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。

2.3 提高化工企業(yè)檔案歸檔的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

提升化工企業(yè)檔案歸檔質(zhì)量，有助于促進(jìn)后續(xù)檔案管理工作的穩(wěn)定。在檔案實(shí)際歸檔中，需要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)法律章程制度，并將檔案歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)責(zé)任進(jìn)行明確劃分，做到出現(xiàn)問題能第一時(shí)間找到責(zé)任人，從而大幅度提高檔案歸檔質(zhì)量，保證檔案歸檔工作順利進(jìn)行[5]。另外，針對(duì)化工企業(yè)檔案歸檔相關(guān)要求，科學(xué)、合理地制定規(guī)范的工作路程方案，從而為歸檔工作各個(gè)環(huán)節(jié)提供規(guī)范性的操作規(guī)范及注意事項(xiàng)，保證檔案歸檔工作具有較強(qiáng)的秩序性?；て髽I(yè)為了最大程度地提升檔案歸檔質(zhì)量，在相關(guān)檔案收集整理之前，監(jiān)督機(jī)構(gòu)就需要介入工作，并且要將整理、分類、歸檔、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)工作分開。各工作管理人員需管理好自己的工作區(qū)域，從而為高質(zhì)量的檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。

2.4 檔案管理工作中科學(xué)地運(yùn)用現(xiàn)代科技

化工企業(yè)在檔案管理工作進(jìn)展過程中，還要做到與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)、合理地運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)，從而大幅度提升檔案管理工作質(zhì)量及工作效率?，F(xiàn)代科技主要是通過將檔案轉(zhuǎn)變成為電子版，然后再針對(duì)檔案的類型進(jìn)行整理、分類、儲(chǔ)存，這樣不僅能大幅度提高檔案調(diào)取速度，同時(shí)還能保證檔案儲(chǔ)存質(zhì)量[6]。另外，通過互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等高新技術(shù)，還有實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享，從而提高化工企業(yè)高層管理人員對(duì)檔案狀態(tài)的掌握程度，對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)做出改進(jìn)或者解決方案具有重要意義。另外，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，還有助于減少化工企業(yè)檔案管理人員的工作量，有助于避免由于復(fù)雜的檔案管理工作，導(dǎo)致檔案錯(cuò)誤儲(chǔ)存現(xiàn)象的出現(xiàn)，有助于保證檔案管理工作的精準(zhǔn)程度，從而為化工企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為化工企業(yè)發(fā)展過程中的重要組成成分，在檔案管理工作進(jìn)行中，如果缺乏完善的管理制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作中諸多問題的出現(xiàn)，會(huì)嚴(yán)重限制化工企業(yè)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。因此，化工企業(yè)為提升檔案管理質(zhì)量，需要根據(jù)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及隱患，采取正確手段進(jìn)行解決與防治。另外，化工企業(yè)檔案管理部門需要不斷對(duì)檔案管理思路進(jìn)行創(chuàng)新，并在符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)之上，制定健全、縝密的檔案管理制度，從而為化工企業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。

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