行政辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用

曲明

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)的腳步越來(lái)越快，自動(dòng)化技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用和發(fā)展，被推廣到了行政辦公領(lǐng)域當(dāng)中，對(duì)人們的日常生活和工作有著巨大的影響，促進(jìn)行政辦公工作道自動(dòng)化和信息化。行政辦公方式方法已經(jīng)發(fā)生了巨大的改變，在經(jīng)濟(jì)和科技迅猛發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)中的自動(dòng)化技術(shù)越來(lái)越受到行政事業(yè)單位的歡迎，自動(dòng)化技術(shù)在行政辦公中的應(yīng)用越發(fā)重要，成為行政辦公領(lǐng)域當(dāng)中不可或缺的一個(gè)部分。本文就行政辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：行政辦公;自動(dòng)化技術(shù);應(yīng)用

自動(dòng)化技術(shù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)中的一種，在行政辦公領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用和影響，自動(dòng)化技術(shù)的出現(xiàn)顛覆了傳統(tǒng)的行政辦公理念和方式，有利于提高行政辦公的工作效率和水平，促進(jìn)行政辦公工作的整體進(jìn)步，提高行政單位的競(jìng)爭(zhēng)力，是行政辦公工作走向正規(guī)化和專業(yè)化。自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用是行政單位工作中的重要組成部分，隨著技術(shù)的迅猛發(fā)展，行政單位必須通過(guò)自動(dòng)化的手段來(lái)進(jìn)行創(chuàng)新和改造，讓單位的資源信息能夠得到有效的共享，這樣對(duì)信息資源的收集、存儲(chǔ)、分享、搜索等，方便了對(duì)行政事業(yè)單位的信息資源管理，這種方式有效的提高了行政工作效率，節(jié)省了大量的成本，更有利于統(tǒng)計(jì)分析的準(zhǔn)確性、權(quán)威性，方便為相關(guān)工作提供指導(dǎo)與安排，大大的提高了信息資源的有效銜接，實(shí)現(xiàn)了資源的共享。

一、自動(dòng)化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)水平的提升是密不可分的，經(jīng)濟(jì)水平的提升和科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展是自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用而生的主要推動(dòng)力，自動(dòng)化技術(shù)憑借獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)得到了廣泛的推廣，行政辦公領(lǐng)域當(dāng)中也不斷地引入了自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，行政辦公工作取得了一定的成就。自動(dòng)化技術(shù)是推動(dòng)行政單位管理工作方式變革和戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的一個(gè)有效手段，自動(dòng)化技術(shù)在行政辦公領(lǐng)域中的應(yīng)用總體來(lái)說(shuō)利大于弊，自動(dòng)化技術(shù)的出現(xiàn)，幫助行政單位節(jié)省了更多的時(shí)間成本、物力成本、資源成本，有效的降低行政單位的人力資源成本也可以規(guī)范業(yè)務(wù)流程，改變了傳統(tǒng)的依靠人力資源工作的模式，減輕了員工工作的壓力，提高了工作人員工作的積極性。其次，自動(dòng)化技術(shù)的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)行政辦公人員從事大量的日常碎事事務(wù)，一些簡(jiǎn)單的流程可以被自動(dòng)化技術(shù)、信息化技術(shù)所取代。另外，自動(dòng)化技術(shù)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息資源的整合和利用，縮短了信息傳遞的時(shí)間和各層級(jí)之間的意見(jiàn)反饋時(shí)間，提高行政單位的工作效率，使自動(dòng)化技術(shù)在行政辦公中的應(yīng)用更加專業(yè)化和正規(guī)化?？傊咝录夹g(shù)的發(fā)展自動(dòng)化技術(shù)在不斷的革新，讓更多的領(lǐng)域得到了更大的發(fā)展空間和進(jìn)步。自動(dòng)化技術(shù)在行政辦公中的應(yīng)用可以有效的提高行政辦公的自動(dòng)化管理水平和質(zhì)量，降低人為因素的影響，實(shí)現(xiàn)對(duì)行政單位信息資源的精確控制和處理，減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

二、行政辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用存在的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)自動(dòng)化技術(shù)的重視程度

自動(dòng)化技術(shù)在行政辦公中的應(yīng)用最多的就是電子文檔的使用，使用電子文檔可以順利的完成辦公任務(wù)的交接工作以及對(duì)數(shù)據(jù)的有效銜接，促進(jìn)辦公流程的順利進(jìn)行。但是由于行政辦公單位缺乏對(duì)自動(dòng)化技術(shù)的重視程度，行政領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為自動(dòng)化技術(shù)在行政辦公中并沒(méi)有太大的作用，缺乏對(duì)自動(dòng)化技術(shù)重要性的認(rèn)知。自動(dòng)化技術(shù)在行政辦公領(lǐng)域中的應(yīng)用離不開(kāi)資金的支持，如果沒(méi)有資金的投入一切都是白談，任何的工作都運(yùn)轉(zhuǎn)不起來(lái)。一些行政單位缺乏對(duì)自動(dòng)化技術(shù)的資金投入，沒(méi)有為行政辦公提供一個(gè)良好的技術(shù)支撐和物質(zhì)條件，所以在行政辦公中缺乏對(duì)自動(dòng)化技術(shù)的引用和設(shè)備的投入，甚至一些行政辦公單位為了節(jié)約成本，購(gòu)買低端的自動(dòng)化設(shè)備，導(dǎo)致自動(dòng)化設(shè)備的使用性能較差，影響了行政辦公效果。

（二）缺乏完善的管理體系

行政辦公單位缺乏對(duì)自動(dòng)化技術(shù)的風(fēng)險(xiǎn)管理體系，因?yàn)樽詣?dòng)化技術(shù)可以在電腦客戶端多人同時(shí)使用，無(wú)論是哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)產(chǎn)生一定的風(fēng)險(xiǎn)，缺乏一個(gè)完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體系和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督機(jī)制。其次，工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)化的培訓(xùn)缺乏對(duì)自動(dòng)化設(shè)備使用的了解，很有可能操作不當(dāng)對(duì)自動(dòng)化設(shè)備造成損壞，在一定程度上也阻礙了行政辦公的效率和水平。

三、自動(dòng)化技術(shù)在行政辦公中的應(yīng)用

（一）應(yīng)用自動(dòng)化技術(shù)，節(jié)約成本

自動(dòng)化技術(shù)在行政辦公中的應(yīng)用比人工作業(yè)更加靈活，可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行操作，結(jié)合行政辦辦公的具體情況進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，減少人為因素給行政辦公工作帶來(lái)的不利影響，節(jié)約了大量的人力和時(shí)間成本。其次，自動(dòng)化技術(shù)對(duì)于行政辦公所需要的數(shù)據(jù)的處理準(zhǔn)確度更高，方便工作人員隨時(shí)對(duì)信息進(jìn)行調(diào)整、存儲(chǔ)、分享，提高了信息文件輸送的效率和流暢性，比如，工作人員可以根據(jù)辦公需求利用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件對(duì)辦公中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)用、查找、分析，利用文字處理軟件對(duì)辦公文件進(jìn)行可靠的管理，也可以信息內(nèi)容進(jìn)行編輯、修改等，簡(jiǎn)化了行政辦公的程序而且操作簡(jiǎn)單方便，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)部門(mén)數(shù)據(jù)信息的有效銜接和工作任務(wù)對(duì)接，極大地提高了行政辦公效率。

（二）自動(dòng)化技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)的使用

計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展推動(dòng)著辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)現(xiàn)應(yīng)用，對(duì)行政辦公起到了巨大的推動(dòng)作用。辦公自動(dòng)化技術(shù)中包含了數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)庫(kù)主要是管理行政辦公的文件，對(duì)行政辦公文件進(jìn)行傳輸，在對(duì)文件和信息進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中，使用自動(dòng)化的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，提高信息在運(yùn)輸過(guò)程中的安全性和可靠性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息傳輸過(guò)程中存在的問(wèn)題和缺陷。其次，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)可以更好地滿足員工不同的工作需求，可以對(duì)辦公資料和信息進(jìn)行分類和整合，在員工用戶的終端員工就可以進(jìn)行快捷的操作，不斷實(shí)現(xiàn)對(duì)行政辦公的動(dòng)態(tài)化管理，打破行政辦公時(shí)間和空間上的限制，工作人員可以進(jìn)行線上線下的辦公，不再拘束于辦公室工作這樣固定的環(huán)境。

四、結(jié)束語(yǔ)

時(shí)代的不斷發(fā)展變化，自動(dòng)化技術(shù)的產(chǎn)生給人們的日常工作和生活方式都發(fā)生了巨大的改變，人們的日常生活和工作都離不開(kāi)自動(dòng)化技術(shù)的使用。自動(dòng)化技術(shù)在行政辦公領(lǐng)域也得到了有效的發(fā)展，在行政辦公領(lǐng)域中引入自動(dòng)化技術(shù)是社會(huì)發(fā)展的客觀需求也是一個(gè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。通過(guò)構(gòu)建自動(dòng)化辦公有效的降低了工作人員的工作量和工作負(fù)擔(dān)，提高了行政辦公的效率和快捷性，增加了行政辦公信息的可靠性管理以及對(duì)信息資源的快速傳遞和共享，節(jié)約了大量的人力資源成本和時(shí)間成本，把自動(dòng)化技術(shù)在行政辦公領(lǐng)域的價(jià)值發(fā)揮到最大，促進(jìn)行政辦公工作的順利開(kāi)展。

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