探討文件檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展思路

李勝楠

摘要：在新時期，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式和工作模式已經(jīng)不能滿足企事業(yè)單位的發(fā)展需求，也不利于促進(jìn)其穩(wěn)定發(fā)展。因此，為了可以實現(xiàn)企事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，必須要重視每個管理環(huán)節(jié)，尤其是檔案管理，這樣才可以提高企事業(yè)單位的整體管理水平。基于此，本文對文件檔案管理現(xiàn)代化路徑進(jìn)行研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化;文件檔案管理

目前，隨著社會的發(fā)展與進(jìn)步，人們已經(jīng)迎來了互聯(lián)網(wǎng)時代，各企事業(yè)單位，為了能夠追趕上時代的發(fā)展，必須要對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，建立現(xiàn)代化檔案管理模式。對于檔案管理工作來說，在時代發(fā)展的背景下，必須要建立現(xiàn)代化的檔案管理工作模式，合理地使用現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新工作方式，建立新的管理模式，從而提高檔案管理工作的規(guī)范性與高效性，強(qiáng)化管理的整體水平，滿足現(xiàn)代化發(fā)展的要求。

一、文件檔案管理現(xiàn)代化概述

企事業(yè)單位在運(yùn)行的過程中，文書檔案的管理工作占據(jù)著非常重要的地位，同時也是企事業(yè)單位發(fā)展中資產(chǎn)重要組成結(jié)構(gòu)，對我國企事業(yè)單位發(fā)展具有特殊意義。伴隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，文書檔案工作的管理難度大大提升，管理內(nèi)容也在逐漸增加。因此，加強(qiáng)對文書檔案管理工作的認(rèn)知，提高文書檔案管理工作質(zhì)量，加快對文書檔案管理工作模式和方法的創(chuàng)新，是保證我國文書檔案管理工作緊跟時代步伐的重要舉措。

二、文件檔案管理工作存在的不足

（一）文件檔案管理人員對文書檔案管理工作的認(rèn)知不足

當(dāng)前我國很多企事業(yè)單位對文書檔案管理工作沒有一個正確的認(rèn)知和了解，認(rèn)為企事業(yè)單位的發(fā)展僅僅同那些重要的部門之間具有緊密的聯(lián)系，文書檔案管理工作作為一項無法產(chǎn)生效益的工作，對企事業(yè)單位的發(fā)展沒有太大意義。對于所有的工作，只有對其有一個正確的認(rèn)識，在后續(xù)工作的開展中才能夠順利進(jìn)行。盡管文書檔案管理工作同我國企事業(yè)單位的效益之間沒有明確的關(guān)聯(lián)，但對于很多企事業(yè)單位的發(fā)展來說，文書檔案管理工作是其中最不可缺少的一環(huán)。通過對我國當(dāng)前大部分企事業(yè)單位工作人員調(diào)查發(fā)現(xiàn)，并沒有認(rèn)識到這一點，造成文書檔案管理工作的發(fā)展受到較大的限制，甚至企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對文書檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)知，造成整個企事業(yè)單位的正常發(fā)展受到較大的影響。文書檔案管理工作人員自身對文書檔案管理工作的認(rèn)識不足，造成其在日常的管理工作中玩忽職守，影響文書檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）人事檔案管理工作制度方面還有所不足

在現(xiàn)階段企事業(yè)人事檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，部分管理制度不夠完善，對于一些實際人事檔案工作的執(zhí)行細(xì)節(jié)沒有進(jìn)行相應(yīng)的控制，整個工作的開展缺乏一個良好的依據(jù)和基礎(chǔ)。而在當(dāng)前企事業(yè)多元化發(fā)展的環(huán)境下，人事工作的開展更加復(fù)雜，并且很多管理環(huán)境的變化都對實際人事方面的檔案管理提出新的要求和挑戰(zhàn)。當(dāng)前相關(guān)管理制度還不夠完善，一些具體的工作細(xì)節(jié)沒有得到明確，具體工作的執(zhí)行流程和標(biāo)準(zhǔn)也有待進(jìn)一步規(guī)范性調(diào)整。這些管理制度的缺失和不足，會對檔案管理工作的開展產(chǎn)生很大的影響。針對于此，如何做好管理制度的完善，引入更加現(xiàn)代科學(xué)的管理機(jī)制，這是實現(xiàn)當(dāng)前檔案現(xiàn)代化管理工作的一條重要的必經(jīng)之路。

三、人事檔案管理實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的具體思路

（一）做好隊伍方面的管理

人事檔案管理工作開展過程當(dāng)中，人員隊伍管理工作責(zé)任重大，對于檔案管理工作的效果和質(zhì)量具有很大的影響。針對于此，我們應(yīng)該做好對人事檔案隊伍的管理，提升隊伍的整體專業(yè)水平，讓其能夠真正地結(jié)合企事亞的實際人事工作來展開相關(guān)工作。在具體隊伍建設(shè)和人員培訓(xùn)開展上，我們應(yīng)該提升培訓(xùn)活動的針對性，讓檔案管理人員對于相關(guān)的人事檔案管理工作的制度、標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范能夠有一個更加深入的了解，并適應(yīng)一些人事檔案管理工作的特殊需求。在日常培訓(xùn)上，我們也應(yīng)該做好道德方面的培訓(xùn)，讓企事業(yè)人事檔案管理人員本身具備更強(qiáng)的責(zé)任心，讓他們能夠積極地對于自身的工作效能進(jìn)行發(fā)揮。通過開展隊伍的建設(shè)和管理，可以真正地實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。

（二）完善體系建設(shè)，建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)

企事業(yè)單位需要派出專門的人員定期抽查檔案中的信息內(nèi)容，結(jié)臺本單位的實際情況，建立管理制度與監(jiān)督制度，貫徹與落實獎懲制度，從而激發(fā)工作人員的積極性與熱情，使其能夠更加重視檔案管理工作[8]，以此推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。同時，為了能夠更好地滿足現(xiàn)代化建設(shè)對檔案管理工作的需求，應(yīng)該建立完善的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)，比如檔案信息查詢管理系統(tǒng)、檔案信息儲存管理系統(tǒng)、檔案信息安全管理系統(tǒng)以及檔案信息銷毀管理系統(tǒng)，這樣一來就可以實現(xiàn)整個檔案管理工作的信息化建設(shè)，全面實現(xiàn)自動化與信息化管理，提高檔案信息資料的準(zhǔn)確性，提升檔案管理工作質(zhì)量。

（三）創(chuàng)新檔案管理方法，提高現(xiàn)代化水平

在新時期檔案管理工作創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)是檔案管理方法的創(chuàng)新，信息化檔案管理已經(jīng)逐漸成為檔案管理的主要發(fā)展，還是實現(xiàn)信息化檔案管理的前提條件[2]。伴隨著電子信息技術(shù)的迅速發(fā)展，出現(xiàn)越來越多的檔案管理軟件，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，計算機(jī)知識的廣泛普及，這些在一定程度上都為實現(xiàn)信息化的企事業(yè)單位檔案管理數(shù)據(jù)資源打下良好的基礎(chǔ)。在該過程中，作為企事業(yè)單位的檔案管理者，必須要在軟件上構(gòu)建與本單位相符的系統(tǒng)，分層次完成檔案梳理工作。掃描上傳歷史檔案原件，對將來的檔案信息采用兩種保存方法，除了需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行留存，還要運(yùn)用軟件系統(tǒng)做好電子版存檔，將其在預(yù)定的系統(tǒng)內(nèi)保存，也可以將其上傳在云端上。同時，必須要引起注意的是，各單位必須要結(jié)合自身的檔案性質(zhì)，選擇適合的軟件系統(tǒng)，在整理以及上傳保密材料時，必須要設(shè)置有關(guān)的保密環(huán)節(jié)，不能泄露信息。

四、結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理工作的發(fā)展，對我國的現(xiàn)代化事亞單位發(fā)展具有非常重要的意義，因此，事業(yè)單位需要結(jié)合自身的實際情況，充分利用自身所擁有的資源，不斷對文書檔案管理工作模式、工作方法等進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，提升事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量，同時充分發(fā)揮文書檔案自身的價值，創(chuàng)造更多的效益。

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