黃蓓
摘要:機(jī)要文書檔案是機(jī)關(guān)單位檔案管理的基礎(chǔ)性工作,也是機(jī)關(guān)單位重要的信息資源,因此為了發(fā)揮機(jī)要文書檔案的功能作用,本文闡述了機(jī)要文書檔案管理的基本原則,對(duì)機(jī)要文書檔案管理存在的主要問題及其優(yōu)化策略進(jìn)行了探討分析。
關(guān)鍵詞:機(jī)要文書檔案;管理工作;原則;問題;優(yōu)化策略
機(jī)要文書檔案管理對(duì)于提升機(jī)關(guān)單位管理能力具有重要作用,但是由于各種原因的影響,導(dǎo)致其存在諸多問題,因此為了保障機(jī)要文書檔案管理的有效性,以下機(jī)要文書檔案管理工作的優(yōu)化策略進(jìn)行了探討分析。
一、機(jī)要文書檔案管理工作的基本原則
機(jī)關(guān)單位是國家機(jī)構(gòu)的組成部分,其檔案是機(jī)關(guān)單位所有信息的匯聚地,其中機(jī)要文書檔案管理工作非常重要,因此必須在一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則下進(jìn)行管理:一是規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則,即機(jī)要文書檔案管理方法應(yīng)該規(guī)范、靈活,在遵循相關(guān)規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行靈活管理,以此保證檔案管理方法的實(shí)用性;二是職責(zé)、權(quán)益兼顧原則,即機(jī)要文書檔案管理制度中,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及工作人員的工作職責(zé)及權(quán)益都有明確的范圍確定,當(dāng)出現(xiàn)檔案管理的紕漏問題,能公平處理和責(zé)任到人;三是靜態(tài)、動(dòng)態(tài)相結(jié)合原則,即機(jī)要文書檔案管理要在保持其科學(xué)穩(wěn)定的同時(shí)與時(shí)俱進(jìn),與國際接軌,在時(shí)代發(fā)展的大背景下創(chuàng)新檔案管理體制與方法,提高檔案管理的科學(xué)化水平。
二、機(jī)要文書檔案管理工作存在的主要問題分析
1.管理質(zhì)量問題。由于機(jī)關(guān)單位管理者和決策者存在對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的不足,特別在機(jī)要文書檔案隊(duì)伍建設(shè)上和檔案管理體系完善上還存在顯著的問題,這既不能確保機(jī)要文書檔案工作的有序進(jìn)行,也制約了機(jī)要文書檔案管理質(zhì)量。并且在檔案管理工作中還存在考核不嚴(yán)、考評(píng)不系統(tǒng)、管理鏈條缺乏等一系列問題,導(dǎo)致機(jī)要文書檔案管理工作失去質(zhì)量體系的評(píng)價(jià),難以實(shí)現(xiàn)機(jī)要文書檔案管理工作的質(zhì)量目標(biāo)。
2.安全性問題。機(jī)要文書檔案存在大量的涉密信息,在國家檔案法和信息安全法上都有著對(duì)檔案安全的嚴(yán)格規(guī)范和準(zhǔn)確定義,但是由于機(jī)要文書檔案管理上的疏失,機(jī)要文書檔案工作存在安全性問題。一方面在機(jī)要文書檔案信息涉密環(huán)節(jié)沒有系統(tǒng)地檢查、分類和判定,導(dǎo)致機(jī)要文書檔案涉密信息的泄露;另一方面在機(jī)要文書檔案管理總沒有規(guī)范進(jìn)行解密工作,不能全面地發(fā)揮出機(jī)要文書檔案資料的資源和優(yōu)勢(shì)進(jìn)而產(chǎn)生檔案工作的遲滯、低效和延誤。
3.利用問題。傳統(tǒng)機(jī)要文書檔案管理工作只講求工作的規(guī)范、環(huán)節(jié)和要求,并沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)要文書檔案資源的深度開發(fā)和系統(tǒng)利用,出現(xiàn)了機(jī)要文書檔案資料劃分粗略、信息分類模糊、管理工作落后、數(shù)字資料和信息安全性不足等一系列問題,不能形成新時(shí)期機(jī)要文書檔案管理的新基礎(chǔ)和新平臺(tái),嚴(yán)重影響機(jī)要文書檔案工作基礎(chǔ)性地位的體現(xiàn),甚至可能在資源開發(fā)和利用中形成了阻礙和遲滯作用。
三、機(jī)要文書檔案管理工作的優(yōu)化策略
1.提高機(jī)要文書檔案管理質(zhì)量水平。從質(zhì)量生成、評(píng)價(jià)和監(jiān)督方面上看,新時(shí)期機(jī)關(guān)單位要強(qiáng)化檔案管理的質(zhì)量意識(shí)和質(zhì)量水平。要在組織層面進(jìn)行機(jī)要文書檔案管理結(jié)構(gòu)的調(diào)整,真正協(xié)調(diào)相關(guān)部門和相關(guān)資源將建設(shè)高質(zhì)量機(jī)要文書檔案管理工作體系落實(shí)在實(shí)實(shí)在在的工作至上。同時(shí)要以質(zhì)量管理作為前提,以提升機(jī)要文書檔案管理品質(zhì)為目標(biāo)建立起管理質(zhì)量體系,覆蓋機(jī)要文書檔案管理的方方面面,為管理質(zhì)量的提升提供組織和管理基礎(chǔ)。在管理工作中要形成質(zhì)量控制體系,從考核與考評(píng)、反饋與激勵(lì)等主要環(huán)節(jié)入手,全方位確保機(jī)要文書檔案管理實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值、質(zhì)量目標(biāo)。
2.保障機(jī)要文書檔案管理的安全性。機(jī)要文書檔案管理首先要從保密法、檔案法、信息安全法的層面入手,準(zhǔn)確而全面地理解機(jī)要文書檔案安全的定義、范圍和要求,要立足于機(jī)要文書檔案管理的實(shí)際進(jìn)行安全教育和普及工作,現(xiàn)實(shí)性地提升機(jī)要文書檔案管理的安全性。一方面,要強(qiáng)化機(jī)要文書檔案資料的審查工作,嚴(yán)格實(shí)施檔案信息的判定、分類、控制和使用,形成更大范圍和更多維度的機(jī)要文書檔案安全保證機(jī)制和優(yōu)化途徑,確保機(jī)要文書檔案資料和信息的安全。另一方面,要妥善做好機(jī)要文書檔案資料和信息的解密工作,以保密法和檔案法的相關(guān)規(guī)定為前提,遵從機(jī)要文書檔案資料保密的時(shí)限要求,在合理合法的前提下準(zhǔn)確地將過涉密期的機(jī)要文書檔案信息予以公開,進(jìn)而利用好機(jī)要文書檔案資料的價(jià)值和功能。
3.做好機(jī)要文書檔案的利用工作。新時(shí)期機(jī)要文書檔案管理工作必須要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)資源的開發(fā)和利用,要立足于機(jī)要文書檔案管理傳統(tǒng)工作模式和組織體系進(jìn)行變革,從檔案信息分類、組卷形式劃分、編目系統(tǒng)調(diào)整等方面入手,開發(fā)出機(jī)要文書檔案管理的新時(shí)期新方法和新優(yōu)化途徑,做到對(duì)機(jī)要文書檔案資源的有效開發(fā),形成機(jī)要文書檔案資料新的功能和作用。此外,在加工和利用檔案資源的過程中要借用數(shù)字化技術(shù),根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全和實(shí)質(zhì)安全的需要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的歸類、存儲(chǔ)和加工在提升機(jī)要文書檔案安全性的前提下進(jìn)一步增加機(jī)要文書檔案資源的利用效率。
4.合理運(yùn)用信息化管理手段。機(jī)要文書檔案管理要立足于方式、手段、體系的創(chuàng)新,要以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的全面應(yīng)用作為平臺(tái),通過信息化建設(shè)不斷提升機(jī)要文書檔案管理的工作效率和強(qiáng)化機(jī)要文書檔案管理的工作質(zhì)量。機(jī)關(guān)單位要建立數(shù)字化的檔案信息收集和整理管理平臺(tái),通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)提升機(jī)要文書檔案資料的全面性、系統(tǒng)性和實(shí)效性。機(jī)要文書檔案工作和管理環(huán)節(jié)中應(yīng)該廣泛引入計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等高新科技信息設(shè)備,力爭(zhēng)早日實(shí)現(xiàn)機(jī)要文書檔案的數(shù)字化,進(jìn)而建立起高效率的機(jī)要文書檔案管理平臺(tái)和載體。機(jī)關(guān)單位還應(yīng)該著眼數(shù)字社會(huì)和信息社會(huì)建設(shè)的大目標(biāo)在檔案管理工作中應(yīng)不斷提升資料和信息的共享性,推進(jìn)機(jī)要文書檔案管理實(shí)現(xiàn)更全面、更系統(tǒng)、更有效的目標(biāo)。
四、結(jié)束語
綜上所述,機(jī)要檔案管理作為機(jī)關(guān)單位管理工作的重要內(nèi)容,其不僅與機(jī)關(guān)單位內(nèi)部高效運(yùn)行之間有著密切聯(lián)系,同時(shí)還直接決定了機(jī)關(guān)單位的高效發(fā)展,因此對(duì)機(jī)要文書檔案管理工作的優(yōu)化策略進(jìn)行分析具有重要意義。
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