檔案信息編輯工作之我見(jiàn)

姚倩倩

摘要：檔案信息的編輯加工指由編者按照一定的原則和方法，將檔案文獻(xiàn)的信息內(nèi)容如實(shí)地轉(zhuǎn)移到其他載體上，并對(duì)檔案文獻(xiàn)的文字、符號(hào)、圖形以及款式等外形特征進(jìn)行必要的技術(shù)處理。這項(xiàng)工作是檔案文獻(xiàn)編研過(guò)程中的基本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之一，直接關(guān)系到檔案情息出版物的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案信息;編輯

檔案信息編輯是檔案工作部門以檔案信息為主要基礎(chǔ)材料，按一定形式將檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)加工，并將系統(tǒng)化了的檔案信息提供給利用者，以達(dá)到檔案信息價(jià)值實(shí)現(xiàn)的目的。一次檔案信息編輯，是以篇（或篇的一部分）為單位，對(duì)檔案信息進(jìn)行篩選、加工、編排，維護(hù)檔案原篇章形態(tài)，保持檔案信息在文字、詞匯、詞序、結(jié)構(gòu)上的高度一致性或?qū)ΨQ性，以原文形態(tài)皇現(xiàn)在利用者面前的檔案信息。

一、檔案信息編輯

檔案信息編輯就是檔案工作部門以檔案信息為主要基礎(chǔ)材料，根據(jù)需要有目的地按一定形式將檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)加工，并將系統(tǒng)化了的檔案信息提供給利用者，以達(dá)到檔案信息價(jià)值實(shí)現(xiàn)的目的。檔案作為人類歷史文化遺產(chǎn)，延續(xù)了人類記憶，是聯(lián)系過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的文化紐帶，對(duì)傳承人類文明發(fā)揮著獨(dú)特作用。

檔案是信息資源，檔案編研成果也是信息資源，而且是可多次或重復(fù)使用的人文資源，。檔案信息的編輯就是服務(wù)于社會(huì)主義精神文明建設(shè)的重要資源，成為社會(huì)主義精神文明建設(shè)的重要組成部分。通過(guò)檔案信息編輯，根據(jù)學(xué)校各項(xiàng)工作的需要，從浩瀚的檔案中提煉精華，編輯出具有實(shí)用價(jià)值的編研材料，為各項(xiàng)工作提供一流的服務(wù)，現(xiàn)已經(jīng)成為擺在每一位檔案工作者面前的重要課題。

二、檔案史料標(biāo)題

檔案史料標(biāo)題有兩種類型：?jiǎn)畏輽n案史料標(biāo)題，即一文一題法;組合檔案史料標(biāo)題，即組合標(biāo)題法。

（一）單份檔案史料標(biāo)題的結(jié)構(gòu)及標(biāo)法

單份檔案標(biāo)題是為一篇檔案史料擬制的標(biāo)題，其結(jié)構(gòu)為：作者、內(nèi)容、受文者、文種、時(shí)間、地點(diǎn)六個(gè)組成部分。在具體擬制標(biāo)題時(shí)，各個(gè)組成部分的標(biāo)法根據(jù)其情況，各有具體要求：

（1）作者標(biāo)法。標(biāo)題的作者成分是指文件形成機(jī)關(guān)或個(gè)人。除專門匯編一個(gè)人物或機(jī)關(guān)形成檔案的別集、專集，其作者在書(shū)名、題名中統(tǒng)一表示外，檔案史料標(biāo)題都要標(biāo)明作者。

（2）內(nèi)容標(biāo)法。內(nèi)容（事由、問(wèn)題）是文件標(biāo)題的核心，是對(duì)文件主題的簡(jiǎn)明而精確的揭示。當(dāng)一文所涉及問(wèn)題較多，可標(biāo)主要內(nèi)容，其他問(wèn)題以“等”字代之或突出標(biāo)明與匯編題目有關(guān)的問(wèn)題。當(dāng)一文所涉及的請(qǐng)問(wèn)題都與編研題目有關(guān)并且史料整體價(jià)值較高，宜采用歸納概括的辦法予以揭示。當(dāng)不便標(biāo)示內(nèi)容成分者可以不標(biāo)，但要通過(guò)標(biāo)題讓讀者大體把握內(nèi)容范圍。當(dāng)節(jié)錄揖人時(shí)，必要時(shí)應(yīng)在標(biāo)題上予以注明。

（3）受文者標(biāo)法。標(biāo)題受文者是指文件形成時(shí)由作者所限定的接受者。題中標(biāo)明受文者，有助于了解行文的價(jià)值和意義。

（4）文種標(biāo)法。標(biāo)題的文種成分對(duì)讀者判別文件在當(dāng)時(shí)的重要程度、機(jī)要程度、實(shí)際效果、流傳情況及影響大小均有一定作用是研究檔案史料價(jià)值時(shí)不可忽視的因素。

（5）時(shí)間標(biāo)法。標(biāo)題的時(shí)間成分指的是文件的形成日期，與文件內(nèi)容所涉及的時(shí)間無(wú)關(guān)。文件形成日期是研究文件的價(jià)值，研究文件之間相互關(guān)系的主要依據(jù).是按時(shí)序排列文件和查找文件的基本前提。

（6）地點(diǎn)標(biāo)法。標(biāo)題的地點(diǎn)成分僅指文件形成的地點(diǎn)或場(chǎng)合。當(dāng)文件形成的地點(diǎn)或場(chǎng)合對(duì)反映作者的活動(dòng)和理解正文的內(nèi)容有特殊意義時(shí)，在標(biāo)題中應(yīng)予標(biāo)示。

（二）檔案史料組合標(biāo)題的結(jié)構(gòu)

對(duì)一組有共同特征的檔案史料所擬制的標(biāo)題稱組合標(biāo)題。凡一組文件具有某些共同特征時(shí)，可以擬制組合標(biāo)題。

三、檔案文件原標(biāo)題的處理

對(duì)檔案文件原標(biāo)題的處理。對(duì)檔案史料標(biāo)題結(jié)構(gòu)不全，不足以說(shuō)明問(wèn)題或報(bào)刊文章題目含蓄，主題不明者，編者可根據(jù)檔案史料匯編的性質(zhì)或特點(diǎn)，把原標(biāo)題改為突出主題的標(biāo)題，但需要題解注明。對(duì)著作、文章、法規(guī)、條例、決議等檔案史料的原有標(biāo)題，在編纂公布時(shí)，要一仍如舊，不必修改或重?cái)M。

檔案史料編排的目的是把匯編內(nèi)檔案史料按一定的原則，組成一個(gè)具有一定邏輯聯(lián)系的有機(jī)整體，從而規(guī)定每份檔案史料在匯編中的位置，便于系統(tǒng)地反映題目的內(nèi)容，也便于讀者的查找和利用。檔案史料的編排，包括決定匯編的體例、檔案史料的分類和編排。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案信息開(kāi)發(fā)編輯工作是高校教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，檔案信息的編輯將會(huì)越來(lái)越顯示著其重要作用，成為每一個(gè)檔案工作者必須做好的重要工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳兆，王德俊主編.檔案學(xué)基礎(chǔ)[M].中國(guó)檔案出版社，1995.

[2]王萬(wàn)宗，岳劍波等.信息管理概論[M].中國(guó)文獻(xiàn)出版社，1996（7）.

[3]劉克選，周桂茹.信息高速公路與信息社論[M].北京郵電大學(xué)出版社，1998.

[4]施宣岑，王景高主編.檔案館概論[M].中國(guó)檔案出版社，1995.

[5]王恒忠.論檔案館的“冷落”與檔案需求利用概論[J].天津檔案，1999（1）.