淺談如何做好檔案的保密工作

全俊芳

摘要：本文從兩個方面闡述了如何做好檔案的保密工作，一是要做好檔案保管過程中的保密工作，包括加強檔案庫房管理中的保密工作，加強絕密檔案的管理和保密，做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作，落實檔案管理人員的職責，做好檔案管理人員的職責，做好檔案密級的調(diào)整工作。二要做好檔案利用過程中的保密工作，包括做好檔案利用中的監(jiān)督工作，正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。

關(guān)鍵詞：檔案;保密

檔案保密工作是檔案管理的重要內(nèi)容之一，具體工作中，必須做好檔案保管、利用過程中的保密工作。

一、做好檔案保管過程中的保密工作

1.加強檔案庫房管理中的保密工作。檔案的庫房管理是檔案保密的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關(guān)規(guī)訂單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室、閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

2.加強絕密檔案的管理和保密工作。絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動、軍事活動和經(jīng)濟發(fā)展的成敗。因此，必須加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

3.做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權(quán)機關(guān)作出解密前，其他機關(guān)、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

4.落實檔案管理人員的職責。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

5.做好檔案密級的調(diào)整工作。一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關(guān)涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。三要建立起法制的新秩序。對涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠，加強涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。四要加強涉密檔案的科學管理。對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計臺賬和存放地點索引，為科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時的提供創(chuàng)造條件。

二、做好檔案利用過程中的保密工作

1.做好檔案利用中的監(jiān)督工作。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體可以從以下幾個方面實施：

一是制度建設(shè)。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

二是隊伍建設(shè)。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

三是監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案;對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機;二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中;三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關(guān)領(lǐng)導，以便及時查處，挽回損失。

2.正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，要切實完善工作職能為領(lǐng)導決策服務。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。