檔案的鑒定工作之我見

崔桂華

摘要：本文從四個方面闡述了對檔案鑒定工作的認識。一是檔案鑒定工作是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，二是要把握好檔案的鑒定標準和原則，三是要制定切合實際的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，四是檔案的鑒定工作是搞好檔案鑒定工作的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：檔案;鑒定

近年來，隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會進步，檔案的重要性日益凸顯，人們的檔案意識不斷增強，經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展形成和產(chǎn)生的檔案材料越來越多，如何解決好檔案的龐雜與精煉的矛盾，精準做好檔案的鑒定工作，成為立檔單位面臨的重要課題，筆者結(jié)合工作實際從以下幾個方面談?wù)剻n案鑒定工作的拙見。

一、檔案鑒定工作是檔案工作的重要環(huán)節(jié)

廣義的鑒定工作包括鑒定檔案的價值和真?zhèn)?，而檔案界通常所說的檔案鑒定工作是狹義的，即指檔案價值的鑒定。所以，檔案價值鑒定工作，是檔案館（室）按照一定的原則、標準和方法，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀的一項檔案業(yè)務(wù)工作。它和收集、整理、保管同樣重要，其內(nèi)容主要包括：制定鑒定檔案價值的統(tǒng)一標準及各種類型的檔案保管期限表;分析檔案的價值，劃定檔案的保管期限;揀出無保存價值和保管期滿的檔案予以銷毀及一系列鑒定組織工作。鑒定工作貫穿于檔案工作全過程，是收集范圍的向?qū)?、整理階段分類的重要依據(jù)、保管階段檔案再鑒定的主要尺度，利用階段就會享受體驗到鑒定工作的成效，提高檔案的檢索率。

二、把握好檔案的鑒定標準和原則

檔案的價值是客觀存在的，而檔案鑒定人員對檔案價值的判斷卻帶有較強的主觀性，為保證鑒定工作的質(zhì)量，必須建立統(tǒng)一的檔案價值標準。檔案價值鑒定標準主要有以下幾個方面：

（一）來源標準。檔案的來源即檔案的形成者。檔案形成者在社會或機關(guān)的地位、作用和職能影響甚至決定檔案的價值。在鑒定檔案價值時，從檔案的來源上要重點考慮三個方面：1.是否屬于本地區(qū)檔案館的檔案接收單位;2.文件所針對的單位。一般來說，檔案室要以保存本單位制成的文件為主，對于外來文件，則需重點關(guān)注那些有隸屬關(guān)系的機關(guān)的來文和針對本單位的主管業(yè)務(wù)，并需貫徹執(zhí)行的文件;3.文件的撰寫者和制發(fā)機構(gòu)。對于本單位形成的文件，要重點關(guān)注文件的撰寫者和制發(fā)機構(gòu)，單位領(lǐng)導或綜合性、主要職能等部門形成的文件大多比較直接地反映本單位主要職能活動和基本情況，因而具有長久保存價值的文件較多，而后勤、行政事務(wù)部門具有長久保存價值的文件較少。

（二）內(nèi)容標準。檔案內(nèi)容是決定檔案價值最重要、最本質(zhì)的因素。要關(guān)注三個方面：1.內(nèi)容的重要性。檔案是對既有事實的記載，而這些事實本身的重要程度直接影響檔案的價值。2.內(nèi)容的獨特性。內(nèi)容獨特、新穎的檔案具有較高的價值，應對本單位、本地區(qū)的特色檔案給予特別重視。3.內(nèi)容的時效性。文件具有一定的時效性，這對檔案的價值產(chǎn)生直接影響。

（三）相對價值標準。相對價值標準是指檔案與檔案之間相比較所反映的價值。運用相對價值標準可以剔除同質(zhì)檔案中價值相對較低的檔案，從而有效地控制室藏檔案的質(zhì)量和數(shù)量，優(yōu)化檔案庫藏結(jié)構(gòu)。

（四）形式特征標準。檔案的形式特征是指文件形成的時間、名稱、責任者、載體形態(tài)、記錄方式等。在價值鑒定中，這些因素也會產(chǎn)生一定的影響。

（五）文件形成時間標準。文件形成時間對檔案價值的判斷是一個比較重要的因素，一般來說，產(chǎn)生的時間越早，保留下來的越少，就越顯得珍貴。

（六）文件名稱標準。文件的名稱具有特定的性能和用途，在一定程度上反映出文件的價值。政策法規(guī)性文件和反映重大事件和主要業(yè)務(wù)活動的文件一般來說比通用公文價值大。

（七）文件文本標準。文件的稿本指同一文件在形成過程中的各種形態(tài)，一般由正本、副本、草稿、定稿，底圖、藍圖等。不同稿本的文件，價值也不相同。正本具有法定的效能和憑證作用，可靠性和價值要大些。

三、制定切合實際的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》是搞好檔案鑒定工作的核心

《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》是鑒定工作的主要依據(jù)，其質(zhì)量如何直接影響整個鑒定工作的質(zhì)量，制定時應從以下方面考慮：

（一）以上級部門的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》為根據(jù)，來制定本部門，使之具體化，便于具體部門的操作，即使制定工作少走彎路，又不違反總原則，有利于某些檔案（文書檔案、會計檔案等）向同級檔案館移交時有統(tǒng)一的標準，便于管理。

（二）以效益為原則。一是經(jīng)濟效益，通過利用檔案取得較大的收益，這就是利用檔案的經(jīng)濟效益。能為某項工作起指導作用，經(jīng)濟效益大的、利用時間長的檔案保管期限就應長些，另一方面就是社會效益，檔案工作不但要做好為有效益的工作服務(wù)，更要為有益于社會、有益于子孫后代的工作服務(wù)，也就是社會效益。為科學研究、歷史研究提供參考，是檔案部門義不容辭的職責，如：有些名勝古跡的檔案、有地方特色的建筑檔案、人文景觀等的檔案的保管期限都應長一些。

（三）以“我”為主原則。對本單位、本部門產(chǎn)生的檔案，反映本單位、本部門基本面貌有保存價值的檔案要永久保存，反之可以長期或短期保存。

四、檔案的再鑒定工作是搞好檔案鑒定工作的關(guān)鍵

檔案的再鑒定工作是相對于初步鑒定而言的。初步鑒定是與整理立卷工作同時進行的，以每份材料為出發(fā)點，聯(lián)系整個案卷的全面情況，以卷（盒或套）為單位確定保管期限。再鑒定是在整理工作結(jié)束后，某些檔案卷宗保管期限已滿的情況下進行的。為了進一步把握好保存檔案的質(zhì)量，把期滿要銷毀的檔案逐一鑒定，挑出還有保存價值的檔案繼續(xù)保存。以彌補立卷鑒定時的誤鑒及隨時間變化檔案價值的變化帶來的不足。事物是在不斷發(fā)展變化的，收集立卷時有些檔案可能比較重要，保管期限定的比較長，經(jīng)過一段時間的保存，這些檔案所反映的事情已經(jīng)不重要了，或者沒有利用價值了。如城鎮(zhèn)建設(shè)的舊城改造中，已拆除建筑的檔案，除了其中征用土地、地下勘探資料外，檔案的其他部分就基本失去了使用價值，留有部分的有代表的檔案作為研究城鎮(zhèn)建設(shè)發(fā)展史，建筑發(fā)展史做參考外，其他的可以鑒定出來，有計劃的加以銷毀。檔案銷毀了是不能夠復原的，因此檔案再鑒定工作一定要慎重，細致再細致，切忌粗糙馬虎的行為，要按照一定的規(guī)章和程序來辦，要成立專門的領(lǐng)導班子和鑒定小組，要有熟悉某方面檔案和專業(yè)的專家和技術(shù)人員參加，力求從各方面、各種不同的角度去考察、探求檔案的不同用途和價值，這樣才能真正做到“去偽存真，去粗取精”做好檔案鑒定工作，達到鑒定工作的真正目的。

總之，檔案鑒定工作是檔案工作的一個組成部分，鑒定工作的質(zhì)量，直接影響到檔案保存質(zhì)量的提高，立足于長遠的發(fā)展的多方位的觀點、角度去看待檔案的利用價值，搞好檔案鑒定工作，才能使檔案的鑒定工作成為提高檔案保存質(zhì)量的重要因素之一。