高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題研究

陳祎凡?趙慧娟

【摘要】隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，信息技術(shù)日益成熟。高校作為社會教育服務(wù)性組織，采用傳統(tǒng)檔案管理模式已難以滿足社會需求，檔案數(shù)字化建設(shè)十分必要。高校檔案管理是高校保持穩(wěn)定發(fā)展和進(jìn)步的關(guān)鍵因素，檔案數(shù)字化可以大大提升檔案管理工作的質(zhì)量，也能體現(xiàn)高校的辦學(xué)質(zhì)量。本文主要介紹了高校檔案數(shù)字化管理的具體含義，探析了目前我國高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的 主要問題，進(jìn)而提出一些建設(shè)性意見。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案管理;數(shù)字化;問題;有效措施

檔案管理是高校工作體系中不可或缺的重要組成部分。檔案是人們在社會各項實踐中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，具有查閱價值。而高校檔案是高校師生在教學(xué)、科研、基本建設(shè)、交流合作等過程中產(chǎn)生的，對于學(xué)校的發(fā)展具有很高的信息價值。高校作為社會教育服務(wù)性組織，要提高社會服務(wù)質(zhì)量，完善社會服務(wù)功能，其中檔案管理工作起到了至關(guān)重要的作用。高校的檔案管理在傳統(tǒng)管理模式下，工作形式表現(xiàn)出單一性，面對面檔案服務(wù)已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。在網(wǎng)絡(luò)信息化社會，高校要最大限度地表現(xiàn)檔案的利用價值，實現(xiàn)異地、準(zhǔn)確、快捷的檔案服務(wù)，進(jìn)一步推動檔案數(shù)字化建設(shè)工作極為必要和緊迫。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

檔案數(shù)字化是利用計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)以及存儲技術(shù)等高新技術(shù)，把紙張、照片、磁盤、光盤、磁帶等各種載體的高校檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，是以數(shù)字化的形式存儲，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺將檔案信息進(jìn)行相互連接，并結(jié)合計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行有效管理。積極開展檔案數(shù)字化建設(shè)能極大程度推動高校的全面發(fā)展，使高校的管理質(zhì)量得到全面提升，更好地體現(xiàn)高校檔案的社會服務(wù)功能。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的主要問題

（一）高校內(nèi)部單位對檔案數(shù)字化建設(shè)工作認(rèn)識不足。在高校內(nèi)部有些單位存在著對檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作認(rèn)識不深刻的情況，對于檔案工作重視程度不高，有些部門管理人員認(rèn)為檔案管理工作并非本部門的職能工作，是屬于校檔案館或校檔案室的工作，校內(nèi)部門工作與檔案工作實際結(jié)合不緊密，缺少關(guān)聯(lián)性，導(dǎo)致部分高校出現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作推動滯后于校內(nèi)其他工作的問題。

（二）高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)資金投入不足。高校檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅需要在一定的工作實踐基礎(chǔ)上，還需要充足的經(jīng)費投入。隨著我國各大高校不斷擴(kuò)大、擴(kuò)建、擴(kuò)招，高校產(chǎn)生的檔案數(shù)量逐年增加、種類繁多，這對檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了一定的難度。這些工作需要投入大量的人力和物力才能規(guī)范化地完成，其中物力就包括配置先進(jìn)的科技設(shè)備、設(shè)施。但當(dāng)前高校對檔案管理的投入資金不足以滿足這些設(shè)備、設(shè)施的齊全配置。除此以外，還需要對它們進(jìn)行后期維護(hù)和升級，而這些都需要充足的資金作為有力的保障。目前高校在檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入主要是在設(shè)備、設(shè)施、軟件的購置方面，而在系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)升級和檔案管理軟件開發(fā)方面的投入明顯不足。因此，資金投入不足的問題在一定程度上影響了高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作進(jìn)度和質(zhì)量，直接導(dǎo)致有些高校缺少較高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理數(shù)字化運(yùn)行條件，從而在一定程度上影響了檔案管理數(shù)字化建設(shè)的水平。

（三）各地高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作存在差異。我國高校分布在不同的區(qū)域，各區(qū)域高校并不是統(tǒng)一成立和發(fā)展的，在辦學(xué)歷史、規(guī)模、投入等方面都存在著差距，校與校之間在檔案管理目標(biāo)、管理制度、人才儲備、技術(shù)水平、設(shè)備應(yīng)用等方面也存在一定的差距，這就導(dǎo)致各地高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作存在差異性。比如經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)地區(qū)的高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作有起步早、理念新、建設(shè)快、成績顯著、技術(shù)成熟等優(yōu)勢。

（四）數(shù)字化檔案信息安全存在管理風(fēng)險。從檔案的安全角度出發(fā)，傳統(tǒng)的檔案管理只是在實物檔案管理上做到人、物、技術(shù)三方面的防護(hù)就可以保證檔案的安全。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)，高校檔案信息的電子數(shù)據(jù)規(guī)模劇增，從檔案信息采集到檔案信息存儲管理的過程中，檔案數(shù)字信息安全方面存在著三個風(fēng)險的可能性。第一，有遭受網(wǎng)絡(luò)黑客侵入風(fēng)險的可能性。高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，會建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)連接，黑客會利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對高校檔案管理網(wǎng)站進(jìn)行非法侵入，進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫，并涉及個人隱私，這成為了高校檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理人員面對的一大難題。第二，有檔案數(shù)據(jù)存儲風(fēng)險的可能性。高校內(nèi)部各單位對自身部門產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)存儲空間是有限的，一些部門使用第三方商業(yè)數(shù)據(jù)管理平臺作為部門電子信息數(shù)據(jù)的暫存空間。然而，檔案數(shù)據(jù)的使用權(quán)與數(shù)據(jù)平臺的操控權(quán)是完全分開的，這樣一來，檔案信息失去了安全保障。另外，這些第三方大數(shù)據(jù)管理平臺因用戶和信息資源高度集中，也十分容易成為黑客攻擊的目標(biāo)，產(chǎn)生了數(shù)據(jù)存儲的安全風(fēng)險。第三，電子設(shè)備使用壽命較短導(dǎo)致檔案信息流失，造成檔案信息的損失。

（五）檔案管理團(tuán)隊建設(shè)問題。高效的檔案管理團(tuán)隊是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的保障，目前部分高校檔案管理團(tuán)隊存在著管理人員年齡大、專業(yè)性弱的問題，高校中缺乏既具備基本的檔案操作技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)，又具備計算機(jī)應(yīng)用能力的人才，現(xiàn)有的管理團(tuán)隊對于新時代高校所面臨的檔案管理工作的挑戰(zhàn)難以應(yīng)付，這也是各高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平不一致的主要原因之一。

三、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的有效措施

（一）加大宣傳力度。高校需要進(jìn)一步提高各部門管理人員對檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識，使其深入了解檔案數(shù)字化建設(shè)的工作目的，熟悉檔案數(shù)字化建設(shè)的工作需求，將檔案數(shù)字化建設(shè)列入部門的日常工作中。

（二）不斷提升對檔案數(shù)字化建設(shè)的專項資金投入。高校檔案管理部門要積極做好檔案管理財務(wù)預(yù)算，必須將檔案數(shù)字化建設(shè)工作預(yù)算作為一項重要的專項支出預(yù)算。充足的經(jīng)費支持，是高校檔案數(shù)字化建設(shè)中電子設(shè)備、設(shè)施、軟件等更新、維護(hù)和升級的重要保障。

（三）建設(shè)規(guī)范化的檔案數(shù)字化管理體系。高校要想提高檔案管理工作效率，且正常、持續(xù)開展檔案數(shù)字化工作，建立規(guī)范化的檔案數(shù)字化管理體系是必不可少的。檔案數(shù)字化管理體系應(yīng)該包括檔案數(shù)字化工作流程的規(guī)范、機(jī)密檔案管理、數(shù)字化檔案管理規(guī)章制度建設(shè)等。

（四）建立檔案管理的數(shù)字安全保障系統(tǒng)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)最大的影響就是使得檔案管理呈現(xiàn)數(shù)字化的管理方式，但是這種方式非常容易受到來自網(wǎng)絡(luò)的攻擊，數(shù)字安全是高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作面臨的較大挑戰(zhàn)。數(shù)字信息的安全單靠軟件防護(hù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須要以法律為導(dǎo)向，信息技術(shù)為保障，提高安全管理意識，做好網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件的安全防范工作。在檔案管理數(shù)字安全方面，應(yīng)采取以下三個措施：第一，將高校檔案管理的物理安全風(fēng)險最小化，對檔案系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行日常保護(hù)，專人管理，防止因設(shè)備損壞或丟失對檔案造成安全方面的威脅。第二，有效防止黑客的非法訪問，必須選擇安全系數(shù)高的檔案管理軟件，并時時監(jiān)測軟件的使用狀態(tài)。比如，日常要做好防火墻的訪問防范工作，提升網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)工作水平。第三，在保證檔案積極利用服務(wù)的同時，確保檔案管理服務(wù)終端的安全，特別是在網(wǎng)絡(luò)搜索和下載檔案方面的安全。例如，建立數(shù)字化管理系統(tǒng)平臺，校內(nèi)師生通過注冊用戶方式進(jìn)入檔案查詢平臺，能夠查閱檔案資料并下載、打印，實現(xiàn)資源共享，提高了檔案服務(wù)效率。校外人員可以通過網(wǎng)絡(luò)委托方式查閱所需檔案資料。對保密級別較高的檔案資料，務(wù)必要保證它們的安全性，需要通過對管理系統(tǒng)實施維護(hù)、安全升級等有效的管理措施，防止機(jī)密檔案資料的泄露。

（五）加強(qiáng)檔案工作交流與合作。根據(jù)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國較發(fā)達(dá)的地區(qū)在檔案數(shù)字化建設(shè)方面具有一定的優(yōu)勢，高?？梢酝ㄟ^檔案文化交流與合作，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念、現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的實際應(yīng)用等。首先，需要加強(qiáng)校際合作與交流，提高本校的檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，盡可能縮小與高標(biāo)準(zhǔn)高校在檔案管理工作方面的差距。其次，高校要積極參加高層次檔案交流平臺組織的活動，比如檔案專業(yè)學(xué)術(shù)交流。最后，高校要積極與上級檔案管理部門溝通，及時得到上級檔案管理組織的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（六）創(chuàng)建專業(yè)檔案管理團(tuán)隊。首先，高校要重視檔案人才引進(jìn)工作。高校在引進(jìn)人才標(biāo)準(zhǔn)方面要充分考慮高校檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案數(shù)字化建設(shè)工作的實際要求，不能只看應(yīng)聘人員的學(xué)歷和專業(yè)條件，計算機(jī)應(yīng)用能力也要列入檔案管理人員的錄用必要條件之內(nèi)。其次，高校要重視檔案人才持續(xù)培養(yǎng)工作，有效地保障檔案數(shù)字建設(shè)工作的持續(xù)進(jìn)行。高校需要定期對現(xiàn)有檔案管理團(tuán)隊成員進(jìn)行思維能力、創(chuàng)新能力、專業(yè)技能和計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容除了各類檔案的收集、整理編目、審核、鑒定、保管、利用服務(wù)、統(tǒng)計分析、掃描加工、庫房管理等應(yīng)用業(yè)務(wù)以外，還應(yīng)包括數(shù)字化加工服務(wù)、格式化轉(zhuǎn)化服務(wù)、檔案數(shù)字化工作流程等在檔案數(shù)字化建設(shè)工作中常用的操作技術(shù)和操作規(guī)范。創(chuàng)建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，能夠為高校檔案管理數(shù)字化奠定堅實基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

綜上所述，高校應(yīng)進(jìn)一步加大對檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳力度，提升對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知程度，逐步增加在檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面的專項資金投入，形成規(guī)范、科學(xué)的管理體系，強(qiáng)化檔案管理的安全性，重視檔案管理團(tuán)隊培養(yǎng)從而更好地促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展。

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