鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

周亞麗

【摘要】檔案記錄了人們的“一生”，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民以及有關(guān)政府部門的各類事件。對(duì)于檔案管理不當(dāng)出現(xiàn)的事件不在少數(shù)，且在信息化沒(méi)有發(fā)展起來(lái)之前此類事件也是頻頻出現(xiàn)。因此本文針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中存在的問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行研究，為的是能夠進(jìn)一步確保檔案管理的安全性。

【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理;問(wèn)題;措施

近年來(lái)，我國(guó)無(wú)論是在經(jīng)濟(jì)上還是在科技上都有不小的成就，對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)所生存的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)環(huán)境需要得到進(jìn)一步的改善與加強(qiáng)，檔案管理在很大程度上影響著新農(nóng)村背景下鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的工作改革。為了讓新農(nóng)村工作的快速推進(jìn)以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)能夠得到日益繁榮，就要在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理上加大工作力度。這對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府來(lái)說(shuō)是一次考驗(yàn)，也是較為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，需要快速發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行討論，以得出解決對(duì)策。以下就是筆者在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和對(duì)應(yīng)措施。

一、在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）各級(jí)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在偏差。在以往的鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作中，通常對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理工作并沒(méi)有投入過(guò)多的人力、財(cái)力等資源來(lái)鼓勵(lì)、支持此項(xiàng)工作的開(kāi)展。在傳統(tǒng)形式影響下的檔案管理工作并不在上級(jí)部門的檢查工作范疇范圍中，對(duì)于基層檔案管理工作的主要形式、管理工作模式以及相應(yīng)的基層檔案管理的工作業(yè)績(jī)沒(méi)有明確的指標(biāo)和內(nèi)容條例去執(zhí)行。因此對(duì)于檔案管理工作程度的好壞與否也沒(méi)有明確的區(qū)分，甚至在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中還存在著“掛名”情況的不良現(xiàn)象。對(duì)于這些問(wèn)題和情況的出現(xiàn)與發(fā)生，筆者總結(jié)了幾點(diǎn)原因：（1）涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人員沒(méi)有負(fù)起自己相應(yīng)的工作責(zé)任和主要義務(wù)，放任檔案管理模式“野蠻生長(zhǎng)”，進(jìn)而出現(xiàn)了當(dāng)下存在的不良現(xiàn)象。（2）針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的基層工作人員來(lái)說(shuō)，就職管理工作職位的員工對(duì)自己所從事的工作沒(méi)有詳細(xì)的了解，進(jìn)而在思想認(rèn)知上對(duì)檔案工作的理解多多少少都會(huì)存在著一定的誤解。（3）鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)以上的領(lǐng)導(dǎo)管理部門，沒(méi)有積極重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的重要性，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的物資及人力人才的投入都略有缺失，因此在檔案的安全性上的程度較低，導(dǎo)致檔案的折損率大大增加，由于對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員的鼓勵(lì)力度不足，不能很好地提升管理工作人員的工作熱情，使其更好地履行自身的工作責(zé)任和義務(wù)。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理體制機(jī)制不夠完善。新中國(guó)成立以來(lái)出臺(tái)過(guò)許多有關(guān)檔案管理、檔案保護(hù)的法律，但是這些法律都是保障了檔案本身的安全，在地方檔案管理方面還存在著一些問(wèn)題。由于檔案管理機(jī)制不夠明確，國(guó)家《檔案法》沒(méi)有落實(shí)到位造成難以收拾的事件時(shí)有發(fā)生。在檔案管理機(jī)制方面也還存在著許多的漏洞與錯(cuò)誤，比如有許多檔案沒(méi)有交由檔案管理人員放于檔案管理處統(tǒng)一保管，而是直接交予有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者留在了個(gè)人的手中自行保管，檔案中所記錄的大大小小的事件都對(duì)一個(gè)人的一生有著很重要的作用及影響，如果檔案在領(lǐng)導(dǎo)或者個(gè)人的手中保管且不進(jìn)行統(tǒng)一的管理，無(wú)論是對(duì)檔案的有效性還是對(duì)檔案的完整性都存在著一定的隱患，會(huì)造成檔案丟失的現(xiàn)象。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。一方面，由于上級(jí)部門對(duì)基層檔案管理工作的忽視且人力物資的投入不足，在基層檔案管理中缺少專業(yè)檔案管理人才進(jìn)行管理。眾所周知，類似的工作職位還有許多，比如我們常說(shuō)的“臨時(shí)工”，在政府機(jī)關(guān)部門也會(huì)有這些職位存在，在城管部門的此類工作人員較多，大多都是兼職和臨時(shí)工，非長(zhǎng)期在編工作人員，過(guò)多的短期員工無(wú)論是在檔案管理方面還是在其他部門管理方面的工作中都會(huì)成為一個(gè)很大的“定時(shí)炸彈”，往往由于這些管理工作人員的管理工作素養(yǎng)略低、不熟悉整個(gè)工作流程，所以就不能很好地執(zhí)行管理工作。這對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生難以跨越的阻礙，甚至有的會(huì)對(duì)管理工作帶來(lái)不好的影響。另一方面，檔案管理工作的流程相對(duì)來(lái)說(shuō)嚴(yán)謹(jǐn)且繁瑣，檔案無(wú)論是入館還是出館都有著許多的步驟、許多的審批流程，倘若檔案管理人員不固定，上級(jí)對(duì)人員的隨意調(diào)動(dòng)加之檔案的種類、數(shù)量繁多，工作人員就不能夠在短期內(nèi)了解檔案的情況，就很有可能使檔案的安全性不能得到保障，造成檔案丟失、損壞等現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)由于人員變動(dòng)讓整個(gè)工作流程受阻延遲的狀況。

二、針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作問(wèn)題的相關(guān)對(duì)策

（一）加大檔案宣傳力度，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。對(duì)于以上在基層檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作不到位的原因有上級(jí)對(duì)檔案管理工作重視不夠，還有管理人員對(duì)自己所從事工作的認(rèn)識(shí)度不夠等。要從根本上消除這些問(wèn)題，就要從主要的原因上下手解決。想要切實(shí)有效地解決在基層檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，只有提升該類工作管理人員的工作意識(shí)以及上級(jí)部門對(duì)檔案管理工作重要程度的認(rèn)識(shí)，才能大幅度提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的效率，保障檔案管理工作順利進(jìn)行。對(duì)于提升上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的工作意識(shí)，筆者研究出了一些解決措施，措施分為兩個(gè)方面：1.提升上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)。組織政府相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及人員對(duì)《檔案法》進(jìn)行集中學(xué)習(xí)，做到將法律與實(shí)際相結(jié)合，將《檔案法》的內(nèi)容積極準(zhǔn)確地落實(shí)到現(xiàn)實(shí)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中去。在新農(nóng)村建設(shè)時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，比如實(shí)行有關(guān)檔案管理的相關(guān)考量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于個(gè)別涉及到檔案管理檢查與考核的部門，該部門領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理工作算到考量的范疇中。2.提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員的工作意識(shí)?？梢圆捎闷髽I(yè)慣用的“多勞多得”的機(jī)制，讓員工在工作中投入更多的熱情，在形成高度工作意識(shí)的同時(shí)給予必要的獎(jiǎng)勵(lì)，使員工為工作作出更多的奉獻(xiàn)。這也是一種競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)培養(yǎng)的有效管理方式，在員工的工作效率提升的同時(shí)使整個(gè)工作氛圍變得更好，無(wú)論是對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還是對(duì)當(dāng)?shù)氐男罗r(nóng)村改革來(lái)說(shuō)都是有一定有利影響的。國(guó)家《檔案法》中提出地方部門要宣傳檔案的重要性來(lái)使人民增強(qiáng)重視意識(shí)，治標(biāo)先治本，要先改變工作者的意識(shí)。

（二）完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的管理機(jī)制。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隸屬國(guó)家檔案的一部分，屬于基層檔案管理，是組成我國(guó)整體檔案框架的重要部分。為了能夠保障我國(guó)檔案體系的完整與安全，就要確保基層檔案的完整性、安全性，因此要嚴(yán)格遵守我國(guó)《檔案法》中的管理流程，整個(gè)檔案管理的過(guò)程包括模式、制度在內(nèi)的內(nèi)容得到足夠的完整來(lái)保證。要對(duì)檔案管理中的人事調(diào)動(dòng)和頻繁出現(xiàn)的“臨時(shí)工”現(xiàn)象予以解決，完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度。對(duì)于檔案管理人員要經(jīng)過(guò)一定的調(diào)查和篩選、考核，杜絕“關(guān)系戶”的隨意工作安排。對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的人員變動(dòng)指示，也要對(duì)其工作的效率進(jìn)行定期的考核，同時(shí)還要建立相關(guān)的檔案管理小組進(jìn)行監(jiān)督管理，或者設(shè)立群眾組織來(lái)進(jìn)行監(jiān)督，建立完整的管理監(jiān)督體系。在工作中要按照正確的檔案管理工作流程，堅(jiān)決把每一步做到位，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要不定時(shí)地對(duì)檔案管理工作走訪，對(duì)工作中的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)地總結(jié)并快速、有效地解決這些問(wèn)題。

（三）加大人力、物力的投入力度。我國(guó)還存在著許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)，且還有少部分戴著“貧困”的帽子。由于個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)檔案管理工作中缺少優(yōu)秀的檔案管理人才以及資金的投入，很難保證檔案的安全性和完整性。檔案的安全得不到保障無(wú)論是對(duì)個(gè)人還是政府都存在著很大的隱患，對(duì)于新農(nóng)村的改革建設(shè)也會(huì)造成很大的阻礙。所以上級(jí)應(yīng)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作上增加人才和資金投入，積極調(diào)配優(yōu)秀專業(yè)檔案管理人才對(duì)基層檔案管理工作進(jìn)行有效指導(dǎo)，投入適當(dāng)?shù)馁Y金進(jìn)行檔案管理的庫(kù)房建設(shè)以確保檔案管理的安全。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的安全管理，可以利用新的監(jiān)控技術(shù)。

（四）通過(guò)新形勢(shì)下新技術(shù)的方式進(jìn)行管理。大多檔案還是以紙質(zhì)的形式在庫(kù)房里保存與管理，在管理和尋找上都相當(dāng)麻煩。以此種方式進(jìn)行管理，當(dāng)檔案過(guò)多時(shí)會(huì)嚴(yán)重地影響到管理工作的效率?？梢越Y(jié)合當(dāng)前普遍的信息化管理，將檔案錄入計(jì)算機(jī)中，通過(guò)關(guān)鍵詞搜索能夠快速地找到對(duì)應(yīng)的檔案。利用信息化檔案管理可以提升工作效率、降低檔案存儲(chǔ)的折損率，紙質(zhì)檔案存放久了會(huì)出現(xiàn)掉色、磨損等現(xiàn)象，采用信息化檔案管理可以解決這一問(wèn)題。對(duì)于信息化檔案管理還可以使用新的更安全的系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息保護(hù)，防止政府檔案管理系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。

三、結(jié)束語(yǔ)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理是國(guó)家檔案框架的重要內(nèi)容，對(duì)我國(guó)整體發(fā)展和鄉(xiāng)鎮(zhèn)的新農(nóng)村建設(shè)都有著很重要的作用。提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的檔案管理工作意識(shí)來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)，采用科學(xué)技術(shù)保障檔案安全，適當(dāng)投入物資進(jìn)行檔案管理工作的建設(shè)，健全管理制度來(lái)保障基層檔案管理工作的進(jìn)行。這些是對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題的解決方式，希望對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作起到促進(jìn)作用。

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