醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀及對策探析

張憲

【摘要】我國醫(yī)療改革背景下，醫(yī)院一直致力于實現(xiàn)電子化、信息化管理建設，文書檔案管理工作也圍繞這一方向開展相關的改革工作。但是，醫(yī)院文書檔案管理工作成效一般，多數醫(yī)院的文書檔案管理工作仍然處于無序化狀態(tài)。本文對醫(yī)院文書檔案管理工作的現(xiàn)實情況進行闡述與分析，探索提高醫(yī)院文書檔案管理效率的對策，為提升醫(yī)院的管理水平作貢獻。

【關鍵詞】醫(yī)院;文書檔案管理;對策

醫(yī)院文書檔案記錄著醫(yī)院的發(fā)展史，包含了醫(yī)院的治療檔案、行政管理工作檔案等，形式多樣，有文字、數據、圖像等。加強醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理，能夠提高醫(yī)院管理水平，有助于醫(yī)院各部門的協(xié)調發(fā)展?，F(xiàn)階段，我國正處于醫(yī)療改革的重要階段，醫(yī)療糾紛、醫(yī)療事故等各種醫(yī)療事件引發(fā)了社會輿論的廣泛關注。我國一直倡導緩解醫(yī)護矛盾，改善醫(yī)生與病人之間的關系。為了有效解決這一社會矛盾，保證醫(yī)生、醫(yī)院以及病患的合法權益，利用科學合理的方式加強醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理，制定統(tǒng)一的檔案管理流程，把控好文書檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)，才能真正發(fā)揮文書檔案的作用。

一、醫(yī)院文書檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）醫(yī)院文書檔案信息化管理水平低。醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理，包含檔案信息的收集、整理、流轉、調閱、共享、利用以及歸檔這幾個環(huán)節(jié)，其包含的內容有醫(yī)院各個部門的臨床記錄、醫(yī)囑信息以及護理記錄，利用信息數據手段實現(xiàn)臨床信息的調閱以及應用等，最終整理成文書檔案。現(xiàn)階段，為了提高醫(yī)院文書檔案管理效率，實現(xiàn)醫(yī)療便捷化服務，醫(yī)院必須投入資金以及人工，開發(fā)醫(yī)院文書檔案信息化管理系統(tǒng)，將醫(yī)院各個部門的工作與信息化設備有效結合起來，同時加強各個部門之間的信息數據共享建設。但是，實際上，醫(yī)院的文書檔案信息化管理水平仍然處于較低水平，效率不高，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，醫(yī)院各個部門所采用的信息化管理系統(tǒng)開發(fā)時間、開發(fā)商有較大的差別，導致醫(yī)院各個部門所產生的信息記錄格式、數據、定義有較大的差別，不利于相互之間的溝通共享，影響了文書檔案的使用。第二，雖然近幾年醫(yī)院一直加強信息化檔案管理系統(tǒng)的建設，開始推進全面電子化、無紙化管理。但是，部分醫(yī)院仍然存在紙質資料等文書檔案，對于這類文書檔案，醫(yī)院相關的工作人員必須要對其進行加工處理，錄入信息化系統(tǒng)。除此之外，我國多數醫(yī)院的信息化檔案管理系統(tǒng)年限較長，歷年來的文書檔案種類多、規(guī)模大、價值不一，而且部分文書檔案的保密性較高，將其錄入信息化檔案管理系統(tǒng)，需要耗費大量的精力、人力以及資金，導致我國多數醫(yī)院不能全面實現(xiàn)信息化檔案管理。

（二）缺乏完善的文書檔案管理制度。隨著醫(yī)療改革進程的不斷推進，相比以前，醫(yī)院的管理水平有了較大程度的提升，但是醫(yī)院文書檔案管理水平始終沒有較為明顯的改善。具體體現(xiàn)在，我國多數醫(yī)院缺乏完善的文書檔案管理制度，醫(yī)院大多將文書檔案管理工作列為醫(yī)院管理工作制度中的一項，一筆帶過，部分醫(yī)院沒有專門的文書檔案管理部門，對醫(yī)院文書檔案管理工作人員的工作流程、工作內容、工作規(guī)范化要求以及考核標準都沒有明確的制度體現(xiàn)，致使部分醫(yī)院的文書檔案管理工作一直處于不規(guī)范化的狀態(tài)，同時，由于長期不規(guī)范化的文書檔案管理，無法有效發(fā)揮文書檔案的作用，給醫(yī)院的工作開展造成一定的不利影響。除此之外，醫(yī)院內部對文書檔案管理工作不夠重視。隨著文書檔案管理系統(tǒng)的信息化建設，醫(yī)院文書檔案工作人員的專業(yè)性略顯不足，這些情況影響了整體文書檔案管理工作的效率。

二、醫(yī)院文書檔案管理改善策略

（一）完善醫(yī)院文書檔案管理體系。第一，醫(yī)院需要完善文書檔案管理工作制度。醫(yī)院需要設定專門的部門制訂文書檔案管理工作制度，從文書檔案歸檔制度、檔案整理保管制度、檔案應用制度等方面一一細化完善。另外，針對醫(yī)院文書檔案格式差異化影響應用的問題，醫(yī)院應當統(tǒng)一文書檔案管理制度，包含文書檔案的格式、管理原則以及管理方式。醫(yī)院需要制定統(tǒng)一的文書檔案管理工作流程，包含檔案收集、整理等，要求醫(yī)務人員嚴格按照規(guī)章制度開展工作，從而保證文書檔案管理工作的規(guī)范性。第二，重視檔案管理宣傳工作。醫(yī)院文書檔案管理工作水平的提升，需要全員共同努力，參與到文書檔案管理工作中。因此，醫(yī)院應當按照高層-中層-基層的順序全面宣傳文書檔案管理工作，逐步轉變醫(yī)務人員的觀念，從而逐步建立文書檔案管理意識，自發(fā)按照規(guī)章制度從事文書檔案管理工作，提升文書檔案管理效率與水平。第三，致力于提升文書檔案管理工作人員的專業(yè)水平。具體來講：一方面，現(xiàn)階段，醫(yī)院全面推進文書檔案信息化管理系統(tǒng)建設。因此，醫(yī)院文書檔案管理工作人員需要提升自身的信息化水平。另外，醫(yī)院文書檔案管理工作逐漸趨于規(guī)范化管理，為了保證文書檔案管理工作的有序開展，工作人員需要明確工作制度、政策以及法律條文等相關知識。所以，醫(yī)院應針對規(guī)范化文書檔案信息化管理相關的工作要求，對工作人員開展針對性的培訓，如計算機技術培訓、法律條文講座等。另一方面，文書檔案管理工作人員專業(yè)水平提升還包含職業(yè)精神。因此，醫(yī)院除了加強工作人員檔案管理工作技能、知識方面的培訓之外，還需要加強工作人員職業(yè)精神的培訓，提升工作人員的責任感以及服務意識。

（二）加強醫(yī)院文書檔案信息化管理系統(tǒng)建設。第一，醫(yī)院文書檔案管理部門需要針對文書檔案的需求進行詳細的調查和分析。具體來講：其一，醫(yī)院文書檔案管理部門、信息化系統(tǒng)承建單位需要深入了解各部門的文書檔案內容，明確文書檔案鏈接的各個部門的需求，如檔案的產生、應用、共享等，并整理成數據報告。其二，對收集的數據報告進行分析，了解文書檔案管理的整個流程，以此作為信息化管理系統(tǒng)建設的參考信息。第二，醫(yī)院文書檔案管理部門需要加強與信息化管理系統(tǒng)承建單位的溝通，通過學習借鑒其他行業(yè)或醫(yī)院行業(yè)的信息化系統(tǒng)建設經驗，制定統(tǒng)一的醫(yī)院文書檔案信息化管理系統(tǒng)建設規(guī)劃，將醫(yī)院文書檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院其他信息化系統(tǒng)有效結合起來，從而提高醫(yī)院文書檔案的收集、整理、應用以及歸檔效率。第三，醫(yī)院需要投入大量的經費與人力，加強信息化文書檔案管理的軟件和硬件建設。在現(xiàn)有的醫(yī)院辦公信息化管理系統(tǒng)基礎上，采購相關的文書檔案管理系統(tǒng)，盡可能實現(xiàn)二者之間的統(tǒng)一性，全面推進醫(yī)院電子化信息化管理，并建立統(tǒng)一的文書檔案庫。除此之外，醫(yī)院需要全面加強信息化安全系統(tǒng)建設，減少安全漏洞，從而推動醫(yī)院管理工作水平的提升。

三、結語

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理工作的機制不完善、信息化水平低是導致文書檔案工作無序化的主要原因。因此，為了提升醫(yī)院文書檔案管理工作效率，實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理，醫(yī)院首先需要完善統(tǒng)一的文書檔案管理機制，明確文書檔案工作制度，如工作人員職責制度、工作流程、工作要求以及考核標準，在內部加強文書檔案管理宣傳工作，采取有效措施提升工作人員的專業(yè)水平。在此基礎上，加強文書檔案管理的信息化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)信息化、電子化的文書檔案管理，建立統(tǒng)一的文書檔案管理庫，要求醫(yī)務人員嚴格按照規(guī)章制度開展相關的文書檔案管理工作，從而實現(xiàn)文書檔案有序管理，發(fā)揮文書檔案的作用。

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