加強(qiáng)基本建設(shè)檔案管理 切實(shí)提高服務(wù)企業(yè)能力

張蕾 王靖亭

【摘要】隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，重點(diǎn)工程項(xiàng)目不斷增多，提高對(duì)基本建設(shè)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，齊抓共管，是新形勢(shì)下基本建設(shè)工程檔案管理的重要任務(wù)。本文結(jié)合基本建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)、現(xiàn)狀，進(jìn)行粗淺的闡述。

【關(guān)鍵詞】基本建設(shè);檔案管理;特點(diǎn);現(xiàn)狀

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展和國(guó)企改革的進(jìn)一步深化，許多企業(yè)紛紛擴(kuò)大生產(chǎn)能力，大規(guī)模的基本建設(shè)接踵而來，形成了大量的基本建設(shè)檔案。對(duì)于長(zhǎng)期專注于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案的管理者來說，如何科學(xué)管理這些基本建設(shè)檔案，無疑是極大的挑戰(zhàn)。

一、基本建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)

基本建設(shè)檔案的管理具有特殊性，這是由企業(yè)和基本建設(shè)工程的特點(diǎn)所共同決定的。

（一）檔案整理工作時(shí)間緊、任務(wù)重。企業(yè)的基本建設(shè)項(xiàng)目在持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境下展開，直接目的是擴(kuò)大生產(chǎn)能力，早日建成投產(chǎn)，對(duì)企業(yè)擴(kuò)大市場(chǎng)份額、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)產(chǎn)生積極的作用，所以造成基本建設(shè)投資計(jì)劃時(shí)間緊、任務(wù)重。規(guī)劃建設(shè)部門為了趕工期，在項(xiàng)目建設(shè)和基本建設(shè)檔案管理上難以兼顧。在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，檔案整理往往沒有達(dá)到驗(yàn)收狀態(tài)，面對(duì)驗(yàn)收的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，檔案部門必須在項(xiàng)目驗(yàn)收前集中突擊整理檔案，導(dǎo)致檔案工作時(shí)間緊、任務(wù)重。

（二）基本建設(shè)工程項(xiàng)目的特殊性和復(fù)雜性?；窘ㄔO(shè)工程項(xiàng)目帶有鮮明特點(diǎn)，主要表現(xiàn)為建筑工程、市政工程、水利工程、水運(yùn)工程并存;建筑工程中廠房、辦公用房、生產(chǎn)生活輔助用房并存;市政工程中道路、管道、綠化并存;水利工程中防洪、排澇、防汛并存;水運(yùn)工程中船塢、碼頭、港口、港池并存。建筑工程、市政工程及水利工程由于相關(guān)主管部門有完善的制度保障，同行業(yè)有較多的經(jīng)驗(yàn)可供參考，歸檔的難度相對(duì)較低，但是水運(yùn)這類具有鮮明船企特點(diǎn)的工程，在學(xué)術(shù)界和檔案業(yè)務(wù)方面的研究較少，相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)資料難以收集，一般只有一些條例性質(zhì)的規(guī)定，甚至國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)在某些方面仍然空白，加大了這類基本建設(shè)工程檔案管理的難度。

（三）檔案管理人員相關(guān)經(jīng)驗(yàn)匱乏。企業(yè)檔案管理人員在基本建設(shè)檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)匱乏，這是由船舶企業(yè)的特點(diǎn)造成的。船舶企業(yè)屬于重工制造業(yè)，擴(kuò)大生產(chǎn)能力的投資極大，且為系統(tǒng)工程，所以在船企建設(shè)時(shí)期已經(jīng)進(jìn)行了很完善的規(guī)劃。而日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的基建項(xiàng)目?jī)H局限于技改，均為現(xiàn)有建筑物的小修小補(bǔ)，最完整的項(xiàng)目也多是廠房的擴(kuò)建或者辦公樓的建設(shè)。實(shí)際經(jīng)歷過大規(guī)模、多種類基本建設(shè)的檔案人員少之又少，這就在人才方面制約了船企基本建設(shè)檔案的管理。

二、基本建設(shè)檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）基本建設(shè)檔案歸檔困難。目前，企業(yè)基本建設(shè)檔案歸檔相當(dāng)困難，首要問題是歸檔不及時(shí)，《企業(yè)基本建設(shè)檔案歸檔規(guī)范》中明確規(guī)定：“基本建設(shè)工程竣驗(yàn)收交付使用三個(gè)月后，要將工程建設(shè)的全部檔案材料按要求組卷后向檔案部門移交”?？墒?，每到工程項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)，檔案管理部門根本看不到竣工資料，而工程管理部門為了完成任務(wù)，施工單位為了盡快完工結(jié)算，對(duì)檔案管理部門提出的要求承諾能做到，其目的是能順利通過竣工驗(yàn)收辦完相關(guān)手續(xù)，事后很難按時(shí)兌現(xiàn)總是一拖再拖，使得檔案管理部門很被動(dòng)，更有甚者，工程交工一年，竣工檔案還是遲遲交不上來，使得基本建設(shè)檔案歸檔工作未能按計(jì)劃完成，給日后其他相關(guān)工作帶來了極大的困難。

（二）基本建設(shè)檔案歸檔完整率、準(zhǔn)確率達(dá)不到要求。企業(yè)工程管理部門及施工單位不嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，工程進(jìn)行中不注重日常積累，到工程驗(yàn)收時(shí)，拿不出準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案。俗話說：“巧婦難為無米之炊”，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過程中形成文件材料收集不全、不準(zhǔn)，特別是一些重要的文件材料，如隱蔽工程記錄、工程變更文件、地下動(dòng)力管網(wǎng)、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報(bào)告、施工記錄等。會(huì)嚴(yán)重影響工程竣工檔案的完整率、準(zhǔn)確率，到工程結(jié)束時(shí)，對(duì)缺少的文件材料靠記憶補(bǔ)寫或者找理由開脫，嚴(yán)重影響了基本建設(shè)檔案的完整率、準(zhǔn)確率。

（三）基本建設(shè)檔案歸檔案卷質(zhì)量達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。由于種種原因，收集上來的檔案存在文件材料排序不符合材料形成的內(nèi)在聯(lián)系，竣工圖未按圖紙目錄排序，甚至有缺圖現(xiàn)象，還有部分圖紙修改后未做修改標(biāo)記，竣工圖章簽署不完善，管理性文件材料有缺原件現(xiàn)象，個(gè)別案卷有歸檔材料字跡不清晰情況等等。這些問題的存在，嚴(yán)重影響了基本建設(shè)歸檔質(zhì)量，給檔案管理部門收集歸檔工作帶來巨大不便，檔案管理人員要逐卷對(duì)這些案卷進(jìn)行整改，對(duì)缺圖的案卷得三番五次下去催要，導(dǎo)致基本建設(shè)檔案收集歸檔工作極其被動(dòng)。

三、做好基本建設(shè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

（一）尊重基本建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，確定收集重點(diǎn)。企業(yè)基本建設(shè)工程項(xiàng)目門類復(fù)雜、多工程并舉的客觀現(xiàn)實(shí)要求企業(yè)檔案工作者不能有畏難情緒，必須迎難而上，尊重客觀現(xiàn)實(shí)，多學(xué)多問，多了解企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)。1.建筑工程方面，參照企業(yè)檔案分類大綱、工程初步設(shè)計(jì)與工程報(bào)建的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)建筑工程的性質(zhì)和用途作出準(zhǔn)確的判斷，進(jìn)而作出正確的一級(jí)分類方案;在建筑工程中要重視廠房以鋼結(jié)構(gòu)為主的特點(diǎn)，了解鋼結(jié)構(gòu)工程的特點(diǎn)，了解在建設(shè)中鋼材質(zhì)量控制、焊接質(zhì)量控制、隱蔽工程控制以及整體質(zhì)量控制的措施，注重對(duì)相關(guān)文件材料的收集;注意由于企業(yè)用房地處海邊所必需的防雷、防臺(tái)風(fēng)工程，做好該類施工單位資質(zhì)材料的收集。2.市政工程方面，要將綠化、道路建設(shè)與地坪處理工程相聯(lián)系，不能簡(jiǎn)單地將地坪處理工程作為零星工程處理，要與其他綠化工程、道路建設(shè)工程相結(jié)合，聯(lián)合歸檔。

（二）結(jié)合基本建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，切實(shí)建立“三同步”制度。企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目相對(duì)復(fù)雜，多專業(yè)、多單位同時(shí)施工，使檔案資料的形成產(chǎn)生線多面廣、資料管理分散容易遺失、檔案質(zhì)量參差不齊等問題。為了有效管理基本建設(shè)工程檔案，必須建立“三同步”制度，即項(xiàng)目技術(shù)交底與檔案管理交底同步，工程中間驗(yàn)收和檔案中間檢查同步，工程竣工驗(yàn)收和檔案驗(yàn)收同步?！叭健敝贫仍跈n案管理過程的前、中、后期都實(shí)現(xiàn)無縫管理，對(duì)于保證檔案材料收集的完整性和案卷質(zhì)量提高具有無可替代的優(yōu)勢(shì)。1.在工程技術(shù)交底時(shí)，要求施工單位資料員必須參加，檔案管理人員向施工單位資料員詳細(xì)講解本單位檔案管理的規(guī)章制度及上級(jí)檔案管理部門的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的控制前移;在工程中間驗(yàn)收時(shí)，檔案管理人員要全面檢查驗(yàn)收項(xiàng)目形成的材料質(zhì)量，對(duì)于材料不符合標(biāo)準(zhǔn)的，堅(jiān)決不予以工程驗(yàn)收，施工單位迫于工期的壓力，必然會(huì)保質(zhì)保量地完成工程項(xiàng)目檔案的整理，這就實(shí)現(xiàn)了過程控制;在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，檔案部門要組織相關(guān)部門對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行全面檢查，包括對(duì)材料的完整性、簽署的規(guī)范性以及圖紙修改等情況進(jìn)行全面系統(tǒng)地檢查，檔案驗(yàn)收通過方可組織竣工驗(yàn)收。2.檔案管理人員與施工單位的檔案員建立緊密聯(lián)系，定期到施工單位檢查指導(dǎo)材料的收集整理，因而減少了因轉(zhuǎn)述造成的誤解和歧義，極大提高了工作效率。在各個(gè)驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)，施工單位主動(dòng)提交材料給規(guī)建部門人員審核，工程竣工驗(yàn)收前先進(jìn)行檔案驗(yàn)收，在竣工驗(yàn)收時(shí)檔案人員出席會(huì)議，詳細(xì)陳述檔案中存在的問題，限期整改，只有整改合格之后，施工單位才能拿到工程尾款，確保檔案的完整和安全。

（三）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高基本建設(shè)檔案服務(wù)能力。要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，學(xué)習(xí)基建工程的基本知識(shí)，采取自學(xué)的方式，深入解讀，認(rèn)真鉆研;還要學(xué)習(xí)建筑工程、市政工程、水運(yùn)工程等不同工程的特點(diǎn);同時(shí)向公司規(guī)劃管理部門的同事和施工單位的工程師多請(qǐng)教，快速提升自己在基本建設(shè)工程方面的知識(shí)水平。1.積極參加基本建設(shè)和固定資產(chǎn)投資檔案管理法律、法規(guī)和政策方面的培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠迅速把握國(guó)家檔案管理部門對(duì)基本建設(shè)檔案的基本要求，在指導(dǎo)施工單位整理檔案材料歸檔工作中起到重要作用;積極參加業(yè)務(wù)指導(dǎo)類培訓(xùn)，此類培訓(xùn)側(cè)重于對(duì)具體問題、工作難點(diǎn)和易錯(cuò)細(xì)節(jié)的指導(dǎo)，對(duì)于解決日常歸檔中的實(shí)際問題有直接的作用。積極參加系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，能夠使檔案管理人員無論從政策上還是理論上都有系統(tǒng)的把握，使得在處理具體的檔案業(yè)務(wù)時(shí)具有全局眼光。2.在實(shí)踐中認(rèn)真總結(jié)，不斷與國(guó)家的方針政策、基礎(chǔ)理論、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等互相印證，不但能夠使檔案管理人員更加深入地理解政策和理論，還能提高檔案管理人員的實(shí)踐水平。在檔案管理過程中，認(rèn)真研究建筑工程檔案編制中單位工程、分部工程的劃分，以及各分部工程所包含的文件種類;認(rèn)真研究建筑工程資料編制的工作流程以及簽字蓋章手續(xù)，都有助于提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

總之，大規(guī)模擴(kuò)大生產(chǎn)能力建設(shè)對(duì)企業(yè)檔案管理人員提出了極大的挑戰(zhàn)，企業(yè)新建、改擴(kuò)建工程與日俱增。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需求，對(duì)企業(yè)基本建設(shè)工程檔案的現(xiàn)狀要有正確的認(rèn)識(shí)，探明原因，采取有效措施，把企業(yè)基本建設(shè)檔案工作做深、做細(xì)、做好，使管理工作更進(jìn)一步。

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