新時(shí)代高校二級(jí)學(xué)院辦公室精準(zhǔn)化管理探析

王鈺

【摘要】隨著“放管服”的進(jìn)一步推進(jìn)，高校管理工作不斷下移，二級(jí)學(xué)院擁有更多的自主辦學(xué)權(quán)和管理權(quán)。在此背景下，高校二級(jí)學(xué)院的內(nèi)部治理顯得尤為關(guān)鍵。本文將精準(zhǔn)化理念引入二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作中，分析學(xué)院辦公室管理的精準(zhǔn)化需求，探索辦公室精準(zhǔn)化管理的模式，并對(duì)其可行性進(jìn)行分析，旨在提高辦公室管理效能，服務(wù)學(xué)院教學(xué)、科研和隊(duì)伍建設(shè)，助力學(xué)院“雙一流”建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】精準(zhǔn)化管理;辦公室;高等院校

黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央高度重視教育事業(yè)，著眼于統(tǒng)籌推進(jìn)簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)為內(nèi)涵的“放管服”工作。隨著“放管服”的進(jìn)一步推進(jìn)，高校管理重心不斷下移，使得二級(jí)學(xué)院擁有更多的自主辦學(xué)權(quán)和管理權(quán)。在此背景下，高校二級(jí)學(xué)院的內(nèi)部治理顯得尤為關(guān)鍵。

學(xué)院辦公室是一個(gè)綜合性的管理部門，承擔(dān)著學(xué)院的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)、人才隊(duì)伍等日常管理工作，是承上啟下、綜合協(xié)調(diào)的辦事機(jī)構(gòu)，具有服務(wù)、管理、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和信息處理等職能。學(xué)院辦公室工作能否做到高效、精準(zhǔn)，將直接影響學(xué)院工作質(zhì)量和整體運(yùn)轉(zhuǎn)。

精準(zhǔn)化管理具有“精”“準(zhǔn)”“專”三大特點(diǎn)，是面對(duì)新時(shí)代、新任務(wù)的必然選擇?！熬奔醋プ」芾碇攸c(diǎn)，突破管理難點(diǎn);“準(zhǔn)”即抓住事物的關(guān)鍵結(jié)點(diǎn)，點(diǎn)對(duì)點(diǎn)支持;“?！奔垂芾韺I(yè)、專行，講究專業(yè)技能性、學(xué)術(shù)權(quán)威性和管理科學(xué)性。將精準(zhǔn)化理念引入二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作中，既是學(xué)院辦公室面對(duì)新時(shí)代、新任務(wù)的必然選擇，也是探索二級(jí)學(xué)院辦公室如何更加完善和引用先進(jìn)的優(yōu)化管理模式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理人員職能，高質(zhì)量、高效率為教學(xué)科研服務(wù)所急需的，在提升當(dāng)代高校管理體制改革成效中具有重要的實(shí)踐意義。

一、精準(zhǔn)化管理的需求

何謂精準(zhǔn)化？即精細(xì)而準(zhǔn)確?！熬笨梢岳斫鉃閮?yōu)化簡練辦事流程，易操作，要求精益求精;“準(zhǔn)”則可以理解為將辦公室的工作任務(wù)摸得準(zhǔn)確，服務(wù)細(xì)致、流程規(guī)范。精準(zhǔn)化管理是對(duì)規(guī)范化管理模式的進(jìn)一步提煉和理論總結(jié)，其主要包括計(jì)量和標(biāo)準(zhǔn)化兩大類要素，對(duì)提高服務(wù)質(zhì)量、節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)核心競爭力的提升具有重要作用。

學(xué)院辦公室作為學(xué)?；A(chǔ)的管理單元，具有原則性強(qiáng)、服務(wù)性強(qiáng)、突發(fā)性強(qiáng)和內(nèi)容繁瑣的特點(diǎn)，對(duì)辦公室人員素質(zhì)要求高。辦公室工作無小事，用精準(zhǔn)的理念進(jìn)行二級(jí)學(xué)院辦公室管理，具有現(xiàn)實(shí)意義。精準(zhǔn)化管理是一個(gè)漫長的積累過程，其結(jié)果不是顯而易見的，因此，在精準(zhǔn)化管理的過程中要對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)進(jìn)行精準(zhǔn)化管理。

二、職能定位的精準(zhǔn)化

根據(jù)職能需求，一般學(xué)院辦公室設(shè)有辦公室主任、教學(xué)秘書、研究生秘書、科研及學(xué)科秘書及行政秘書等崗位，并擔(dān)負(fù)學(xué)院日常教學(xué)科研等事務(wù)的管理，工作內(nèi)容點(diǎn)多面廣且事務(wù)繁雜。由于工作量大、工作人員數(shù)量不足及素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致辦公室日常事務(wù)性職能與參謀、協(xié)調(diào)等職能慣性錯(cuò)位。

隨著國家“雙一流”建設(shè)的進(jìn)一步推進(jìn)，學(xué)院面臨著內(nèi)涵式發(fā)展的艱巨任務(wù)，這既給辦公室?guī)砹藱C(jī)遇，更帶來了挑戰(zhàn)。學(xué)院的學(xué)科建設(shè)工作推進(jìn)需要開展扎實(shí)的前期基礎(chǔ)調(diào)研、豐富的信息數(shù)據(jù)采集、當(dāng)前形勢的清晰研判和全面綜合的預(yù)案分析。同時(shí)，學(xué)院要加快發(fā)展，就要知己知彼，辦公室理應(yīng)有責(zé)任擔(dān)當(dāng)，及時(shí)反映師生關(guān)注的熱點(diǎn)焦點(diǎn)，做好信息收集與報(bào)告分析，提出契合學(xué)院實(shí)際的意見建議。要實(shí)現(xiàn)從任務(wù)執(zhí)行到參謀輔助的職能轉(zhuǎn)變，要求精準(zhǔn)定位辦公室職能。

精準(zhǔn)定位的前提是目標(biāo)具有靶向性，這就要求準(zhǔn)確定好學(xué)院辦公室工作在學(xué)校全盤大局的縱橫坐標(biāo)，定好服務(wù)對(duì)象的縱橫坐標(biāo)。辦公室成員要明確自身定位，包含對(duì)照崗位職責(zé)進(jìn)行崗位的重新認(rèn)識(shí)、明確自身服務(wù)的對(duì)象是全體教師和全體學(xué)生、在高校中扮演的角色是學(xué)校各項(xiàng)工作的服務(wù)者和保障者、工作的價(jià)值在于保障教學(xué)科研及其他工作的有效順利開展，為推進(jìn)學(xué)院中心工作保駕護(hù)航。

三、師生需求的精準(zhǔn)服務(wù)

管理即服務(wù)。學(xué)院辦公室管理的核心是服務(wù)師生的過程中踐行管理育人與服務(wù)育人。由于辦公室工作內(nèi)容偏行政化，極易讓師生產(chǎn)生“機(jī)關(guān)”的高冷印象，感覺“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”。而從精準(zhǔn)服務(wù)的視角來看，要發(fā)揮以師生為本的理念，把師生需求作為辦公室管理的中心，用精準(zhǔn)服務(wù)打通服務(wù)師生的“最后一公里”。

學(xué)院辦公室需要在精準(zhǔn)服務(wù)上做文章，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，送服務(wù)到師生身邊，及時(shí)響應(yīng)處理師生訴求。為教師“減負(fù)”，將教師從填表、報(bào)賬、購買材料等繁瑣事務(wù)中解放出來，推動(dòng)教師回歸本職，專心從事教育教學(xué)科研工作，全力當(dāng)好教學(xué)科研的“服務(wù)員”“勤務(wù)兵”。對(duì)學(xué)生要繼續(xù)完善服務(wù)機(jī)制，堅(jiān)持以問題為導(dǎo)向，建立信息暢通渠道，及時(shí)了解學(xué)生學(xué)習(xí)、思想最新動(dòng)態(tài)。切實(shí)為師生排憂解難，全方位多角度為師生提供精準(zhǔn)服務(wù)，確保師生反映的問題“件件有落實(shí)，事事有回音”。

精準(zhǔn)服務(wù)離不開科學(xué)服務(wù)，科學(xué)服務(wù)能夠使行政管理工作事半功倍。學(xué)院辦公室通過堅(jiān)持“首問責(zé)任制”“限時(shí)結(jié)辦制”提升服務(wù)意識(shí)，樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)形象。通過推行學(xué)院“財(cái)務(wù)助理”制度，“一對(duì)一”結(jié)對(duì)服務(wù)師生，將專業(yè)的財(cái)務(wù)服務(wù)帶到師生身邊，為師生答疑解惑，解決財(cái)務(wù)報(bào)銷“排隊(duì)難、咨詢難、查詢難”的問題，增加師生幸福感、獲得感。提升學(xué)院財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量，改善師生財(cái)務(wù)服務(wù)體驗(yàn)。同時(shí)，辦公室成員通過深入教學(xué)一線，及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)運(yùn)行各環(huán)節(jié)中的問題，及時(shí)反饋，充分發(fā)揮課堂育人的主陣地作用，并為學(xué)院精準(zhǔn)決策提供支持。

辦公室用精準(zhǔn)化理念，理清師生服務(wù)辦事清單，形成日常事務(wù)辦事指南，用流程圖的形式簡化、明晰辦事流程，力爭實(shí)現(xiàn)日常事務(wù)辦理“最多跑一次”。辦公室徹底轉(zhuǎn)變管理思路，在圍繞中心、服務(wù)大局上當(dāng)標(biāo)桿，在廣大師生中強(qiáng)化辦公室“服務(wù)型中樞”的良好形象。

四、制度化促進(jìn)精準(zhǔn)化

學(xué)院辦公室在長期的實(shí)踐過程中形成一系列的管理制度，涉及各個(gè)方面，看起來似乎很完善，但在實(shí)踐過程中仍然存在不完善之處。有些崗位職責(zé)出現(xiàn)交叉、分工不明確;有些辦事程序不規(guī)范;有些制度難以落實(shí)等。辦公室雖然對(duì)每個(gè)崗位提出了明確的職責(zé)要求，但考核與激勵(lì)機(jī)制不完善，導(dǎo)致辦公室成員缺乏工作的積極性，辦事效率低下，職業(yè)倦怠感突出。

制度建設(shè)是全面推進(jìn)依法治校，規(guī)范學(xué)院管理的基礎(chǔ)。因此，把制度建設(shè)貫穿學(xué)院工作的始終，將辦公室工作納入管理規(guī)范之中，使辦公室工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、程序化和科學(xué)化，從制度層面完善頂層設(shè)計(jì)，為辦公室工作立規(guī)矩、樹規(guī)范，助推辦公室精準(zhǔn)化管理。

辦公室制度建設(shè)包括對(duì)現(xiàn)行的規(guī)章制度進(jìn)行清理、修訂、廢止以及制定新的規(guī)章制度。制度具有實(shí)用性和可操作性，這就要求制定過程中要反復(fù)研究、討論和修改，主動(dòng)征求各方面意見，及時(shí)吸納，凝聚共識(shí)，為制度的有效落實(shí)奠定基礎(chǔ)。辦公室是制度宣講的載體，要對(duì)執(zhí)行要求和操作流程進(jìn)行詳細(xì)講解，并及時(shí)答惑解疑，通過加強(qiáng)制度宣講，強(qiáng)化制度的執(zhí)行力。

辦公室通過制度化建立起明晰的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制和管理體系。辦公室崗位責(zé)任制的建立，細(xì)化管理人員職責(zé)權(quán)限，使每項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)到專人身上，并對(duì)每項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)情況進(jìn)行全面考察，真正做到分工明確、責(zé)任到位。而辦公室考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的建立能夠調(diào)動(dòng)辦公室人員的工作積極性。學(xué)院加強(qiáng)規(guī)范化管理，定期梳理各類數(shù)據(jù)，編纂年鑒資料、編印《學(xué)院制度匯編》等，匯集黨的建設(shè)、教學(xué)科研、學(xué)生工作等各方面，為學(xué)院科學(xué)決策打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。學(xué)院現(xiàn)代制度體系的建立，為學(xué)校各職能部門提供清晰的制度規(guī)范。學(xué)院亦形成以制度促規(guī)范、以細(xì)節(jié)促提升、以責(zé)任保成效的工作格局。

五、精準(zhǔn)化推進(jìn)信息化建設(shè)

辦公室工作面對(duì)的事務(wù)信息量大、多、雜。新形勢下，辦公室電子信息的精準(zhǔn)化提供是學(xué)院順利完成各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)和保證。大數(shù)據(jù)作為互聯(lián)網(wǎng)的“智慧之源”，誰掌握在手，誰便勝券在握。隨著高校本科教學(xué)審核評(píng)估、學(xué)科評(píng)估等不同形態(tài)評(píng)估的到來，大數(shù)據(jù)技術(shù)有效解決了各類評(píng)估中采集數(shù)據(jù)的困難，改變了以往的工作模式。辦公室立足大數(shù)據(jù)支撐管理系統(tǒng)，為教學(xué)科研開展數(shù)據(jù)服務(wù)和信息挖掘，為決策提供精準(zhǔn)的實(shí)證分析和科學(xué)預(yù)測，高效配置信息資源，服務(wù)師生，讓教育更精準(zhǔn)地“以人為本”。

建立較為完整的學(xué)院云平臺(tái)，精準(zhǔn)對(duì)接不同端口，信息查詢流程簡便，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。通過流程重構(gòu)與數(shù)據(jù)分析功能的提升，實(shí)現(xiàn)從紛繁復(fù)雜的冗長數(shù)據(jù)中快速提煉出實(shí)用信息。為業(yè)務(wù)水平提供足夠的數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)而輔助學(xué)院決策。OA系統(tǒng)的引入，實(shí)現(xiàn)掌上辦公，在便捷工作方式的同時(shí)提高辦公室工作效率。而啟用線上智能審批、通知公告、會(huì)堂管理等公共服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和流通，方便師生及時(shí)掌握學(xué)院動(dòng)態(tài)。

辦公室信息化建設(shè)的精準(zhǔn)提升，改善了傳統(tǒng)線下辦事效率低、環(huán)節(jié)多、跑路難的弊端，提高了學(xué)院管理水平和服務(wù)滿意度。通過信息化來促進(jìn)行政管理工作的高效性與準(zhǔn)確性，推動(dòng)信息數(shù)據(jù)共享，打破信息孤島，逐步形成一個(gè)信息服務(wù)決策支持系統(tǒng)，以智能化為核心實(shí)現(xiàn)傳播模式創(chuàng)新，推動(dòng)信息化與辦公室工作有機(jī)融合，提高育人質(zhì)量和成效。

六、結(jié)語

精準(zhǔn)化管理是面對(duì)新時(shí)代、新任務(wù)的必然選擇。精準(zhǔn)化管理是優(yōu)化高校二級(jí)學(xué)院辦公室內(nèi)部治理的有效途徑。因此，將精準(zhǔn)的理念滲透到學(xué)院辦公室業(yè)務(wù)工作的方方面面，提高辦公室組織協(xié)調(diào)、服務(wù)師生、檢查督辦、信息傳遞等工作效能，既是創(chuàng)新辦公室管理的重要舉措，也是現(xiàn)代高校管理的目標(biāo)追求和價(jià)值取向。學(xué)院辦公室通過實(shí)施精準(zhǔn)的職能定位、精準(zhǔn)服務(wù)師生的需求、以制度建設(shè)促進(jìn)精準(zhǔn)化、精準(zhǔn)推進(jìn)信息化建設(shè)，能夠有效提升辦公室服務(wù)效能。

【2020年陜西師范大學(xué)教師教育研究專項(xiàng)資助成果，課題編號(hào)：JSJY2020015】

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