電子政務檔案管理存在的問題及對策探析

劉鵬

【摘 ?要】互聯(lián)網(wǎng)時代下各級政府部門建立互聯(lián)網(wǎng)政務服務平臺，有助于推進各級政府部門實現(xiàn)全國一體化的電子政務文件全流程在線辦理、統(tǒng)一歸檔、管理等標準，進而加強線上線下政務服務檔案管理工作的深度融合。而現(xiàn)如今電子政務檔案管理工作仍然存在較多的問題，比如分散式共享所形成的“信息孤島”、管理權責體系不完善、檔案移交規(guī)則不規(guī)范、電子文件缺乏證據(jù)效力相關的甄別技術等，阻礙著電子政務檔案管理的有效性、便捷性與存真性，不利于電子政府服務平臺實現(xiàn)真正意義上的信息共享，同時還能降低檔案管理成本，提升檔案管理的效率。

【關鍵詞】電子政務服務平臺;電子檔案管理;信息共享;問題;對策

引言：

各級政府部門在互聯(lián)網(wǎng)+模式下逐步開展與深化電子政務服務，以此來推進“放管服”的政府治理現(xiàn)代化改革?；緦崿F(xiàn)從“線下跑”、“分頭辦”轉型為“網(wǎng)上辦”、“協(xié)同辦”，從而整體完成“一網(wǎng)通辦”的電子政務服務。同時2019年4月，國務院頒發(fā)了716號令，對政務服務平臺的電子文件管理規(guī)范性、及時性、標準性等方面首次進行了明確規(guī)定，以期推動各級政府部門徹底轉變?yōu)橐?guī)范化、效率化的電子文件運行—歸檔管理模式[1]。

1、政府服務電子文件的概念界定

我國《電子文件管理暫行辦法》將政務服務電子文件界定為：各政府機關、企事業(yè)單位、各社會團體以及其他組織利用計算機等電子設備，借助互聯(lián)網(wǎng)+模式來形成、辦理、存儲以及傳輸電子文件，實現(xiàn)對公務相關文字、圖像、音頻、視頻等各種形式信息進行在線記錄和存儲。在“716號令”中，“電子檔案”被界定為：具有查考、相關憑證、保存價值、歸檔存儲的電子文件。但在具體的實際工作中，電子文件在概念界定方面又存在一定差別，比如各政務辦理單位將其界定為政務信息資源，而檔案部門則將其界定為電子檔案[2]。電子檔案管理是推動“數(shù)字化中國”政治建設、經(jīng)濟發(fā)展以及社會文明進步的重要手段。

2、電子政務檔案管理現(xiàn)存的問題研究

2.1 信息共享欠缺一體化，頂層設計缺陷較大

首先在于國家對于電子文件歸檔管理的整體控制效力較低，在諸多政務服務指導性文件中，都沒有明確規(guī)范電子文件管理的方式和加強信息一體化共享的路徑。雖然716號新文件作了首次明確了對電子文件管理的規(guī)范化要求，但是還沒有出臺配套的規(guī)范標準、行業(yè)技術標準，從而使得頂層設計方面存在較大的問題。比如一些檔案管理文件辦法中，還是依照紙質文件進行歸檔和存儲，從而使得一體化的電子檔案共享、管理、存儲難以得到有效貫徹。其次在整合共享方式上沒有實現(xiàn)統(tǒng)一化，易陷入“信息孤島”陷阱中，并且整合方式多樣化，再加上共享概念較為模糊，因此會造成分散化共享，使得檔案信息在整合共享上存在橫向體制、途徑單一、一致系統(tǒng)的阻礙。

2.2 電子文件流程管理機制割裂，檔案管理權責不明晰

其一，管理機制協(xié)作性差。電子文件通常需要經(jīng)由形成、辦理、歸檔、存儲、開發(fā)再利用的生命周期，可以根據(jù)管理部門分成兩個階段，前一個階段為電子文件辦理形成、上傳、共享處理，由業(yè)務部門主要負責，而后一個階段為電子文件歸檔、存儲，主要為檔案部門負責。而業(yè)務部門和檔案管理部門卻在電子文件在線交接中缺乏協(xié)同性，現(xiàn)今各政務服務平臺中各業(yè)務系統(tǒng)生成、上傳的證照類、文書類等電子文件都欠缺版式、各部門簽名簽章等規(guī)范證據(jù)保證，而且因為在流轉共享中各部門的標準難以統(tǒng)一，所以很多政務平臺還是采用的是歸檔雙套制[3]。也就是帶簽名蓋章的紙質文件歸檔一套，電子文件再歸檔一套，而且版式還不一致。再利用時，依然傾向于將紙質文件進行數(shù)字化掃描，電子文檔只充當紙質文件的備份。這主要是因為業(yè)務系統(tǒng)功能薄弱，使得辦理權責界定模糊，從而容易造成電子文件出現(xiàn)失真、缺失、標準不規(guī)范、文件丟失等質量與技術問題，給檔案管理部門制造了諸多麻煩。而因為管理機制的割裂，出現(xiàn)問題，各部門互相推諉，無法明確責任主體，也無法有效考評與激勵各部門的職責。

2.3 全流程監(jiān)督與控制效力不佳

目前我國各級政府部門的電子政務檔案管理系統(tǒng)功能不完善，尚欠缺全流程的監(jiān)督和控制，導致很多電子文件在前端就遭到了破壞或者失真的情況，在真實性、可用性、安全性、完整性等方面都有待考證，進而降低了電子文件的應具備的證據(jù)效力。因為全流程的監(jiān)督機制的缺乏，使得電子檔案的利用價值沒有得到充分體現(xiàn)。此外安全防控技術也沒有更新，計算機病毒容易侵害存儲的政務文檔，或者經(jīng)由系統(tǒng)更新后，源文件遭到徹底損壞，這就給電子檔案管理工作增添了較大的難度。

3、電子政務檔案管理工作的創(chuàng)新策略探究

3.1 完善頂層設計，真正實現(xiàn)一體化的共享

首先要以716號文件為基礎，不斷完善與明確規(guī)定國家電子檔案管理相關法規(guī)條例和辦法，加快推進電子檔案管理標準、監(jiān)督防控辦法、權責流程等細則的落地。同時還應從法律與技術的角度上來制定關于保障電子文件單軌制管理應具備的憑證效力[4]。其次要加強一體化電子文件的整合。對于整合共享應當從實體與信息兩個方面協(xié)同，幫助政務工作人員樹立起一體化的共享思維。根據(jù)不同類型的政務信息內容，采用分散式共享還是整體共享需要進一步細分制定，緊緊圍繞共享效率和統(tǒng)一性即可。

3.2 規(guī)范檔案移交流程，明確責任主體，建立聯(lián)動共治的管理機制

首先根據(jù)雙軌制的實際需求和特殊性，需要對不同介質的檔案正確劃分移交方法;同時還要加強電子檔案的歸檔管理，杜絕雙套歸檔的現(xiàn)象。其次要明確各部門的權責，明確電子文件全流程管理環(huán)節(jié)的負責主體[5]。因為電子文件需要各級部門的協(xié)同合作，從而需要建立標準化的聯(lián)動共治機制。執(zhí)行“誰辦理、誰負責”、“誰形成，誰負責”的追責原則，數(shù)據(jù)機構需要對電子文件做好數(shù)據(jù)庫的安全維護、系統(tǒng)升級、信息甄別和篩選，同時還要對電子檔案管理全流程的技術與標準進行統(tǒng)一化制定，特別注重對真實、有價值、完善的可信電子檔案信息加強篩選，保證源頭上文件資料的可信度和真實度，降低失真、破壞等概率。

3.3 完善電子檔案歸檔系統(tǒng)和全流程監(jiān)控平臺建設

電子檔案歸檔系統(tǒng)需要與政務服務平臺的業(yè)務標準相統(tǒng)一，完善全流程的監(jiān)控功能，以此來構建源文件數(shù)據(jù)規(guī)范性和完整性。同時還應當引入國家級身份認證、電子印章、電子簽名等系統(tǒng)，更新大數(shù)據(jù)分析技術、病毒防控技術、數(shù)據(jù)安全備份、恢復技術等，從而提高電子檔案的再利用價值，包括可取、風險可控、信息可靠以及可查詢利用等價值[6]。通過構建身份認證共享系統(tǒng)以及電子簽章平臺來對大批量的電子檔案進行快捷高效的查檔，并且還能提高電子檔案的證據(jù)效力，提升可靠價值。

結束語：

互聯(lián)網(wǎng)+模式下的電子政務服務平臺的重要任務之一就是規(guī)范、高效、安全地實現(xiàn)電子文件的全流程辦理、共享、歸檔以及安全存儲。電子檔案是我國各級政府部門依法行政執(zhí)行的有力憑證，也是向公民展示政府政務信息的重要記錄，對于提升政府公信力有著不可忽視的重要作用。在數(shù)字時代中，推進電子政務檔案管理一體化運行具有舉足輕重的法治和政治價值;從記憶留存角度來看，電子文件是構建我國社會發(fā)展記憶體系的關鍵載體，更是“數(shù)字化中國”政治建設、經(jīng)濟發(fā)展以及社會文明進步的重要見證。

參考文獻：

[1]褚海燕.探析提高辦公室檔案管理工作的優(yōu)化[J].傳媒論壇，2020，3（20）：100+102.

[2]楊早.關于電子政務系統(tǒng)中檔案管理工作的研究[J].文化產(chǎn)業(yè)，2020（06）：138-139.

[3]張琪.電子政務檔案管理存在的問題及對策探析[J].蘭臺內外，2020（03）：39-40.

[4]朱琳.電子政務系統(tǒng)中的檔案管理應用問題及對策探討[J].企業(yè)改革與管理，2019（20）：12-13.

[5]宋華.在線政務服務平臺電子文件歸檔管理對策研究[J].浙江檔案，2019（05）：20-23.

[6]李小芳.電子政務系統(tǒng)中的檔案管理現(xiàn)狀問題及其若干思考[J].江西電力職業(yè)技術學院學報，2019，32（02）：12-13+16.