淺談法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)管理體系的內(nèi)審

宋陵英

JJF1069-2012《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》要求，法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)（以下簡稱機(jī)構(gòu)）應(yīng)建立與其活動(dòng)范圍相適應(yīng)的管理體系，將其形成文件，加以實(shí)施和保持，并持續(xù)改進(jìn)其有效性。為驗(yàn)證機(jī)構(gòu)運(yùn)作持續(xù)符合管理體系和考核規(guī)范的要求，機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)預(yù)定的日程表和程序，定期對(duì)其活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審核（以下簡稱內(nèi)審）。

1、內(nèi)審的基本概念

內(nèi)審有時(shí)也稱為第一方審核，由機(jī)構(gòu)自己或以機(jī)構(gòu)自己的名義進(jìn)行，審核對(duì)象是機(jī)構(gòu)自己的管理體系。通過審核獲得證據(jù)、對(duì)其進(jìn)行客觀地評(píng)價(jià)，以確定機(jī)構(gòu)的管理體系滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程。

2、內(nèi)審的目的及要求

2.1內(nèi)審的目的就是確定機(jī)構(gòu)的管理體系與《考核規(guī)范》的符合性和實(shí)施保持的有效性;檢查機(jī)構(gòu)的質(zhì)量手冊(cè)及相關(guān)文件中的各項(xiàng)要求是否在工作中得到合的貫徹;促進(jìn)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理水平的提高，保證機(jī)構(gòu)管理體系的有效性和符合性并得到持續(xù)改進(jìn)和不斷完善。

2.2內(nèi)審的依據(jù)是是《考核規(guī)范》、機(jī)構(gòu)的方針和程序，與機(jī)構(gòu)開展的檢定、校準(zhǔn)和檢測工作有關(guān)的規(guī)程、規(guī)范、方法或標(biāo)準(zhǔn)以及機(jī)構(gòu)主管部門和顧客的要求。

2.3機(jī)構(gòu)實(shí)施內(nèi)審，應(yīng)按《考核規(guī)范》的要求制定內(nèi)審計(jì)劃和內(nèi)審程序，對(duì)審核活動(dòng)作出明確的規(guī)定，以確保內(nèi)審的順利實(shí)施，并達(dá)到內(nèi)審的目的和效果。

3、內(nèi)審的實(shí)施步驟

3.1制定內(nèi)審計(jì)劃

每年年初，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織制定內(nèi)審計(jì)劃。內(nèi)審計(jì)劃應(yīng)規(guī)定審核的范圍、頻次和方法;內(nèi)審計(jì)劃應(yīng)涉及管理體系的所有要素，覆蓋與質(zhì)量管理體系有關(guān)所有職能部門以及機(jī)構(gòu)所開展的檢定、校準(zhǔn)和檢測的全部工作。按部門審核時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意要涵蓋部門負(fù)責(zé)的要素，涉及各部門每個(gè)人的要素、與本部門相關(guān)的要素;按要素審核時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意該要素涉及的所有部門，包括實(shí)施要素的主要部門和配合部門。內(nèi)審的周期通常不超過12個(gè)月，當(dāng)出現(xiàn)以下情況，應(yīng)增加審核頻次：

1）國家的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求發(fā)生變化時(shí);

2）管理體系有重大變更或機(jī)構(gòu)和職能發(fā)生重大變化時(shí);

3）出現(xiàn)重大質(zhì)量事故或客戶對(duì)某一環(huán)節(jié)連續(xù)投訴;

4）內(nèi)部監(jiān)督發(fā)現(xiàn)某質(zhì)量要素存在嚴(yán)重不符合項(xiàng)時(shí);

5）上級(jí)主管部門安排現(xiàn)場考核前或證后監(jiān)督前。

3.2成立內(nèi)審組

由質(zhì)量負(fù)責(zé)人依據(jù)內(nèi)審計(jì)劃，組建內(nèi)審組。內(nèi)審組成員應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)、考核合格，取得內(nèi)審員資格證書，審核人員應(yīng)獨(dú)立于被審核的活動(dòng)，除非別無選擇，但必須能證明其所實(shí)施的審核是客觀、公正、有效的，否則審核人員不能審核自己的活動(dòng)。

1）召開內(nèi)審組會(huì)議，根據(jù)制度內(nèi)審計(jì)劃，明確本次內(nèi)審的目的、范圍內(nèi)容和要求，確定內(nèi)審組織長及內(nèi)審組成員分工，確保每位內(nèi)審員都清楚了解此次審核任務(wù)。

2）由內(nèi)審組長根據(jù)機(jī)構(gòu)的職能分配表編制內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施。

3）內(nèi)審員根據(jù)分工編制內(nèi)審檢查表，內(nèi)審檢查表要突出受審核部門的主要職能，審核采取的方式和方法要恰當(dāng)，抽樣的數(shù)量要合理，選擇審核的部位及環(huán)節(jié)要具有代表性和針對(duì)性，所有內(nèi)審員的檢查表合在一起應(yīng)能覆蓋管理全系的全部要素和職能。

4）內(nèi)審組應(yīng)在內(nèi)審實(shí)施前一周，將內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃表發(fā)至各有關(guān)部門和人員，明確本次內(nèi)審的時(shí)間安排和要求，并應(yīng)得到受審核部門的確認(rèn)。

3.3現(xiàn)場審核的實(shí)施

1）召開首次會(huì)議。由質(zhì)量負(fù)責(zé)人或內(nèi)審組組長主持召開首次會(huì)議，介紹內(nèi)審組成員分工、時(shí)間安排、審核目的、審核范圍、審核依據(jù)和所采用的方法程序以及其他需要說明的情況等。

2）進(jìn)行現(xiàn)場審核。內(nèi)審員根據(jù)分工，按照審核實(shí)施計(jì)劃和內(nèi)審檢查表規(guī)定的檢查內(nèi)容，通過交談、查閱文件、現(xiàn)場驗(yàn)證等方法，收集客觀證據(jù)并逐項(xiàng)實(shí)事求是地記錄。記錄要清晰全面、準(zhǔn)確具體、便于查閱和追溯，如：文件編號(hào)、記錄編號(hào)、設(shè)備編號(hào)、證書報(bào)告編號(hào)和被審核崗位、陪同人員等。

3）召開內(nèi)審組議。在現(xiàn)場審核完所有的活動(dòng)后，內(nèi)審組長應(yīng)召集召開內(nèi)審組會(huì)議，對(duì)現(xiàn)場所有審核發(fā)現(xiàn)認(rèn)真進(jìn)行整理、分析、評(píng)價(jià)和篩選，得到審核的客觀證據(jù)，并將審核證據(jù)與《考核規(guī)范》、管理體系文件和相關(guān)技術(shù)規(guī)范等審核依據(jù)進(jìn)行比較，作出客觀的判斷和綜合評(píng)價(jià)，確定哪些應(yīng)報(bào)告為不符合項(xiàng)或缺陷項(xiàng)，哪些只作為改進(jìn)建議。

審核組在區(qū)別不符合項(xiàng)與缺陷項(xiàng)時(shí)的依據(jù)主要包括、但不限于以下方面：

a.是系統(tǒng)性的不符合規(guī)定的要求，還是偶然性的、個(gè)別性的不符合規(guī)定要求;

b.不符合規(guī)定要求是否會(huì)造成檢定、校準(zhǔn)和檢測結(jié)果的嚴(yán)重偏離或結(jié)論的錯(cuò)誤;

c.不符合規(guī)定要求是否會(huì)對(duì)計(jì)量監(jiān)督管理產(chǎn)生不良后果或使顧客的利益受到損失;

d.是否違反計(jì)量法律法規(guī)對(duì)法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)和計(jì)量檢定人員的行為規(guī)范。

5）召開座談會(huì)。內(nèi)審組與被審核部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行座談，就內(nèi)審組討論確定的不符合項(xiàng)和（或）缺陷項(xiàng)進(jìn)行復(fù)審和交換意見，并得到被審核部門負(fù)責(zé)人的確認(rèn)。內(nèi)審員就確認(rèn)結(jié)果，編制不符合項(xiàng)和改進(jìn)建議報(bào)告。報(bào)告中對(duì)不符合事實(shí)的描述要嚴(yán)格引用客觀證據(jù)，做到事實(shí)確鑿，在保證可追溯的前提下，應(yīng)簡明清晰，不加修飾，如具體的原始記錄、證報(bào)告及具體的活動(dòng)，不符合判斷所依據(jù)文件編號(hào)、名稱及條款號(hào)等。

6）召開末次會(huì)議。由質(zhì)量負(fù)責(zé)人或內(nèi)審組組長主持召開，主要是報(bào)告審核中的發(fā)現(xiàn)，針對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題和不足提出適宜的糾正措施和整改建議及要求，與受審核部門商定糾正措施完成的時(shí)間;根據(jù)審核收集到的客觀證據(jù)，對(duì)機(jī)構(gòu)管理體系的運(yùn)行性況作出客觀評(píng)價(jià);內(nèi)審組長對(duì)機(jī)構(gòu)管理體系與審核準(zhǔn)則的符合性，以及實(shí)際運(yùn)作與管理體系的符合性、能否確保實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)的有效性報(bào)告審核組的結(jié)論;

3.4消除不符合項(xiàng)。

1）采取糾正措施。被審核部門針對(duì)存的不符合項(xiàng)和（或）缺陷項(xiàng)，仔細(xì)分析發(fā)生不符合所潛在原因，采取糾正措施予以糾正，防止不符合的再發(fā)生。當(dāng)存在的不符合項(xiàng)可能危及檢定、校準(zhǔn)和檢測結(jié)果時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)停止相關(guān)工作，直至采取適當(dāng)?shù)募m正措施并取得滿意結(jié)果，如給出的結(jié)果有問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)以書面方式通報(bào)顧客。

2）跟蹤驗(yàn)證。商定的糾正措施期限到期后，質(zhì)量負(fù)責(zé)人要組織內(nèi)審組成員，對(duì)被審核部門采取的糾正措施進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，確認(rèn)其是否有效，確保被審核部門消除不符合項(xiàng)及并予關(guān)閉。內(nèi)審員可從以下幾個(gè)方面對(duì)被審核部門的整改結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)證

a.是否對(duì)不符合項(xiàng)或缺陷項(xiàng)進(jìn)行了原因分析;

b.制定的糾正措施是否具有針對(duì)性;

c.不符合項(xiàng)或缺陷項(xiàng)是否得到了糾正;

d.糾正措施是否有效，能否保證類似問題不再發(fā)生。

e.對(duì)涉及環(huán)境設(shè)備、儀器設(shè)備等不不符合項(xiàng)時(shí)，可采用現(xiàn)場驗(yàn)證的方法。

3.5編制內(nèi)審報(bào)告

內(nèi)審組長根據(jù)內(nèi)審工作情況及整改驗(yàn)證結(jié)果，編制內(nèi)審報(bào)告，內(nèi)審報(bào)告要如實(shí)反映內(nèi)審的程序和全部內(nèi)容，用詞和表達(dá)要客觀、準(zhǔn)確、恰當(dāng)，報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)包括不符合項(xiàng)、缺陷項(xiàng)及整改要求，糾正措施及跟蹤驗(yàn)證結(jié)果以及對(duì)管理體系改建的意見及建議，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，發(fā)至相關(guān)部門。同時(shí)要在質(zhì)量負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下，將內(nèi)審所涉及的記錄及證明材料整理歸檔。

結(jié)束語：

內(nèi)審是法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)管理體系的重要組成部分，是機(jī)構(gòu)自我約束、自我診斷和自我完善的重要活動(dòng)。連續(xù)有效的內(nèi)審，是探索和掌握管理體系的運(yùn)行規(guī)律，解決管理體系在運(yùn)行中存在問題，促進(jìn)管理體系的有效運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)的重要途徑;是保證檢定、校準(zhǔn)和檢測工作客觀公正，檢測結(jié)果準(zhǔn)確可靠的重要手段。

參考文獻(xiàn)：

[1]JJF1069-2012《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》

[2]CNAS-GL011《實(shí)驗(yàn)室和檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)審指南》