信息化背景下企業(yè)行政管理新思路

【摘 ?要】近年來(lái)，很多企業(yè)在信息化建設(shè)項(xiàng)目上，還停留在數(shù)字信息的認(rèn)知階段，對(duì)智慧化信息建設(shè)熱情不高，認(rèn)知和投入不夠。企業(yè)有時(shí)候也是一個(gè)封閉的小社會(huì)，如何能夠引領(lǐng)行業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，成為當(dāng)下需要考慮的問(wèn)題。如果企業(yè)管理層對(duì)智慧化信息建設(shè)的感知力不夠，不能及時(shí)調(diào)整現(xiàn)有的企業(yè)管理模式，同時(shí)受主、客觀條件的限制，傳統(tǒng)的管理理念和思維方式無(wú)法切實(shí)的將信息化作為日常管理的重要組成部分，這將大大降低對(duì)已有信息資源的利用率，嚴(yán)重制約企業(yè)信息化的建設(shè)和發(fā)展，必然也會(huì)直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

【關(guān)鍵詞】信息化;企業(yè)行政管理

一、引言

當(dāng)一個(gè)規(guī)模較大的企業(yè)將信息化建設(shè)提上日程進(jìn)行招投標(biāo)時(shí)，設(shè)置的門檻又會(huì)過(guò)高，要求的資質(zhì)過(guò)多，使大部分創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)企業(yè)無(wú)法應(yīng)標(biāo)，大型軟件開發(fā)企業(yè)又不愿意開發(fā)這種無(wú)法復(fù)用、開發(fā)成本高、周期長(zhǎng)和只針對(duì)企業(yè)個(gè)性化的開發(fā)需求的軟件，這樣就造成信息化招投標(biāo)項(xiàng)目流標(biāo)率過(guò)高，與企業(yè)的需求溝通周期比較長(zhǎng)。信息化建設(shè)不是一湊而就的過(guò)程，需要進(jìn)行緊密的溝通才能了解各項(xiàng)需求，特別是有些時(shí)效性的需求，往往都是需要攫取到重要信息，這樣項(xiàng)目的周期過(guò)長(zhǎng)，勢(shì)必就造成了企業(yè)的相關(guān)資源投入分散，無(wú)形中給企業(yè)增加了各項(xiàng)成本。

行政工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及行政數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理，可能是最近這兩年在行政圈里最熱門的話題之一。而由于理解的不同，到最終的執(zhí)行層面，不同的公司也會(huì)產(chǎn)生不同的變革。

二、行政管理信息化的概念

首先我們來(lái)看看行政的數(shù)字化究竟是什么？我認(rèn)為行政的數(shù)字化存在著兩個(gè)層面：

第一個(gè)層面就是行政工作中的信息化的交流或稱其為數(shù)字溝通，以及所有信息的存儲(chǔ)，首先這種信息由于其交流不再是依靠人與人之間的語(yǔ)言層面、甚至是文字層面的溝通和交流。而是完全依托于互聯(lián)網(wǎng)及物聯(lián)網(wǎng)所達(dá)成的人與人之間的交流、人與物之間的交流以及物與物之前的交流。而伴隨著人類已經(jīng)從互聯(lián)網(wǎng)向物聯(lián)網(wǎng)的邁入，以及5G應(yīng)用的逐漸推展，這種信息的交流將更加廣泛與高效，而這種高效是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)4G向5G轉(zhuǎn)變倍增系數(shù)的。而其產(chǎn)生的最終生產(chǎn)力可能是我們目前還想象不到。這些信息的交流及存儲(chǔ)是完全數(shù)字化的，你會(huì)發(fā)現(xiàn)我們完全沉浸在數(shù)字的海洋里，你身邊流轉(zhuǎn)的電波充斥了信息的高速交流。

第二個(gè)層面是對(duì)信息化所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的匯總分析及提升，如果將第一個(gè)層面稱之為運(yùn)營(yíng)層面，那第二個(gè)層面就升級(jí)為管理層面。管理的首個(gè)工作是將所有的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析。我們可以把它歸納入大數(shù)據(jù)應(yīng)用的一種場(chǎng)景，對(duì)于行政工作而言，其管理各個(gè)模塊之間都會(huì)產(chǎn)生響應(yīng)的交集，沒(méi)有一個(gè)模塊是可以相互獨(dú)立于行政工作之外的。而這種相互間產(chǎn)生內(nèi)基于大數(shù)據(jù)分析產(chǎn)生的成果，將對(duì)全行政管理體系的效率提升產(chǎn)生巨大的影響。

三、行政管理信息化的目的

行政數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理的目的其實(shí)很簡(jiǎn)單，外在表現(xiàn)上就是提升企業(yè)行政工作的運(yùn)營(yíng)管理效率，快速并準(zhǔn)確地響應(yīng)企業(yè)、員工、甚至是外部客戶提出的行政服務(wù)需求，提升這些受眾對(duì)行政服務(wù)的滿意度。內(nèi)在核心就是提升企業(yè)行政費(fèi)用的效費(fèi)比。

行政負(fù)責(zé)的工作龐大繁雜，究竟哪些工作是可以通過(guò)數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理提升效費(fèi)比呢？其實(shí)對(duì)于我們而言，當(dāng)具備一定的規(guī)模效益后，行政工作中所有的模塊中的任何一項(xiàng)工作都可以通過(guò)數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理提升工作效率，進(jìn)一步達(dá)成更具競(jìng)爭(zhēng)力的效費(fèi)比。至于哪些模塊具備了數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理的基礎(chǔ)，就要結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展情況來(lái)確定了。任何工作只有能夠落地執(zhí)行，才能最終轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。而行政的數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理究竟如何落地，我們上面講了是具備一定的規(guī)模效益，當(dāng)然這種規(guī)模當(dāng)前已經(jīng)不單單是指企業(yè)自身的規(guī)模，還有的就是社會(huì)規(guī)模，或者稱之為應(yīng)用規(guī)模。而這項(xiàng)工作經(jīng)過(guò)數(shù)字化或信息化之后，能夠產(chǎn)生更高的效率，或稱之為更好的效費(fèi)比。

將管理內(nèi)容依托于信息化系統(tǒng)的各種程序，是進(jìn)行行政數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理中最直觀的工具和表現(xiàn)。任何一個(gè)數(shù)字化的系統(tǒng)工具，其結(jié)果必然是提升效費(fèi)比，大家在對(duì)降本增效的追逐中，必須要把核心聚焦在增效上，降本只是手段之一。下面我會(huì)舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子來(lái)說(shuō)明：

我們以會(huì)議室的利用率為例，公司的會(huì)議室預(yù)訂緊張，很多部門預(yù)訂不到會(huì)議室，公司一直使用A公司的會(huì)議室預(yù)定系統(tǒng)，每年的軟件費(fèi)用為5萬(wàn)元，在新的一年的會(huì)議管理系統(tǒng)采購(gòu)中，行政部甲同學(xué)將A公司的軟件費(fèi)經(jīng)過(guò)談判降低到4萬(wàn)元;乙同學(xué)則建議采購(gòu)B公司的會(huì)議管理軟件，每年6萬(wàn)元，但由于B公司的軟件在預(yù)訂平臺(tái)上將線上會(huì)議與線下會(huì)議實(shí)現(xiàn)了預(yù)訂打通，套用之前的預(yù)訂數(shù)據(jù)，一年下來(lái)可以增加出20%的線下會(huì)議室的預(yù)訂空間。這會(huì)兒我們用一個(gè)簡(jiǎn)單的數(shù)字化來(lái)對(duì)比評(píng)估一下，假設(shè)公司在會(huì)議室上一年的租金（即使是自持的我們也將其轉(zhuǎn)化為租金）為100萬(wàn)元，乙公司雖然軟件費(fèi)用貴了2萬(wàn)元，但卻在無(wú)形中提升了20%的線下會(huì)議室的預(yù)訂空間，則相當(dāng)于在租金上節(jié)省了20萬(wàn)元。行政的所有工作，在一定規(guī)模后，均可以通過(guò)數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理提升效率，以下我們隨便舉幾個(gè)例子來(lái)說(shuō)明一下：

以固定資產(chǎn)管理為例，原始的管理手段是手工記賬式的，以紙質(zhì)版資產(chǎn)檔案進(jìn)行管理;初級(jí)的數(shù)字管理方式是給資產(chǎn)編碼，以表格方式錄入電腦，進(jìn)行初級(jí)的統(tǒng)計(jì)及分析;中級(jí)的管理方式是通過(guò)自建或購(gòu)置的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，每個(gè)資產(chǎn)貼有資產(chǎn)編碼，通過(guò)掃描編碼進(jìn)行查詢及盤點(diǎn)，系統(tǒng)會(huì)半人工的形成各種報(bào)告，包括盤點(diǎn)報(bào)告。

我們?cè)賮?lái)看看數(shù)字信息化的訪客如何管理。員工在系統(tǒng)內(nèi)給訪客發(fā)出邀請(qǐng)，訪客在自己的手機(jī)端進(jìn)行人像識(shí)別，并提供車牌號(hào)和手機(jī)號(hào)或微信號(hào)。訪客到達(dá)公司地庫(kù)時(shí)，探頭掃描車牌進(jìn)行識(shí)別并放行，并顯示一個(gè)車位號(hào)給訪客，同時(shí)派發(fā)一條信息給邀請(qǐng)?jiān)L客的員工。訪客到達(dá)指定車位停好車，通過(guò)刷臉進(jìn)入公司，系統(tǒng)派發(fā)一條內(nèi)部地圖到訪客的手機(jī)上，訪客根據(jù)地圖的指引到達(dá)見面地點(diǎn)。面談結(jié)束后，員工觸發(fā)送客功能，訪客通過(guò)地圖指引到達(dá)自己的車位，駕車離開。訪客系統(tǒng)自動(dòng)存儲(chǔ)訪客的所有信息，訪客門禁權(quán)限失效。

以上所有的場(chǎng)景描述都還是停留在行政數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理的第一個(gè)層面，就是運(yùn)營(yíng)層面。上升到管理層面，就需要對(duì)所有的應(yīng)用系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從對(duì)大數(shù)據(jù)的分析中找出規(guī)律，以及提升改善的方法。人工智能的應(yīng)用，初級(jí)的分析及總結(jié)也將由AI替你完成，而你最終的角色只不過(guò)是在AI給你提供的眾多方案中進(jìn)行選擇而已。

四、小結(jié)

綜上所述，畢竟每家公司狀況和發(fā)展速度是不一樣的，不同的公司如何在行政的數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理。故而，一定要結(jié)合自己企業(yè)的特點(diǎn)和現(xiàn)狀，找到自己公司適合的數(shù)字化行政管理。先做一個(gè)當(dāng)前狀態(tài)下企業(yè)行政數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理現(xiàn)狀的整體看看我們都有哪些具備數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理的條件，哪些已經(jīng)開始實(shí)施了，而哪些只維持在第一個(gè)層級(jí)上的運(yùn)營(yíng)，在管理分析上還沒(méi)有太深入的想法。最后給大家一個(gè)行政數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理的切入點(diǎn)——在當(dāng)前的一段時(shí)間內(nèi)，強(qiáng)烈聚焦在移動(dòng)辦公上，打通行政各個(gè)模塊中與移動(dòng)辦公終端的信息渠道。我們?cè)诂F(xiàn)實(shí)中已經(jīng)深刻的體會(huì)到，無(wú)論做任何事，大家當(dāng)前已經(jīng)可以說(shuō)離不開手機(jī)了，手機(jī)已經(jīng)替代了筆記本電腦成為大家應(yīng)用最頻繁的移動(dòng)終端。打通移動(dòng)端，這對(duì)于信息的高速交流，以及所有行政服務(wù)的快速響應(yīng)都將是一條必經(jīng)之路。5G已來(lái)，行政的數(shù)字化運(yùn)營(yíng)管理必將借助5G上升到一個(gè)更高的品質(zhì)上，我們拭目以待吧。

作者簡(jiǎn)介：

溫會(huì)敏，1978年3月出生，女，漢族，碩士研究生，河南財(cái)政金融學(xué)院，助教，研究方向：管理學(xué)—行政管理。