淺析研究所合同管理信息化建設(shè)

摘 要 隨著研究所科研項(xiàng)目不斷增多，合同的種類和數(shù)量也是在大幅度增加，對合同管理信息化需求日益明顯。通過對合同實(shí)施信息化的建設(shè)，簡化整個管理流程，對合同信息詳細(xì)進(jìn)行收集與匯總，讓管理人員可以通過系統(tǒng)方便準(zhǔn)確及時地掌握合同的審批進(jìn)展和執(zhí)行狀況。通過規(guī)范化的管理能大幅度提高辦公效率及管理水平，以此更好地為研究所科研提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞 科研項(xiàng)目;合同管理;信息化

隨著研究所科研規(guī)模的不斷擴(kuò)大，研究所對各類物資和服務(wù)的需求量也在持續(xù)提升，與此同時合同的種類和數(shù)量也是大幅度增加，合同的信息化管理已經(jīng)是迫在眉睫。電子合同的流通速度比紙質(zhì)的快，成本卻更低，儲存方便，能夠減輕管理人員和科研人員的工作量，能夠有效提高科研資源利用率。通過對合同實(shí)施信息化的管理，科研人員能夠非常方便地通過網(wǎng)絡(luò)對合同的資料準(zhǔn)確有效的收集與整理，實(shí)時地掌握研究所的科研狀況，實(shí)現(xiàn)合同信息的共享，提高研究所科研活動效率，支撐科研單位管理決策，為研究所科研事業(yè)管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化提供支持。

1研究所合同管理中存在的問題

傳統(tǒng)的合同管理停留在人工管理和紙質(zhì)管理，部門間彼此缺乏信息交流，不能及時溝通。 隨著研究所業(yè)務(wù)量的不斷增大，不同部門在數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)方面存在一定差異，導(dǎo)致信息匯總工作難度增加，工作量加大，使合同的流轉(zhuǎn)、查詢、統(tǒng)計等管理工作的準(zhǔn)確度和效率有所降低[1]。

（1）紙質(zhì)合同在部門間審批停留時間過長。合同通常由擬定、審核、簽署、履行和存檔等幾個步驟組成，完整的過程涉及多個部門。經(jīng)辦人在擬定紙質(zhì)合同后，要根據(jù)合同產(chǎn)品類別、金額大小及付款方式等多個方面的不同，選擇對應(yīng)的主管部門和領(lǐng)導(dǎo)，需要在各個環(huán)節(jié)按照順序逐級申請審批。如果遇到某個環(huán)節(jié)的部門領(lǐng)導(dǎo)無法及時對合同進(jìn)行處理，則可能導(dǎo)致合同審核時間延長，從而影響合同最終的執(zhí)行效果。

（2）紙質(zhì)合同執(zhí)行出現(xiàn)問題時責(zé)任界定困難。合同在執(zhí)行過程中會涉及多個管理部門，但是許多研究所的管理部門在紙質(zhì)合同管理方面沒有建立一個有效的數(shù)據(jù)共享機(jī)制，導(dǎo)致相關(guān)部門無法獲得合同執(zhí)行進(jìn)展的最新數(shù)據(jù)，出現(xiàn)問題后各部門之間又彼此推諉，嚴(yán)重阻礙了工作的進(jìn)一步展開。

（3）紙質(zhì)合同在執(zhí)行過程中缺乏監(jiān)控。紙質(zhì)合同執(zhí)行過程中缺乏必要的監(jiān)管容易造成項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)隨意使用，可能導(dǎo)致賬戶金額不足無法正常付款，造成實(shí)驗(yàn)耗材無法及時到貨，或到貨后無法正常使用，從而影響科研工作的質(zhì)量，甚至?xí)a(chǎn)生法律糾紛，損失研究所的經(jīng)濟(jì)利益和整體形象。

（4）合同相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計不方便。部分研究所的合同臺賬由合同管理人員獨(dú)立管理，只是負(fù)責(zé)錄入合同的簡單信息以便日后查詢時調(diào)用，由于需要錄入的內(nèi)容較多，而且沒有人后期進(jìn)行協(xié)助檢查，因此存在很大的出錯率。

財務(wù)部門需要時常了解實(shí)驗(yàn)室合同的一些詳細(xì)數(shù)據(jù)，譬如耗材采購數(shù)量，購買金額，預(yù)付定金等信息，但由于合同種類復(fù)雜、數(shù)量多，傳統(tǒng)的電子表格統(tǒng)計的方式非常不方便數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計，而且需要耗費(fèi)許多的人力和時間，還很容易統(tǒng)計出錯。

（5）管理人員能力不強(qiáng)。隨著合同管理的信息化建設(shè)，管理人員沒有充分發(fā)揮主觀能動性，缺少專業(yè)能力，特別是處理合同糾紛時無法準(zhǔn)確找到合同中所標(biāo)明的條款，更加無法及時解決合同在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題[2]。

2研究所合同信息化建設(shè)的應(yīng)用對策

（1）建立合同管理的信息化平臺。研究所應(yīng)根據(jù)自身的科研情況與后勤管理特點(diǎn)，打造具有自身特色的合同信息化建設(shè)方案，而不是盲目引進(jìn)先進(jìn)的合同管理系統(tǒng)。研究所在建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)時，需要從全局出發(fā)，既要考慮信息化建設(shè)方案的實(shí)用性、可靠性，又要考慮其安全性與擴(kuò)展性。

合同送審人員可以在合同管理信息系統(tǒng)上填寫合同審批單，從而縮短合同的審批時間，提高準(zhǔn)確率和審核效率，減少了紙張的使用，節(jié)省了大量辦公經(jīng)費(fèi)。合同通過線上的運(yùn)轉(zhuǎn)，免去了送審人員往返奔波各主管部門找領(lǐng)導(dǎo)審核簽字的痛苦，減少了合同的傳遞時間，顯著提高了工作效率，節(jié)約了時間和精力。相關(guān)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)都可以通過合同管理信息系統(tǒng)實(shí)時查看已經(jīng)正常錄入的合同信息，不需要再跑到檔案室去翻閱以前的紙質(zhì)合同，只需要通過一些關(guān)鍵字就可以直接在系統(tǒng)上進(jìn)行模糊檢索，從而查詢到所有相關(guān)的合同信息和審批過程。

用戶還可以通過系統(tǒng)隨時統(tǒng)計合同的簽訂和進(jìn)展情況，分析數(shù)據(jù)，挖掘價值，為進(jìn)一步工作決策提供數(shù)據(jù)支持。

（2）加強(qiáng)管理人員專業(yè)知識培訓(xùn)，提升綜合素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)研究所合同管理信息化，需要相應(yīng)的提升管理人員專業(yè)能力，以及培養(yǎng)綜合素質(zhì)過硬的專業(yè)人才?？梢圆欢〞r組織信息化管理的專題講座，或者定期選拔相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，從而提高研究所合同管理人員整體專業(yè)素質(zhì)，減少在實(shí)際操作中的失誤。研究所可以選擇相關(guān)人員在國內(nèi)知名機(jī)構(gòu)進(jìn)行交流，為研究所合同管理信息化建設(shè)儲備相關(guān)專業(yè)人才，有利于推動研究所管理人員素質(zhì)的提高。

（3）完善合同管理制度。研究所通過信息化完善合同管理制度，能夠讓管理過程更加規(guī)范化，方便研究所對合同全程進(jìn)行管控和監(jiān)督，也方便后期的賬目核對和財務(wù)審計[3]。

3結(jié)束語

研究所通過對合同管理實(shí)施信息化建設(shè)，方便了管理人員對合同資料有效的收集與整理，減輕了管理人員的工作量，減少人為的管理誤差，節(jié)省大量的人力和精力。合同管理信息系統(tǒng)的使用保證了錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，功能上也能提供內(nèi)容的快速查閱和數(shù)據(jù)分析，讓整個流轉(zhuǎn)審核過程更加順暢，從而提升研究所的整體核心競爭力。

參考文獻(xiàn)

[1] 許揚(yáng).大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用[J].信息記錄材料， 2019，20（2）：149-150.

[2] 杜云翔.高校采購合同執(zhí)行全過程的思考與信息化實(shí)踐[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2018（18）：11-12.

[3] 黃亦天.財務(wù)專項(xiàng)合同管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用[D].北京：電子科技大學(xué)，2013.

作者簡介

汪開卷（1983-），男，北京人;畢業(yè)院校：中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院研究生院，專業(yè)：農(nóng)業(yè)信息化，學(xué)歷：碩士研究生，現(xiàn)就職單位：中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院植物保護(hù)研究所，研究方向：信息化管理。