關(guān)于辦公室檔案管理工作的幾點(diǎn)看法

何麗平

摘 要： 隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，社會(huì)進(jìn)步，信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，為提高檔案管理工作的效率，促使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、法制化，必然要求改革傳統(tǒng)的管理模式。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;科學(xué)化;規(guī)范化;法制化

【中圖分類號(hào)】G472.4 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-3733（2020）20-0298-01

檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位。檔案管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用等，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作的重要一環(huán)，目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公室檔案管理既包括人事檔案、行政檔案，也包括各科室的業(yè)務(wù)檔案匯總。但是在檔案管理上基本都維持了較為傳統(tǒng)的模式，隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，為提高檔案管理工作的效率，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，實(shí)施現(xiàn)代化管理、加快檔案工作的法制化進(jìn)程，必然要求改革傳統(tǒng)的管理模式，以下是我對(duì)辦公室檔案管理工作的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)：

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作存在的問題.

1.1 對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。檔案工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，但相對(duì)于具體業(yè)務(wù)科室，檔案是“冷”部門，說起來重要，做起來次要容易被忽視。一些領(lǐng)導(dǎo)和職工檔案意識(shí)淡薄，例如：有些科室檔案不及時(shí)歸檔上交;有些檔案要件有缺失，不及時(shí)補(bǔ)正，嚴(yán)重影響了檔案的系統(tǒng)性、完整性;完全沒有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義，對(duì)檔案工作的人、財(cái)、物投入力度也不夠;分工合作不協(xié)調(diào)，將檔案管理只視為辦公室工作，只進(jìn)行簡(jiǎn)單的資料傳遞，缺少信息互動(dòng)，造成檔案工作開展困難。

1.2 缺乏健全的檔案管理制度，檔案案卷不規(guī)范。檔案監(jiān)管機(jī)制不到位，在對(duì)檔案的收集、整理和存檔中經(jīng)常處于被動(dòng)狀態(tài)，造成資料收集不及時(shí)且零散;對(duì)檔案的借閱、查訪沒有更好的運(yùn)用現(xiàn)代化手段;檔案案卷制作必須采用16開規(guī)格的辦公用紙，不得有破損、卷角、折皺，但實(shí)際很多單位使用A4規(guī)格的案卷歸檔，也沒有對(duì)檔案問題進(jìn)行處理，致使案卷不規(guī)范、不美觀。

1.3 觀念落后，設(shè)施設(shè)備陳舊，檔案保管條件差。檔案工作的有序開展離不開先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施的支撐。一些單位硬件不達(dá)標(biāo)，檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，狹小，設(shè)備簡(jiǎn)陋，沒有配備溫濕度計(jì)、消防器材、防光窗簾等，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋，甚至有些檔案霉變、蟲蛀等?，F(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備落后，檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)電子檔案系統(tǒng)不熟練，檔案利用率和查詢率都較低，不能跟上網(wǎng)絡(luò)時(shí)代步伐。

1.4 檔案管理人員配置不專業(yè)，流動(dòng)過快。檔案管理是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，但很多單位檔案管理人員配置存在不合理性、隨意性，多為兼職，且人員工作變動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，對(duì)檔案工作重要性、責(zé)任性認(rèn)識(shí)不夠，直接影響了檔案工作的持續(xù)性、穩(wěn)定性。

2 關(guān)于提高檔案管理工作效率的幾點(diǎn)看法

2.1 注重對(duì)檔案工作重要性的宣傳，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。一是建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和工作職責(zé)，將檔案工作列入年度工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)工作的職責(zé)范圍，并列入本單位年度考核范圍，為檔案工作發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的內(nèi)部環(huán)境;二是以《檔案法》為依托，強(qiáng)化檔案工作的宣傳和培訓(xùn)，使廣大干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，落實(shí)依法治檔;三是明確分工，加強(qiáng)各部門協(xié)調(diào)。分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，協(xié)調(diào)處理好各部門的分工合作關(guān)系，明確專職與兼職檔案員的工作職責(zé)，各部門搞好本部門專業(yè)檔案外，必須配合搞好綜合檔案的歸集工作。

2.2 建立健全、切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案的形式、種類是多樣的，必須科學(xué)管理。一是建立健全《檔案接收制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保管保密制度》等一系列制度，從檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、接收、利用、交流等各個(gè)方面都要建立比較系統(tǒng)完善的制度，并且要公示上墻，確保檔案管理工作向程序化、制度化、規(guī)范化方向推進(jìn);二是歸檔及時(shí)，合理分類制定嚴(yán)格的檔案借閱手續(xù)，以利于檔案的保管、利用，防止流失;三是提高紙質(zhì)檔案的立卷質(zhì)量，，制發(fā)公文規(guī)范、統(tǒng)一，對(duì)電子文件及時(shí)備份，聲像檔案及時(shí)歸檔，加強(qiáng)保護(hù)，以有利于長(zhǎng)久保存和利用。

2.3 更新觀念，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入從財(cái)力、物力。一是完善檔案室的設(shè)施設(shè)備，改變小、雜、亂，配備必要的消防、溫濕度、空調(diào)等設(shè)施，安裝檔案架、密集柜等，做到檔案室整齊、規(guī)范、統(tǒng)一;二是檔案工作需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，現(xiàn)代社會(huì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用已經(jīng)改變了人類的生活，也提高了工作效率，檔案管理也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案管理的要求，也是檔案管理人員努力的方向。應(yīng)該將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，建立電子檔案，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及管理軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)共享。

2.4 重視人才，配備責(zé)任心強(qiáng)、有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員。檔案管理的好壞很大程度取決于檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，所以要求檔案管理人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理檔案的基本技能。一是選拔有專業(yè)知識(shí)和技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍，并注重隊(duì)伍的穩(wěn)定性，加強(qiáng)檔案干部的思想政治工作;二是加強(qiáng)對(duì)檔案人員的繼續(xù)教育，組織檔案人員去實(shí)地考察，參加專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等與檔案管理相關(guān)的知識(shí)。一篇文稿不論是起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯總統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開辦公自動(dòng)化，這就要求檔案管理人員必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，提高檔案工作者素質(zhì)，是推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵。

總之，檔案管理內(nèi)容涉及到機(jī)關(guān)、企事業(yè)、公民生活等各領(lǐng)域具有保存價(jià)值的信息資料，檔案工作做好了，對(duì)單位、社會(huì)、個(gè)人都能起到重要的服務(wù)作用。檔案工作的宗旨就是利用，服務(wù)，在信息化時(shí)代，我們必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷革新，拓展檔案工作領(lǐng)域，創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制，提高檔案管理水平，推動(dòng)檔案事業(yè)健康發(fā)展，促使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、法制化，使檔案管理能夠?yàn)閱挝话l(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

參考文獻(xiàn)

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