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    如何實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理一體化構(gòu)想

    2020-09-06 14:12:18張梅雪
    寫真地理 2020年20期
    關(guān)鍵詞:構(gòu)想一體化檔案管理

    張梅雪

    摘 要: 在信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展下,也促進(jìn)了學(xué)校檔案信息化建設(shè)的步伐,檔案管理必須應(yīng)用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)手段才能確保檔案管理能夠符合時(shí)代和廣大用戶的需求,才能夠?yàn)閷W(xué)校的建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

    關(guān)鍵詞: 學(xué)校;檔案管理;一體化;構(gòu)想

    【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-3733(2020)20-0296-01

    引言:隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展,科學(xué)技術(shù)持續(xù)進(jìn)步,我國逐漸走向信息化發(fā)展時(shí)代,在文檔一體化的大環(huán)境下,學(xué)校檔案管理的信息化水平得到明顯提升。為更好的提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量,滿足學(xué)校對(duì)檔案的應(yīng)用需求,應(yīng)當(dāng)在文檔一體化的大環(huán)境下,積極轉(zhuǎn)變以往檔案管理模式與方法,進(jìn)一步開展學(xué)校檔案管理創(chuàng)新,推進(jìn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)現(xiàn)。

    1 必須要有檔案管理一體化的意識(shí)

    隨著時(shí)代的進(jìn)步,各種技術(shù)開始展現(xiàn)在人們的面前,學(xué)校相關(guān)人員必須要重視新技術(shù)的應(yīng)用,要具有檔案管理一體化的基本意識(shí),改變?cè)械膫鹘y(tǒng)思想,讓“互聯(lián)網(wǎng)+”能夠助力高校發(fā)展。相關(guān)人員必須要加強(qiáng)該方面的學(xué)習(xí),熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸納、儲(chǔ)存,讓異地多校區(qū)能夠真正的實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化,減少檔案查詢中不必要的麻煩。同時(shí)檔案管理相關(guān)人員應(yīng)該重視信息的整合以及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì),靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化和規(guī)范化管理,檔案管理相關(guān)人員必須意識(shí)到檔案管理一體化的重要意義和作用,不能滿足于陳舊的人工檔案管理方式,應(yīng)以主動(dòng)態(tài)度積極的學(xué)習(xí)新技術(shù)和新管理方式,讓檔案管理一體化進(jìn)程能夠得到落實(shí)和推進(jìn)。檔案管理一體化應(yīng)用的過程中要確保相關(guān)信息的準(zhǔn)確性真實(shí)性,防止突發(fā)事件發(fā)生之后造成系統(tǒng)崩潰數(shù)據(jù)丟失的損失。通過信息化手段實(shí)現(xiàn)一體化的過程中要積極對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行檢查,確保檔案管理系統(tǒng)的正常應(yīng)用。使用系統(tǒng)的前提就是積極落實(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和工作目標(biāo),讓檔案工作更好的服務(wù)學(xué)校和師生。

    2 加強(qiáng)信息資源建設(shè),建立保障體系

    學(xué)校檔案信息化建設(shè),還需要讓具體的檔案管理和學(xué)校業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)一種有效對(duì)接,為學(xué)校的各個(gè)部門提供必要信息資料,同時(shí)也加快自身的信息收集步伐,為學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略制定、教學(xué)質(zhì)量提高以及高素質(zhì)人才引進(jìn)都提供數(shù)據(jù)支持。而且對(duì)于學(xué)校檔案信息化建設(shè)而言,為了保障學(xué)校檔案管理的安全性,對(duì)信息資源進(jìn)行有效保護(hù),還需要建立起信息資源的保障體系,進(jìn)行檔案管理組織、措施以及制度上的規(guī)范,來保證檔案管理的安全和檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行,也是檔案管理信息化建設(shè)所需要重視的地方。

    3 統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范

    對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一是為了讓圖書和檔案系統(tǒng)更為協(xié)調(diào)。管理系統(tǒng)的融合將會(huì)遇到的關(guān)鍵問題是各個(gè)部門技術(shù)規(guī)范存在不同,并且檔案系統(tǒng)和圖書系統(tǒng)技術(shù)方面存在異議時(shí),解決方法沒有統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范。這些問題都會(huì)給信息溝通以及系統(tǒng)協(xié)調(diào)造成不利。不過計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)有一定的約束對(duì)構(gòu)建一體化管理系統(tǒng)格外有價(jià)值。統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)能夠完成兩者之間的兼容和共同管理。為了檔案系統(tǒng)和圖書系統(tǒng)盡快完成一體化管理,學(xué)校要對(duì)已有的規(guī)范進(jìn)行重新審查核對(duì),依照?qǐng)D書以及檔案規(guī)范和特點(diǎn),構(gòu)建起兼容和實(shí)用的技術(shù)規(guī)范,從而為一體化管理進(jìn)行鋪墊。

    4 加強(qiáng)檔案管理信息化的安全建設(shè)

    網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代,病毒的傳播是致命的。檔案信息共享平臺(tái)的建設(shè)過程中要安裝好防火墻和殺毒軟件,并留有備份,確保檔案信息的絕對(duì)安全。同時(shí),對(duì)于涉密檔案,檔案管理部門要重點(diǎn)保護(hù),特別是在檔案數(shù)字化后,必須要按照檔案管理制度的要求進(jìn)行涉密保護(hù),可以設(shè)置專人驗(yàn)證二維碼來實(shí)現(xiàn)對(duì)涉密檔案的查閱控制。

    5 強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)庫開發(fā)

    數(shù)字檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用,要以完整的數(shù)字化檔案體系為基礎(chǔ)。處理好電子檔案問題,首先要形成檔案信息庫,把重要資料整理納入數(shù)字檔案體系,加以分類,并且備份處理,以免出現(xiàn)檔案破舊影響完整性的問題,特別是部分檔案被翻閱即將報(bào)廢的現(xiàn)象。對(duì)于部分不能翻閱的檔案資料,可以借助掃描以及拍照等形式,盡可能地保存原有文件信息。除此之外,大力推廣數(shù)字檔案管理軟件,在研發(fā)時(shí)期綜合性地歸納與綜合,積極創(chuàng)新,要考慮到數(shù)字檔案今后的利用效果。需要注意的是,學(xué)校要強(qiáng)化檔案管理體系的建設(shè),通過網(wǎng)絡(luò)將相對(duì)分散的計(jì)算機(jī)體系連接起來,設(shè)置為服務(wù)器區(qū)域及客戶機(jī),作用在多個(gè)操作體系上,這樣學(xué)校管理者可以任意調(diào)取檔案資料,便于提高檔案管理的質(zhì)量與水平。

    6 促進(jìn)各部門之間的緊密聯(lián)系

    學(xué)校的各個(gè)部門都會(huì)源源不斷地產(chǎn)生新的檔案,每年檔案部門都會(huì)集中在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)根據(jù)各部門的工作情況提出歸檔要求。因此,檔案部門要維持與各部門之間的和諧關(guān)系,相互支持。檔案部門是為學(xué)校師生員工提供服務(wù)的,所以要經(jīng)常聽取意見和建議,注重師生員工的反饋,提升服務(wù)質(zhì)量和滿意度。此外,通過檔案管理,各部門之間可以互通有無,提升檔案利用效率的基礎(chǔ)上,增強(qiáng)學(xué)校事業(yè)發(fā)展的向心力和凝聚力。

    7 建立規(guī)范化的組織部門

    要構(gòu)建起一個(gè)圖書館、情報(bào)部門、檔案機(jī)構(gòu)組合而來的信息機(jī)構(gòu),各個(gè)分機(jī)構(gòu)原有的功能必須保留,形式需要進(jìn)一步協(xié)調(diào),逐步將原有的管理模式改變成開放式管理,讓更多的用戶獲取科學(xué)高效的信息,將多種資源內(nèi)容合理鏈接在一起,一體化當(dāng)中的負(fù)責(zé)人可以由各個(gè)機(jī)構(gòu)當(dāng)中的負(fù)責(zé)人直接擔(dān)任。對(duì)所有資料的檢索、訪問也要有統(tǒng)一的要求。除此之外,各個(gè)機(jī)構(gòu)之間的作用需要進(jìn)行規(guī)范,高效科學(xué)的配置技術(shù)力量,因而使信息資源被更為合理的管理和運(yùn)用。以此為前提,三方面在管理方面是相輔相成的,管理當(dāng)中也逐漸被規(guī)范。三個(gè)機(jī)構(gòu)被合理加以組合之后,管理當(dāng)中存在的問題也會(huì)減少,國家在這方面需要投入的資金相應(yīng)來說也會(huì)隨之下降。部門和部門加強(qiáng)協(xié)作,將多種有重復(fù)性的資料進(jìn)行歸類,統(tǒng)一由一個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理,多種資源和利益得到保障和維護(hù)。

    結(jié)語:學(xué)校的檔案管理信息化構(gòu)建是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程,不是一蹴而就的,而是一個(gè)循序漸進(jìn)的發(fā)展過程。提升檔案管理的科學(xué)化水平需要現(xiàn)代化信息技術(shù)的輔助,需要具有信息技術(shù)的人員進(jìn)行管理,而檔案信息化建設(shè)的過程則需要學(xué)校對(duì)檔案管理工作予以足夠的重視,將檔案工作納入整體規(guī)劃,與其他業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。

    參考文獻(xiàn)

    [1] 唐雪梅.淺談如何實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理一體化[J].湖南師范大學(xué)學(xué)報(bào):醫(yī)學(xué)版,2011(4).

    [2] 林端莊.淺談文書、檔案工作一體化管理[J].泉州師范學(xué)院學(xué)報(bào),2016(1).

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