青年圖書編輯的高效時間管理方法研究

王心源

摘 要：圖書出版工作重要而繁雜，若合理運用時間管理方法，能大幅提升工作效率。本文將時間管理理論與實際圖書出版工作結(jié)合，以“記錄時間支出情況” “梳理待辦清單” “劃分清單事項的優(yōu)先級” “分解任務(wù)并逐一執(zhí)行”四個步驟梳理工作流程，論述每個步驟中有效時間管理方法的理論與實踐經(jīng)驗，以期提升圖書行業(yè)的生力軍——青年圖書編輯的工作效率和質(zhì)量，減少不必要的工作壓力，減少人才流失，助力圖書行業(yè)的良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：時間管理;圖書出版;青年編輯;工作效率

中圖分類號：G238 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 09-00-03

時間管理是指通過規(guī)劃和運用技巧、方法與工具，對時間進行靈活有效的運用，從而實現(xiàn)個人或組織的既定目標(biāo)。目前，時間管理能力已成為各行業(yè)工作者實現(xiàn)個人工作目標(biāo)的重要能力之一。

圖書行業(yè)中，編輯的工作相當(dāng)繁雜。每本圖書都相當(dāng)于一個獨立項目，圖書編輯需要面對系統(tǒng)、全面的出版環(huán)節(jié)：選題、約稿、組稿、編輯加工、送審、校對、版式設(shè)計、排版、印刷、裝訂、發(fā)行，這些環(huán)節(jié)中涉及作者、編輯同事、校對、設(shè)計、排版、印刷、發(fā)行等多方人員的合作。往往同時期內(nèi)，圖書編輯還需以不同的進度同時推進多本書的流程。不少編輯還肩負(fù)著圖書的推廣營銷追蹤，需要掌握新媒體環(huán)境下更快節(jié)奏的推廣、更廣泛大量的讀者用戶互動、更復(fù)雜多樣的作者維護等，這都對圖書編輯的時間管理能力提出了重重考驗。

青年圖書編輯是圖書行業(yè)的新鮮血液，更是本行業(yè)的生力軍，而其面對的工作壓力也是不可忽視的。國家統(tǒng)計局2018年的一項時間報告[1]顯示，青年人群（15到39歲人群）工作時間最長，平均每日為10小時。這其中固然有因工作本身繁重、青年人群經(jīng)驗不足導(dǎo)致加班的因素，但筆者在長期工作中觀察發(fā)現(xiàn)，常被忽視的更大原因為：不少青年圖書編輯并未進行科學(xué)的時間管理，難以高效利用上班時間，導(dǎo)致了大量不必要的加班和壓力，甚至武斷地歸因于所在單位乃至整個圖書行業(yè)的不足，引發(fā)大量人才流失。

不過，青年圖書編輯的學(xué)習(xí)能力很強，也善于接受新思路和方法來優(yōu)化工作。因此，筆者將時間管理相關(guān)理論與實際圖書編輯工作結(jié)合，輔以自身多次實踐心得，研究出一些適用于青年圖書編輯的時間管理方法，論述如下。

一、記錄時間支出情況

（一）使用時間統(tǒng)計法記錄時間支出

時間管理如同理財。發(fā)現(xiàn)時間不夠用，工作效率低下時，第一步應(yīng)通過記錄，客觀審視自己的時間支出情況。時間記錄方法有多種，其中較著名的為“柳比歇夫時間統(tǒng)計法”[2]。

柳比歇夫是蘇聯(lián)昆蟲學(xué)家，他的時間統(tǒng)計法為：詳細(xì)記錄每天工作、休息、娛樂等所有時間安排，每個事件的耗時記錄詳細(xì)到分鐘，然后利用統(tǒng)計學(xué)對記錄進行每日、每月、每年的統(tǒng)計分析。該方法看似刻板，卻幫助他精確地感知、規(guī)劃時間，從而獲得了大量學(xué)術(shù)成果，一生出版了70多部學(xué)術(shù)著作，并且從未透支休息時間。

運用該方法，可對消耗的時間進行客觀記錄、分析，以此正確認(rèn)識自己的時間利用狀況。以圖書工作為例，可以事件為單位，記錄每項工作的消耗時間，如：

看完A書的pdf，發(fā)作者確認(rèn)，寫審讀說明 40分鐘

某書展會議 1小時

完成B書資料卡基本介紹 1小時

也可以時間為單位，記錄每段時間單位里完成的事項，如：

09：30—10：00看A書的二審意見，修改

10：00—10：30比對B書的二審意見，調(diào)整。檢查C書扉頁、版權(quán)頁

作為圖書編輯，筆者詳細(xì)記錄了數(shù)月，收獲頗豐：

（1） 發(fā)現(xiàn)工作時間并未得到高效利用?？陀^梳理后，工作效率得到提升，加班量大幅減少。

（2） 發(fā)現(xiàn)對具體工作耗時的預(yù)判誤差很大?？偨Y(jié)后，工作計劃的準(zhǔn)確度得到提升，壓力減少。

（3） 發(fā)現(xiàn)工作時間碎片化。從而思考如何應(yīng)對。

（二）處理碎片時間

碎片時間指沒有安排任何工作，未被計劃的時間，它們零散、無規(guī)律，而且一般較短。常見的成因是，整塊時間被工作電話、臨時任務(wù)、計劃外溝通等打碎，也可能是意料外的等待或小的臨時變動。

據(jù)筆者觀察，大部分圖書編輯都存在工作時間被瑣事切碎的苦惱，不少編輯感嘆“下班后才能正式開始做要事”。碎片時間累計起來數(shù)量不小，筆者梳理了兩種方法以應(yīng)對：

1.將碎片時間化零為整

同類的瑣碎工作可放在一個時間段內(nèi)完成。例如，圖書編輯常需要填寫各種流程單據(jù)，回復(fù)各合作伙伴的常規(guī)消息等。這些工作繁瑣細(xì)碎，既易產(chǎn)生大量碎片時間，又易切碎寶貴的整塊時間。因此，除緊急事項外，可集中一個時間段填寫單據(jù)、打印等，也可在中午和傍晚下班前，集中回復(fù)即時消息或郵件，從而留出大塊完整時間進行重要工作。

2.嘗試?yán)盟槠瑫r間

事先準(zhǔn)備一些迷你任務(wù)，如整理文件夾、整理隨書圖片，背單詞，看一兩篇事先存好的學(xué)習(xí)文章等，還可進行一些短暫的思考，往往靈感和創(chuàng)意會來自于不經(jīng)意的某刻。但若本身工作已十分緊密，碎片時間應(yīng)盡量休息，以便集中精力應(yīng)對下項工作，無需舍本逐末。

二、梳理待辦事項清單

（一）清單功能和作用

通過記錄時間可了解自身所擁有的時間額度與使用情況，接下來需要梳理待辦事項。

青年圖書編輯經(jīng)常面臨的情況是：手上多本書分別處于一審、二校和下廠階段，不同圖書的不同環(huán)節(jié)工作互相糾纏;電腦上多個同事的消息急待回復(fù)，領(lǐng)導(dǎo)又臨時安排下班前填報完若干表格……

焦慮的局面往往令人壓力激增，這是因為人類的大腦擅長分析思考，而不擅長機械記憶。不同性質(zhì)、不同緊急程度的多個待辦事項全部儲存在大腦里，大腦會陷入焦慮狀態(tài)，導(dǎo)致無法按正確順序和標(biāo)準(zhǔn)處理事項，引發(fā)更多焦慮，惡性循環(huán)。

這時，可使用GTD理論里的清單方法[3]。GTD的核心理念在于把所有待辦事項和工作計劃分類整理，從大腦中移出來，以清單形式放到外部工作系統(tǒng)（如電腦軟件、手機APP、手寫筆記本等）中，為大腦釋放出充分的空間。通過把大腦的記憶工作外包給清單，清空大腦。

清單的優(yōu)勢有：①抑制人們因紛亂而產(chǎn)生的焦慮。②提供了可供參考和堅持的框架計劃。③可展示人們每天、每周或每月的成就。

面對焦慮和瑣碎任務(wù)時，待辦清單可以列得更加詳細(xì)。

（二）工作清單的寫作要點

一份好的工作清單如同導(dǎo)航地圖，筆者學(xué)習(xí)和實踐總結(jié)的清單要點如下：①寫上日期。②盡量寫詳細(xì)，把注意點和期限時間也標(biāo)注上，更易快速清空大腦，減輕焦慮。③事項前標(biāo)注空方框，完成后打勾的形式感可進一步鼓勵大腦。④4～5分鐘內(nèi)能處理完的事應(yīng)即時處理，無需寫入清單。

可以在一天工作結(jié)束時，為第二天列出待辦事項清單，以便第二天工作時間開始能立刻執(zhí)行，不耽誤時間。也可在面對繁雜事項或多重任務(wù)時列出清單，此時不要擔(dān)憂列清單的過程耽誤時間，列清單本身就是緩解壓力、梳理下一步計劃的過程。

以圖書工作為例的清單節(jié)選如下：

×月×日

□某社的引進書S系列，要與譯者a討論翻譯要求和時間

□從B書中挑幾頁內(nèi)容給譯者b試譯

□A書稿未處理退改意見，是否等外方意見一起改

□C書腰封未調(diào)整，但還需等合作品牌方提供資料，周五完成

□某申請書，下班前交

先把想到的事項全部寫下，補充上注意點與時間限制。然后需要明確這份清單中各項工作的優(yōu)先級。

三、劃分清單事項的優(yōu)先級

工作任務(wù)是源源不斷的。意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托提出了二八定律（又名帕累托法則）該定律認(rèn)為，任何一組事物中，最重要的只占其中一小部分，約20%，其余80%盡管是多數(shù)，卻是次要的。這是按事情的重要程度編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則，被廣泛應(yīng)用于社會學(xué)及企業(yè)管理學(xué)等[4]。圖書工作也是如此，需要從長長的待辦清單里找出最重要的若干事項，明確優(yōu)先級。

優(yōu)先級是指計算機操作系統(tǒng)給任務(wù)指定的優(yōu)先等級。它決定任務(wù)在使用資源時的優(yōu)先次序以及處理機響應(yīng)的先后次序。常見的判斷優(yōu)先級的方法是使用四象限法則，該法則把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，分為四個象限：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要[5]。

以上文的圖書待辦清單為例，可做如下分析：

□某社的引進書S系列，要與譯者a討論翻譯要求和時間。

分析：譯者的翻譯水平對引進書至關(guān)重要，而翻譯時間通常需要2-3個月之久，前期也留出了充足的討論翻譯要求的時間。屬于重要但不緊急。

□從B書中挑幾頁內(nèi)容給譯者b試譯

分析：B書不是重點書，在整體計劃中完成時間也偏后，屬于不緊急也不重要。

□A書稿未處理退改意見，是否等外方意見一起改

分析：A書稿問題較多，而外方回復(fù)通常較慢。如果確認(rèn)等外方回復(fù)后再一起改，屬于重要但不緊急。

□C書腰封未調(diào)整，但還需等合作品牌方提供資料，需盡快與品牌方溝通

分析：C書已經(jīng)全部完成，就差腰封最后的修改，即可下廠趕上暑期銷售時間。屬于緊急而重要。

□某申請書，下班前交

分析：該申請書是一個流程文件，做起來較快，但有緊急的時間要求。屬于緊急但不重要。

分析后，該清單的執(zhí)行順序可調(diào)整得更為合理。

四、分解任務(wù)并逐一執(zhí)行

（一）任務(wù)分解，并設(shè)定時限

任務(wù)分解方法，來自工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure）理論，原指把項目工作按階段可交付成果分解成較小的，更易于管理的組成部分的過程[6]。在個人工作和時間管理中，可以靈活運用該思路，對已確定優(yōu)先級的工作進行分解。個人工作中，不必太過系統(tǒng)和專業(yè)，只要將一個重要、復(fù)雜的大任務(wù)分解為若干小任務(wù)，逐步細(xì)分到可清晰、明確地馬上執(zhí)行即可。

在圖書的實際工作中，分解任務(wù)的優(yōu)勢在于：①方便更好地預(yù)判工作，預(yù)留工作時間。②減少拖延，減少大腦潛意識的畏難情緒，能馬上開始行動。③工作思路清晰，確保復(fù)雜工作沒有遺漏，提高效率。

另外，重要的事件一定要設(shè)定完成時限，否則工作沒有緊迫感，很容易被一再拖延。

在設(shè)定完成時限時應(yīng)注意帕金森定律[7]。該定律認(rèn)為，工作在最終期限到來前是不可能被完成的。人們會下意識地根據(jù)完成時限的遠(yuǎn)近把工作分類，對離完成時限近的工作有較高關(guān)注度，而離完成時限較遠(yuǎn)的工作往往被束之高閣。因此，為了避免拖延，應(yīng)為工作設(shè)置盡可能短的完成時限，通過時間的壓力保持工作動力，使每一項工作都能在第一時間完成，以爭取主動。

（二）避免多任務(wù)模式

合理設(shè)置完成時限后，應(yīng)逐項完成工作，避免多項任務(wù)同時進行，因為人的大腦并不擅長同時處理多項任務(wù)。法國研究員Charron S、Koechlin E利用功能磁共振成像儀（IRM）對志愿者進行了研究分析，研究[8]表明，人類的兩個大腦半球最多只能同時接受并依次處理兩個任務(wù)，這是人體無法超越的機能限制。

另一些來自神經(jīng)心理學(xué)的研究發(fā)現(xiàn)：人腦內(nèi)有不同區(qū)域和機制來處理于不同難度和類型的任務(wù)。但無論是哪種機制，在涉及注意力的處理目標(biāo)/預(yù)期任務(wù)時，對其他同種類型任務(wù)的處理/反應(yīng)能力就會降低[9]。處理能力降低來源于兩個方面，一個被稱為任務(wù)切換耗散（switching costs），是指在同時處理的兩個任務(wù)間相互切換時，人腦認(rèn)知壓迫前一任務(wù)并強化后一任務(wù)所需要的時間和導(dǎo)致的認(rèn)知能力降低。另一個被稱為任務(wù)混淆耗散（mixing costs）[10，11]是指認(rèn)知切換到后一任務(wù)之后，頭腦中仍然會時不時地出現(xiàn)前一任務(wù)的內(nèi)容，這將不可避免地降低認(rèn)知能力。

而且，人們在多任務(wù)中不斷切換，不但降低工作效率，而且增加了焦慮和壓力。圖書工作也如此，例如，“檢查封面、版權(quán)頁” “填寫、打印印制流程單等”兩項工作雖然看似不復(fù)雜，理論上也可同時進行。但實際工作中，還是應(yīng)讓大腦保持高度集中、專注，按順序依次完成，這樣取得的效率和質(zhì)量，遠(yuǎn)高于一心二用的多任務(wù)模式。

（三）使用番茄工作法完成任務(wù)

工作任務(wù)已分解并明確優(yōu)先級后，最終一步是專注、高效地逐個完成。此時可使用番茄工作法[12]。番茄工作法的核心要旨是：以25分鐘為時間單位，全身心地投入工作，然后進行5分鐘休息，再進行下一個25分鐘的番茄鐘，再休息5分鐘;如此4個番茄鐘之后，可以一次休息15～30分鐘。

一個番茄鐘定為25分鐘，看似有些機械，但筆者在使用時發(fā)現(xiàn)：注意力的集中有一定期限，超過該期限，注意力容易分散;少于該期限，時間被切得太碎片化，效率也不高，25分鐘是比較符合正常人體生物節(jié)律的時間單位。

筆者通常在圖書審稿時使用番茄工作法。有時專注15分鐘后想走神，卻發(fā)現(xiàn)離完成該番茄鐘只剩10分鐘，不由地心情放松，稍加堅持就能完成。如此反復(fù)，不知不覺可完成多個番茄鐘，工作效率可以達到先前拖拉狀態(tài)下的2～3倍。高效完成重要工作后，獎勵自己休息娛樂，又會為下一次的高效工作帶來好的心理狀態(tài)，形成良性循環(huán)。

五、總結(jié)

以上是筆者結(jié)合多年圖書編輯工作與時間管理理論的學(xué)習(xí)實踐，總結(jié)出的若干工作方法和思路。運用科學(xué)的時間管理方法，可以顯著提升青年圖書編輯的工作效率和質(zhì)量，進一步發(fā)揮青年群體的創(chuàng)造性，為社會和更多年輕人群造就高質(zhì)量的精神財富。

參考文獻：

[1] 《北京人的一天——2018年北京市居民時間利用調(diào)查報告》[EB/OL].http：//tjj.beijing.gov.cn/tjsj/sjjd/201903/t20190315_ 175037.html，2019-03-15.

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[12] 【瑞典】諾特伯格著，大胖譯.番茄工作法圖解：簡單易行的時間管理方法[M].人民郵電出版社，2011.