談人力資源管理中的數(shù)據(jù)庫

張春梅

[摘 要] 文章就人力資源管理中的數(shù)據(jù)庫做一簡(jiǎn)析，介紹人力資源管理中幾種常見的數(shù)據(jù)庫類型和它們的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，從而讓人們更好地認(rèn)識(shí)和發(fā)揮數(shù)據(jù)庫在管理工作中的作用。

[關(guān)鍵詞] 人力資源管理；數(shù)據(jù)庫

中圖分類號(hào)：C962 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理中，電子化辦公已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，它改變著人們的工作方式。文章只重點(diǎn)討論人力資源管理中對(duì)各種數(shù)據(jù)資料信息的管理，對(duì)于數(shù)據(jù)信息的管理正是電子化辦公主攻的方向，也是數(shù)據(jù)庫在管理中凸顯作用的地方。

一、基本概念

在文章中我們會(huì)大量用到數(shù)據(jù)庫、軟件系統(tǒng)等術(shù)語，首先我們來明確一下相關(guān)概念：數(shù)據(jù)庫（database，DB）：是指長(zhǎng)期存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的，有組織，可共享的數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：是指為適應(yīng)數(shù)據(jù)處理的需要而發(fā)展起來的一種較為理想的數(shù)據(jù)處理的核心機(jī)。一般分為數(shù)據(jù)庫、硬件、軟件、人員四個(gè)部分。

二、現(xiàn)行人力資源管理中數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用

上文中我們提到文章只討論人力資源管理中對(duì)各種數(shù)據(jù)資料信息的管理，這里的數(shù)據(jù)資料信息管理又分為靜態(tài)管理和動(dòng)態(tài)管理兩部分。所謂靜態(tài)管理就是對(duì)業(yè)已形成的資料信息的管理；所謂動(dòng)態(tài)管理則是對(duì)即將發(fā)生的或正在發(fā)生的事件資料信息的管理。與兩種管理相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫分別為靜態(tài)數(shù)據(jù)庫和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫。

（一）靜態(tài)數(shù)據(jù)庫

常見的靜態(tài)數(shù)據(jù)庫有個(gè)人檔案信息數(shù)據(jù)庫、文書檔案數(shù)據(jù)庫等；按工作內(nèi)容分，還常見有外事數(shù)據(jù)庫、調(diào)配數(shù)據(jù)庫等等。

以個(gè)人檔案信息數(shù)據(jù)庫為例，我們發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)內(nèi)容是個(gè)人紙質(zhì)檔案全部信息的電子化。個(gè)人檔案中一般包括十類材料，十類檔案材料合在一起反映了一個(gè)人一生的軌跡，經(jīng)過互相印證，可以從中提取關(guān)鍵信息點(diǎn)和結(jié)論，形成一個(gè)人基本情況的特征描述。將紙質(zhì)的個(gè)人檔案內(nèi)容，按類別整理成電子文檔保存，保留目錄的電子可編輯部分，對(duì)原始材料進(jìn)行掃描，從整體架構(gòu)上設(shè)計(jì)各種查詢功能就形成了個(gè)人檔案信息數(shù)據(jù)庫，這是很典型的靜態(tài)數(shù)據(jù)庫。

需要注意的是，個(gè)人檔案是人的一生履歷的書面呈現(xiàn)，對(duì)于在職職工而言，每年都會(huì)產(chǎn)生新的檔案材料，所以要有專人在固定的時(shí)間對(duì)檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新。人事檔案工作講求嚴(yán)格的保密制度，所以個(gè)人檔案信息數(shù)據(jù)庫需要專人管理和維護(hù)[1]。

個(gè)人檔案信息數(shù)據(jù)庫在招錄工作、政治審查、個(gè)人事項(xiàng)公證等工作中都有很重要的作用，是個(gè)人信息的基礎(chǔ)來源。檔案信息電子化查閱不但可以很好地保護(hù)原始材料，還可以提高辦事效率。靜態(tài)數(shù)據(jù)庫建立的難點(diǎn)在于基礎(chǔ)性工作數(shù)據(jù)量大，人工錄入的工作量多。具有一定規(guī)模的單位一般會(huì)選擇和社會(huì)公司合作開發(fā)數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)在此類數(shù)據(jù)庫建模較為成熟。靜態(tài)數(shù)據(jù)庫一旦建成，后繼的工作量會(huì)相對(duì)較少，但仍需要定期維護(hù)。

（二）動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫

和靜態(tài)數(shù)據(jù)庫類似，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫也可以根據(jù)管理事件的不同進(jìn)行分類。在工作中最常用的是統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、考核系統(tǒng)三個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，當(dāng)然還有職稱系統(tǒng)、教育培訓(xùn)系統(tǒng)等其他內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫。

動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫的基本數(shù)據(jù)都是提取于個(gè)人檔案信息。任何對(duì)事件進(jìn)行響應(yīng)的程序都需要基本數(shù)據(jù)的支撐，對(duì)事件的響應(yīng)就是在基本數(shù)據(jù)上疊加各種算法以達(dá)到對(duì)工作目的的要求。

個(gè)人檔案中的一些關(guān)鍵信息點(diǎn)和結(jié)論，支撐了動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫的運(yùn)行。如個(gè)人檔案信息中的姓名、性別、出生年月、參加工作時(shí)間、政治面貌、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、職務(wù)、獎(jiǎng)懲等情況，都是一般動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫所需要的。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫可以是二維的，也可以是三維的，甚至是更多維的。二維的基本數(shù)據(jù)庫以字段為基本單位，若干字段組成一條記錄，一條記錄對(duì)應(yīng)一個(gè)人，若干記錄組成一個(gè)單位的所有人員的信息數(shù)據(jù)庫。三維或多維的就是加上單位層級(jí)、隸屬關(guān)系、時(shí)間和歷史沿革等[2]。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫利用程序設(shè)計(jì)語言，設(shè)計(jì)多功能界面，把統(tǒng)計(jì)、查詢、分析、提取等功能鏈接在基本數(shù)據(jù)上。

例如工資系統(tǒng)軟件，它是一個(gè)最常見的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫。其中一部分基本的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是個(gè)人檔案信息中與工資相關(guān)的信息項(xiàng)，如參加工作時(shí)間、學(xué)歷、間斷工齡、職稱、職務(wù)等，另外一部分存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)是國家的工資標(biāo)準(zhǔn)、單位內(nèi)部的津補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)、各級(jí)各類人員工資發(fā)放系數(shù)等。數(shù)據(jù)庫利用計(jì)算機(jī)編程語言工具設(shè)計(jì)目標(biāo)項(xiàng)，根據(jù)輸入的變化事項(xiàng)按程序要求對(duì)已存在的數(shù)據(jù)進(jìn)行核定和修改，打印輸出修改后的表單存檔。

舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子：一個(gè)擁有500人的事業(yè)單位，按要求對(duì)年終考核合格的人員，每人晉升一個(gè)薪級(jí)。這是個(gè)常規(guī)的工作事件，在沒有數(shù)據(jù)庫幫助的情況下，需要人工輸入500人的新的工資標(biāo)準(zhǔn)，手動(dòng)修改、打印、存檔；在有數(shù)據(jù)庫幫助的情況下，只要執(zhí)行一個(gè)統(tǒng)一的操作指令，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)核對(duì)每個(gè)人的薪級(jí)，自動(dòng)累加，自動(dòng)生成新的工資表單，工作人員只要批量打印和存檔即可。

把數(shù)據(jù)交給數(shù)據(jù)庫處理，這樣的電子化辦公大大減少了由于人為輸入而帶來的犯錯(cuò)機(jī)率，工作的正確率和效率都得到了大幅提升。在這里需要注意的是，系統(tǒng)對(duì)統(tǒng)一規(guī)范的指令操作沒有問題，但對(duì)于個(gè)別特殊現(xiàn)象和問題的處理可能沒有達(dá)到足夠的智能，需要人工進(jìn)行情況區(qū)分并加以處理。例如，一個(gè)人因年終考核不合格，不能正常晉升薪級(jí)工資，那么在這個(gè)單位統(tǒng)一執(zhí)行正常晉升薪級(jí)工資操作的時(shí)候，要把這種特殊情況挑出來，進(jìn)行特殊單獨(dú)處理。

當(dāng)然動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫和靜態(tài)數(shù)據(jù)庫一樣都要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，不同的是靜態(tài)數(shù)據(jù)庫需要定時(shí)維護(hù)，而動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫則需要實(shí)時(shí)維護(hù)。因?yàn)閯?dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫是為響應(yīng)處理事件而存在的，它的數(shù)據(jù)必須是最新的。因此，對(duì)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫而言，對(duì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)維護(hù)就顯得尤為重要。

動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫建立的難點(diǎn)在于機(jī)動(dòng)性強(qiáng)，要求響應(yīng)的事件往往是多種條件的組合，也就是說在建立動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫時(shí)一定要把可能出現(xiàn)的情況盡量想全，用窮舉的方法把可能發(fā)生的事件全部羅列出來，這樣系統(tǒng)開發(fā)出來后，不會(huì)因?yàn)楣δ艿娜毕荻绊懯褂?。?duì)于可用條件篩選，邏輯計(jì)算出來的事件，系統(tǒng)一般做成開放式的，這樣更便于使用人員靈活運(yùn)用。

在人力資源管理的其他工作中，數(shù)據(jù)庫同樣可以大顯神通。在年終考核中，不同層次人員對(duì)應(yīng)不同的考核內(nèi)容，不同的考核內(nèi)容對(duì)應(yīng)不同的分值，最后分值的計(jì)算，加權(quán)的結(jié)果，都可以在統(tǒng)一的考核數(shù)據(jù)庫平臺(tái)上操作并查詢；對(duì)各年齡段人員職稱、職務(wù)的統(tǒng)計(jì)，對(duì)各學(xué)歷層次人員專業(yè)的統(tǒng)計(jì)，對(duì)人員流動(dòng)趨勢(shì)的統(tǒng)計(jì)等工作，都可以在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫中完成；在教育培訓(xùn)中，對(duì)每個(gè)人教育培訓(xùn)學(xué)時(shí)的統(tǒng)計(jì)，對(duì)培訓(xùn)人員的安排，課時(shí)的分配等工作，都可以在教育培訓(xùn)數(shù)據(jù)庫中完成；在招聘考試中，可以將題庫做成數(shù)據(jù)庫，針對(duì)不同的學(xué)歷、專業(yè)要求，調(diào)用不同的試題，同時(shí)實(shí)現(xiàn)在線的考試和分值統(tǒng)計(jì)；現(xiàn)在由于網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，遠(yuǎn)程的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)管理已經(jīng)成為了一種現(xiàn)實(shí)。

三、數(shù)據(jù)庫在管理工作中應(yīng)用的展望

作為人力資源管理的從業(yè)者，我們看到，數(shù)據(jù)庫在人力資源管理中應(yīng)用的領(lǐng)域越來越多，并且前景越來越好。隨著電子化、數(shù)字化的辦公理念逐漸深入，我們發(fā)現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫越來越多的可能性，越來越多的延展性。

（一）各種應(yīng)用小程序

由于現(xiàn)代辦公軟件都有強(qiáng)大的編輯功能，本身就可以完成小規(guī)模的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、維護(hù)、更新和利用等工作。臨時(shí)性、重復(fù)性，數(shù)據(jù)量大的工作，都可以嘗試讓各種小程序幫助我們完成。

（二）組織專業(yè)團(tuán)隊(duì)

要多學(xué)習(xí)和了解數(shù)據(jù)庫知識(shí)是很有必要的，特別是一些特殊行業(yè)和單位，在管理上有自身的特點(diǎn)，社會(huì)化的功能軟件并不適用，那么依據(jù)自身特點(diǎn)，開發(fā)和利用數(shù)據(jù)庫來解決實(shí)際工作問題，會(huì)讓管理工作更能得心應(yīng)手?，F(xiàn)在很多單位都設(shè)有專門的網(wǎng)絡(luò)信息部門，它幫助如人力資源管理等業(yè)務(wù)部門進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和開發(fā)，隨著專業(yè)團(tuán)隊(duì)的加入，單位管理電子化、數(shù)字化的水平越來越高，相信在不遠(yuǎn)的將來，數(shù)據(jù)庫在各種管理工作中的應(yīng)用會(huì)越來越廣泛。

四、結(jié)語

數(shù)據(jù)庫研究跨越了計(jì)算機(jī)應(yīng)用、系統(tǒng)軟件和理論三個(gè)領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)的高速處理能力和大容量存儲(chǔ)器提供了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理自動(dòng)化的條件。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的出現(xiàn)是計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一個(gè)里程牌，它使得計(jì)算機(jī)應(yīng)用從以科學(xué)計(jì)算為主轉(zhuǎn)向以數(shù)據(jù)處理為主，并從而使計(jì)算機(jī)得以在各行各業(yè)乃至家庭普遍使用。

認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫，可以使我們的工作效率提高，事半功倍。在現(xiàn)代管理工作中每一個(gè)功能系統(tǒng)其核心都是數(shù)據(jù)庫理論，隨著越來越多的功能模塊在我們的工作頁面展現(xiàn)，會(huì)利用數(shù)據(jù)庫的人能更好地完成工作，會(huì)做數(shù)據(jù)庫的人能更好地簡(jiǎn)化工作，數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用讓我們的工作變得越來越輕松。

參考文獻(xiàn)：

[1]（美）弗羅斯特.數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)與開發(fā)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2007.

[2]新華社.干部人事檔案工作條例[S].北京：中共中央辦公廳，2018.