崗位說明書的編制和在管理中的運用

趙一鋒

[摘 要] 崗位說明書的編制和運用，不僅有利于促進有關(guān)企業(yè)單位的內(nèi)部組織機構(gòu)與崗位設(shè)置完善，而且還能夠促進其管理效率提升，具有十分顯著的作用和影響。文章在對崗位說明書與工作分析的概念含義分析的基礎(chǔ)上，對崗位說明書編制的具體流程、方法及有關(guān)注意事項等內(nèi)容進行論述，并對崗位說明書在管理中的運用進行研究。

[關(guān)鍵詞] 崗位說明書；編制；管理；運用；研究

中圖分類號：C962 文獻標識碼：A

一、崗位說明書與工作分析的概念含義分析

（一）工作分析

工作分析是進行崗位說明書編制前需要開展的一項重要工作。它是指針對某個特定的工作或者是崗位進行明確規(guī)定，并對完成該項工作所需的知識技能等各項資格、條件等進行確定的具體過程。其中，工作分析的具體表現(xiàn)形式即為職務(wù)說明書，它也是崗位說明書編制的核心，是企事業(yè)單位的人力資源管理體系中的基礎(chǔ)系統(tǒng)，在工作分析基礎(chǔ)上所開展的人事管理，其主要包含招聘和培訓(xùn)、考核、薪酬等重要內(nèi)容環(huán)節(jié)，而上述各內(nèi)容環(huán)節(jié)均與工作分析之間存在著密切的聯(lián)系。由此可見，通過開展全面與詳細的工作分析，以形成相應(yīng)的職務(wù)說明書，對企事業(yè)單位人力資源管理的科學(xué)化、規(guī)范化與標準化發(fā)展有著重要的作用和影響。其中，工作分析是促進人力資源管理科學(xué)化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，同時也是科學(xué)化管理在人事工作開展中的具體運用以及進行人事制度制定的一項基本依據(jù)，對人事管理的法制化實現(xiàn)有著重要的基礎(chǔ)前提作用和影響。在開展工作分析和崗位分類等工作基礎(chǔ)上，能夠?qū)ζ笫聵I(yè)單位內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置與管理中存在的問題進行及時發(fā)現(xiàn)，并提出明確的改進意見，從而促進其向著科學(xué)化與完善化、系統(tǒng)化方向發(fā)展[1]。

（二）崗位說明書

崗位說明書也被稱為是職務(wù)說明書，它是在工作分析基礎(chǔ)上，通過規(guī)范的文件形式進行各崗位工作性質(zhì)以及工作任務(wù)、責任、工作內(nèi)容、權(quán)限、工作開展方法、崗位名稱、工作條件、崗位任職資格、職種職級、考核項目等的統(tǒng)一明確和規(guī)定。崗位說明書對職工工作開展與未來發(fā)展有著重要的指導(dǎo)作用，其中，不僅對職工工作開展方向有著明確的制定和說明，而且對職工在崗位工作開展中的主要工作內(nèi)容有著明確的規(guī)定，能夠為職工工作開展提供對照，并促進其不斷完善和提升。此外，崗位說明書中工作規(guī)范的制定，還能夠促使員工的工作行為逐步向著規(guī)范化方向發(fā)展，促進其工作開展效率不斷提高，在工作開展與個人發(fā)展中逐漸向著企業(yè)要求的方向變化。比如，通過崗位說明書，企業(yè)員工能夠?qū)ψ约核趰徫坏纳弦患墠徫患捌渲饕ぷ鲀?nèi)容、任職資格等進行清楚的認識，在了解自身的知識能力和優(yōu)勢、不足等情況下，可以在崗位工作開展中，對如何通過努力來提高自身的知識技能，以獲取提升進行明確[2]。

二、崗位說明書的編制流程、方法以及有關(guān)的注意事項

進行崗位說明書編制的主要流程及其所包含的具體內(nèi)容和環(huán)節(jié)，如下圖1所示。

（一）模板設(shè)計

在進行崗位說明書編制的模板設(shè)計環(huán)節(jié)，由于崗位說明書的編制，一般情況下包含崗位職責、崗位關(guān)系以及崗位任職的資格條件等三大部分重要內(nèi)容，因此，在進行模板設(shè)計過程中，需要結(jié)合崗位說明書的編制及其在企業(yè)中的實際用途等，進行合理的選擇設(shè)計和控制，以避免出現(xiàn)要素設(shè)計的重復(fù)和交叉情況，禁止在崗位說明書編制的模板設(shè)計中一味地追求全面等，應(yīng)從指標要素的使用性上進行考慮和設(shè)計。此外，進行崗位說明書編制時，為促進其編制質(zhì)量提升，需要對模板中所設(shè)計的各項要素進行規(guī)范，并針對通用要素進行分類并編制樣板，以供選擇和使用，從而確保對崗位說明書編制中各要素的一致性；在設(shè)計模板需要通過標準化部門的審核，以確保和企業(yè)的有關(guān)標準要求相符合。

（二）工作分析

工作分析是進行崗位說明書編制前需要開展的一項重要工作，它能夠幫助崗位說明書編制人員對各崗位形成客觀認識。通常情況下，在開展工作分析中，不僅需要進行工作職責與權(quán)限的準確界定，而且需要從企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略分解體系與業(yè)務(wù)流程中進行工作定位分析；對工作崗位的任職資格條件，包含教育程度、知識、技能、工作經(jīng)驗等，都應(yīng)進行合理界定，避免存在盲目拔高設(shè)置或者是因人而定情況，同時，對各項任職資格所對應(yīng)的等級與水平也應(yīng)進行合理的確定；確保對崗位的特殊從業(yè)資格要求與國家及行業(yè)的有關(guān)規(guī)定相符合。

（三）崗位梳理

崗位梳理作為崗位說明書編制的一項重要流程和內(nèi)容環(huán)節(jié)，在具體工作開展中，不僅需要根據(jù)崗位目的以及崗位權(quán)限、崗位職責、崗位職責的履行程序等調(diào)整情況，來進行崗位設(shè)置的合理調(diào)整，而且需要針對工作負荷分布不均勻，并且專業(yè)性質(zhì)與任職要求、職責、崗位價值等具有較高接近程度的工作崗位，在崗位梳理中進行并崗處理，以避免對崗位的設(shè)置過細，造成崗位設(shè)置不合理或者是資源的優(yōu)化分配與利用不夠充分等問題發(fā)生。此外，在崗位梳理過程中，還需要根據(jù)國家及有關(guān)行業(yè)的職業(yè)工種調(diào)整變化情況，對企業(yè)的崗位設(shè)置進行合理調(diào)整，以確保其規(guī)范性[3]。

（四）對參與編制的人員選拔與培訓(xùn)

在進行崗位說明書編制中，由于崗位說明書首次編制的工作量較大，并且參與編制的人員水平及工作能力對編制效果有著直接的影響，因此，需要對編制人員進行合理選擇，并開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，一般情況下，多需要選擇對崗位較為熟悉的專家進行編制工作開展。

（五）編制組織

進行崗位說明書編制的具體組織過程中，不僅需要做好明確、合理的分工，而且需要做好對編制人員的技術(shù)輔導(dǎo)，以確保對崗位說明書編制的高效、優(yōu)質(zhì)開展。其中，在進行編制工作的合理分工設(shè)置中，對通用的崗位說明書可由業(yè)務(wù)主管部門進行編寫。此外，崗位說明書編制中所涉及的同一項標準多個國家使用情況，應(yīng)逐一進行會簽，以確保其在各崗位編制中的適用性。

（六）專家審核

在崗位說明書編制完成后，需要由專業(yè)組織的專家對編制進行審核，審核過程中重點圍繞對崗位職責的界定是否合理以及是否存在交叉、遺漏，對各業(yè)務(wù)流程的職責設(shè)定能否全部進行落實，崗位任職資格條件的設(shè)置是否合理等，進行嚴格審核與管理，以確保對崗位說明書的編制科學(xué)、合理和規(guī)范。

（七）發(fā)布執(zhí)行

對崗位說明書的編制及審核完成后，需要上報會審，并且在審核通過后進行發(fā)布和執(zhí)行。

（八）動態(tài)維護

崗位說明書編制完成后，在發(fā)布執(zhí)行期間，還需要根據(jù)企業(yè)的職能以及業(yè)務(wù)流程變化等，及時進行調(diào)整和修改，以做好對崗位說明書的動態(tài)維護和管理。

三、崗位說明書在管理中的運用

崗位說明書的編制及其在管理中的運用，主要體現(xiàn)在人力資源管理的人員甄選以及工資分配、員工工作職責與權(quán)力界定等方面，崗位說明書能夠為上述人事工作開展提供標準和依據(jù)支持。此外，在企業(yè)的規(guī)范化管理開展中，崗位說明書也能夠為其提供相應(yīng)的基礎(chǔ)支持，從而促進其管理向著現(xiàn)代化與標準化、規(guī)范化方向發(fā)展，推動其綜合發(fā)展和提升。以企事業(yè)單位的人員甄選為例，根據(jù)崗位說明書中對某項崗位工作的職責、任職資格條件及知識、技能等內(nèi)容設(shè)置，將其作為人員甄選的標準，為人員甄選工作開展提供依據(jù)和支持，同時在相應(yīng)培訓(xùn)計劃制定與培訓(xùn)活動開展中，也能夠?qū)⑵渥鳛橐罁?jù)進行合理組織。

四、結(jié)語

總之，對崗位說明書的編制和在管理中的運用進行研究，在促進有關(guān)企事業(yè)單位的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)及其功能不斷調(diào)整和完善的同時，也能夠促使企事業(yè)組織的各部門崗位設(shè)置與職責劃分、描述等更加清晰，為企事業(yè)單位在行業(yè)競爭中的良好與持續(xù)發(fā)展提供全面的支持，并加強有關(guān)人員對崗位說明書編制及其在管理中有效運用的進一步理解和認識，從而促進其積極作用得到充分發(fā)揮，具有十分顯著的研究價值和意義。

參考文獻：

[1]楊玲.崗位說明書在企業(yè)管理中的應(yīng)用與研究[J].新絲路，2019（10）：53.

[2]程瑋.以崗位說明書為指引的人力資源管理專業(yè)課程設(shè)計[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2019（13）：167-169.

[3]閆海麗.煤炭企業(yè)人力資源規(guī)范管理工具的編制與實施研究[J].財訊，2017（32）：175.