某企業(yè)高效會(huì)議管理的實(shí)踐

孔祥亮

[摘 要] 提升企業(yè)會(huì)議效率是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是一項(xiàng)必須抓緊抓實(shí)的基礎(chǔ)性工作。如何使會(huì)議精益、高效是每個(gè)企業(yè)面臨的課題。

[關(guān)鍵詞] 高效會(huì)議；效率；管理

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

會(huì)議效率反映了企業(yè)整體運(yùn)行效率，決定了企業(yè)的競(jìng)爭力，會(huì)議的低效直接導(dǎo)致管理低效。會(huì)議效率低下的主要表現(xiàn)為：一是會(huì)議數(shù)量多、議題零散，占用了大量工作時(shí)間；二是參會(huì)人員多，“陪會(huì)”現(xiàn)象嚴(yán)重；三是會(huì)議主持人的權(quán)責(zé)不明確，未能有效地引導(dǎo)會(huì)議做出決策；四是會(huì)議時(shí)間過長，發(fā)言超時(shí)情況普遍存在等。

為進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)會(huì)議管理，不斷提高會(huì)議效率和運(yùn)營質(zhì)量，確保企業(yè)各項(xiàng)決策部署高效落地，需要規(guī)范會(huì)議組織等，實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理合規(guī)化、精益化、標(biāo)準(zhǔn)化。

一、建立會(huì)議原則

會(huì)議原則是企業(yè)會(huì)議文化的直接體現(xiàn)，也是會(huì)議管理的根本和底層邏輯。

（一）嚴(yán)格會(huì)前策劃

精心策劃，充分溝通。根據(jù)實(shí)際情況，以合理的時(shí)間和頻率安排例會(huì)和專題會(huì)，根據(jù)不同內(nèi)容和目標(biāo)，優(yōu)化例會(huì)的頻率和長度。充分利用例會(huì)時(shí)間解決問題，最大程度減少大型專題會(huì)或計(jì)劃外會(huì)議，充分用好工作時(shí)間。

（二）嚴(yán)格會(huì)前準(zhǔn)備

周密部署，充分準(zhǔn)備。會(huì)前嚴(yán)格明確4W（WHEN-開始和會(huì)議時(shí)長，WHERE-地點(diǎn)，WHO-參會(huì)人，WHAT-議題），并提前通知與會(huì)人員。會(huì)議材料應(yīng)精簡、具體、量化，且會(huì)前經(jīng)各相關(guān)方充分溝通并達(dá)成一致，專業(yè)會(huì)議要形成固定模板，杜絕空談和形式主義。

（三）嚴(yán)格參會(huì)人員

人員精干，杜絕陪會(huì)。集團(tuán)級(jí)會(huì)議原則上由相關(guān)部門主要負(fù)責(zé)人或有決策權(quán)的人員參會(huì)，其他人員不得陪會(huì)，不得代為匯報(bào)。要充分利用視頻會(huì)議系統(tǒng)，避免外埠人員路程消耗。

（四）嚴(yán)格會(huì)議時(shí)間

敬畏時(shí)間，尊重效率。原則上，集團(tuán)級(jí)會(huì)議不超過3小時(shí)，運(yùn)營類會(huì)議不超過2小時(shí)，部門例會(huì)不超過1小時(shí)，每周五不安排集團(tuán)級(jí)會(huì)議，各部門每日10：00—14：00或每日至少有2—4小時(shí)不安排會(huì)議。

（五）嚴(yán)格問題聚焦

直面問題、直擊痛點(diǎn)。會(huì)議的主題必須鮮明、直接，要聚焦當(dāng)前重大必須解決的問題。與會(huì)者要提前就相關(guān)主題充分研討并做好準(zhǔn)備，在會(huì)議上針對(duì)問題能夠切中要害、集中解決。

（六）嚴(yán)格會(huì)議發(fā)言

發(fā)言要邏輯清晰、簡明扼要。會(huì)上要說實(shí)話、短話、說話負(fù)責(zé)任，會(huì)后要迅速行動(dòng)、說辦就辦。會(huì)議發(fā)言杜絕長篇大論、夸夸其談、避重就輕。

（七）嚴(yán)格決策落實(shí)

會(huì)而有議，議而有決。嚴(yán)格按“無目標(biāo)，則不開會(huì)；無議程，則不開會(huì)；無準(zhǔn)備，則不開會(huì)；無決策，則不開會(huì)；無落實(shí)，則不開會(huì)”的基本要求進(jìn)行。會(huì)議結(jié)束要有決議，并形成行動(dòng)計(jì)劃。

（八）嚴(yán)格任務(wù)跟蹤

決而有行，行而有果。會(huì)后及時(shí)貫徹會(huì)議精神，布置的任務(wù)必須有專人持續(xù)跟進(jìn)和追蹤，所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。

二、規(guī)范會(huì)議要素

會(huì)議要素主要包括會(huì)議議題、會(huì)議議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)等；會(huì)議相關(guān)方應(yīng)積極從會(huì)議要素各方面做出改善，以保證會(huì)議的質(zhì)量和效率。

（一）會(huì)議議題

議題是會(huì)議所討論的中心、主題，應(yīng)根據(jù)議題，組織召開有針對(duì)性的會(huì)議；議題必須有必要性、重要性、明確性和可行性，不滿足上述屬性的議題原則上不應(yīng)安排會(huì)議。

會(huì)議組織方應(yīng)在會(huì)前完成與議題相關(guān)方的充分討論，避免在會(huì)上進(jìn)行過多的討論，以保證會(huì)上集中精力做出決策；各參會(huì)方應(yīng)在會(huì)前完成議題相關(guān)信息的收集和分析（力求充分），完成多方案的比較和深入研究，以保證會(huì)議決策的精準(zhǔn)性；各參會(huì)方應(yīng)在會(huì)前完成議題相關(guān)材料的編制，材料要真實(shí)、簡要、規(guī)范、精確、清晰（體現(xiàn)核心概要即可，如量化數(shù)據(jù)、關(guān)鍵表述等），并根據(jù)發(fā)言時(shí)長精簡篇幅。

（二）會(huì)議議程

議程是會(huì)議的議題性活動(dòng)的整體安排；有多項(xiàng)議題的會(huì)議，會(huì)議組織方應(yīng)編制會(huì)議議程文件，并提前發(fā)至各參會(huì)人員；議程應(yīng)包含各個(gè)環(huán)節(jié)的發(fā)言順序、發(fā)言人和發(fā)言時(shí)長，確定發(fā)言時(shí)長時(shí)充分考慮討論環(huán)節(jié)的時(shí)間冗余；議程必須基于會(huì)議的目標(biāo)，必要時(shí)可在議程中標(biāo)示出會(huì)議目標(biāo)和相應(yīng)關(guān)鍵點(diǎn)，以提醒參會(huì)人員圍繞目標(biāo)進(jìn)行發(fā)言和討論。

議程應(yīng)合理分配各項(xiàng)議題的時(shí)間，重要的議題要留出足夠的時(shí)間；會(huì)議持續(xù)兩個(gè)小時(shí)以上的，應(yīng)考慮在議程中安排休息；如議程中的議題過雜或時(shí)間過長，會(huì)議組織方應(yīng)考慮是否可以分兩次開會(huì)，或分階段討論同一個(gè)議題。

（三）參會(huì)人員

主持人負(fù)責(zé)確保會(huì)議不偏離主題、高效解決問題、達(dá)成會(huì)議目標(biāo)；會(huì)議開始時(shí)，主持人應(yīng)簡要介紹會(huì)議主題和目的，以確保參會(huì)人員了解會(huì)議相關(guān)信息；主持人應(yīng)有效地控制會(huì)議時(shí)間，如發(fā)現(xiàn)會(huì)議“跑題”或拖期，應(yīng)進(jìn)行提醒，以最快的速度將會(huì)議調(diào)整到正常議程或進(jìn)度中；主持人應(yīng)積極協(xié)調(diào)參會(huì)人員的發(fā)言，充分調(diào)動(dòng)參會(huì)人員的積極性，讓其主動(dòng)、自覺地發(fā)言；會(huì)議最后，主持人應(yīng)剔除微小、次要的問題，進(jìn)行總結(jié)，引導(dǎo)會(huì)議作出決策，并在會(huì)上通報(bào)相關(guān)決議。

匯報(bào)人應(yīng)在會(huì)議召開前充分了解議題相關(guān)信息，并對(duì)發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行充分準(zhǔn)備；應(yīng)簡明扼要、重點(diǎn)突出、直奔主題，避免“跑題”或長篇大論；應(yīng)嚴(yán)格按照議程要求的時(shí)長進(jìn)行發(fā)言，如確實(shí)需要延長時(shí)間，向主持人提出申請(qǐng)后方可繼續(xù)發(fā)言；應(yīng)代表所在單位的意見，并準(zhǔn)備回答質(zhì)詢。

決議執(zhí)行人必須參加會(huì)議；如會(huì)議確實(shí)需要將相關(guān)任務(wù)指派給未參加會(huì)議的人員，會(huì)議組織方需提前與其進(jìn)行溝通；決議執(zhí)行人要切實(shí)擔(dān)責(zé)，嚴(yán)格按照決議要求落實(shí)相關(guān)工作任務(wù)，并按時(shí)反饋工作任務(wù)落實(shí)進(jìn)度。

（四）會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)

會(huì)議組織方應(yīng)嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，可采用站立開會(huì)等方式，以形成開短會(huì)的習(xí)慣；在選擇會(huì)議地點(diǎn)時(shí)應(yīng)綜合考慮會(huì)議的規(guī)模、所需設(shè)備、周邊環(huán)境、交通便利性等因素，選定合適的會(huì)議地點(diǎn)；如參會(huì)人員在外地或出差，一般可采用視頻會(huì)議的方式參會(huì)。

三、規(guī)范會(huì)議過程

應(yīng)做到會(huì)前精心籌備、會(huì)中高效決策、會(huì)后快速落實(shí)；各相關(guān)方應(yīng)在會(huì)議過程的各方面下足功夫，以提升會(huì)議的質(zhì)量和效率。

（一）會(huì)前籌備

會(huì)議組織方要在會(huì)前制定會(huì)議方案，方案應(yīng)包括會(huì)議目的及預(yù)期效果、時(shí)間、地點(diǎn)、召開方式、參會(huì)人員、主要內(nèi)容、工作分工、會(huì)場(chǎng)布置等，并根據(jù)方案確定籌備計(jì)劃和任務(wù)清單；應(yīng)提前（一般應(yīng)至少提前3個(gè)工作日）將會(huì)議通知發(fā)送至參會(huì)人員，通知具體包含以下要素：會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議議題、會(huì)議議程、參會(huì)人員、參會(huì)回執(zhí)、相關(guān)要求（如材料準(zhǔn)備、著裝要求）等，通知內(nèi)容應(yīng)明確具體、言簡意賅、措辭得當(dāng)。

會(huì)議組織方應(yīng)在會(huì)前準(zhǔn)備相關(guān)背景材料、領(lǐng)導(dǎo)及來賓講話稿、主持詞、演示材料、會(huì)議手冊(cè)、座位圖等，并提前發(fā)送至參會(huì)人員；應(yīng)根據(jù)不同會(huì)議需求，布置相應(yīng)的會(huì)場(chǎng)物品，包括指示牌、會(huì)標(biāo)、桌簽、水杯、文件夾、紙、筆、筆記本、白板、濕（紙）巾等；參會(huì)人員的座次安排要符合相關(guān)規(guī)范要求；應(yīng)提前到會(huì)議室點(diǎn)檢會(huì)議材料、會(huì)場(chǎng)物品、會(huì)議設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)座次等，以保證會(huì)議順利召開。

（二）會(huì)中管理

會(huì)議組織方應(yīng)維護(hù)好會(huì)議秩序，并協(xié)調(diào)做好會(huì)務(wù)服務(wù)，尤其是會(huì)議室光線控制、溫度控制等工作；應(yīng)在會(huì)議間歇期間滾動(dòng)播放會(huì)場(chǎng)紀(jì)律要求，安排相關(guān)人員在會(huì)場(chǎng)出入口維持秩序；應(yīng)安排相關(guān)人員做好會(huì)議的記錄或錄音，以備會(huì)后確認(rèn)會(huì)議相關(guān)信息。

參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，不得遲到、早退，若因特殊情況確實(shí)無法按時(shí)參會(huì)，應(yīng)提前向主持人請(qǐng)假；應(yīng)做到衣冠整齊、精神飽滿，應(yīng)集中精力、認(rèn)真聆聽、積極投入，不得交頭接耳、私開小會(huì)、隨意走動(dòng)、做與會(huì)議無關(guān)的事情。

（三）會(huì)后落實(shí)

重要會(huì)議應(yīng)盡快形成會(huì)議紀(jì)要，寫明會(huì)議的基本情況、內(nèi)容和決議；其中決議應(yīng)重點(diǎn)說明，包含會(huì)議確定的解決辦法以及有關(guān)落實(shí)責(zé)任方面的要求等。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議召開后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送至參會(huì)人員，并抄送相關(guān)人員。

會(huì)議組織方應(yīng)安排相關(guān)人員做好參會(huì)人員離場(chǎng)秩序維護(hù)、會(huì)場(chǎng)清理、設(shè)備關(guān)閉等工作；應(yīng)做好會(huì)議組織過程的復(fù)盤，積累會(huì)議管理經(jīng)驗(yàn)，提升組織體系能力。

總之，開會(huì)的目的就是集眾智、匯合力，集中力量解難題，辦實(shí)事，辦大事。會(huì)風(fēng)是干部作風(fēng)，也是企業(yè)運(yùn)營效率的重要體現(xiàn)，為會(huì)議立規(guī)矩就是為了避免“長會(huì)”“會(huì)?！?，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的精益、高效，助力企業(yè)的跨越發(fā)展。