自然資源檔案的特點(diǎn)及管理工作實(shí)踐路徑思考

湯沛淳

摘 要：自然資源檔案就是記錄了自然資源管理過(guò)程中相關(guān)歷史內(nèi)容的文件，為科學(xué)規(guī)劃資源配置提供了有力依據(jù)，因而在資源管理部門(mén)中的重視程度逐漸提升。但是社會(huì)經(jīng)濟(jì)及現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展為自然資源檔案管理工作帶來(lái)了極大挑戰(zhàn)，其中存在的問(wèn)題也愈發(fā)突出。本文從自然資源檔案的特點(diǎn)入手，探究其存在的諸多問(wèn)題及針對(duì)性解決措施，以期為自然資源檔案管理水平的提升提供資料參考。

關(guān)鍵詞：自然資源;檔案管理;實(shí)踐路徑

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 13-0-02

在國(guó)家檔案中，自然資源檔案占據(jù)極為重要的位置，其中包括各級(jí)資源管理部門(mén)在執(zhí)行各項(xiàng)工作時(shí)涉及的各類(lèi)資料，既包括文字資料，也包括聲像資料、圖表資料等，價(jià)值性高[1]。合理管理自然資源檔案既能夠?yàn)橘Y源合理分配、社會(huì)健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，還能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作提供法律相關(guān)依據(jù)，提升各種復(fù)雜紛爭(zhēng)問(wèn)題的處理效率。但是社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得自然資源管理工作更加復(fù)雜，經(jīng)濟(jì)及現(xiàn)代科技的進(jìn)步也為其提出了更高要求，特別是國(guó)家新一輪的機(jī)構(gòu)改革，將建設(shè)規(guī)劃、海域資源管理、林權(quán)登記等職能合并到國(guó)土資源部門(mén)，重新組建成立自然資源部門(mén)，使隨之而來(lái)的檔案管理面臨更多挑戰(zhàn)。對(duì)此，相關(guān)管理部門(mén)必須認(rèn)清發(fā)展形勢(shì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過(guò)程中存在的各項(xiàng)問(wèn)題，樹(shù)立科學(xué)有效的管理理念，以實(shí)際發(fā)展需求為基礎(chǔ)，吸收各方經(jīng)驗(yàn)，合理控制自然資源。

一、自然資源檔案的特點(diǎn)

（一）長(zhǎng)期性

實(shí)施科學(xué)有效的自然資源檔案管理并非易事，這是一項(xiàng)兼具系統(tǒng)性和專(zhuān)業(yè)性的龐大工程，工作人員在實(shí)施檔案的整理和管理時(shí)需耗費(fèi)大量財(cái)力、物力及時(shí)間，甚至存在部分檔案需花費(fèi)多年時(shí)間實(shí)施管理的現(xiàn)象，這就決定了自然資源檔案管理具有長(zhǎng)期性特點(diǎn)，檔案編制需要耗費(fèi)大量時(shí)間[2]。以土地資源管理中的農(nóng)村地區(qū)管理為例，因農(nóng)村土地資源分配與農(nóng)民利益息息相關(guān)，因此，在農(nóng)村地區(qū)土地資源處理中，相關(guān)工作人員不僅需要嚴(yán)格核查相關(guān)資料信息，還需要切實(shí)展開(kāi)測(cè)量工作，以科學(xué)的方法和手段實(shí)施計(jì)算和測(cè)量，確保工作萬(wàn)無(wú)一失。這樣一來(lái)，農(nóng)村地區(qū)土地管理所需時(shí)間長(zhǎng)、所耗精力大，工作人員的工作壓力也不斷加大。

（二）易變性

在自然資源檔案管理中，地籍管理是其中一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，且在原先的國(guó)土資源檔案管理中占據(jù)的比重較大，該部分檔案涉及內(nèi)容較為繁雜，且存在可變性特點(diǎn)。以地籍信息管理為例，其與人們的工作、生活、生產(chǎn)有著十分密切的關(guān)系，但隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，短時(shí)間內(nèi)地籍就可能出現(xiàn)變動(dòng)，因此，有關(guān)部門(mén)必須樹(shù)立正確管理理念，做好地籍檔案管理更新的準(zhǔn)備，確保地籍信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及有效性，為之后信息的核對(duì)和決策的實(shí)施提供更加堅(jiān)實(shí)的保障[3]。

（三）重復(fù)性

現(xiàn)在的自然資源部門(mén)比原先的國(guó)土資源部門(mén)職能更多，檔案涉及的內(nèi)容就更為復(fù)雜，各分支之間均存在一定程度的聯(lián)系和重合，因此，檔案管理在具體內(nèi)容上就會(huì)呈現(xiàn)出重復(fù)性特點(diǎn)[4]。如土地資源管理，在對(duì)某塊土地進(jìn)行審批時(shí)，首先工作人員要對(duì)該塊土地所涉及的相關(guān)檔案進(jìn)行系統(tǒng)搜索和查閱，在此過(guò)程中也會(huì)涉及其他方面的檔案信息查詢(xún)，其中內(nèi)容的復(fù)雜性和涉及的廣泛性就要求多個(gè)檔案管理部門(mén)同時(shí)進(jìn)行信息核對(duì)和資源審批工作，此時(shí)資源檔案管理工作的分散性也會(huì)加劇后續(xù)檔案管理工作中內(nèi)容的重復(fù)性。

（四）時(shí)效性

自然資源管理還包括對(duì)于土地資源、海域資源利用時(shí)所產(chǎn)生糾紛的解決，若想科學(xué)處理礦產(chǎn)紛爭(zhēng)、海域糾紛、土地紛爭(zhēng)，就必須對(duì)資源所涉及的檔案信息進(jìn)行搜索，以此作為處理糾紛的有效證明。拿土地資源中的農(nóng)村地區(qū)自占耕地來(lái)說(shuō)，只要有系統(tǒng)國(guó)土資源檔案作為支撐，相關(guān)工作人員就可以研究和分析自占耕地的實(shí)際狀況，進(jìn)而提升對(duì)于耕地資源的保護(hù)性[5]。自然資源檔案管理在多數(shù)情況下都具備時(shí)效性特點(diǎn)，因此，工作人員需要對(duì)自然資源進(jìn)行系統(tǒng)整理，確保資源信息的實(shí)時(shí)性和有效性，只有這樣才能夠充分發(fā)揮自然資源檔案在解決土地海域糾紛、保護(hù)自然資源等方面的積極意義，確保自然資源檔案有效性的發(fā)揮。

二、提升自然資源檔案管理質(zhì)量的意義

（一）減輕檔案管理人員壓力

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、機(jī)構(gòu)改革決定了自然資源管理部門(mén)相關(guān)信息資源的猛增，自然資源檔案管理人員的工作量和工作壓力也急劇增大，提升信息資源管理的有序性和檔案管理質(zhì)量可以在極大程度上提升各部門(mén)工作效率，有序應(yīng)對(duì)各項(xiàng)突發(fā)事件，在任何情況下最快搜尋所需信息，進(jìn)而減少檔案管理人員工作量，進(jìn)而提升整個(gè)自然資源管理部門(mén)的工作質(zhì)量和效率。

（二）為各向決策提供依據(jù)

檔案管理最大的作用之一就是為各項(xiàng)決策的制定提供準(zhǔn)確、科學(xué)的資料參考，自然資源檔案管理同樣如此。因數(shù)據(jù)資源均來(lái)自自然資源各項(xiàng)工作過(guò)程中，因此，提升檔案管理質(zhì)量可以在部門(mén)制定各項(xiàng)決策時(shí)提供更加高質(zhì)量的科學(xué)參考。

（三）記錄檔案管理部門(mén)工作

對(duì)部門(mén)工作進(jìn)行記錄是檔案管理工作的基本內(nèi)容之一，對(duì)于自然資源管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案管理是對(duì)于各項(xiàng)工作的系統(tǒng)詳細(xì)記錄，其中既包括管理模式和原則，又包括管理理念和具體工作流程，在之后需要進(jìn)行工作內(nèi)容和形式的優(yōu)化時(shí)，高質(zhì)量的檔案管理將為其提供更加有效的治療[6]。

三、自然資源檔案管理的現(xiàn)狀

（一）創(chuàng)新意識(shí)淡薄

在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，人們對(duì)于檔案管理工作的重視程度并不高，原先的國(guó)土資源檔案管理也是如此，特別是現(xiàn)在自然資源部門(mén)的組建，面臨的檔案種類(lèi)更多、更復(fù)雜，相關(guān)工作人員只是將其作為普通資料進(jìn)行整合，工作形式守舊單一，創(chuàng)新意識(shí)淡薄。實(shí)際上，自然資源檔案管理與其他管理工作相比內(nèi)容更加復(fù)雜和繁瑣，歷史信息的長(zhǎng)期性和記錄內(nèi)容的廣泛性使得檔案管理工作瑣碎繁雜，人工記錄的傳統(tǒng)工作方式并不能滿足高質(zhì)量檔案管理需求，長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展也會(huì)導(dǎo)致檔案管理漏洞百出[7]。檔案管理工作質(zhì)量低下不僅不會(huì)對(duì)自然資源管理部門(mén)工作提供積極指導(dǎo)，甚至還可能會(huì)對(duì)其造成阻礙。另外，當(dāng)管理人員并沒(méi)有將工作置于重要位置，創(chuàng)新思維有待提升，在該部分人員看來(lái)，檔案管理工作是相對(duì)獨(dú)立的，與其他工作并無(wú)明顯的關(guān)聯(lián)性，這就致使檔案管理有效性低下，管理部門(mén)處于孤島位置，檔案管理成為無(wú)用功。

（二）人員素質(zhì)有待提升

現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步使得檔案管理信息化成為最主要發(fā)展趨勢(shì)，這對(duì)檔案管理人員提出了更加嚴(yán)格的要求，除具備扎實(shí)的檔案管理專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和技能之外，檔案管理人員還需熟練操作計(jì)算機(jī)。不僅如此，自然資源以及專(zhuān)業(yè)相關(guān)知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)的掌握程度也被提出了要求，這一要求的最主要目的就是為了避免出現(xiàn)工作人員因?qū)ψ匀毁Y源認(rèn)識(shí)不足，造成高價(jià)值參考資料遺漏的情況[8]。另外，高強(qiáng)度的工作使得部分檔案管理人員負(fù)面情緒增多，對(duì)于檔案管理工作耐心不足，甚至出現(xiàn)排斥情緒。這不僅可能會(huì)造成檔案管理效率低下，還可能致使重要檔案的損壞和丟失，檔案價(jià)值也可能因此受受損。

（三）相關(guān)體制有待完善

要想做好檔案管理工作就必須需要相對(duì)完善的檔案管理機(jī)制為其提供保障，一般相關(guān)法律法規(guī)出臺(tái)后都需要根據(jù)具體情況進(jìn)行更深一步的完善和修改。不僅如此，我國(guó)目前缺乏全國(guó)性的自然資源檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的內(nèi)容和數(shù)量通常由業(yè)務(wù)部門(mén)決定，其中極為可能存在信息遺漏或信息不對(duì)稱(chēng)情況，所有這些都需要更加系統(tǒng)化的機(jī)制進(jìn)行解決，否則極易造成各部門(mén)、各地區(qū)之間職責(zé)分界模糊，自然資源檔案管理質(zhì)量低下。

（四）檔案管理信息化程度不高

信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得各項(xiàng)電子設(shè)施愈發(fā)普及，檔案管理信息化成為最主要發(fā)展趨勢(shì)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和機(jī)構(gòu)改革使得自然資源檔案種類(lèi)愈發(fā)繁多，傳統(tǒng)的人工管控早已不能滿足需求，部門(mén)必須依靠信息化、網(wǎng)絡(luò)化，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，但其中一大阻礙就是現(xiàn)代化信息設(shè)備制備不全，基礎(chǔ)設(shè)施落后，使得檔案管理信息化更加困難。這在一定程度上增加了管理人員工作量，在對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱時(shí)也需要大量時(shí)間進(jìn)行信息搜索和鎖定，極大降低了檔案信息管理的使用效率。

四、提升自然資源檔案管理工作實(shí)踐路徑

（一）創(chuàng)新管理理念

突破傳統(tǒng)管理模式束縛樹(shù)是實(shí)現(xiàn)自然資源檔案管理質(zhì)量的提升的前提條件，應(yīng)樹(shù)立檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)，改變檔案管理傳統(tǒng)模式，將相對(duì)落后的人工收集整理資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊占?，單一的文字檔案也可增添影像等多媒體形式，這樣可以有效減輕檔案管理人員工作量，提升檔案管理效率，縮短檔案信息查詢(xún)時(shí)間，減少人力、物力以及時(shí)間的浪費(fèi)。另外，自然資源部門(mén)也要打通各個(gè)部門(mén)之間的屏障，提升各部門(mén)檔案的交流和溝通，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性、有效性。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

若想實(shí)現(xiàn)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力的提升，自然資源檔案管理部門(mén)必須做到以下幾點(diǎn)：①定期對(duì)檔案管理人員實(shí)施專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。因自然資源管理工作的特殊性和專(zhuān)業(yè)性，管理人員在實(shí)施自然資源檔案管理時(shí)必須具備一定的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，這就要求部門(mén)定期展開(kāi)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，其中不僅包括對(duì)于檔案管理工作的培訓(xùn)，還包括對(duì)于自然資源專(zhuān)業(yè)內(nèi)容的指導(dǎo);②提升人員保密性。自然資源檔案涉密性很強(qiáng)，這就要求檔案管理人員必須具備極強(qiáng)的保密意識(shí)，部門(mén)需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升人員責(zé)任意識(shí)和自律意識(shí);③提升人員工作熟練度。檔案管理工作操作性強(qiáng)，檔案管理人員必須提升對(duì)于檔案管理工作的熟練程度，其中既包括檔案信息的收集整理，也包括分析鑒定、立卷及著錄工作，提升工作效率;④制定獎(jiǎng)懲制度和工作考核制度。部分需要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行工作考核，對(duì)于表現(xiàn)良好的人員給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，其中既可以是物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，也可以是精神獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作表現(xiàn)不佳的人員則應(yīng)實(shí)施相應(yīng)的懲戒，鞭策其不斷提升工作能力和責(zé)任意識(shí)。

（三）完善檔案管理體系建設(shè)

完善的管理體系是檔案管理工作正常進(jìn)行的保證，因此相關(guān)部門(mén)必須重視自然資源檔案管理相關(guān)體制機(jī)制建設(shè)，明確劃分各地區(qū)、各部門(mén)的職責(zé)，保證各部門(mén)既密切配合又權(quán)責(zé)分明，共同努力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。與此同時(shí)，應(yīng)注意體制機(jī)制的靈活性，根據(jù)地區(qū)差異適當(dāng)調(diào)整具體工作內(nèi)容，既有統(tǒng)一指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，又有靈活管理應(yīng)用體系。

（四）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

信息技術(shù)發(fā)展大背景下，檔案管理信息化成為必然，各地、各部門(mén)必須重視現(xiàn)代化設(shè)備的置辦，為數(shù)字檔案的建設(shè)提供硬件基礎(chǔ)，通過(guò)檔案管理信息化完善各項(xiàng)審批工作系統(tǒng)，減輕人員工作壓力，有效整合各項(xiàng)資源，實(shí)現(xiàn)各地區(qū)、各部門(mén)檔案的統(tǒng)一管理，縮短檔案信息查詢(xún)時(shí)間，通過(guò)檔案數(shù)字化的建立更好發(fā)揮檔案管理對(duì)于自然資源管理工作的積極意義。

五、結(jié)語(yǔ)

自然資源檔案管理并非一蹴而就的工作，而是一項(xiàng)兼具系統(tǒng)性和長(zhǎng)期性的巨大工程，在解決自然資源糾紛、更好推進(jìn)資源規(guī)劃方面起著極為關(guān)鍵的作用。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷更新都對(duì)自然資源檔案管理工作提出更加嚴(yán)苛的要求。檔案管理必須實(shí)現(xiàn)便捷化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、專(zhuān)業(yè)化，認(rèn)清自身在發(fā)展過(guò)程中存在的人員素質(zhì)不高、體系有待完善、設(shè)備落后等諸多問(wèn)題，通過(guò)創(chuàng)新管理理念、加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)、完善檔案管理體系建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)等措施實(shí)現(xiàn)檔案管理工作相科學(xué)化和規(guī)范化方向發(fā)展，更好發(fā)揮檔案管理對(duì)于決策制定的指導(dǎo)意義，推進(jìn)自然資源管理工作質(zhì)量進(jìn)一步提升。

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