淺談新形勢(shì)下如何加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理

王孝廉

摘 要：本文主要探究了醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)、加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的重要性、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題，并且依據(jù)自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)，提出了新形勢(shì)下加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的措施，主要包括：規(guī)范檔案立卷、歸檔、銷毀工作、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理、提升管理人員的綜合素質(zhì)等幾方面的內(nèi)容，希望對(duì)規(guī)范醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理以及提升會(huì)計(jì)檔案管理水平有所幫助。

關(guān)鍵字：新形勢(shì)；醫(yī)院；會(huì)計(jì)檔案；管理

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，并且是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的信息載體，有著不容忽視的作用，會(huì)計(jì)檔案管理主要包括：會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類等方面的內(nèi)容，涉及到的內(nèi)容比較多，而且管理相對(duì)來(lái)說(shuō)也比較復(fù)雜，完善的會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理有著積極的促進(jìn)作用，而且加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)提升醫(yī)院的管理水平有著重要的作用。

1 醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)分析

1.1 具有較強(qiáng)的保密性

會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要資料，可以客觀的反映出醫(yī)院業(yè)務(wù)的收支結(jié)余情況，以及反映醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的情況，所以醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理直接關(guān)系到單位的機(jī)密，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效開展，可以有效的保障醫(yī)院運(yùn)行的安全性，其具有較強(qiáng)的保密性，所以這就對(duì)財(cái)務(wù)管理人員以及會(huì)計(jì)檔案管理人員有了較高的要求，必須要有較高的職業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)守單位的機(jī)密，保證醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的保密性。

1.2 具有較強(qiáng)的專業(yè)性

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較多，不僅僅包括原始憑證、記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、財(cái)務(wù)報(bào)告等方面的內(nèi)容，而且還包括一些銀行對(duì)賬、會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊(cè)等內(nèi)容，從對(duì)資料的收集、整理再到裝訂、銷賬，這都需要會(huì)計(jì)檔案管理人員有較強(qiáng)的專業(yè)技能，能夠嚴(yán)格按照國(guó)家的規(guī)章制度，如《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，開展相應(yīng)的工作，這樣才能切實(shí)的反映出醫(yī)院的實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理情況。

2 加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要作用

2.1 為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)決策提供依據(jù)

加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作，可以有效的提升醫(yī)院整體的管理水平，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作涉及到的內(nèi)容、部門比較多，其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)可以為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)決策者提供重要的依據(jù)，如醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理可以真實(shí)的反映出醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)狀況，包括它的財(cái)務(wù)收支情況，醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)決策者可以根據(jù)會(huì)計(jì)檔案提供的相關(guān)數(shù)據(jù)，分析醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)，從而制定更加明確的醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理對(duì)策和方法，充分的利用醫(yī)院的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，從激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，更好的為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

2.2 有效監(jiān)督經(jīng)營(yíng)管理的行為

隨著我國(guó)醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作已經(jīng)有了較大的提升，完善的管理工作，可以對(duì)經(jīng)營(yíng)管理者起到監(jiān)督的作用，會(huì)計(jì)檔案管理可以隨時(shí)為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的查驗(yàn)提供依據(jù)，防止以權(quán)謀私、貪污受賄的事情發(fā)生，而且做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，可以有效的保證檔案資料的完整性和有效性，避免其出現(xiàn)遺失或損壞的情況，高效的發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案的重要作用。

3 新形勢(shì)下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問(wèn)題

新形勢(shì)下，隨著我國(guó)醫(yī)院行業(yè)的不斷發(fā)展，其業(yè)務(wù)工作量與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都呈現(xiàn)逐漸上漲的趨勢(shì)，一定程度上就增加了會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量，而且隨著我國(guó)會(huì)計(jì)結(jié)算形式的不斷變化，也給會(huì)計(jì)檔案管理工作也帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，以某大型三級(jí)甲等綜合醫(yī)院為例，該醫(yī)院在4月份的單月原始記賬憑證為213冊(cè)，具體的組成結(jié)構(gòu)如表1所示。另外，在這些原始憑證中未含POS小票約1.29萬(wàn)張，此部分檔案是單獨(dú)存放的。通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)的分析，可以了解到會(huì)計(jì)檔案管理工作涉及到很多與財(cái)務(wù)相關(guān)的信息，而且對(duì)于這些數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)等工作都比較繁雜，一些資料好涉及到醫(yī)院經(jīng)營(yíng)的核心機(jī)密，所以這就對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員有了較高的要求，以筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作還存在以下幾方面的不足：

3.1 電子會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)施力度不高

在互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)的沖擊下，會(huì)計(jì)檔案管理工作也進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化的管理，并且國(guó)家也出臺(tái)了相關(guān)的規(guī)定，使得電子檔案在法律上也具有相應(yīng)的效力，為電子憑證的在線傳遞和線上應(yīng)用提供了保障和依據(jù)。但是，就目前的情況來(lái)看，很多的醫(yī)院在實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)其力度還不足，通常會(huì)將電子會(huì)計(jì)檔案打印成紙質(zhì)材料進(jìn)行歸檔，一方面既浪費(fèi)了人力、物力，另一方面也違背了環(huán)保節(jié)能降耗的理念，造成了資源的浪費(fèi)，而且，由于紙質(zhì)化管理形式的限制，會(huì)計(jì)檔案很難實(shí)現(xiàn)資源共享化。另外，會(huì)計(jì)專業(yè)軟件系統(tǒng)的安裝光盤、用戶名、密碼、使用手冊(cè)等重要的資料分散在不同的人手中，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，使其保密性和安全性受到了嚴(yán)重的威脅，不利于維護(hù)和查詢工作的順利開展，容易造成資料的泄密、流失。

3.2 會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性和保密性較強(qiáng)的工作，這一定程度上就對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有了較高的要求，但是，就目前的情況來(lái)看，大部分會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要求，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是，管理意識(shí)薄弱，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，在工作中沒(méi)有責(zé)任心，不能將真正的管理工作落到實(shí)處；二是，工作散漫，會(huì)計(jì)檔案管理人員在管理過(guò)程中，只是對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行了收集，但是對(duì)其分門別類的整理和歸檔還有很多不足的地方，不能真正的為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)決策者提供依據(jù)保障；三是，專業(yè)技能不過(guò)關(guān)，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題不能及時(shí)的發(fā)展，而且對(duì)于先進(jìn)技術(shù)的掌握程度也存在明顯的不足。

3.3 立卷、歸檔、銷毀不規(guī)范

在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，立卷不規(guī)范，主要體現(xiàn)在案卷質(zhì)量不高，在對(duì)案卷進(jìn)行整理過(guò)程中，填制不認(rèn)真、裝訂不仔細(xì)的情況時(shí)有發(fā)生；在對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行歸檔過(guò)程中，也會(huì)出現(xiàn)遺漏會(huì)計(jì)文件的情況，造成會(huì)計(jì)檔案資料的缺失，使其失去真實(shí)、有效性；對(duì)于資料的銷毀管理人員也沒(méi)有引起高度的重視，在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案庫(kù)容量允許的情況下，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案資料沒(méi)有進(jìn)行定期的鑒定、銷毀，這不符合檔案規(guī)范化管理的相關(guān)規(guī)定。一方面造成了人員精力和醫(yī)院資源的浪費(fèi)，另一方面為相關(guān)資料的查閱增加了難度，使會(huì)計(jì)檔案不能真正的發(fā)揮其應(yīng)有的效用[1]。

4 新形勢(shì)下加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的措施

4.1 實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理

要想有效的加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作，就要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化管理。在會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，首先，利用計(jì)算機(jī)的識(shí)別技術(shù)和處理技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，轉(zhuǎn)化成電子信息管理模式，即將紙質(zhì)原始憑證及相關(guān)文檔轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，并將這些資料系統(tǒng)組織成結(jié)構(gòu)有序的信息資源庫(kù)；其次，以建立會(huì)計(jì)檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，建立相關(guān)的資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息的資源共享，這種先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化管理，不僅實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程服務(wù)，而且還加快了信息查閱和交流的速度，有效的提高了資源利用率；再次，將形成的數(shù)字信息在信息資源庫(kù)中生成各種目錄、索引和全文等，并且形成形成各種表格、圖像等多媒體信息，通過(guò)多元、多檢索點(diǎn)的組配檢索，不僅可以進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證的檢索，還可以實(shí)現(xiàn)原始附件的不同用途的歸集整理使用；最后，為了有效保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的嚴(yán)密性和安全性，可以采取權(quán)限設(shè)置、密碼保護(hù)、身份驗(yàn)證等措施，讓企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者、審計(jì)人員、管理人員等，可以隨時(shí)的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行了解和查閱，為經(jīng)濟(jì)決策提供依據(jù)和保障[2]。

4.2 規(guī)范檔案立卷、歸檔、銷毀工作

首先，要對(duì)會(huì)計(jì)憑證裝訂盒上的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)的填寫，保證其完整性，方便日后的查閱和調(diào)用；其次，要在一個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束后要對(duì)會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行封賬處理，在填寫目錄、賬簿使用登記表時(shí)要按照賬頁(yè)編號(hào)順序進(jìn)行，并且在填寫完成后要與會(huì)計(jì)賬簿一起裝訂；最后，會(huì)計(jì)報(bào)表在年終必須逐頁(yè)編號(hào)，然后分別填寫會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄和會(huì)計(jì)備考表。醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理部門要根據(jù)歸檔范圍對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行定期的收集、裝訂、立卷，并且要在對(duì)于保管期滿的資料進(jìn)行及時(shí)的銷毀，銷毀之前要對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)的鑒定，尤其是對(duì)其原始票據(jù)有高度的關(guān)注，這是填寫會(huì)計(jì)憑證的重要依據(jù)，一旦丟失或銷毀就會(huì)無(wú)法挽回，而且其相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案也會(huì)失去法律效力。

4.3 提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

對(duì)于醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，不僅不僅要有較強(qiáng)的專業(yè)技能，如會(huì)計(jì)技能、檔案管理技能等，而且還要有較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)，能保證會(huì)計(jì)檔案管理的嚴(yán)密性和安全性，這樣才能充分的利用會(huì)計(jì)檔案資源，發(fā)揮其應(yīng)有的效用，要想增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)可以從以下兩個(gè)方面入手：

4.3.1加強(qiáng)人員的業(yè)務(wù)理論知識(shí)學(xué)習(xí)

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，所以其管理人員也要有豐富的業(yè)務(wù)理論知識(shí)作為支持和保證，對(duì)于管理人員的業(yè)務(wù)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，可以采取考核制度的方式進(jìn)行，對(duì)其進(jìn)行定期的考核，考試合格者才能上崗工作，督促其不斷增強(qiáng)自身的能力，這樣在其接收到錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且依據(jù)會(huì)計(jì)檔案的入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，督促財(cái)務(wù)人員按要求進(jìn)行整改。而且，還要定期的對(duì)其進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)的教育，如開展講座、工作總結(jié)會(huì)議等，對(duì)違法亂紀(jì)、收受賄賂的人員進(jìn)行嚴(yán)肅的處理，使其他人認(rèn)識(shí)到醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任心，可以將管理工作真正的落到實(shí)處。

4.3.2加強(qiáng)人員的業(yè)務(wù)實(shí)踐訓(xùn)練

要增強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，招聘全能型的人才，對(duì)現(xiàn)有人員以及新晉人員的培訓(xùn)工作要引起高度的重視，現(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等不斷的提出，醫(yī)院的發(fā)展也要緊隨時(shí)代的步伐，在其會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，并且組織管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使其可以盡快掌握，并且真正的發(fā)揮效用。培訓(xùn)形式可以采取技術(shù)交流會(huì)、多媒體教學(xué)、外派學(xué)習(xí)等，其內(nèi)容主要包括會(huì)計(jì)檔案計(jì)算機(jī)操作管理知識(shí)、會(huì)計(jì)檔案管理軟件的應(yīng)用等，如會(huì)計(jì)檔案目錄的輸入、調(diào)檔等，使管理人員不斷適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需求。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作雖然還有很多不足的地方，但是，只要我們根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理工作專業(yè)性、保密性的特點(diǎn)，以及現(xiàn)存的問(wèn)題，進(jìn)行有針對(duì)性的改善，不斷增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)復(fù)合型人才隊(duì)伍的建設(shè)，完善醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理手段，規(guī)范管理工作，那么就可以有效的提升的管理水平，為其健康長(zhǎng)效的發(fā)展提供有利的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]田培英.淺談如何加強(qiáng)新形勢(shì)下的檔案管理工作[J].納稅，2017，（07）：45.

[2]楊靜月.淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（11）：109.

[3]唐玲.淺談新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)[J].城建檔案，2016，（03）：21-22.

[4]劉宇峰.淺談新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策[J].科技展望，2016，26（30）：234.

[5]范瑩.關(guān)于新形勢(shì)下加強(qiáng)基層醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的思考[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，13（22）：1-3.