大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的問(wèn)題和對(duì)策研究

劉杰

【摘 要】在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，檔案管理的發(fā)展得到了一定的現(xiàn)代技術(shù)支持，但由于檔案管理理念更新不及時(shí)等因素的影響，這項(xiàng)工作的推進(jìn)還不夠快。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，為了提高檔案管理的整體質(zhì)量，必須相應(yīng)建立現(xiàn)代檔案管理機(jī)制，使用現(xiàn)代檔案管理手段讓檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需要，隨著人們對(duì)檔案需求的不斷增加，有效地提高了檔案資源的利用效率。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理的影響，問(wèn)題以及對(duì)策進(jìn)行闡述。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

在如今的信息社會(huì)中，大數(shù)據(jù)是一個(gè)不可或缺的重要內(nèi)容和現(xiàn)代社會(huì)未來(lái)發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力。為檔案管理提供了新的環(huán)境，增加了新的課題，社會(huì)檔案的保存和提供是其自身的責(zé)任。與傳統(tǒng)社會(huì)和大數(shù)據(jù)時(shí)代相比，檔案管理中每天需要記錄的信息量和類(lèi)型更加龐大復(fù)雜。因此，面對(duì)大數(shù)據(jù)的趨勢(shì)，文件管理者需要改變思維方式，利用大數(shù)據(jù)的思維模式來(lái)迎接未來(lái)的挑戰(zhàn)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理的影響

信息技術(shù)的發(fā)展改變了檔案的形成方式。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人類(lèi)社會(huì)經(jīng)歷了幾千年的文件和資料，記錄的方式也從根本上發(fā)生了變化，從直接可讀的文字、圖形和符號(hào)，到肉眼無(wú)法讀懂的計(jì)算機(jī)代碼，從“實(shí)物檔案”到信息載體的“電子文件”，文件的記錄方式和記錄載體發(fā)生了顛覆性的變化。電子檔案以多種形式存在，形式多樣。檔案管理從紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變。這種情況要求改變長(zhǎng)期形成的傳統(tǒng)檔案管理理論和管理模式。傳統(tǒng)的檔案載體，由于信息與載體是統(tǒng)一的、不可分割的，檔案的管理很大程度上是對(duì)檔案載體的管理，而電子檔案信息與載體可以分離甚至轉(zhuǎn)換。其特點(diǎn)決定了要更加重視和加強(qiáng)對(duì)檔案信息內(nèi)容的管理。與此同時(shí)，信息技術(shù)與社會(huì)生產(chǎn)和生活也變得不可分割、密不可分。越來(lái)越多的生產(chǎn)活動(dòng)從“線下”轉(zhuǎn)向“線上”。人們也越來(lái)越對(duì)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)參與社會(huì)活動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)生依賴(lài)。許多政務(wù)服務(wù)已經(jīng)“一網(wǎng)通”，這就要求應(yīng)積極調(diào)整檔案管理方式，利用信息技術(shù)提高檔案的存儲(chǔ)和利用水平，提高檔案服務(wù)全局的能力，服務(wù)中心的工作與國(guó)計(jì)民生息息相關(guān)，滿(mǎn)足人民群眾日益增長(zhǎng)的檔案利用需求[1]。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的問(wèn)題

由于許多人認(rèn)為檔案管理工作十分簡(jiǎn)單，有沒(méi)有什么用處，忽視了檔案管理的重要性，以及檔案管理工作的復(fù)雜性，所以對(duì)其投入的資金和精力都是有限的，導(dǎo)致檔案管理工作這些年的發(fā)展停滯不前，也導(dǎo)致了這些年檔案管理的工作問(wèn)題日益突出[2]。

（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位

由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有完全認(rèn)識(shí)到檔案信息管理的重要性。所以只是記錄一些日常的信息，并沒(méi)有意識(shí)到檔案信息對(duì)機(jī)構(gòu)未來(lái)發(fā)展的關(guān)鍵。所以檔案管理的成效并不好。從長(zhǎng)期來(lái)看，檔案管理工作基本上是膚淺的、形式化的，幾乎沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，導(dǎo)致許多事業(yè)單位檔案信息的損毀和丟失，造成嚴(yán)重影響。

（二）管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不到位

目前，企業(yè)黨委的信息管理工作不僅限于政策的性質(zhì)，而是與企業(yè)黨委正常發(fā)展相關(guān)的技術(shù)工作。因此，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)非常重要。然而，由于我國(guó)事業(yè)單位檔案管理制度和領(lǐng)導(dǎo)的忽視，檔案管理人員的關(guān)注度很低。一些事業(yè)單位根本沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理人員，而是由其他崗位的工作人員一起擔(dān)任，致使其業(yè)務(wù)素質(zhì)水平較差，無(wú)法高效地完成檔案管理工作。

（三）制度不完善

隨著我國(guó)的發(fā)展，事業(yè)單位在國(guó)家治理過(guò)程中的作用越來(lái)越重要。一直以來(lái)，事業(yè)單位檔案管理體制沒(méi)有隨著其他工作的發(fā)展而得到改變，致使我國(guó)事業(yè)單位檔案管理體制嚴(yán)重落后，在一定程度上防礙了事業(yè)單位檔案管理體制的有效發(fā)展。此外，一些員工無(wú)法抵制金錢(qián)和名譽(yù)的誘惑，所以會(huì)為了某些利益篡改檔案信息，給行政機(jī)關(guān)造成重大損失。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的對(duì)策

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，對(duì)于檔案管理工作而言，技術(shù)變革和管理方式的改善及時(shí)一種對(duì)新事物的挑戰(zhàn)也是一種上升的機(jī)會(huì)。面對(duì)大量的信息，可以通過(guò)大數(shù)據(jù)解決收集、分類(lèi)、整理和挖掘的方法，也為更好的管理和服務(wù)提供了思路。所以，檔案管理工作要緊跟時(shí)代的腳步，改善各個(gè)方面，提高工作效率[3]。

（一）提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位要充分發(fā)揮檔案管理對(duì)個(gè)人、單位和社會(huì)的關(guān)鍵作用，發(fā)揮示范和引領(lǐng)作用，高度關(guān)注檔案管理，把檔案管理納入日常工作日程。組建單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確人事分工，細(xì)化各崗位工作標(biāo)準(zhǔn)，形成“大檔案”管理模式。單位內(nèi)部也可以設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理和審查部門(mén)，定期檢查檔案室的有關(guān)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，妥善解決。事件領(lǐng)導(dǎo)要充分支持部分檔案工作人員提出的改進(jìn)檔案管理的可行方案，努力開(kāi)創(chuàng)全單位重視檔案管理的新局面

（二）提高管理人員綜合素質(zhì)

做好事業(yè)單位檔案管理工作，不僅需要檔案管理人員的細(xì)心精神和過(guò)硬的工作能力，更需要良好的職業(yè)素質(zhì)和必要的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。事業(yè)單位可以引進(jìn)檔案管理人才，為檔案管理加入新鮮血液。為了有效提高事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，通過(guò)增強(qiáng)培訓(xùn)和務(wù)實(shí)的業(yè)務(wù)交流，改變和完成檔案工作人員的知識(shí)構(gòu)成，使事業(yè)單位檔案工作人員獲得最新最好的工作方法。事業(yè)單位要注意保證檔案管理人員在崗位安排上的穩(wěn)定性和連續(xù)性。檔案人員在職培訓(xùn)需要很長(zhǎng)時(shí)間才能熟悉業(yè)務(wù)。通過(guò)保持人員的相對(duì)穩(wěn)定，可以更好地做好檔案管理工作。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的規(guī)范

任何單位的正常運(yùn)行都離不開(kāi)制度規(guī)范的保障，事業(yè)單位檔案管理也是如此。必須按照國(guó)家檔案管理法律、法規(guī)，制定符合本單位實(shí)際情況的檔案管理制度，保證檔案管理的規(guī)范化。確保檔案管理所需的硬件設(shè)施，完善檔案管理設(shè)備，各單位應(yīng)配備單獨(dú)的隱蔽檔案室，滿(mǎn)足采光通風(fēng)的要求。房間應(yīng)配備必要的使用設(shè)備和管理附件，如溫度計(jì)、濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密碼箱、計(jì)算機(jī)等，以盡量減少檔案保管過(guò)程中的丟失，完善檔案管理制度。管理體系必須與單位特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)際相符，以方便、實(shí)用、簡(jiǎn)單、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，充分發(fā)揮系統(tǒng)的指導(dǎo)和規(guī)范作用，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、簡(jiǎn)單操作的目標(biāo)。

（四）提高信息化管理水平

首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供硬件保障。信息設(shè)備必須按標(biāo)準(zhǔn)配備齊全，配備大容量存儲(chǔ)載體，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。在檔案管理程序中引入計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，如建立檔案信息存儲(chǔ)與檢索系統(tǒng)。此外，事業(yè)單位檔案信息建設(shè)也應(yīng)建立規(guī)范的管理機(jī)制。從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，制定既符合國(guó)家檔案法律法規(guī)，又有利于本單位檔案管理信息化建設(shè)的管理體系。探索和完善檔案管理工作流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案的環(huán)節(jié)和步驟;各級(jí)檔案應(yīng)采用明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)暢通。同時(shí)，要注重提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，使工作人員能夠熟練掌握各種電子信息技術(shù)，有效地將信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理，提升工作效率。

結(jié)束語(yǔ)：

通過(guò)對(duì)檔案管理問(wèn)題的分析，不難發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題并不是太大的問(wèn)題，但在實(shí)踐中很難實(shí)施。事業(yè)單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)該足夠注意這方面。事業(yè)單位如果能足夠關(guān)注這些問(wèn)題，事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量就會(huì)得到提高，也能為事業(yè)單位的發(fā)展更好的給予保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙亞玲.檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）：126.

[2]舒麗.淺談大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對(duì)策[J].山東紡織經(jīng)濟(jì)，2018（09）：17-19.