信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作探析

李雄英

【摘 要】基于信息社會(huì)背景下，事業(yè)單位的辦公室文書檔案管理工作受到巨大影響，主要突出在技術(shù)手段、管理模式等方面，事業(yè)單位自身也在此方面加大各項(xiàng)技術(shù)引進(jìn)與應(yīng)用力度，目的是對(duì)辦公室文書檔案管理智能化創(chuàng)新，解決單一化管理模式所產(chǎn)生的問題，注重技術(shù)水平、管理質(zhì)量、管理效果等提升，充分突出信息化技術(shù)在此方面的重要性與影響性，從而促進(jìn)事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息社會(huì);辦公室;文書;檔案管理

引言：

眾所周知，辦公室文書檔案管理是事業(yè)單位健康發(fā)展的核心內(nèi)容之一，所涉及到的信息內(nèi)容與影響范疇較大，要保證各類信息數(shù)據(jù)精準(zhǔn)、完整，才能為重要決策制定、管理制度實(shí)施等提供有利條件。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位組建專業(yè)化管理隊(duì)伍，通過對(duì)工作內(nèi)容與職責(zé)細(xì)化處理，對(duì)常規(guī)問題有效解決，避免影響各項(xiàng)工作進(jìn)度與效果。同時(shí)，整體技術(shù)水平也顯著提升，成為推動(dòng)事業(yè)單位健康發(fā)展的必要條件之一。

一、創(chuàng)新意識(shí)與能力要增強(qiáng)，有效提升管理工作質(zhì)量

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來與發(fā)展，給各領(lǐng)域創(chuàng)新發(fā)展均帶來了不同程度的影響，主要是技術(shù)手段增多，各企業(yè)可結(jié)合自身實(shí)際需求正確應(yīng)用信息化技術(shù)，在實(shí)踐中獲得相應(yīng)的成效[1]。其中，在事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)展中就加大了信息化技術(shù)應(yīng)用力度，尤其是在辦公室文書管理方面，在創(chuàng)新階段把重心放在此方面，目的是能在管理階段逐漸增強(qiáng)自身的創(chuàng)新意識(shí)與能力，并對(duì)辦公室文書檔案管理工作引起高度重視，遵循“從實(shí)際出發(fā)”管理原則，依據(jù)不同的工作崗位、職責(zé)選擇適合的技術(shù)手段，既不會(huì)對(duì)技術(shù)職稱、職務(wù)比例、工資總額等產(chǎn)生影響，又可以激發(fā)人員參與性、競爭意識(shí)等，能在日常工作中發(fā)揮自主職責(zé)與優(yōu)勢。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位也能對(duì)自身實(shí)際情況詳細(xì)掌握，確定每項(xiàng)工作中的人員數(shù)額，全面落實(shí)遞增機(jī)制，顯著提升辦公室文書檔案管理效果。

此外，管理方式創(chuàng)新也極其重要，主要是對(duì)以往管理階段所存的問題或模糊的內(nèi)容等詳細(xì)處理，要保證辦公室文書檔案的安全性，尤其是在信息社會(huì)背景下，技術(shù)手段眾多、信息內(nèi)容量較大等，一旦在管理階段出現(xiàn)問題就會(huì)使事業(yè)單位的各項(xiàng)信息內(nèi)容被泄露，嚴(yán)重威脅著事業(yè)單位綜合效益。對(duì)此，在管理方式創(chuàng)新階段要依據(jù)人員工作內(nèi)容與職責(zé)，選擇從日常操作環(huán)節(jié)中加大監(jiān)管力度，需監(jiān)管部門與負(fù)責(zé)人均發(fā)揮自身職能，采用信息化技術(shù)對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化監(jiān)管，實(shí)時(shí)掌握各檔案管理進(jìn)度、應(yīng)用時(shí)效等，每位工作人員均能結(jié)合自身職能做好本職工作，有效處理常規(guī)問題，提升辦公室文書檔案管理工作質(zhì)量。

二、引進(jìn)信息化技術(shù)，創(chuàng)建智能化管理系統(tǒng)

在新時(shí)代發(fā)展背景下，信息化技術(shù)在各領(lǐng)域中均發(fā)揮著重要作用，成為促進(jìn)事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展的必要條件之一。其中就包括對(duì)辦公室文書檔案的管理，因事業(yè)單位在此方面引起重視，注重人力、物力、財(cái)力等投資，能引進(jìn)與應(yīng)用信息化技術(shù)，創(chuàng)新智能化管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)化的工作模式，依據(jù)各項(xiàng)工作內(nèi)容與要求，會(huì)在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的工作模塊，工作人員只需對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作與應(yīng)用，就能順利地完成檔案管理工作[2]。同時(shí)，還能保證檔案內(nèi)容完整、精確，能一邊開展管理工作一邊匯集相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)，始終都保證信息內(nèi)容的完整性，為后續(xù)工作開展提供重要依據(jù)。

例如：對(duì)檢索系統(tǒng)的創(chuàng)建與應(yīng)用，核心目的是便于對(duì)檔案信息檢索，對(duì)比傳統(tǒng)化人工管理方式，能在此方面減少時(shí)長，有更多是時(shí)間與精力放在管理模式創(chuàng)新方面。并靈活、正確地運(yùn)用信息技術(shù)，減低人員工作壓力與任務(wù)量。同時(shí)，檢索系統(tǒng)創(chuàng)建還可滿足辦公室文書檔案管理、使用等要求，時(shí)刻都能保證檔案內(nèi)容完整、安全，為各部門對(duì)檔案內(nèi)容使用提供便利條件。同時(shí)，在信息內(nèi)容儲(chǔ)存階段，可細(xì)化信息類型，一般情況下，會(huì)按照普通信息、重要信息去污粉區(qū)分儲(chǔ)存與管理，在初期建立階段就考慮到檢索內(nèi)容簡潔、明了，會(huì)把重要的信息內(nèi)容進(jìn)行命名，如：信息創(chuàng)建時(shí)間、經(jīng)手人姓名了、儲(chǔ)存位置等，各部門或工作人員對(duì)檔案查找、借閱等，只需在檢索欄內(nèi)輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就會(huì)迅速地給出相應(yīng)的文檔，減少了不必要的查找環(huán)節(jié)，整個(gè)工作效率顯著提升。

三、具備完善的監(jiān)督抽查制度，保證各項(xiàng)依據(jù)完整性

為保辦公室檔案信息能規(guī)范保存與使用，要詳細(xì)探究事業(yè)單位特殊性質(zhì)，各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)均會(huì)對(duì)各項(xiàng)工作開展產(chǎn)生巨大影響，甚至是影響著事業(yè)單位綜合效益，還需從此方面入手，加大各項(xiàng)工作監(jiān)管力度，具備完善的監(jiān)督抽查制度，無論是普通文書檔案資料還是重要的檔案資料，均要不定期地進(jìn)行抽查檢測[3]。一方面，可對(duì)各類資料儲(chǔ)存與管理情況準(zhǔn)確掌握，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，能對(duì)影響范疇合理控制，通過專業(yè)化管理人員的科學(xué)解決，避免影響后續(xù)工作進(jìn)展;另一方面，監(jiān)管部門在此環(huán)節(jié)中積極參與，可對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容全面性分析，能依據(jù)自身職責(zé)與監(jiān)管工作要點(diǎn)，在不定期檢查階段抽查更多檔案資料的管理情況。建議事業(yè)單位能按月、季度、年度為單位，分別在不同時(shí)期開展相應(yīng)的監(jiān)督抽查工作，并對(duì)管理人員的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)不斷考核，保證基礎(chǔ)條件充足的同時(shí)，控制各項(xiàng)依據(jù)的完整性，成為后續(xù)工作順利實(shí)施的必要條件。

四、加大人員培訓(xùn)力度，組建專業(yè)化的管理隊(duì)伍

先分析事業(yè)單位自身的特殊性，每項(xiàng)工作開展均會(huì)影響到綜合效益，事業(yè)單位在新時(shí)代發(fā)展背景下注重創(chuàng)新與監(jiān)管，尤其是在辦公室文書檔案管理方面加大投資力度，為在細(xì)節(jié)上解決常規(guī)問題，采用公開招聘的方式吸引眾多專業(yè)化的管理人員自主參與，既能保證各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中均具備獨(dú)立化的監(jiān)管人員，又能在日常工作中加大對(duì)人員的培訓(xùn)力度，可保證工作人員具備較強(qiáng)的專業(yè)能力。同時(shí)，工作人員也會(huì)結(jié)合自身工作內(nèi)容詳細(xì)探究，探究信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響性，自身責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)等不斷增強(qiáng)，事業(yè)單位鼓勵(lì)人對(duì)工作方式創(chuàng)新，在實(shí)踐環(huán)節(jié)中突出自身優(yōu)勢與職業(yè)素質(zhì)，為管理隊(duì)伍組建提供有利條件[4]。

例如：人力資源管理部門會(huì)與檔案管理部門積極交流，能詳細(xì)掌握檔案管理部門的用人要求與標(biāo)準(zhǔn)，能在人員聘用與選拔階段就提出嚴(yán)格要求，為后續(xù)培訓(xùn)工作降低難度。然后開展崗前培訓(xùn)工作，是結(jié)合工作崗位與要求不同，制定多樣化的培訓(xùn)模式，主要是結(jié)合人員工作崗位與內(nèi)容，設(shè)定相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容，既影響人員工作理念與責(zé)任意識(shí)，又能對(duì)人員日常工作中所遇到的各種問題有效處理，避免常規(guī)問題持續(xù)性發(fā)生，依然能對(duì)事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作質(zhì)量與效率提升帶來積極影響。

結(jié)語：

事業(yè)單位在信息社會(huì)背景下開展辦公室文書檔案管理工作，傳統(tǒng)化管理模式已經(jīng)無法滿足實(shí)際要求，從長遠(yuǎn)發(fā)展角度考慮，必須在此方面加大創(chuàng)新力度，能對(duì)信息化技術(shù)引進(jìn)與應(yīng)用，創(chuàng)建智能化管理平臺(tái)，既能保證信息內(nèi)容完整、安全，又便于信息數(shù)據(jù)搜索、查閱等，顯著提升事業(yè)單位整體技術(shù)水平，能在信息社會(huì)背景下健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉蓓.試論信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020，6（10）：31-32.

[2]宋婕，楊玉清.信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].信息記錄材料，2019，20（07）：178-179.

[3]常艷麗.信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018，3（11）：3-4.