血站檔案功能及其在血站檔案管理中的運(yùn)用探析

閻富斌

摘 要：血站一直向人們提供安全保障與醫(yī)療服務(wù)，為確保采供血的安全性提供足夠的舉證資料，因此，血站檔案功能需要得到重視和科學(xué)應(yīng)用。本文通過分析血站檔案的特點(diǎn)和功能，圍繞理念、人才等方面探討其在血站檔案管理中的運(yùn)用途徑，進(jìn)而提升血站檔案管理的工作效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮血站檔案功能的積極作用。

關(guān)鍵詞：血站檔案;檔案功能;檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 12-0-02

血站屬于采供臨床用血的機(jī)構(gòu)，血站檔案是在采供血過程中產(chǎn)生的具有保存意義的資料，包含科技、文書、業(yè)務(wù)檔案。血站檔案功能包含維護(hù)權(quán)益、原始依據(jù)、事業(yè)發(fā)展憑證等方面，充分發(fā)揮這些功能對(duì)于國家采供血事業(yè)發(fā)展和衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步意義重大，因此詳細(xì)分析其功能和應(yīng)用途徑十分必要。

一、血站檔案的特點(diǎn)及功能分析

（一）血站檔案的特點(diǎn)

其一，檔案種類和數(shù)量較多。如血站業(yè)務(wù)檔案中包含血液檢測(cè)、血液采集、血液成分分離等部分，同時(shí)還會(huì)產(chǎn)生獻(xiàn)血者的采血記錄、資料登記表、血液初檢記錄等內(nèi)容，對(duì)于血站檔案存儲(chǔ)要求較高。其二，檔案存儲(chǔ)流程較多。從獻(xiàn)血者的血液采集至輸血過程，需要經(jīng)過登記、采集等流程，部門之間交接過程復(fù)雜，對(duì)于檔案資料的歸檔和收集要求較高。其三，保密性較強(qiáng)。由于血站檔案中包含供血、采血等資料，為后續(xù)臨床用血工作提供依據(jù)，因此血站檔案是確保用血安全性的關(guān)鍵，其與獻(xiàn)血者隱私密切相關(guān)，不經(jīng)允許不可查閱，因此保密性較強(qiáng)。

（二）血站檔案的功能分析

（1） 服務(wù)社會(huì)的使用功能。由于血站檔案具備源頭性、可靠性、原始性優(yōu)勢(shì)，結(jié)合新時(shí)期信息技術(shù)發(fā)展背景，使獻(xiàn)血證逐漸升級(jí)為“一證一碼”模式。通過對(duì)血站檔案的規(guī)范化管理能夠?yàn)獒t(yī)療機(jī)構(gòu)臨床用血和患者提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，并對(duì)用血機(jī)構(gòu)的突發(fā)性緊急用血實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)。比如，我國大部分區(qū)域中心血站已經(jīng)構(gòu)建了機(jī)采式血小板獻(xiàn)血者資料庫、RH-血資料庫，如果患者是稀有血型需要進(jìn)行輸血時(shí)，工作人員可以檢索獻(xiàn)血者資料庫，迅速查詢并聯(lián)系獻(xiàn)血者，為臨床用血和治療縮短時(shí)間[1]。

（2） 發(fā)展參考價(jià)值。血站檔案中包含血站不同時(shí)期和階段的事業(yè)發(fā)展記錄，同時(shí)這也是血站發(fā)展的原始資料，具有十分普遍的參考價(jià)值。血站檔案中包含了不同階段的采供血、血液檢測(cè)技術(shù)的演變歷程、多個(gè)時(shí)期的鮮血政策，為血站業(yè)務(wù)開展、事業(yè)發(fā)展提供最重要的信息支持。同時(shí)，血站可以通過分析和匯總館藏檔案信息與資料，歸納經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而指導(dǎo)后續(xù)檔案工作的開展，在規(guī)劃、評(píng)估血站業(yè)務(wù)活動(dòng)中突出血站決策的系統(tǒng)化、科學(xué)化。

（3） 維護(hù)權(quán)益的憑證功能。血站檔案中采供血模塊記載著獻(xiàn)血者的具體情況，可以在血液檢測(cè)、制備、發(fā)放等過程中突出追溯性，和其他檔案一樣具有相同的歷史憑據(jù)功能。社會(huì)的不斷進(jìn)步在人們心中樹立了強(qiáng)烈的維權(quán)意識(shí)和法律意識(shí)，血液檔案在血站業(yè)務(wù)管理中并不是單一的采供血活動(dòng)記載，若發(fā)生問題和糾紛，這些檔案記錄將成為責(zé)任劃分、費(fèi)用報(bào)銷、理賠的關(guān)鍵憑據(jù)。

二、血站檔案功能在血站檔案管理中的運(yùn)用途徑

（一）升級(jí)血站管理理念，實(shí)現(xiàn)“記錄”與“應(yīng)用”的平衡

記錄是血站檔案工作的前提和基本，建議從思想層面上重點(diǎn)關(guān)注檔案應(yīng)用工作，為檔案應(yīng)用提供人力、物力、財(cái)力支持，提升血站檔案數(shù)字化、信息化能力，為血站檔案的利用與價(jià)值功能的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。通過制定嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，禁止工作人員私自篡改、銷毀血站檔案，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性，并簡(jiǎn)化資源查詢、使用步驟，實(shí)現(xiàn)血站檔案管理的一體化。血站基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)能夠?yàn)闄n案管理資源的應(yīng)用和開發(fā)提供支持，加強(qiáng)血站檔案信息資源的采集、輸入、分析、總結(jié)工作，為后續(xù)血站檔案資源的應(yīng)用提供信息源。通過對(duì)檔案室完成基礎(chǔ)建設(shè)，借助掃描儀、計(jì)算機(jī)加強(qiáng)對(duì)血站檔案資源的充分利用，圍繞“十防”原則，提升血站載體和檔案信息的安全性。

（二）實(shí)現(xiàn)血站檔案館藏的“豐富”與“精細(xì)”

血站檔案功能的運(yùn)用需要建立在當(dāng)前血站館藏信息的基礎(chǔ)上，缺少館藏資料檔案將無法發(fā)揮價(jià)值功能。因此，血站檔案需要豐富自身檔案信息的資源結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)檔案模塊相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化。例如，細(xì)化體檢采血類別數(shù)據(jù)、成分化驗(yàn)類別檔案，在數(shù)量層面上不斷增加和豐富血源的檔案結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù);在質(zhì)量層面上，應(yīng)優(yōu)化血站館藏檔案的資源結(jié)構(gòu)，展示檔案管理的行業(yè)特征，構(gòu)建內(nèi)容多樣、載體豐富的檔案資源管理機(jī)制，為血站檔案價(jià)值發(fā)揮和運(yùn)用提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）提升血站檔案處理能力，找準(zhǔn)專業(yè)與復(fù)合的聯(lián)系

血站檔案功能發(fā)揮需要專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，因此應(yīng)圍繞以下內(nèi)容開展工作：其一，血站應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，擴(kuò)大檔案功能發(fā)揮領(lǐng)域，使工作人員靈活并熟練地對(duì)血站檔案進(jìn)行分類、排列、組卷、編號(hào)、編目、裝盒、裝訂。其二，學(xué)會(huì)對(duì)檢索工具進(jìn)行編制，借助專業(yè)化素養(yǎng)充分發(fā)揮血站檔案的功能價(jià)值，使其為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)，保障群眾生命健康發(fā)展。此外，血站應(yīng)組織業(yè)務(wù)知識(shí)講座、崗位練兵、培訓(xùn)班等活動(dòng)提升檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和能力;結(jié)合目前血站業(yè)務(wù)與檔案的任務(wù)量，為人民群眾的安全健康、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)提供技術(shù)支持和人才支持。

（四）血站檔案在層級(jí)管理與統(tǒng)一管理中的應(yīng)用

（1） 層級(jí)管理。層級(jí)管理需要結(jié)合血站檔案管理的實(shí)際情況，組織工作人員開展檔案管理專題學(xué)習(xí)，加強(qiáng)管理部門對(duì)于血站檔案應(yīng)用價(jià)值的理解，在此前提下實(shí)現(xiàn)管理工作的精細(xì)化，自上而下設(shè)置層級(jí)管理模式，結(jié)合科室屬性將檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致劃分。此過程能夠調(diào)動(dòng)血站檔案管理人員的工作熱情，明確責(zé)任劃分和工作評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)血站管理制度的變革和優(yōu)化，使其結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)提升工作規(guī)范性，促進(jìn)檔案工作的有序開展。

（2） 檔案的統(tǒng)一化管理。血站檔案管理涉及的部門較多，導(dǎo)致其相互存在較多交接環(huán)節(jié)，對(duì)檔案工作的質(zhì)量和效率產(chǎn)生消極影響。因此，需要對(duì)血站檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，精簡(jiǎn)部門分類，留置核心部門，實(shí)現(xiàn)部門之間的信息交流和相互溝通。通過設(shè)置規(guī)范化檔案管理流程對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一化管理。例如，針對(duì)檔案信息中查閱程序、保管期限制定管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不同血型的檔案信息進(jìn)行匯總歸類，實(shí)現(xiàn)檔案信息建設(shè)、業(yè)務(wù)、管理的同步。

（五）實(shí)現(xiàn)血站檔案的信息化

（1） 館藏的數(shù)字化建設(shè)。若想充分發(fā)揮血站檔案功能需要結(jié)合新時(shí)期檔案管理特點(diǎn)，借助信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。首先，應(yīng)改革檔案編研手段，推進(jìn)電子設(shè)備在編研工作中的應(yīng)用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)編研工作的信息化，并對(duì)檔案在歸檔前完成有效控制，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)完成檔案的分類、歸檔、保存，提升檔案的完整性與準(zhǔn)確性。其次，改革檔案存儲(chǔ)形式，逐漸轉(zhuǎn)變數(shù)字化信息檔案，收集文本信息、圖像信息，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)數(shù)據(jù)方便檔案的檢索和應(yīng)用。最后，完善數(shù)據(jù)庫檢索形式。重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)庫檢索過程的實(shí)用性，建議在目錄檢索的基礎(chǔ)上添加關(guān)鍵詞、文段、模糊查詢等功能，對(duì)數(shù)據(jù)庫功能進(jìn)行全面覆蓋。

（2） 加強(qiáng)對(duì)血站檔案信息的安全技術(shù)投入。血站檔案信息化管理的重點(diǎn)是安全性，檔案載體的出現(xiàn)使得數(shù)字化檔案的管理、產(chǎn)生、利用對(duì)環(huán)境的要求較高，因此需要加強(qiáng)安全技術(shù)的投入。建議血站在計(jì)算機(jī)中通過安裝防護(hù)軟件、防火墻等防泄、加密工具、使用密鑰技術(shù)，或者設(shè)置專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)避免病毒入侵并破壞，確保檔案保存的安全性，避免因計(jì)算機(jī)故障或病毒出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失和遺漏問題。

檔案的信息化管理需要循序漸進(jìn)，衛(wèi)生部門、檔案管理人員、血站應(yīng)樹立正確的檔案功能應(yīng)用意識(shí)，將信息化管理作為血站檔案管理工作的重點(diǎn)，增加資金、先進(jìn)設(shè)備的投入量，例如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子化設(shè)備，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，對(duì)患者和獻(xiàn)血者的影像信息、圖片進(jìn)行歸檔與保存，方便之后的查閱與使用。

（3） 構(gòu)建現(xiàn)代化檔案檢索系統(tǒng)。依托血站檔案管理的特征，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案檢索系統(tǒng)能夠極大程度地提升檔案的利用和開發(fā)效率，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。在依托信息技術(shù)構(gòu)建新式血站檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)，借助檔案索引助手增加血站檔案內(nèi)容的精準(zhǔn)度和覆蓋范圍，使檢索系統(tǒng)由之前的單一化業(yè)務(wù)模式拓展到人事、業(yè)務(wù)、行政、基建等領(lǐng)域，構(gòu)建一體化檔案信息資源。同時(shí)，管理人員可以通過開發(fā)血站檔案信息資源構(gòu)建資源庫，應(yīng)用專項(xiàng)檢索工具，針對(duì)血站檔案制定卷宗目錄，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升檔案檢索效率，充分發(fā)揮血站檔案的應(yīng)用價(jià)值。

三、結(jié)論

綜上所述，新時(shí)期血站檔案管理需要圍繞具體功能進(jìn)行改革與創(chuàng)新，并對(duì)檔案工作中存在的問題進(jìn)行解決，實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化管理。結(jié)合血站工作實(shí)際情況，分析檔案處理工作量，積極投入人力、物力、財(cái)力，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化檔案管理模式，進(jìn)而提升管理工作的質(zhì)量與效率，突出檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

[1]高瑩.血站檔案功能及其在血站檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外， 2019，（30）：55-56.