談信息化條件下檔案工作的發(fā)展之路

尹林

摘 要：在步入信息化時(shí)代的今天，信息技術(shù)日新月異的發(fā)展對國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，也對政治生活、社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行廣泛滲透，逐步改變著人們的工作方式、生活方式乃至思維方式。作為記錄歷史、傳承文明的檔案工作，必然也受到包括信息技術(shù)在內(nèi)的科學(xué)技術(shù)的影響和滲透。檔案工作者應(yīng)順應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢，主動(dòng)作為，勇于創(chuàng)新，以信息化引領(lǐng)檔案工作發(fā)展，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案工作;檔案發(fā)展

一、信息化對檔案工作帶來的影響

一是推動(dòng)檔案管理要變被動(dòng)為主動(dòng)。過去的檔案過多地注意了收藏保管，不注重利用，檔案在人們的心目鮮為人知。它可以在歷史的一個(gè)角落里，坐等人們利用，許多有價(jià)值的可以公開的檔案信息資源就不為人所知，更不能為人所用。信息化時(shí)代的到來要求檔案信息資源要實(shí)現(xiàn)全社會(huì)共享，檔案管理工作需要走出去，引進(jìn)來，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

二是檔案載體多元化，要多種載體并存。過去的檔案基本上是以紙質(zhì)為載體的，紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下。紙質(zhì)檔案具有客觀性、原始性，同時(shí)也更具有法律效用，難以刪改和造假，但是紙質(zhì)檔案在保存和利用的過程中，由子環(huán)境和人為的因素，容易受潮、變霉、被蟲蛀，容易沾上各種污斑，不僅影響字跡的清晰度還影響紙張和字跡的耐久性，減少了檔案的使用壽命，而且紙質(zhì)檔案查閱起來費(fèi)時(shí)、費(fèi)力;信息化時(shí)代的到來，要求檔案載體多元化，檔案載體不僅僅停留在紙質(zhì)載體上，還要有縮微型、聲像型、機(jī)讀型等新型載體和記錄方式存在，形成各種載體檔案共存的局面，揚(yáng)其所長，避其所短，這樣形成優(yōu)勢互補(bǔ)，既能充分延長檔案的使用壽命，還能減少查借閱檔案的時(shí)間。

三是檔案利用主體多元化。過去的檔案工作較多的注意了為黨和政府服務(wù)，所以以往機(jī)關(guān)工作人員一直是利用檔案的主體。隨著信息化時(shí)代的到來以及我國“依法治國”進(jìn)程的加快，來自社會(huì)各階層的檔案需求者紛紛走進(jìn)檔案館，查詢所需的各種檔案信息?，F(xiàn)在檔案利用者已經(jīng)不僅僅有機(jī)關(guān)工作者、企事業(yè)單位管理者、科學(xué)研究工作者、文學(xué)藝術(shù)工作者等，而且還有工人、農(nóng)民，個(gè)體私營工商者，甚至在校學(xué)生也已成為實(shí)際的檔案利用者。2004年1月18日，外交部網(wǎng)站發(fā)布了條消息：“外交檔案正式對外開放”。幾天之內(nèi)，學(xué)者、官員、記者和普通公民紛紛向檔案館提出利用申請。外交檔案正式對外開放，為普通公眾服務(wù)，正是檔案利用主體多元化的一個(gè)很好的寫照。

四是利用檔案目的多元化。社會(huì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步、公眾檔案意識(shí)的增強(qiáng)，使檔案利用者利用檔案的目的也趨向多元化。利用者利用檔案不僅僅像80年代那樣以編史修志及工作查考為主要目的，而是有為解決自身日常學(xué)習(xí)、生活問題的，有為進(jìn)行科學(xué)科研生產(chǎn)建設(shè)、土地房屋確權(quán)、撰寫家譜等種種不同目的，可以說，如今來到檔案館利用者，10人中可能抱著10種不同的目的而來。近年來為經(jīng)濟(jì)建逛、學(xué)術(shù)研究、土地房屋、個(gè)人取證等以往非主流目的前來查閱檔案者呈逐年上升的趨勢，利用檔案目的多元化已是不可否認(rèn)的事實(shí)。

五是利用檔案形式多樣化。檔案利用者既可以直接到檔案館查閱所需要的檔案或檔案資料，也可以通過參觀檔案史料展覽、收聽廣播、閱讀報(bào)刊、瀏覽網(wǎng)站、上網(wǎng)查詢檔案，還可通過電話、電報(bào)、傳真、信函等形式咨詢檔案事務(wù)。

六是要求檔案工作者提高自身素質(zhì)，使自己成為一專多能的人才。信息時(shí)代，信息技術(shù)在檔案工作中的發(fā)展和運(yùn)用，使檔案工作發(fā)生了根本性的變革，從傳統(tǒng)手工作坊式的實(shí)體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉(zhuǎn)變，大力開展檔案資源信息化建設(shè)。

二、信息化條件下檔案工作的出路

科技的發(fā)展，信息化社會(huì)的突飛猛進(jìn)，使人們對檔案信息的需求越來越迫切。面對信息化對檔案工作的深刻影響，我認(rèn)為檔案管理者應(yīng)創(chuàng)新工作思路，從以下幾方面積極探尋檔案工作在信息化條件下的出路。

一是加大檔案宣傳力度，利用各種媒介和手段宣傳檔案，實(shí)現(xiàn)宣傳工作的突破，使檔案由“行業(yè)內(nèi)了解”向“全社會(huì)知曉”發(fā)展。一方面要充分利用館藏資源，發(fā)揮愛國主義教育基地的作用。舉辦檔案展覽是新形勢下檔案館一項(xiàng)重要的職責(zé)和義務(wù)，是開放公布檔案的好形式，是合理開發(fā)有效利用檔案信息資源的主要途徑，是發(fā)揮檔案自身價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的重要手段。另一方面要充分利用大眾傳播媒介，以豐富的內(nèi)容和多樣的形式開展檔案宣傳工作。

二是建立檔案網(wǎng)站。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，建立檔案網(wǎng)站成為許多檔案部門拓寬利用服務(wù)的新舉措。建立檔案網(wǎng)站不僅能實(shí)現(xiàn)大量館藏信息資源的共享，更快速、廣泛、深入、低成本地完成檔案信息服務(wù)全社會(huì)的職能，而且可以直接快速地獲取反饋信息，準(zhǔn)確掌握利用者需求，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案網(wǎng)站的建設(shè)要堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容充實(shí)，不落俗套，既體現(xiàn)了檔案的古典韻味，又有現(xiàn)代的藝術(shù)風(fēng)格，為社會(huì)公眾更多地了解檔案、利用檔案提供了信息平臺(tái)。

三是檔案事業(yè)要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，重視信息化建設(shè)，多方面多角度地開辟信息化建設(shè)的渠道。信息化時(shí)代，信息的重要性不言而喻。充分挖掘檔案寶貴信息資源，加大開發(fā)利用力度，對檔案信息資源利用價(jià)值進(jìn)行分析，實(shí)行分類管理，使檔案信息資源更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，從而更好地推動(dòng)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展。

四是開展現(xiàn)行文件利用工作，解決館藏滯后和檔案信息需求時(shí)效性之間的矛盾。根據(jù)《檔案法》規(guī)定：立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年或20年向各級(jí)檔案館移交，而國家檔案館保管的檔案自形成之日起滿30年向社會(huì)開放，如此，就形成一個(gè)不允許公眾利用的封閉期。這期間，許多和群眾利益息息相關(guān)的檔案，人們卻無法通過正常的途徑獲取、利用。而近幾年來，檔案部門通過開展現(xiàn)行公開文件利用工作，把政府部門產(chǎn)生的可以公開的文件，特別是與廣大人民群眾的生產(chǎn)，生活密切相關(guān)的文件收集起來，集中提供利用，把檔案部門變成廣大人民群眾了解黨和國家有關(guān)方針、政策、法律、法規(guī)的重要場所，有利于廣大人民群眾的參政議政和維護(hù)自身的權(quán)益，有利于推進(jìn)政務(wù)信息的公開，也有利于推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

五是檔案事業(yè)要發(fā)展，就必須要?jiǎng)?chuàng)新。創(chuàng)新是民族的動(dòng)力，是發(fā)展的源泉，任何事物要想發(fā)展，就必須要?jiǎng)?chuàng)新，檔案事業(yè)的發(fā)展也不外乎于此。我們要圍繞重點(diǎn)工作，適時(shí)地抓好一些重大活動(dòng)，重大項(xiàng)目的檔案創(chuàng)新，或開展一些有聲有色的、影響大的檔案宣傳活動(dòng)，使檔案工作更好的為中心工作服務(wù)。