關(guān)于鐵路檔案管理的信息化發(fā)展研究

摘 要：檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、經(jīng)常性工作，對于加強(qiáng)鐵路建設(shè)和運(yùn)輸生產(chǎn)意義重大。本文針對當(dāng)前鐵路系統(tǒng)檔案工作中存在的問題，從實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展必要性、信息化存在的問題、解決信息化建設(shè)的對策三個(gè)方面，進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：檔案；發(fā)展；對策

近年來，隨著鐵路建設(shè)逐漸地深入市場，關(guān)于鐵路檔案的管理工作也在日趨完善。在當(dāng)前各種信息技術(shù)的飛速發(fā)展中，鐵路檔案管理的工作也正向著信息化的方向發(fā)展，人們開始廣泛地利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理。從而有效的提高檔案管理的工作質(zhì)量與效率，建立了相對健全的檔案管理信息體系，使鐵路檔案的管理工作更好的為鐵路建設(shè)事業(yè)服務(wù)。在一定意義上，通過積極探索鐵路檔案管理工作的新途徑，研究鐵路檔案整理的客觀規(guī)律，從而整合鐵路內(nèi)部系統(tǒng)的各個(gè)方面，使得鐵路檔案管理更加規(guī)范化、信息化、科學(xué)化，促進(jìn)了我國鐵路檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 鐵路檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展的必要性

隨著我國鐵路建設(shè)的不斷發(fā)展，各級檔案管理部門所需保管的檔案種類和數(shù)量也不斷增加，光靠傳統(tǒng)的工作方法，已經(jīng)不能滿足鐵路日益發(fā)展的要求。因此，必須要采用先進(jìn)的管理方法，保證檔案資源能夠得到合理的利用，從而為我國鐵路檔案管理事業(yè)開辟嶄新的格局。而且，在檔案資源信息化的建設(shè)過程中，能夠利用高效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對大量的檔案信息進(jìn)行收集、分類與整理，并將其儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)設(shè)備中，使這些檔案信息能夠更好的共享，提高了檔案信息資源的傳播效率，更好的適應(yīng)了現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要。

2 鐵路檔案管理信息化發(fā)展中存在的問題

（一）主管部門對于鐵路檔案管理的責(zé)任意識淡薄。

當(dāng)前，在鐵路建設(shè)項(xiàng)目中，許多鐵路檔案管理的主管部門意識都很淡薄，對建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識。檔案管理工作得不到重視，很多鐵路建設(shè)項(xiàng)目參建單位沒有配備專業(yè)檔案管理人員，或者管理人員未經(jīng)過檔案專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，管理不規(guī)范。當(dāng)技術(shù)、管理人員調(diào)動(dòng)、變更時(shí)，會(huì)出現(xiàn)檔案資料移交不到位，檔案資料流向不確定，甚至出現(xiàn)無人收集、整理和保管等情況。由此導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性、完整性得不到保證，從而影響到日后檔案的歸檔及使用。

（二）鐵路檔案管理的信息化細(xì)節(jié)處理不到位。

如今的人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息，可是卻由于信息化發(fā)展的過程中，許多細(xì)節(jié)處理不當(dāng)從而引發(fā)許多問題。一是項(xiàng)目資料歸檔不齊全，特別是項(xiàng)目前期建設(shè)單位與地方政府和相關(guān)單位簽訂的各種立交、遷改協(xié)議等資料歸檔不到位，施工單位施工過程很多隱蔽工程驗(yàn)收原始記錄收集不全，造成檔案資料缺失。二是檔案整理不規(guī)范，竣工文件資料簽字蓋章手續(xù)不完備， 質(zhì)量記錄手工填寫與電腦打印混雜。三是信息化的表格使用不當(dāng)，無法保證資料的真實(shí)、準(zhǔn)確及完整。

（三）鐵路檔案管理體制的不健全。

鐵路企業(yè)屬于特殊的國有企業(yè)，其管理體制還具有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的特殊性，市場化的競爭機(jī)制尚不成熟，因此管理體制不能適應(yīng)新形勢的需要。而且鐵路檔案的管理人員在評聘中存在“終身制”的問題，能上不能下，缺乏靈活性，沒能形成有效的競爭淘汰機(jī)制，存在諸多隱患?？赡苓€會(huì)因?yàn)榕c鐵路其他部門管理人員相比，鐵路檔案的管理人員的工資水平總體偏低，內(nèi)心需求很難得到滿足，在一定程度上影響了檔案管理人員的工作積極性。

3 解決鐵路檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）加強(qiáng)對鐵路檔案管理主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加大監(jiān)督、檢查力度。

首先，要加大對鐵路檔案管理人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，除開工準(zhǔn)備階段檔案管理制度的宣貫指導(dǎo)外，還要幫助各參建單位專兼職檔案人員深入學(xué)習(xí)和理解有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，不斷提高業(yè)務(wù)技能和水平，從而保證檔案管理的質(zhì)量。組織專家系統(tǒng)編制項(xiàng)目檔案編制手冊、表格模板，下發(fā)各參建單位指導(dǎo)項(xiàng)目資料表格的填寫。定期邀請上級檔案管理部門人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)咨詢等活動(dòng)，組織本項(xiàng)目檔案管理人員到外單位參觀、學(xué)習(xí)。通過各種渠道和辦法提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平。其次，要加大對在建項(xiàng)目各參建單位檔案管理工作的監(jiān)督、檢查力度。通過對現(xiàn)場檢查、指導(dǎo)，不僅能隨時(shí)了解檔案資料編制、收集工作的進(jìn)展情況，而且還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題予以糾正和修改。

（二）從過程控制入手，做好鐵路檔案管理的細(xì)節(jié)處理。

鐵路檔案的管理工作人員應(yīng)根據(jù)工作需要，運(yùn)用計(jì)算機(jī)編制各種專題目錄、索引、卡片、等檢索工具和相關(guān)參考資料，達(dá)到便于操作、便于查找利用的目的。根據(jù)鐵路建設(shè)各階段產(chǎn)生的各類問題，應(yīng)歸檔文件內(nèi)容和項(xiàng)目文件歸檔范圍，從而為項(xiàng)目文件的齊全、完整和系統(tǒng)提供保障。同時(shí)，尊重文件材料的形成規(guī)律，保持層次文件之間的有機(jī)聯(lián)系，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。

（三）健全鐵路檔案管理信息化的相關(guān)法律法規(guī)。

為了建立、健全科學(xué)的鐵路檔案管理工作，完整地保存和科學(xué)地管理鐵路檔案，并積極維護(hù)鐵路建設(shè)的相關(guān)合法權(quán)益，我們必須要遵循“中華人民共和國科學(xué)技術(shù)檔案工作條例”的規(guī)定，結(jié)合鐵路系統(tǒng)的實(shí)際情況，制定出合理合法的鐵路檔案管理的法律法規(guī)并完善好鐵路檔案管理的信息化程序。

鐵路檔案管理是鐵路建設(shè)項(xiàng)目管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，是關(guān)系鐵路建設(shè)事業(yè)能否健康有序發(fā)展的關(guān)鍵工作。只有從建立項(xiàng)目檔案管理約束機(jī)制、增強(qiáng)檔案管理意識，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，以及檔案管理部門加大建設(shè)項(xiàng)目全過程檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)力度入手，才能提高鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量，更好地為鐵路建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

作者簡介

相婷婷（1983-），女，吉林省通化市，本科，辦公室助理館員，研究方向：檔案。