高校檔案管理信息化建設(shè)分析

楊培決

摘 要：科技時(shí)代下，傳統(tǒng)的工作模式漸漸被計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化、高效化工作方法所取代，檔案管理的信息化建設(shè)不斷加快。高校檔案管理工作目前也正朝著信息化的方向發(fā)展，工作效率大大提升。本文簡(jiǎn)述了檔案管理信息化的必要性，提出了幾點(diǎn)高校檔案管理信息化建設(shè)的有效措施。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息化建設(shè)

高校在不斷發(fā)展和擴(kuò)招的過程中，檔案管理的工作量和工作難度也在不斷增加，對(duì)高效的工作模式產(chǎn)生了更大的需求，唯有利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)施才能滿足這一需求。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)提高檔案管理效率，提升檔案資料利用率都具有重要意義。

一、高校檔案管理信息化的必要性

檔案管理信息化就是利用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行整理、保存、利用，促進(jìn)檔案信息共享。制作和收集紙質(zhì)的檔案資料有很大的工作量，并且這樣的資料很容易由于保存不當(dāng)而丟失、損毀，在需要查找資料時(shí)檢索難度大，耗費(fèi)的人力和時(shí)間都較多。伴隨高校的發(fā)展，學(xué)生數(shù)量增多，檔案量增加，檔案管理的難度也不斷提升。而利用信息技術(shù)，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子資料，能夠?qū)崿F(xiàn)瞬間的復(fù)制、傳輸和檢索，查找資料的速度提升，也不必占用大量的室內(nèi)空間去存放資料。如此一來，進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案管理的服務(wù)能力，也減少了工作量和工作壓力。但是信息化的檔案管理以技術(shù)、設(shè)備和專業(yè)化人才為前提，必須做好建設(shè)工作。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

想要利用信息技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)方法開展檔案管理工作，高校必須開發(fā)出可利用的檔案管理系統(tǒng)。如今有許多專門開發(fā)和銷售這類軟件的企業(yè)，系統(tǒng)的功能十分完善，高?？梢酝度胍恍┵Y金選擇適應(yīng)本校檔案管理需求的系統(tǒng)和軟件。當(dāng)然，也可以在本校教師的共同努力下打造一個(gè)屬于本校的檔案信息管理系統(tǒng)。一個(gè)成熟的軟件系統(tǒng)應(yīng)該包括信息整理、分類、檢索、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存、編研等功能，能夠滿足檔案管理工作的所有需求。這一切都需要建立在一個(gè)基礎(chǔ)上，那就是形成規(guī)?；臄?shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量越大，越能體現(xiàn)出檢索功能的價(jià)值。為了提高檔案管理信息化系統(tǒng)的服務(wù)水平，應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)一些特色化的服務(wù)，比如打造網(wǎng)絡(luò)檔案室等。為了使數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)范化，還需要制定統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)，如使用的軟件和硬件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)，傳輸標(biāo)準(zhǔn)等。

檔案信息管理系統(tǒng)的信息輸入和輸出是完全不同的，需要分別加強(qiáng)建設(shè)。目前，為了體現(xiàn)出檔案的連續(xù)性和輸入的先后順序，都對(duì)檔案進(jìn)行了編目立卷，但是不足的是，還不能對(duì)檔案按照門類的不同進(jìn)行統(tǒng)一，只能大范圍檢索。因此在檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)中，應(yīng)該大力開發(fā)這一功能，將檔案信息進(jìn)行專題整合，在需要時(shí)，能夠在某個(gè)專題的子系統(tǒng)中更具針對(duì)性的查找和瀏覽資料。這樣一來，很多有價(jià)值卻被遺忘的檔案信息都會(huì)涌現(xiàn)出來，為檢索者提供更多的參考，更進(jìn)一步的提高檔案的利用率。

（二）人才建設(shè)

對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和使用都需要一支更高素質(zhì)的工作隊(duì)伍，因此可以說，高校檔案管理信息化程度直接取決于人才建設(shè)的成果。高校需要對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行持續(xù)性的培訓(xùn)，提升其信息化檔案管理能力。培訓(xùn)應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。首先是信息素養(yǎng)，它包括對(duì)信息技術(shù)知識(shí)和技術(shù)的掌握與運(yùn)用，對(duì)信息的敏銳洞察力，運(yùn)用信息技術(shù)解決實(shí)際問題的能力，遵守信息技術(shù)使用規(guī)范，在工作中不斷創(chuàng)新的意識(shí)。其次是知識(shí)素養(yǎng)。運(yùn)用信息化系統(tǒng)管理檔案，要求公作者具備足夠完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)統(tǒng)計(jì)學(xué)、情報(bào)學(xué)、傳播學(xué)等方面的知識(shí)有所了解，能夠在工作中不斷總結(jié)新的經(jīng)驗(yàn)，并隨著系統(tǒng)的完善以及信息技術(shù)的更新而在工作中運(yùn)用新的方法。最后是服務(wù)素養(yǎng)，要求檔案管理者具備主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，自主研發(fā)新的系統(tǒng)功能，為提高檔案管理水平付出不懈的努力。高校應(yīng)主要從這三個(gè)方面對(duì)檔案管理人才進(jìn)行培訓(xùn)。

（三）機(jī)制建設(shè)

高效檔案管理信息化還需要以完善的機(jī)制為前提，帶動(dòng)工作順利開展。目前高效檔案管理工作的一個(gè)明顯問題就是各部門之間的工作相分離，缺少銜接，為開展統(tǒng)一化的檔案管理帶來了阻礙。為了彌補(bǔ)這一不足，必須重新建立管理機(jī)制，各部門合作，明確責(zé)任和義務(wù)，做到誰(shuí)經(jīng)辦，誰(shuí)負(fù)責(zé)。針對(duì)負(fù)責(zé)檔案建立的部門和崗位，要尤其制定嚴(yán)格的工作機(jī)制，從源頭抓好檔案管理工作，就能夠使信息化檔案管理工作趨于規(guī)范化。

（四）網(wǎng)站建設(shè)

當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，各路信息綜合，為各行各業(yè)所用，高校檔案管理也需要擺脫過去的封閉，走向開放化。應(yīng)該建立起專門的網(wǎng)站用于展示本校信息，同時(shí)也利用網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)與其他高校相聯(lián)系，整合信息，共享資源，徹底改變當(dāng)前檔案信息分割化的局面。檔案管理的最終目的在于對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，只有將更多的檔案信息展示出來，才能體現(xiàn)出檔案的價(jià)值。建設(shè)網(wǎng)站還能夠便于學(xué)生搜集和查閱信息，為廣大師生服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

高校檔案管理信息化是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的必然結(jié)果，也是提高檔案管理水平的必要舉措。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的工作模式，需要首先打造出信息化系統(tǒng)，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，建立完善的機(jī)制體制，伴隨以上建設(shè)工作的不斷完善，檔案管理工作才能不斷取得新的突破，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

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